ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: TS. Phạm Tấn Hạ
Thành viên nhóm:
1. Chu Thị Trang (nhóm trưởng) : 1056100053
2. Đỗ Thị Huyền : 1056100024
3. Trần Thị Bé Vui : 1056100063
4. Lại Thị Thanh Huyền : 1056100026
5. Lê Thị Hồng : 1056100021
6. Nguyễn Bảo Thơ : 1056100048
7. Trần Thị Thanh Tuyền : 1056100058

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 21 tháng 12 năm 2013
MỤC LỤC
Lời mở đầu 1
I. Giới thiệu về thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM. 2
1. Lịch sử hình thành và phát triển 2
2. Cơ sở vật chất và nguồn lực thư viện 2
2.1Cơ sở vật chất 2
2.2.Nguồn lực thư viện 3
2.3.Tổ chức hành chính, nhân sự của Thư viện 4
II. Quá trình thực tập 5
1. Lịch thực tâp 5
2. Nội dung công việc thực tâp 5
2.1. Nghiệp vụ 6
2.2. Scan tài liệu (số hóa tài liệu) 8
2.3.Xử lý file tài liệu 10

Thứ ba, nhóm xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám đốc và toàn thể cán bộ
nhân viên của Thư viện Trường ĐHKHXH & NV Tp.HCM đã cho nhóm cơ hội thực tập
tại thư viện. Các anh chị cán bộ đã hướng dẫn tận tình, truyền đạt kinh nghiệm cho nhóm,
giúp nhóm vượt qua những bỡ ngỡ ban đầu khi tiếp xúc thực tế với công việc.
Cuối cùng, nhóm xin gửi những lời cảm ơn thật chân thành và sâu sắc đến toàn thể
giảng viên khoa Thư viện – Thông tin học đã trang bị cho nhóm một nền tảng kiến thức
vững chắc, giúp nhóm có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Tuy nhiên đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và hạn chế về nhận
thức nên không thể tránh được những thiếu sót khi tìm hiểu đánh giá, trình bày về thư
viện, nhóm rất mong được sự bỏ qua của thư viện và sự đóng góp của quý thầy cô.

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
Lời mở đầu
Thực tập là quá trình không thể thiếu trong quá trình học tập của sinh
viên, nó là một quá trình vận dụng những kiến thức đã học vào thưc tiễn. Đúng
như câu tục ngữ của ông cha ta ngày xưa đã nói “Học đi đôi với hành”. Hành là
quá trình vận dụng những kiến thức đã học vào những công việc hàng ngày. Vì
vậy hàng năm, quý Thầy Cô khoa Thư viện - Thông tin học Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn TP. HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên năm
cuối đến thực tập tại các đơn vị thư viện khác nhau, trong đó có thư viện của
Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM, giúp nhóm có cơ hội
cọ xát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành và ứng dụng kiến
thức đã học vào thực tế. Đây cũng là dịp để nhóm học hỏi những giá trị thực
tiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật trong
công việc. Đồng thời nếu thực hiện phương châm này đúng cách ta sẽ đạt hiệu
quả cao trong học tập, tạo điều kiện thuận lợi cho sự nghiệp sau này, đồng thời
góp phần tích cực vào việc xây dựng một đất nước phồn vinh tiến bộ.
I. Giới thiệu về thư viện trường Đại học KHXH&NV TP. HCM.
1


luận nhóm với sức chứa 540 chỗ ngồi.
Thư viện gồm có các phương tiện kỹ thuật: 210 máy client, 5 máy server,
10 máy in, 5 máy scanner, 4 máy quét mã vạch (barcode).
2.2. Nguồn lực.
Kho tài liệu của thư viện có 171.637 bản tài liệu tương ứng với 69.749 nhan
đề (số liệu chưa kiểm kê), đủ các môn loại về các ngành KHXH&NV (tính đến
ngày 30/06/2012)
Tài liệu điện tử gồm có: 1.991 CD, VCD, DVD; 112 băng casset, 19 băng
video, 05 CSDL thư mục do thư viện tạo lập gồm có: CSDL sách, CSDL báo-
tạp chí, CSDL luận án, CSDL CD-ROM, CSDL tóm tắt, bài trích báo-tạp chí
(CSDL trích báo tạp chí); 01 CSDL toàn văn do thư viện tạo lập: CSDL tài liệu
số hóa (trong đó có CSDL môn học); 03 CSDL toàn văn (mua): CSDL báo cáo
khoa học, CSDL thư viện điện tử, CSDL tạp chí tiếng Anh.
CSDL thư mục: 71.538 nhan đề phản ánh 171.056 bản tài liệu, trong đó:
CSDL sách: 67.615 nhan đề phản ánh 164.308 bản sách. CSDL luận văn: 2.864
nhan đề phản ánh 4.757 luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ. CSDL CD-ROM,
VCD, DVD: 937 nhan đề phản ánh 1.860 bản. CSDL tên báo – tạp chí: 584
biểu ghi. CSDL trích báo – tạp chí: 12.631 biểu ghi bài trích trong đó có 9.203
bài trích được tóm tắt và 3.428 bài trích chưa được tóm tắt.
Kho báo – tạp chí gồm có: 75 tên báo và phụ san (trong đó tiếng Việt:
53 loại, tiếng Anh: 13 loại, tiếng Pháp: 4 loại, tiếng Hoa: 1 loại, tiếng Nga: 1
loại). 538 tên tạp chí, tập san (lưu và sử dụng thường xuyên), trong đó tiếng
Việt: 136 loại (sử dụng thường xuyên 82 loại), tiếng Nga: 78 loại (có 22 tạp chí
sử dụng thường xuyên), tiếng Anh: 230 loại (có 88 tạp chí sử dụng thường
xuyên, tạp chí quỹ Ford tặng: 143 tên tạp chí), tiếng Pháp: 66 loại (có 25 tạp
chí sử dụng thường xuyên), tiếng Đức: 4, tiếng Nhật: 1 loại sử dụng thường
xuyên.
3

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM

2 – 6/12/2013 Chị Ngọc, Chị Thà
5 Phục vụ bảo quản tài liệu
(ĐTH – TĐ)
16 – 20/12/2013 Tổ phục vụ
2. Nội dung thực tập.
Trong thời gian 7 tuần thực tập (từ ngày 11/11 đến 27/12/2013) tại thư viện
trường, nhóm chúng tôi đã được làm quen với hầu hết các khâu nghiệp vụ của
thư viện như :
II.1. Nghiệp vụ
II.1.1. Đóng dấu, dán nhãn
 Địa điểm: tại phòng Tra cứu dữ liệu - Đinh Tiên Hoàng.
Cán bộ hướng dẫn: Chị Nguyễn Thị Hải và chị Vũ Thị Dung, Chị
Nguyễn Thị Hương.
 Quy trình thực hiện:
5

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
• Xử lý hình thức cho tài liệu tiếng Hàn, tiếng Anh và CD – DVD:
Tài liệu tiếng Hàn, tiếng Anh:
- Bước 1: Kiểm tra tài liệu (số lượng và chất lượng của tài liệu).
- Bước 2: Đóng dấu và dập số cho tài liệu.
- Bước 3: Ghi kí hiệu cho tài liệu.
- Bước 4: Cắt, dán nhãn cho tài liệu.
CD – DVD: Cắt, dán nhãn cho CD – DVD.
 Thuận lợi
- Được sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cán bộ thư viện.
- Được làm việc trong phòng tra cứu dữ liệu rộng rãi, thoáng mát.
- Làm quen và biết được cách đóng dấu và dập số cho tài liệu.
- Biết cách dán nhãn cho tài liệu, CD – DVD.
 Khó khăn

II.2. Scan tài liệu (số hóa tài liệu)
 Địa điểm: Tại phòng tra cứu dữ liệu – Đinh Tiên Hoàng.
Cán bộ hướng dẫn: Anh Lê Quốc Khiêm.
 Quy trình Scan tài liệu:
 Lựa chọn tài liệu số hóa hoặc nhận yêu cầu số hóa. Sau đó tiến hành
scan tài liệu bằng máy chuyên dụng.
7

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
- Bước 1: Khởi động máy Scan.
- Bước 2: Mở phần mềm Scan (Chọn HP solution trên màn hình máy
tính).
- Bước 3: Chọn Scan Picture hoặc Document Chọn nơi lưu tài
liệu Change settings (Chọn AdvancedOut put: 200 (đối với scan
bìa, 300 đối với scan nội dung và chọn màu là trắng đen đối với scan
nội dung).
- Bước 4: Tiến hành Scan.
- Bước 5: Kiểm tra, đối chiếu.
- Bước 6: Lưu tài liệu Scan.
- Bước 7: Nối file và chuyển dạng tài liệu sang file PDF và chỉnh sửa.
 Lưu ý :
- Đối với scan bìa thì sau khi scan xong thì chọn Finish để kết thúc,
đối với scan nội dung sau khi scan trang đầu xong chọn Add Page để
scan các trang tiếp theo cho tới khi hết.
- Khi scan phải đè sách sao cho ánh sáng không lọt vào (đặc biệt là
phần gáy sách).
- Khi scan phải để tài liệu cho thẳng, không quăn mép để tài liệu sau
khi scan không bị nghiêng, không bị đen.
- Với những sách khi scan đen trắng chữ quá mờ có thể điều chỉnh độ
sáng tối. Nếu không thể điều chỉnh thì tiến hành scan màu.


Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
 Thuận lợi:
- Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn.
- Phòng làm việc thoáng mát.
 Khó khăn:
- Khó khăn khi chỉnh sửa các trang có hình ảnh và có khung.
- Khi đổi sang Time New Roman một số chữ bằng tiếng Hoa và tiếng
Nga sẽ xuất hiện những kí tự lạ, khi đó phải tiến hành đổi font lại.
- Ở một số tài liệu, việc đánh dấu các đề mục không thống nhất và
không theo trình tự nên khi tiến hành xử lý file phải chú ý để chỉnh
sửa.
- Số lượng tài liệu nhiều, nên việc sửa lỗi chính tả còn sai sót.
II.4. Biên mục tài liệu điện tử
 Địa điểm: Phòng tra cứu dữ liệu – Đinh Tiên Hoàng
Cán bộ hướng dẫn: Chị Lê Thị Yến
 Quy trình biên mục tài liệu điện tử:
 Thư viện sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 để
biên mục tài liệu điện tử
- Bước 1: Từ các file tài liệu đã được cán bộ hướng dẫn cung cấp, sau
đó đăng nhập vào phần mềm và chọn phân hệ biên mục.
- Bước 2: Vào mục “Tạo mới” để tạo một biểu ghi chọn bài trích
báo tạp chí.
- Bước 3: Tiến hành biên mục tài liệu ở các trường như: trường 041,
100, 245, 246, 300, 653, 773, 856…
10

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
- Bước 4: Sau khi biên mục hoàn chỉnh biểu ghi, click chuột vào
“Xem” để kiểm tra biểu ghi đã biên mục xem có sai sót gì không.

sung, tác giả, nguồn, số tạp chí, năm, từ khóa, ghi chú).
 Thuận lợi
- Biết được cách làm một tổng mục lục cho thư viện.
- Trong quá trình làm tổng mục lục luôn có cán bộ thư viện dõi theo
và sẵn sàng, nhiệt tình giúp đỡ.
 Khó khăn
- Tài liệu có nhiều nội dung, nên việc định từ khóa còn gặp khó khăn,
từ khóa định chưa được chính xác.
 Dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu
Cán bộ hướng dẫn: Chị Lê Thị Thà.
- Mục đích: đáp ứng yêu cầu tin của người dùng tin.
 Quy trình cung cấp thông tin theo yêu cầu
- Bước 1: Nhận yêu cầu tin.
- Bước 2: Nghiên cứu yêu cầu tin.
- Bước 3: Lập chiến lược tìm: tìm theo từ khóa, chủ đề,…
- Bước 4: Thực hiện việc tìm tin (tìm cơ bản, tìm nâng cao,…).
12

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
- Bước 5: Phân tích kết quả tìm.
- Bước 6: Chuyển kết quả tìm cho người sử dụng dưới 2 hình thức:
Danh mục tài liệu (có hoặc không có tóm tắt thông tin) và toàn văn
tài liệu.
 Thuận lợi
- Nâng cao kỹ năng tìm tin.
- Được sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ thư viện.
 Khó khăn
- Do chưa xác định đựợc yêu cầu tin của bạn đọc một cách chính xác
và đầy đủ nên khi tìm tin không bao quát hết chủ đề gây mất tin.
- Tài liệu tìm được có thể quá nhiều, nội dung rộng, khó xác định

- Việc xếp sách lại trên kệ lúc đầu gặp nhiều khó khăn do chưa quen
với kết cấu của kho tài liệu.
- Bạn đọc ra vào kho để tài liệu không đúng vị trí gây khó khăn cho
việc tìm kiếm tài liệu.
 Quy trình trả tài liệu
- Bước 1: Cán bộ thư viện làm thủ tục nhận trả tài liệu (Quét mã vạch
14

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
của tài liệu qua phần mềm Virtua).
- Bước 2: Tìm phiếu lõi sách đặt trả vào tài liệu.
- Bước 3: Xếp tài liệu lên kệ.
 Phục vụ bạn đọc tại chỗ - Phòng đọc.
Cán bộ hướng dẫn: Chị Phạm Thị Liên, Chị Đỗ Thị Dung.
 Quy trình mượn tài liệu
- Bước 1: Kiểm tra thẻ SV, giao chìa khóa tủ gửi túi xách (nếu có).
- Bước 2: Làm thủ tục cho mượn tài liệu như: Kiểm tra tài liệu, kiểm
tra các thông tin trên phiếu lõi sách (xem thử sinh viên có điền đúng
và đầy đủ thông tin trong phiếu lõi sách chưa), quét thẻ, quét sách.
- Bước 3: Giao tài liệu cho bạn đọc.
 Quy trình trả tài liệu
- Bước 1: Làm thủ tục trả tài liệu như: kiểm tra tài liệu, quét sách, tìm
và đặt phiếu lõi sách vào tài liệu.
- Bước 2: Nhận lại chìa khóa, trả lại túi xách (nếu có), trả lại thẻ SV
hoặc thẻ TV cho bạn đọc.
- Bước 3: Xếp trả tài liệu vào kệ sách.
 Thuận lợi
- Làm quen được với việc cho bạn đọc muợn tài liệu qua phần mềm
Virtua bằng cách quét mã vạch trên thẻ sinh viên và mã vạch trên tài
liệu.

- Nhiều tài liệu hư nhiều không có khả năng phục hồi, nhiều cuốn bị
mất trang.
- Khi dán keo, có thể đôi lúc bị dính keo vào tay, khó khăn cho việc
bảo quản.
- Khi làm thao tác khâu sách, còn lỏng, không chặt, khó cho việc làm
gáy sách.
- Phải cẩn thận hơn khi bảo quản tài để tài liệu không bị hư hỏng thêm
giúp cho việc phục vụ bạn đọc được lâu hơn.
III. Nhận xét đánh giá.
1. Phần tự nhận xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong
làm việc của nhóm.
- Trong quá trình thực tập tại thư viện, nhóm chúng tôi đã có điều
kiện vận dụng những kiến thức được học trên lớp vào thực tiễn.
Nhờ sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của anh chị cán bộ thư viện.
- Qua quá trình thực tập chúng tôi đã dần quen với môi trường làm
việc, rèn luyện được tác phong chuyên nghiệp: đi làm đúng giờ,
tập trung trong công việc…
- Bên cạnh những kết quả khả quan đã đạt được, nhóm nhận thấy
vẫn còn nhiều hạn chế trong công việc như: kĩ năng ngoại ngữ
còn yếu nên gặp nhiều khó khăn khi tiếp xúc với các tài liệu
ngoại văn. Nhất là khi biên mục cho tài liệu ngoại văn do ngoại
17

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
ngữ còn yếu nên khi định từ khóa còn sai nhiều và không bao
quát hết ý nghĩa của tài liệu. Khả năng tin học còn hạn chế nên xử
lí công việc chưa thành thạo.
2. Nhận xét về thư viện.
2.1. Ưu điểm.
 Về nguồn tài nguyên thông tin.

kỹ năng và kinh nghiệm về ngành thư viện.
 Thư viện có đội ngũ cán bộ thư viện trẻ, năng động, nhiệt tình trong
công việc, mỗi cán bộ thư viện có thể đảm trách nhiều khâu công việc
khác nhau. Ngoài ra, cán bộ thư viện còn được tạo điều kiện để học tập
nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ.
 Tác phong của nhân viên thư viện: nhân viên có tác phong chuyên
nghiệp trong công việc như: đi làm đúng giờ, tập trung trong công việc,
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Điều này giúp tạo môi trường làm
việc chuyên nghiệp và giúp thư viện ngày càng phát triển, hoạt động
ngày càng hiệu quả hơn.
 Các quy trình nghiệp vụ:
 Các quy trình nghiệp vụ của thư viện đều được triển khai và tiến hành
một cách bài bản, khoa học, chính xác. Hiện nay, thư viện đang sử
dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 và phần mềm
Virtua – là những phần mềm rất thông dụng, chuyên nghiệp để áp
dụng vào các hoạt động thư viện. Hầu hết, các quy trình nghiệp vụ của
thư viện đều được ứng dụng công nghệ thông tin. Chính điều đó đã
giúp cho hiệu quả công việc ở các khâu tăng lên; đồng thời, giúp cho
cán bộ thư viện có điều kiện tiếp cận với công nghệ và phần mềm
19

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
quản trị thư viện tích hợp hiện đại. Qua đó nâng cao được trình độ
chuyên môn và kỹ năng cho mình.
2.2. Hạn chế.
 Ngoài những ưu điểm kể trên, trong quá trình thực tập chúng em nhận thấy
thư viện có một số hạn chế sau:
- Kho sách được tổ chức theo hình thức kho mở nên người sử dụng vào kho
tìm sách. Do nhiều người sử dụng ý thức chưa cao nên trong quá trình vào
kho tìm tài liệu đã làm lộn xộn kho, cán bộ phải xếp lại khá vất vả.

dùng tin muốn gì, cần gì thay vì chỉ hỏi trên phiếu khảo sát và không nhận
được câu trả lời thật lòng và đúng với thực tế.
- Tốc độ đường truyền của thư viện còn chậm Vì vậy thư viện cần nâng
cấp đường truyền mạnh hơn để có thể đáp ứng đầy đủ và nhanh chóng các
nhu cầu của sinh viên cũng như trong công công việc của cán bộ thư viện
(hay bị rớt mạng ở khâu phục vụ: khi bạn đọc đã trả sách rồi nhưng trong
phần mềm quản lý vẫn còn lưu tài khoản nợ sách của bạn đọc, trong khi họ
đã trả. Trường hợp này cán bộ thư viện nên vào kho tìm và kiểm tra lại
xem bạn đọc đã trả chưa. Nếu đã tìm được trong kho thì nên giải quyết sao
cho phù hợp, tránh những thủ tục rườm rà, bạn đọc cảm thấy rắc rối nên
“thà nộp phạt còn hơn”. Như thế sẽ tạo hình ảnh không tốt (quá cứng nhắc)
cho thư viện)
- Phát triển thêm các thị trường đầu ra cho các sản phẩm và dịch vụ của thư
viện: thư viện phải chủ động hơn nữa trong việc quảng bá hình ảnh của
mình cho bạn đọc biết đến, chủ động trong việc tìm các cơ quan tổ chức tài
trợ để phát triển các dịch vụ sản phẩm, chủ động trong việc giới thiệu,
phục vụ nhiệt tình và cởi mở các dịch vụ sản phẩm của mình chứ không
phải khi bạn đọc, người dùng tin gửi yêu cầu thì mới phục vụ.
V. Thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt được trong quá trình thực tập
21

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP. HCM
1. Thuận lợi:
- Cơ sở vật chất hiện đại, trang thiết bị đầy đủ, hiện đại, tạo điều kiện cho
nhóm chúng tôi được thực hành đầy đủ và tốt các công việc có liên quan
đến chương trình học.
- Nhóm nhận được sự quan tâm, hướng dẫn tận tình của các anh chị cán bộ
thư viện.
- Nhóm được làm bài tập thực tế lập kế hoạch Marketing cho sản phẩm,
dịch vụ của thư viện Củng cố lại kiến thức đã học và tạo cơ hội cho