Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-----------o0o -----------
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ
Giáo viên hướng dẫn: Th.S Trần Thị Kim Oanh
Sinh viên thực hiện: Trần Thị Hương
Lớp: 43B2 - CNTT
Vinh, tháng 5 - 2006
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
1
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................2
PHẦN I:TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KÝ TÚC XÁ.........................4
1.Mục đích khoá luận............................................................................4
2.Yêu cầu khoá luận..............................................................................5
3. Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu....................................................6
PHẦN II:KHẢO SÁT HỆ THỐNG........................................................7
1. Hoạt động của hệ thống hiện tại........................................................7
2. Đánh giá của hệ thống hiện tại..........................................................11
3. Yêu cầu đối với hệ thống quản lý hiện nay.......................................11
PHẦN III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG.................................13
1. Các chức năng chính của hệ thống....................................................13
2. Đặc tả chức năng của hệ thống .........................................................14
3. Phân tích thiết kế hệ thống ...............................................................16

thấp và hiệu quả công việc nâng cao một cách rõ rệt.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản
trị cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây
dựng các phần mềm ứng dụng hỗ trợ việc quản lý các hoạt động xã hội một
cách tốt nhất. Với tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý nên tôi muốn tìm hiểu ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị
cơ sở dữ liệu Microsoft access để xây dựng phần mềm quản lý Ký túc xá .
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
3
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

Khoá luận: QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ
Khoá luận gồm ba chương:
Chương 1. Tổng quan về hệ thống quản lý ký túc xá
Chương 2. Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương 3. Thiết kế giao diện và thiết kế Modul
Khoá luận được hoàn thành vào tháng 5 năm 2006 tại trường Đại Học
Vinh, với sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Kim Oanh . Nhân dịp
này tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô, người đã định hướng và tận tình
giúp đỡ tôi trong quá trình học tập nghiên cứu. Cảm ơn các thầy cô giáo khoa
Công nghệ thông tin trường Đại Học Vinh đã giảng dạy và chỉ bảo những vấn
đề liên quan đến đề tài.Xin cảm ơn các thầy cô quản lý ký túc xá trường Đại
Học Vinh đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình khảo sát hệ thống. Xin cảm
ơn người thân và bạn bè đã giúp đỡ tạo điều kiện cho tôi suốt quá trình học tập
và hoàn thành luận văn.
Vinh, tháng 5 năm 2006
Tác giả

GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị

5
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

Với công việc này quản lý bằng sổ sách có nhiều hạn chế sẽ mất nhiều
thời gian, công sức nhất là quản lý ký túc có số lượng sinh viên lớn đòi hỏi
nhân lực nhiều .
Với những yêu cầu , tính chất của công việc quản lý Ký túc xá việc đưa
hệ thống vào xử lý bằng máy tính là một yêu cầu cấp thiết . Nó sẽ giải quyết
được các yêu cầu nêu trên một cách tối ưu nhất , hiệu quả nhất .
2.Yêu cầu của khoá luận
Để quản lý sinh viên ở trong ký túc xá phải thực hiện được các công việc
sau :
- Cập nhật thông tin về Ký túc xá: Mã ký túc . tên tên ký túc . Để cập nhật ,
quản lý các thông tin về các ký túc xá hiện có của ký túc.Có thể nhập mới một
ký túc , huỷ bỏ một ký túc ký túc khi không còn sử dụng nữa. Có thể sửa đổi
các thông tin liên quan đến ký túc xá đó .
- Cập nhật thông tin phòng của mỗi ký túc xá :mã phòng, mà ký túc xá , loại
phòng .Để cập nhật , quản lý các phòng hiện có của các ký túc. Có thể loại
bỏ , nhập mới , sửa đổi các thông tin liên quan đến các phòng của các ký túc .
- Cập nhật thông tin khoa :mã khoa , tên khoa , để quản lý các khoa học trong
hồ sơ của sinh viên .Có thể sửa đổi thông tin về các tên các khoa , có thể bổ
sung , xoá bỏ một khoa khi không có sinh viên học trong đó.
- Cập nhật thông tin về hồ sơ của sinh viên :mã sinh viên , tên sinh viên ,
khoa học, ngày sinh , giới tính , quê quán , mã phòng: Để quản lý hồ sơ sinh
viên khi vào ở trong ký túc xá. Sinh viên đó được phân công ở phòng số mấy ,
ký túc xá bao nhiêu , và học ở khoa nào được quản lý một cách chặt chẽ.
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
6
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

Để đáp ứng được những yêu cầu đó nên tôi chọn ngôn ngữ Visual
basic và hệ cơ sở dữ liệu Access là công cụ lập trình để giải quyết bài toán
này . Ưu điểm của ngôn ngữ lập tình Visual basic là khá phổ cập , và là ngôn
ngữ mạnh , giao diện đẹp , có tính năng tự động cao , có khả nằng kết nối cao ,
truy cập các tệp cơ sở dữ liệu tạo hiệu ứng nhanh chóng và thuận lợi, sử dụng
nó tiện lợi trong môi trường Windows.
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
8
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

PHẦN II. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.Hoạt động của hệ thống hiện tại
Sau đây là một số tìm hiêu về phương pháp quản lý sinh viên ở ký túc xá
trường Đại học Vinh làm bằng phương pháp thủ công truyền thống:
Hệ thống quản lý ký túc xá có chức năng chính là quản lý, kiểm tra và
giám sát các sinh viên nội trú ở trong các trường Đại học. Và quản lý số lượng
các phòng , số lượng sinh viên ở mỗi phòng.
Hệ thống gồm các chức năng chính như sau :
a.Đăng ký thủ tục
Khi một sinh viên có mong muốn vào ở trong ký túc xá thì trước hết
phải phải làm thủ tục đăng ký .Khi một sinh viên đăng ký vào ở ký túc xá
được cán bộ quản lý ký túc hướng dẫn làm các thủ tục đăng ký phòng ở .Nếu
là sinh viên mới phải có giấy báo nhập học , nếu là sinh viên cũ phải có thẻ
sinh viên.Sau khi kiểm tra các giấy tờ có liên quan của sinh viên đã đầy đủ thì
cán bộ quản lý bán cho mỗi sinh viên một phiếu ở trong thời hạn 10 tháng
với số tiền 500000 ngàn. Sinh viên đăng ký hồ sơ của mình qua phiếu ở .
Hồ sơ đăng ký gồm :Họ tên sinh viên, giới tính, ngày sinh, quê
quán,khoa học và đăng ký các thông tin đó vào phiếu ở mà mình đã mua.
Cán bộ quản lý dựa trên phiếu ở đó để sắp xếp danh sách phòng ở cho sinh

Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

Nếu một sinh viên trong quá trình ở muốn chuyển sang phòng khác ,
được sự đồng ý của cán bộ quản lý thì hồ sơ sinh viên đó sẽ được chuyển từ
phòng cũ sang phòng mới , và sinh viên đó được quản lý từ phòng mới này.
e.Quản lý phòng và các ký túc xá
Ký túc hiện tại có 3 ký túc xá : Ký túc xá số 1 , ký túc xá số 2 , ký túc xá
số 4, có 11 cán bộ quản lý , 1giám đốc và 1 phó giám đốc.Các ký túc xá được
phân công các cán bộ quản lý khác nhau .
Sau mỗi năm thì ký túc xá lại khoá hồ sơ cũ bằng cách hoàn thành các
thủ tục liên quan . Nếu một sinh viên muốn ở tiếp thì phải lại mua phiếu ở như
lúc đầu.
f.Thống kê danh sách sinh viên
Trong quá trình quản lý , theo yêu cầu của giám đốc hay ban lãnh đạo
cần thông tin về một danh sách sinh viên nào đó theo yêu cầu thì ban quản lý
sẽ thống kê danh sách hoặc thống kê số lượng . Thống kê danh sách sinh viên
theo ký túc xá , theo phòng , theo giới tính , theo dân tộc , tôn giáo…Có thể
theo yêu cầu của ban quản lý thống kê số lượng như : số lượng phòng hiện có
của ký túc , số sinh viên của mỗi phòng,số sinh viên theo khoa , số sinh viên
nam hoặc nữ ….
TỔNG KẾT:
Từ kết quả đã khảo sát và việc phân tích tính thiết thực, hiệu quả và độ
tiện lợi của hệ thống cũ, chúng ta thấy rằng hệ thống này còn có rất nhiều
điểm không còn phù hợp với công việc quản lý của hiện nay. Một số công
việc có thể dẫn đến sai lạc thông tin và xử lý quá chậm, mất nhiều thời gian...
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
11
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá


vấn đề cần thiết. Hệ thống mới phải khắc phục được những nhược điểm của hệ
thống cũ , phải đáp ứng được những yêu cầu mang lại hiệu quả cao trong công
việc quản lý sinh viên ở ký túc , dễ dàng thực hiện .Hệ thống mới phải thực sự
giúp người quản lý truy nhập , xử lý , kết xuất các thông tin một cách đầy đủ
kịp thời .Bên cạnh đó hệ thống ứng dụng mới phải có giao diện thuận lợi ,
thân thiện và dễ sử dụng.
a. Yêu cầu về phần mềm
- Phần mềm phải thiết kế chạy trên mạng cục bộ
- Máy chủ phải sử dụng Hệ điều hành Windows 98 trở lên
- Cơ sở dữ liệu: Microsoft access
b. Về người sử dụng
- Người sử dụng phải có trình độ cơ bản về tin học
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
13
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

PHẦN III : PHÂN TÍCH – THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG MÔ HÌNH DỮ
LIỆU CHO HỆ THỐNG MỚI
1.Các chức năng chính của hệ thống
1.Cập nhật Khoa
2.Cập nhật Ký túc
3.Cập nhật Phòng Cập nhật TT ký túc
4. Cập nhật hồ sơ SV

5.xử lý chuyển phòng
6.Tìm kiếm thông tin Xử lý thông tin
7. xử lý kỷ luật
8.Tạo mới dữ liệu QLKTX
9.Thống kê theo số lượng

Hương
15
Luận văn tốt nghiệp Quản lý Ký túc xá

- Xử ký chuyển phòng: chức năng này cho phép chuyển một sinh viên từ một
phòng này sang phòng khác cùng loại phòng . Khi một sinh viên có ý định
chuyển sang phòng khác được sự đồng ý của ban quản lý sẽ được chuyển sang
phòng mới này . Hồ sơ của sinh viên đó sẽ được chuyển qua phòng mới .
- Xử lý kỷ luật : chức năng này lưu lại thông tin các hình thức vi phạm của
học sinh khi đang ở trong ký túc.Khi một sinh viên bị vi phạm các nội quy của
ký túc sẽ bị lập biên bản kỷ luật .
- Tìm kiếm thông tin: chức năng này cho phép tìm kiếm thông tin của một
sinh viên nào đó ở trong ký túc.
- Tạo mới dữ liệu: Chức năng này cho phép ta tạo mới dữ liệu khi sang năm
mới . Có thể lưu lại danh sách sinh viên đã từng ở ký túc xá của năm vừa mới
quản lý , và có thể loại bỏ danh sách sinh viên ở trong ký túc của các năm
trước nếu đồng ý.
c.Thống kê thông tin
- Thống kê theo số lượng: chức năng này cho phép thống kê các số lượng
như : số lượng phòng hiện có , số phòng có sinh viên ở , số sinh viên trong
mỗi phòng , số sinh viên theo giới tính , theo tôn giáo , dân tộc …
- Thống kê theo danh sách : chức năng này cho phép thống kê danh sách sinh
viên theo yêu cầu như: theo ký túc xá , theo phòng , theo giới tính , theo khoa,
theo dân tộc , tôn giáo …
- Thống kê danh sách sinh viên đã từng ở trong ký túc:chức năng này cho
phép từ cho phép thống kê danh sách sinh viên đã từng ở ký túc trong các năm
trước mà mình đã lưu .
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
16

hoặc quá trình con phải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu.
Khảo sát thực tế của “ Hệ thống quản lý sinh viên ở ký túc xủa trường
đại học ”, sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống được trình bày theo các mức
cụ thể sau:
4.Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu dùng để diễn tả tập hợp các chức năng của hệ
thống trong mối quan hệ trước, sau của tiến trình xử lý và việc trao đổi thông
tin trong hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu giúp ta thấy được đằng sau những gì
GV hướng dẫn: Th. S Trần Thị Kim Oanh SV thực hiện:Trần Thị
Hương
18
In thông tin tìm
kiếm
Cập nhật thông
tin
Xử lý thông tin Thống kê TT In ấn
Cập nhật Khoa
Cập nhật ký túc
Cập nhật phòng
Tìm kiếm SV
Chuyển phòng
TK theo số lượng
TK theo danh
sách
In hồ sơ SVtheo
phòng
Quản lý ký túc xá
Cập nhật hồ sơ
SV
Xử lý kỷ luật In thống kê