HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIÊÊN TRƯỜNG HỌC
A .PHẦN 1 : CÔNG DỤNG
Phần mềm QUẢN LÝ THƯ VIÊÊN TRƯỜNG HỌC là công cu
trợ giúp viêÊc quản lý tài sản thư viêÊn bằng máy tính , giúp cán bôÊ
thư viêÊn xử lý kỹ thuâÊt nghiêÊp vu, với các chức năng :
Đăng ký tổng quát ,
Mô tả,
Đăng ký cá biêÊt,
Xem và câÊp nhâÊt đăng ký cá biêÊt,
Tham khảo sách ,
Thẻ thư viêÊn ,
Mượn sách ,
Trả sách.
Ngoài ra phần mềm QUẢN LÝ THƯ VIÊÊN TRƯỜNG HỌC còn
giúp cán bôÊ thư viêÊn trong :
các thống kê về thư viêÊn ,
in các loại sổ và danh muc sách ,
in nhãn.
I.Yêu cầu đối với cán bô ô thư viê ôn:
Để sử dung phần mềm quản lý thư viêÊn trường học,cán bôÊ thư
viêÊn cần :
- Có trình đôÊ sơ cấp về nghiêÊp vu thư viêÊn .
- Biết sử dung máy vi tính ở trình đôÊ cơ bản
II.Yêu cầu đối với máy vi tính :
- Phần cứng Ê (tối thiểu):
CPU: Pentium 4
RAM: 256 MB
Hard drive: 80 GB
- HêÊ điều hành: Windows XP, Windows 2000 hoăÊc cao hơn.
III. Lưu y :

để qua từng thông tin )
1. Thông tin về trường
–Cấp trường : TH,THCS, THPT.
- Tên trường
- Địa chỉ trường
-Tỉnh , thành phố
–Tên hiêÊu trưởng
–Tên phó hiêÊu trưởng : Nếu có nhiều người, nhâÊp mỗi tên cách
nhau dấu phẩy(,).
–Tên cán bôÊ thư viêÊn


2.Tổng số mỗi loại sách đang sử dung :
Trước khi thực hiêÊn phần này,cán bôÊ thư viêÊn cần kiểm kê lại toàn
bôÊ kho sách để xác định số lượng hiêÊn có của mỗi loại sách ( GK,
TK, NV, TN) trong thư viêÊn .
Ví du :- Số lượng sách hiêÊn có trong thư viêÊn (theo biên bản
kiểm kê)
TK : 1500 , NV: 2300, TN :1200, GK: 2100
Ghi số mỗi loại sách đang sử dung đến ngày : ghi ngày, tháng,
năm của biên bản kiểm kê.
Ví du : 1/8/2007
- NhâÊp tổng số mỗi loại sách như sau:
TK: 1500, NV: 2300, TN :1200, GK: 2100, Tiền : 10000000
3.Tạo thư muc: ĐăÊt đĩa CD STBThuvien vào ổ CD, ghi tên ổ đĩa rồi
nhấn nút tạo thư muc. Sau khi tạo xong thư muc, nhấn nút LƯU.
II.Đăng ký tổng quát : (nhấn tab để qua từng phần)
1. Số đăng ky tổng quát : Mỗi năm học bắt đầu từ số 1 và ghi
kèm theo năm học (thời gian mỗi năm học bắt đầu từ 1/7 đến 30/6
năm sau)

- Số lượng các loại sách
- Tổng số sách
Nhấn nút “Tính các giá trị” rồi nhấn nút LƯU (sau khi đã đăng
ký cá biêÊt) . Các thông tin này sẽ có đầy đủ.
Lưu ý́ : ở phần nhâÊp đầu tiên của biên bản kiểm kê chỉ nhấn
nút LƯU, còn nút “Tính các giá trị” chỉ sử dung sau khi đã đăng ký
tất cả số lượng sách trong biên bản kiểm kê .
III. Mô tả sách:
Cán bôÊ thư viêÊn cần nhâÊp những thông tin về cuốn sách :
1. Số đăng ký tổng quát : nhâÊp số đăng ký tổng quát .
2. Tác giả : Đó là các tác giả cá nhân hoăÊc tác giả tâÊp thể bao
gồm những người tham gia vào nôÊi dung tri thức hoăÊc nghêÊ thuâÊt
của ấn phẩm Cu thể là : Tác giả của văn bản , người biên soạn ,
người sưu tầm , người giới thiêÊu, người dịch ...Có thể nhâÊp hết số
lượng các tác giả có trên sách (để phuc vu cho viêÊc tìm bất kỳ môÊt
tác giả nào, nếu bạn đọc biết ở phần tham khảo sách) .
Cách nhâ âp :
Nếu sách có nhiều tác giả , nhâÊp tác giả đầu tiên
Không nhâÊp danh hiêÊu , học vị của tác giả
Nếu tác giả có chức năng đi kèm như : người dịch , người biên
soạn , sưu tầm ... thì nhâÊp họ và tên , dấu (/) ,nhâÊp chức năng
Ví du : Bích Thuỷ / sưu tầm và giới thiêÊu .
Sau khi đã nhâÊp tất cả những thông tin về ấn phẩm , xoá tác giả thứ
1, nhâÊp tác giả thứ 2 và giữ nguyên những thông tin về ấn phẩm ,
máy sẽ hiêÊn lên dòng chữ : “Cuốn sách này có khác với cuốn sách
trước không” , chọn NO
Tiếp tuc nhâÊp từng tác giả còn lại theo trình tự đã nêu
3.Tên sách: NhâÊp hết tên sách chính của cuốn sách



+Những dữ liê âu khác : “ Gồm 3 tâÊp”, “Nhân dịp kỹ niêÊm...”, “ Giải
thưởng” .
4. Tên nhà xuất bản : NhâÊp tên tên nhà xuất bản.( Nếu có hai
nhà xuất bản thì cách nhâÊp như đã hướng dẫn ở phần nhâÊp tác
giả )
5. Nơi xuất bản : NhâÊp nơi xuất bản ( Nếu có hai nơi xuất bản
, thì cách nhâÊp như đã hướng dẫn ở phần nhâÊp tác giả )
6. Năm xuất bản : nhâÊp năm xuất bản


7.Lần tái bản : NhâÊp lần tái bản của cuốn sách
-Nếu sách xuất bản lần đầu tiên nhâÊp 0.
-Nếu sách tái bản bản lần thứ 2 nhâÊp 2
8.Loại sách : Chọn loại sách : GK, TK, NV, TN
9. Ngôn ngư Chọn ngôn ngữ của sách : ViêÊt, Anh, Nga, Hoa,
Pháp…
10. Khổ sách : NhâÊp khổ sách
11. Số trang : NhâÊp số trang
12. Giá tiền : NhâÊp giá tiền
13. Ký hiêÊu phân loại : Cần phân loại chi tiết để tiêÊn cho
viêÊc xếp giá
*Cách nhâ âp : Click nút Tìm ký hiêÊu môn loại . Chọn trong côÊt
môn loại chính , tìm đến muc thích hợp .
-Nếu sách có các trợ ký hiêÊu , click nút Tìm trợ ký hiêÊu , chọn
trợ ký hiêÊu thích hợp . Khi thực hiêÊn xong , click nút Phát sinh ký
hiêÊu phân loại
-Ghi ký hiêÊu phân loại vào sách .
-Ký hiêÊu tác giả /tên sách : NhâÊp vào các muc đầu ,giữa , cuối .
Ví du :
Tác giả : Hoàng Như Mai

15. Minh họa : là những dẫn liêÊu biểu thị nôÊi dung của ấn phẩm :
biểu đồ, tranh ảnh, bản đồ, nhạc, ảnh chup …
16. Tùng thư : là môÊt nhóm các ấn phẩm cùng chung môÊt nhà
xuất bản, có hình thức trình bày tương tự nhau, có nôÊi dung liên
quan đến môÊt đề tài nhất định . Ví du : “BôÊ sách khoa học”….
17. Phụ chú : là xác định rõ hơn nếu các qui tắc không cho phép
đưa môÊt thông tin nào đó vào bản mô tả, phu chú có thể nói về bất
kỳ khía cạnh nào về hình thức hoăÊc nôÊi dung của ấn phẩm
Ví du :
- Tên sách đã dịch : Đỉnh gió hú (tên sách ở trang tên
sách Đồi gió hú)
- Tên tác giả ghi ở lời ghi cuối sách
- Không có trang tên sách
……
18. Tóm tắt nôÊi dung : cán bôÊ thư viêÊn có thể tóm tắt nôÊi dung
của những sách cần thiết phuc vu cho viêÊc biên soạn thư muc .
Lưu ý : tất cả các phần từ số thứ tự 13 đến số thứ tự 18 cán
bôÊ thư viêÊn có thể nhâÊp sau, khi có thời gian rảnh rỗi.
IV. Sửa lỗi chính tả :
Có thể sửa những lỗi chính tả khi nhâÊp sai lỗi chính tả về tên sách,
tên tác giả, nhà xuất bản, nơi xuất bản
Ví du : Nếu nhập sai lỗi chính tả tên sách. Tìm tên sách, nhập lại
tên sách đúng . Nhấn nút LƯU


V. Đăng ký cá biêÊt :
Số ĐKTQ: Chọn số ĐKTQ .
Ngày ĐKTQ : Sẽ xuất hiêÊn phù hợp với số ĐKTQ
Tên sách : nhấn nút Tìm tên sách , tất cả những tên sách cần
đăng ký và tất cả các thông tin của tên sách sẽ có đầy đủ.

… Sau đó click nút “Tìm sách có tình trạng như trên” . Tất cả các


cuốn sách có tình trạng mà cán bôÊ thư viêÊn muốn thanh lý sẽ xuất
hiêÊn đầy đủ.
Nếu muốn thanh lý môÊt cuốn sách hoăÊc từng cuốn sách nằm
rải rác trong danh muc cần thanh lý, cán bôÊ thư viêÊn chọn tình
trạng, tất cả các cuốn sách có cùng tình trạng sẽ xuất hiêÊn dưới
dạng các số đăng ký cá biêÊt, chọn số đầu, số cuối đều là quyển
sách đó
Ví du :
Muốn thanh lý môÊt quyển sách có số đăng ký cá biêÊt là 5GK
Click vào số 5GK
Sẽ hiêÊn lên dòng chữ : bạn chọn số đầu là 5GK
Trả lời Yes
Click lần nữa vào số 5GK
Sẽ hiêÊn lên dòng chữ : bạn chọn số cuối là 5GK
Trả lời Yes
Nhấn nút LƯU (như vâÊy quyển sách này đã được thanh lý)
Nếu muốn thanh lý nhiều cuốn sách hoăÊc tất cả các cuốn
sách chung môÊt tình trạng như lạc hâÊu
Chọn tình trạng : lạc hâÊu
Sẽ hiêÊn lên hàng loạt số đăng ký của tình trạng lạc hâÊu
Chọn số đăng ký đầu tiên và số đăng ký cuối cùng
Nhấn nút LƯU : tất cả các sách có tình trạng lạc hâÊu đã
được thanh lý
IX. TăÊng , trao đổi sách :
Khi thư viêÊn có nhu cầu tăÊng hoăÊc trao đổi sách với môÊt đơn
vị nào đó, cán bôÊ thư viêÊn có thể dùng chức năng TăÊng , trao đổi
sách . Tỉm tên sách muốn tăÊng hoăÊc trao đổi, các số đăng ký cá

- Ngày mượn, ngày hẹn trả : NhâÊp ngày mượn và ngày dự
kiến bạn đọc sẽ trả sáchh
Nhấn nút LƯU, khi kết thúc viêÊc cho bạn đọc mượn từng
cuốn sách .
XII.Trả sách :
Số the : NhâÊp số thẻ . Click nút tìm số thẻ . Các thông tin sẽ
hiêÊn ra đầy đủ
Tình trạng khi trả : Chọn tình trạng sách phù hợp với tình trạng
khi trả .
Ngày trả: NhâÊp ngày trả
Nhấn nút LƯU khi kết thúc việc trả sách
XIII. In các sổ và danh mục :
Khi cần in hoăÊc xem loại sổ hoăÊc danh muc, click loại sổ hoăÊc
danh muc tương ứng, nhâÊp các dữ liêÊu theo yêu cầu, rồi click nút
In .
Nếu in thành công, click OK , rồi click vào Mở file, nhấn Ctrl V ,
phần dự kiến in sẽ hiêÊn trên file Excel, nếu muốn in trên file Word,
nhấn Ctrl C, đóng file Excel, vào File > Open, chọn Word file, rồi
chọn Untitled1 nếu in trên khổ giấy đứng, chọn Untitled2 nếu in
trên khổ giấy ngang .


Nhấn Ctrl V.
Save As file Word với tên bạn muốn.
Ví du:
TongSoSachNhapKho2007_2008
Lưu ý: dấu underscore ( _ ) chứ không phải gạch nối ( - )
XIV.Thống kê bạn đọc :
Khi cần in hoăÊc xem môÊt thống kê, click loại thống kê tương
ứng, nhâÊp các dữ liêÊu theo yêu cầu, rồi click nút In .


Đă ât chuô ât lên nhãn , click vào và dùng các mui tên để di chuyển
nhãn lên đúng vị trí cần in.