Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Lời mở đầu
Trong những năm gần đây sự phát triển mạnh mẽ của nghành công nghệ
thông tin thực sự đã đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích. Công nghệ thông tin có
nhiều ứng dụng vào các nghành đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế đã làm
cho bộ mặt xã hội thay đổi nhanh chóng trong lĩnh vực này, thông tin đa ra một
cách chính xác đảm bảo các yêu cầu của bài toán quản lý đồng thời cũng tiết
kiệm đợc thời gian và công sức cho con ngời.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, việc tổ chức một khối lợng thông tin
lớn là một vấn đề rất khó khăn và đòi hỏi phải giải quyết đợc việc cập nhật thông
tin một cách chính xác hiệu quả và nhanh chóng. Do đó, ta cần phải tổ chức
thông tin lại thành một hệ thống, cơ sở dữ liệu làm sao cho có thể đáp ứng đợc
nhu cầu của nhiều ngời dùng, nhiều chơng trình ứng dụng khai thác hệ thống và
dữ liệu đợc quản lý một cách tập trung, tăng hiệu quả sử dụng.
ứng dụng tin học vào công tác quản lý là một trong những yêu cầu cần
thiết với mỗi doanh nghiệp tin học hoá trong công tác quản lý sẽ giúp làm giảm
đến mức tối thiểu sự can thiệp thủ công của con ngời, tiết kiệm đợc thời gian
tìm kiếm, tiết kiệm không gian lu trữ, hệ thống hóa và kết xuất thông tin một
cách chính xác đầy đủ đáp ứng đợc yêu cầu của ngời sử dụng.
Trong quá trình thực tập chuyên đề tại Công ty Dịch vụ thơng mại số 1
em nhận thấy mình có thể sử dụng những kiến thức đã đợc học trong trờng để
đem ra áp dụng vào thực tế, hơn nữa em đợc phân công vào phòng Tổ chức
hành chính và một phần công việc của phòng này là quản lý hồ sơ cán bộ công
nhân viên. Vì thế em chọn đề tài " Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ
cán bộ " nhằm trợ giúp cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong cơ quan đạt
hiệu quả cao hơn.
Mục đích của đề tài này là:
- Phân tích quá trình quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp.
- Lu trữ cập nhật ta cứu các thông tin cần thiết chính xác và hiệu qủa.
- Lập các bảng báo cáo theo yêu cầu của đơn vị.

thành viên:
+ Xí nghiệp sản xuất xuất nhập khẩu May
+ Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Dệt
+ Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ Đức Giang
+ Xí nghiệp dệt kim Mai Động
Bốn đơn vị trên ra đời trớc năm 1995 nhằm thu hút số cán bộ d thừa thuộc
cơ quan văn phòng liên hiệp các Xí nghiệp dệt và liên hiệp các Xí nghiệp may.
Khi sáp nhập tổng số vốn của cả 4 đơn vị này ớc tính gần 15 tỷ đồng và hơn 700
lao động. Sau khi đợc thành lập Công ty tiến hành sắp xếp lại tổ chức và hình
thành các đơn vị thành viên gồm:
+ Xí nghiệp may Hồ Gơm
+ Xí nghiệp may Hà Nội
+ Xí nghiệp dệt kim Mai Động
3
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
+ Xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn
+ Cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm số 2,3,4
Sau khi đi vào hoạt động Công ty có sự thay đổi về mặt cơ cấu tổ chức.
Chủ chơng của Tổng công ty Dệt may Việt Nam đa ra cho Công ty đó là làm
nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ thơng mại. Do vậy các đơn vị sản xuất đợc chuyển
giao cho các đơn vị khác hoặc chuyển ra hạch toán độc lập. Cụ thể nh:
- Ngày 15/05/1996: Xí nghiệp may Hà Nội đợc chuyển về Công ty dệt vải
Công nghiệp.
- Ngày 18/08/1997: Xí nghiệp may Hồ Gơm tách ra thành đơn vị độc lập
và là thành viên của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam.
- Ngày20/04/1998: Xí nghiệp may thời trang Trơng Định sáp nhập với Xí
nghiệp may Hồ Gơm.
- Ngày20/04/1998: Chuyển xí nghiệp dệt kim sản xuất vải tuyn về Viện
kinh tế kỹ thuật dệt may.
- Đầu năm 1999 Công ty mới ổn định và chỉ còn khâu dịch vụ thơng mại

Trong quá trình hình thành phát triển tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
ngày càng đợc hoàn thiện và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của
Công ty. Mô hình cụ thể nh sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý
Nhiệm vụ chức năng của cụ thể của ban giám đốc và các phòng ban chức
năng thể hiện nh sau:
Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là giám đốc
Công ty phụ trách chung trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch, kinh doanh xuất
nhập khẩu trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng nghiệp vụ 2 và nghiệp vụ 3,
chỉ đạo công tác tài chính kế toán, tổ chức cán bộ.
5
Cửa
hàng
bán lẻ
Giám Đốc
Phòng
nghiệp
vụ 3
Phòng
nghiệp
vụ 2
Phòng
tài
chính
kế toán
Trung
tâm Thư
ơng mại
dệt may
PGĐ thường

- Phòng nghiệp vụ 1: có chức năng kinh doanh hàng nội địa, các mặt
hàng vải sợi, hàng may mặc sẵn, hàng dệt kim, sợi dệt kim, vải tuyn, len...với
các phơng thức bán buôn, bán lẻ, bán đại lý cho các Công ty, đồng thời tạo
nguồn hàng bán lẻ tại các cửa hàng.
- Phòng nghiệp vụ 2: có nhiệm vụ kinh doanh vật t, nguyên vật liệu từ
nguồn hàng sản xuất trong nớc và nhập khẩu, cụ thể là các loại hàng nh: bông
xơ, tơ sợi, giấy kraft, hạt nhựa, kinh doanh nguồn sợi sản xuất trong nớc phục
vụ cho các làng nghề.
- Phòng tổ chức hành chính: có chức năng chủ yếu là tổ chức nhân sự,
giải quyết chế độ chính sách, quản lý tài sản của Công ty, phục vụ cho công tác
kinh doanh đồng thời quản lý một phần kinh doanh đó là thuê mặt bằng và kinh
doanh vải Mex và công tác đời sống.
- Phòng tài chính kế toán: có chức năng tham mu giúp việc cho ban
giám đốc trong công tác Tài chính kế toán nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục
đích, đúng chế độ, hợp lý, có hiệu quả, xây dựng kế hoạch tài chính ghi chép,
phân loại tổng hợp lý giải các nghiệp vụ phát sinh, phân tích tổng hợp toàn bộ
hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo nguồn vốn cho kinh doanh
- Nhiệm vụ của các phòng ban chức năng:
+ Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà
nớc, nội quy của Công ty các chỉ thị mệnh lệnh của Giám đốc.
+ Phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Đề xuất nhiệm vụ trình Giám đốc, những chủ trơng, biện pháp giải
quyết khó khăn gặp phải trong kinh doanh và tăng cờng công tác quản lý Công
ty.
6
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Các phòng nghiệp vụ 1, 2, 3 tổ chức thực hiện các kế hoạch do ban giám đốc đề
ra. Các phòng này thờng xuyên phối hợp với nhau, thông báo tình hình kinh
doanh về số lợng, giá cả của các mặt hàng. Mỗi khi có các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh phòng kinh doanh thực hiện khâu lập các chứng từ ban đầu rồi chuyển

7
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Ch¬ng II
Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng
8
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Phân tích và thiết kế là quá trình nghiên cứu và lựa chọn một cách hiệu
quả các giải pháp phù hợp tức là xác định một cách chi tiết những gì mà hệ
thống có thể thực hiện đợc đối với một đối tợng cụ thể.
I./ Phân tích thu thập dữ liệu
1./ Tìm hiểu yêu cầu thực tế và yêu cầu quản lý tại cơ quan
Công ty DVTM số 1 là một đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt
nam quản lý. Hiện nay trong Công ty có các phòng ban nh Phòng Tổ chức hành
chính, Tài chính kế toán, Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ 2 .... Tổng số cán bộ trong
toàn Công ty là 92 ngời hiện tại công việc quản lý Hồ sơ cán bộ đợc giao trực
tiếp cho phòng TCHC thực hiện thông qua phơng pháp thủ công bằng tay. Khi
có nhân viên mới vào cơ quan thì phải cập nhật hồ sơ vào tủ hồ sơ sau đó từ tủ
hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin của nhân viên đó nếu có thiếu sót
gì thì đa ra để sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợp chính xác.
Trong quá trình công tác nếu có biến động thông tin của nhân viên nh
chuyển đổi phòng ban, chuyển công tác.... thì dữ liệu phải đợc cập nhật
Định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm phải thống kê, in báo cáo phục vụ cho
công tác điều hành của lãnh đạo Công ty.
Thống kê in ấn Dữ liệu tại thời điểm bất kỳ nào về bất kỳ nhân viên nào
theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo.
Trong thời điểm hiện tại Công ty còn quản lý theo công tác thủ công dẫn
đến tốn nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép, sửa chữa, xoá,
tim kiếm thông tin do đó không đáp ứng đợc yêu cầu về thời gian và độ chính
xác của các bảng báo cáo điều này làm ảnh hởng và gây khó khăn cho cán bộ lu
trữ hồ sơ do vậy để khắc phục nhợc điểm trên đòi hỏi phải có hệ thống quản lý

Hệ số lơng
Mức lơng
Hệ số phụ cấp
Hệ số CBCV
Thời gian giữ bậc
* Hệ thống các bảng Dữ liệu liên quan
+/ Bảng chức vụ cung cấp các thông tin về chức vụ đảm nhiệm của CB
+/ Bảng chuyên môn chứa thông tin về trình độ chuyên môn
+/ Bảng Hợp đồng Lao động gồm các thông tin liên quan đến qúa trình lao
động của cá nhân
- Thông tin phục vụ cho việc cập nhật Dữ liệu
+/ Bảng Danh mục phòng ban
+/ Bảng Danh mục chức vụ
+/ Bảng Quá trình công tác và Quá trình đào tạo
+/ Bảng Hệ số lơng các loại
+/ Bảng Nâng lơng: dùng để theo dõi diễn biến tăng giảm tiền lơng
10
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
3./ Các thông tin đầu ra
Thông tin đầu ra đợc kết xuất trên hai hớng chủ yếu đó là:
- In ra màn hình
- In ra máy in
Hớng kết xuất thông tin ra có các loại báo cáo nh sau:
Các báo cáo nhanh phục vụ nhu cầu xem thông tin nhanh chóng của lãnh
đạo.

* In danh sách cán bộ theo phòng ban hiện có
Tổng công ty dệt may việt nam
Công ty dịch vụ thơng mại 1
Danh sách cán bộ

12
Tổng Công ty dệt may VN Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Công ty Dvtm số 1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hồ sơ cán bộ
Họ và tên...................................................Giới tính.................................
Ngày sinh............................................................Nơi sinh..................................
Số CMND....................Ngày cấp...........................Nơi cấp......................
Quê quán..................................................................................................
Địa chỉ thờng trú......................................................................................
Dân tộc.............................Tôn giáo..........................................................
Thành phần gia đình..............................Thành phần bản thân................
Trình độ văn hoá.......................................................................................
Trình độ chuyên môn...............................................................................
Trình độ ngoại ngữ...................................................................................
Trình độ học vấn.......................................................................................
Ngày vào Đảng.........................................................................................
Nơi kết nạp...............................................................................................
Ngày vào cơ quan.....................................................................................
Phòng/ ban.....................................Chức vụ............................................
Công việc đảm nhận.................................................................................
Số Hợp đồng LĐ............................Loại hợp đồng..................................
Hệ số Lơng....................................Mức lơng..........................................

ảnh
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
* Danh sách cán bộ đã đến hạn lên lơng
Tổng công ty dệt may việt nam
Công ty dịch vụ thơng mại 1
Danh sách đề nghị nâng lơng
Ngày ... tháng...năm

* in danh sách lao động tiền lơng của cán bộ công nhân viên
13
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Tổng công ty dệt may việt nam
Công ty dịch vụ thơng mại 1
Danh sách lao động tiền lơng
Ngày ... tháng...năm
STT Họ và tên
Năm
sinh
Phòng
Công
việc
đảm
nhận
Hệ số
lơng
Mức l-
ơng
Phụ
cấp
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8

7
8
9
10
11
12
13
14
....
Ngày ... tháng ... năm...
Lập bảng Trởng phòng Giám đốc
15
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Hệ số l-
ơng
Ngày vào
cơ quan
Ngày kết
nạp Đảng
Trình độ
Ngoại ngữChính trịChuyên mônVăn hoá
Chức
vụ
Phòng
ban
Địa
chỉ
Giới
tính
Ngày

Kho dữ liệu
Chức năng
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Trong thực tế tuỳ theo đặc điểm, nhiệm vụ của từng cơ quan mà hệ thống
quản lý hồ sơ có các chức năng cụ thể khác nhau vì thế qúa trình thiết kế đòi
hỏi phải đa ra đợc các chức năng có tính phù hợp, hệ thống có các chức năng đ-
ợc mô tả nh sau
Chức năng cơ bản của hệ thống
Từ chức năng cơ bản ta phân cấp cụ thể hoá thành các chức năng nhỏ hơn
Biểu đổ Phân cấp Chức năng cập nhật hồ sơ
Chức năng này cho phép thêm mới nội dung xem sửa và xoá thông tin về nhân
viên
Biểu đồ phân cấp Chức năng tra cứu tìm kiếm
Chức năng này cho phép ngời dùng tìm kiếm thông tin một cách nhanh
chóng theo điều kiện ngời dùng đa ra
18
Quản lý hồ sơ
Cập nhật HS Tra cứu tìm kiếm Lập báo cáo
Cập nhật HS
Nhập hồ sơ Kiểm tra Xử lý
Tra cứu tìm kiếm
Cập nhập
thông tin
Tìm kiếm theo
điều kiện
Hiện thông
tin
Thống kê
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Biểu đồ phân cấp Chức năng lập báo cáo

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ trên chỉ là tổng quát cha chỉ ra đợc chức năng cụ thể của hệ thống
cha vạch ra đợc chi tiết các vấn đề phát sinh xảy ra khi thực hiện chơng trình.
Vì thế để chi tiết hoá các chức năng của hệ thống phải phân tích chức năng
quản lý hồ sơ cán bộ thành các chức năng nhỏ hơn:
Quá trình phân cấp chức năng thành 4 chức năng cơ bản tơng ứng với từng
bộ phận
+/ Chức năng cập nhật thông tin
Khi có những thay đổi trong hồ sơ nh thay đổi điều kiện làm việc, qúa
trình công tác, quá trình đào tạo, thay đổi mức lơng.... thì phải cập nhật thêm
thông tin và bổ sung các thông tin còn thiếu. Phần cập nhật phải đảm bảo tính
năng sửa thông tin về hồ sơ lu trữ cho phù hợp với thực tế từng thời điểm.
+/ Chức năng cập nhật hồ sơ.
Cập nhật các thông tin ban đầu về nhân viên. Ngoài ra qua thời gian công
tác có nhân viên mới bổ sung và có nhân viên chuyển công tác hoặc thôi công
tác vì vậy phần cập nhật còn phải đảm bảo nhập thêm hồ sơ mới và huỷ hồ sơ
của các nhân viên chuyển hoặc thôi công tác. Để đảm bảo tính chặt chẽ về mặt
quản lý thì tất cả các hồ sơ của nhân viên phải đợc lu vào kho hồ sơ.
+/ Chức năng tìm kiếm thống kê
Phần này đảm bảo chức năng tìm kiếm hồ sơ nhân viên hiện đang công tác
theo một điều kiện nào đấy. Để thuận tiện nhanh chóng phần tìm kiếm này ta có
thể tìm kiếm theo một số chỉ tiêu nh: họ tên hoặc mã cán bộ, tên phòng ban,
chức vụ...
+/ Chức năng thống kê lập báo cáo
Đây là phần công việc đảm bảo cho chức năng thống kê về hồ sơ cán bộ
và báo cáo thống kê theo số năm công tác của mỗi cán bộ công nhân viên.
Sơ đồ dfd chức năng tra cứu tìm kiếm thông tin
20
Nhân viên
Cập nhật

+) Xem, Sửa, Xóa thông tin dữ liệu
+) Xem hồ sơ lu
22
Nhân viên
Nhập hồ sơ
Hồ sơ
Xem, sửa
hồ sơ
Huỷ
hồ sơ
Hồ sơ nhân sự
Xem hồ sơ
nhân sự
Ban lãnh đạo
Thông tin liên quan
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
+) In Hå s¬
23
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
3./ Xác định các quan hệ thực thể
24
Machucvu
Tenchucvu
ghichu
Macb
Hoten
Gioitinh
Ngaysinh
Noisinh
nguyenquan

Diachi
dienthoai
machuyenmon
chuyenmon
Macb
MaheDT
Tenhedt
Machuyenmon
Chuyenmon
Mahocvan
Hocvan
Tungay
Denngay
Macb
maChucvu
chucvu
mapb
tenpb
nhiemvu
tungay
denngay
1:1
matongiao
tentongiao
N:1
1:1
Hợp đồng LĐ
Quá trình công tác
Hồ sơ nhân viên
N:1