Website: s. vn Emai!: Henhe@docs. vn Te! sv 0918.775.368

MỤC LỤC:

A - Phần mở đầu:
ĐẠI
HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
I. TRƯỜNG
Lý do chọn
đề tài.
KHOA
LUƯ TRỬ
II. Mục
đích nghiên
cứu. HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
III. Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
IV. Tài liệu tham khao.
B - Phần nội dung:

2
2
3
4
5
7

NGUYỄN ANH TUẤN
Chương I Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình 7
công tác văn thư tại Công ty.

ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY

trong cơ quan là một trung tâm diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu
giữ và xử lý thông tin, trong đó những công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu
của công tác văn thư, là một trong những phương tiện quan trọng nhất phục
vụ cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan ,đơn vị ,tổ chức. Vai trò của
CTVT ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu
cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì
thế CTVT được tố chức hợp lý và tự’ động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ nâng
cao chất lượng cho hoạt động quản lý. Hiện nay khái nơiệm Công tác văn thư
được nhiều nhà nghiên cứu chấp nhận như sau: “ công tác văn thư là toàn bộ
những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ
chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức khoa học
văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã
hội, các lực lượng vũ trang.”

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

3


ứng dụng CNTT là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã
được cụ thế hoá bang các văn bản quy phạm phát luật như: Chỉ thị số 58/
CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông
tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá hiên đại hoá, Đảng ta xác định:”công
nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát
triển”.Nghị quyết TW 7 khoá VIII của Đảng ngày 30/71994 :“ưu tiên ứng
dụng và phát triển công nghệ tiên tiến như công nghệ thông tin phục vụ yêu
cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân”. Trong Nghị quyết Đại
Hội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:“ứng dụng công nghệ thông trong tất cả các
lĩnh vực kinh tế quốc dân...”. Nhà nước ta xác định:“ việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong linh vực quản lý hành chính Nhà nước là ưu tiên hành


Hà Nội ngày 25 thảng 3 năm 2005.

Nguyễn Anh Tuấn
Sinh viên thực hiện:
IV : Nguồng tài liệu tham khảo:

-

Báo cáo khoa học 158: Dương Thị Hoà:Vai trò CNTT trong việc quản
lý văn bản của Bộ Nông Nghiệp.

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

6


-

Nguyễn Khắc Hoan: Quản lý thông tin và CNTT, NXB Văn hoá
Thông tin.

-

Khoá Luận tốt nghiệp : LT. 157.2004 Nguyễn Thị út Trang: ứng dụng
CNTT trong CTVT tại Bộ Khoa học và Công nghệ.

-

Khoá luận tốt nghiệp :KL389.2002. Nguyễn thị Mai :Vai trò của việc

CHỨC
HÀNH
CHÍNH

QTVP
Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

10
8

PHềNG
KINH
DOANH

CHỨC
KINH TÊ


hướng phát triển của Công ty. Kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản
trị và Ban kiếm soát.

1.2.3 Hội đồng quản trị(HĐQT): Là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty,
có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan
đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm
quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQTcó nhiệm vụ quyết định chiến
lược phát triển của công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường,
quy định nội dung tài liệu họp phục vụ Đại hội đồng cố đông, triệu tập
họp đại hội cổ đông , cơ cấu tổ chức, lập quy chế quản lý nội bộ Công
ty. Kiểm soát việc thực hiện các pgương án đầu tư , kiểm soát việc
thực hiện các chính sách thị trường, thực hiện hợp đồng kinh tế, kiểm


-

Phòng phát triến phần mềm và chuyến giao công nghệ: co nhiệm vụ
sản xuất các phần mềm ứng dụng, phần mềm công nghiệp và chuyển
giao công nghệ; Tham gia công tác đào tạo và CNTT. Nhân sự gồm 14
người : Trưởng phòng, phó phòng, 12 nhân viên.

2. Công tác văn thư của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà.

Công tác văn thư là toà bộ những công việc liên quan đến việc soạn
thảo văn bản, ban hành văn bản, tố chức quản lý văn bản, tố chức quản lý và
sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các
doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang.

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

13


Thực trạng công tác văn thư tại Công ty cố phần công nghệ thông tin
Sông Đà: Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một công ty
chuyên về công nghệ thông tin, vì thế công tác văn thư là một nội dung quan
trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.

Phụ trách về công tác văn thư của Công ty gồm có một văn thư chuyên
trách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm. Công tác văn thư của
Công ty hoạt động theo các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước như:
Công văn số 145/VPCP-HC ngày 01 tháng 4 năm 1998 của Văn phòng Chính
phủ về việc mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước; Công văn số

15


Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp
sếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc đều
không lập hồ sơ công việc mà nộp vào lưu trữ ở tinh trạng bó gói.

3. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư.

Đây là một thế mạnh của Công ty nhưng trước hết chúng ta cần hiểu
thế nào là công nghệ thông tin. Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi
đó là sự hội tụ của các công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền
thông đại chúng. Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế
giới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin(Information Society), ứng
dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất
yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức
làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giả phóng sức lao động của con
Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

16


chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả
công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhưng nhu cầu được đề
ra.Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tin
được nhanh chóng trong tình hĩnh thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện
nay do số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không
nghừng tăng nhanh.


CHƯƠNG TIĩTRĨÉN KHAT ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠT CÔNG TY CỐ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ.

1 QUY TRÌNH ÚNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ:

Để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao
thì phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì công
ty sẽ đạt được muc đích của minh, việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả cho
công việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư
là phải phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn thư.

Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta năm vững được đặc điểm
của các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu(CSDL). Nó giúp ta nắm được
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định được

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

19


những văn bản gửi đến để biết., thì không là thành phần tài liệu đưa vào
CSDL.

Bước 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu

chính là đặt yêu cầu khai thác vào CSDL.

Mục đích của việc day dựng CSDL được xác định là phục vụ quản lý
và tra tìm các văn bản. quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế dần các sổ


- phân loại văn bản theo ngành hoạt động, theo chuyên đề;

10 - Ngày văn bản đến cơ quan;

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

22


Bước 5: Nhập tin vào máy, chạy thử, kiếm tra xem cơ sở dữ liệu có
đáp ứng được mọi yêu cầu dự kiến như bảng danh mục sản phấm đầu
ra hay không.

Văn bản đến và đi thường được lập trên hai loại CSDL riêng biệt, tuy
nhiên hai CSDL này luôn có quan hệ với nhau, luôn so sánh đối chiếu với
nhau, đối với văn bản đến thì nhập vào máy đồng thời in ra giấy theo thứ
tự như sổ đăng ký văn bản đến. Danh mục này dùng để theo dõi ngoài
máy và đế làm số giao nhận (ký nhận) các văn bản phân phối trong ngà.
Các trang in được sắp xếp theo thứ tự thời gian trong năm và đóng lại
thành sổ.

Đối với CSDL là văn bản đi, ngoài các thông tin đăng ký văn bản đi, còn
có thể lun giữ những nguyên văn nội dung văn bản để ngươi sử dụng
2.1 Giói thiệu về chưong trình :

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

23




Tăng cường cho việc quản lý một cách thuận tiện công văn tại các
phòng/ ban.

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

25


khi đưa vào kho nhằm mục đích lưu trữ. CSDLcông văn - công việc được sử
dụng trong việc lưu thông về văn bản đến, văn bản đi, thông tin về người giải
quyết cũng như nội dung giả quyết công văn, công việc trong toàn bộ cơ
quan, tổ chức.

Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP

26


2.2.2

Giao diện chính của chương trình.

Chương trình gồm có các chức năng sau:

- Đăng nhập hệ thống

- Danh sách văn bản đến

- Dang sách văn bản đi