Phần 1
MỞ ĐẦU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu được trong hoạt động
của cơ quan nhà nước nói chung tại UBND xã Na Sang nói riêng. Công tác văn
thư có vai trò, vị trí quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng và hoạt động của cơ
quan, đơn vị. đặc biệt trong sự nghiệp đổi mới đất nước thực hiện tốt công tác
văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của tổ chức, quản lý
và giải quyết văn bản trong công tác quản lý tai UBND xã Na Sang.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị.
Góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng
suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ giữ gìn được bí mật của Đảng và
Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và
việc lợi dụng giấy tờ của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
Để đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác
văn thư. Trong thời gian thực tập tại văn phòng UBND xã Na Sang được sự
quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện tận tình của tất cả các cán bộ
trong cơ quan em có thêm kinh nghiệm thực tế công việc và củng cố thêm phần
kiến thức đã học để nâng cao trình độ.
Đó là cơ sở giúp em tự tin thực hiện tốt hơn công việc hiện tại mà mình
đang đảm nhiệm, nghiệp vụ văn thư gồm các nghiệp vụ sau: Xây dựng và ban
hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản đi - đến, quản lý và sử dụng con dấu,
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan trong đó việc giải quyết văn
bản đến có vai trò rất quan trọng.

1


Tuy nhiên trên thực tế công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Na
Sang còn nhiều hạn chế.

quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND xã Na Sang.
- Hoạt động tổ chức và quản lý văn bản đến tại UBND xã Na Sang.
- Sổ lưu hoạt động tổ chức và quản lý tại UBND xã Na Sang trong năm
2015.
1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Giới hạn về thời gian: Nghiên cứu từ ngày 01 tháng 01 năm 2015 đến
ngày 31 tháng 12 năm 2015.
- Giới hạn về không gian: Tại UBND xã Na Sang
- Đối tượng áp dụng: Văn bản
1.4. Phương pháp nghiên cứu
- Báo cáo chuyên đề cũng như đối với công tác hoạt động tổ chức, quản lý
và giải quyết văn bản đến chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích,
khảo sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được.
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: (phương pháp phân tích, phương pháp
tổng hợp)
+ Mục đích: Hình thành cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của việc xây
dựng và thực hiện đề tài, nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn của hoạt động của tổ
chức và quản lý văn bản đến theo đúng quy định của Nhà nước.
+ Nội dung: nghiên cứu các tài liệu liên quan đến ngành như: Các văn
kiện của Đảng, Nghị quyết của Quốc hội, các Nghị định, Nghị định của Chính
phủ, Bộ Nội vụ và hoạt động tổ chức quản lý văn bản đến.
- Phương pháp điều tra khảo sát
+ Mục đích: Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức và quản lý
văn bản đến tại UBND xã Na Sang.
3


+ Nội dung: Điều tra, khảo sát thực tế hoạt động tổ chức và quản lý văn
bản đến tại UBND xã Na Sang.
- Phương pháp quan sát

thoonng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn
vị.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt
vô dụng và lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của csc nhân. Nếu trong quá trình hoạt động cảu
các cơ quan các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dunng văn bản chính xác, phản ánh
chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng
pháp lý chứng minh cho hoạt động cảu cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm
tốt công tác văn thư lưu trữ.
Tất cả các văn bản từ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay
những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc con đường bưu
điện về gọi là văn bản đến.
Văn bản đến là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động
quản lý, điều hành của các cơ quan. Do vậy khi nhận được văn bản đến của bất
kì đối tượng nào gửi đến đều phải xem và phân loại, đăng ký giải quyết kịp thời,
chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước. Văn
bản đến cơ quan có nội dung và thể loại rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan
hay mỗi tổ chức chính trị xã hội trong hoạt động hằng ngày có thể sẽ tiếp nhận
được các văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo hoặc các văn bản đến

5


từ cơ quan đơn vị cấp dưới gửi đến vì vậy cán bộ văn thư phải giải quyết kịp
thời.
Về nguyên tác mọi văn bản đến đều phải đăng ký vào sổ văn bản đến "trừ

+ Thư riêng, sách báo, tư liệu.
- Bóc bì văn bản đến có những nội dung sau:
+ Nếu văn thư cơ quan tổ chức theo nguyên tắc tập trung thì theo sự phân
công của lãnh đạo văn phòng hoặc văn thư cơ quan bóc bì văn bản đến sau đó
vào sổ đăng ký, vào sổ công văn đến và photo chuyển đến các đối tượng có liên
quan.
+ Nếu văn thư cơ quan tổ chức cả kết hợp và phân tán văn bản đến cho
các đơn vị thì chỉ cần vào sổ phần ghi ngoài bì đơn vị nhận sẽ bóc bì và vào sổ
riêng.
+ Bóc bì văn bản không được làm rách và làm mất trữ của tài liệu, địa chỉ
nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
Những bì văn bản có đóng dấu "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hỏa tốc"
phải được bóc bì ngay và trình cho lãnh đạo cơ quan giải quyết kịp thời và
nhanh gọn.
Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận phải
ký xác nhận và đóng dấu đến vào phiếu và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để
theo dõi và xử lý kịp thời những sự cố trên đường vận chuyển có thể xảy ra.
Đóng dấu đến vào văn bản mà cơ quan nhận được.
Sổ đến và ngày đến của văn bản phải ghi khớp với số và ngày ghi trong sổ đăng
ký văn bản đến, sổ ghi đến ghi liên tục từ số 01, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Những văn bản chính thức và các văn bản đơn thư tố nạt danh nên đánh
số đến riêng để tiện tra tìm khi cần thiết.
8


Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trắng dưới số ký
hiệu hoặc trích yếu nội dung văn bản.
Dấu đến thông thường có kích thước 30mm - 50mm.


Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Năm 2015
ĐƠN VỊ:………………………………………
Quyển số:...........

Từ số:........................ Đến số.......................
Từ ngày..................... Đến ngày...................

Mẫu số 1:

10


Ngày

Số

đến

đến văn

hiệu

bản

1

2


5

nội

Ghi

nhận

chú

hoặc

3

4

26/02/ 66

UBND

202/QĐ 24/02/ Rà soát hộ UBND

2016

huyện

-UBND 2016

Mường

và kiểm tra.
- Đăng ký văn bản mật theo mẫu dưới đây:
Mẫu số 2:
11


Ngày

Số

Nơi

đến

đến gửi

Số,

ký Ngày

hiệu

Tên

Mức

tháng loại và độ

văn



4

02/3/

70

UBND

221/QĐ- 26/02/ Quyết

Tuyệt UBND

huyện

UBND

mật

2016

5

2016

6

7

định


Trong đó:
Cột 1: Ghi ngày tháng trùng với ngày ghi ở dấu đến.
Cột 2: Ghi số đến trùng với ngày ghi ở dấu đến.
Cột 3: Ghi tên cơ quan gửi văn bản.
Cột 4: Ghi số ký hiệu văn bản.
12


Cột 5: Ghi ngày tháng văn bản đến.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Cột 7: Ghi mức độ như đã ghi trong văn bản.
Cột 8: Ghi đơn vị hoặc người nhận.
Cột 9: Người nhận văn bản ký.
Cột 10: Ghi những điều cần thiết.
Bước 4: Trình văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến sau khi đã đăng ký theo chế độ công tác văni thư
của cơ quan, đơn vị, văn thư của cơ quan phải có trách nhiệm trình tất cả toàn bộ
văn bản đến cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính, xem xét để
nghiên cứu quyết định phương hướng giải quyết.
- Lãnh đạo cơ quan hay công chức cán bộ được ủy quyền ghi rõ văn bản
được chuyển đến cá nhân, vị giải quyết.
- Văn thư của cơ quan căn cứ vào đó để chuyển giao văn bản để các đối
tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất.
Bước 5: Chuyển giao văn bản đến
-Văn bản đến khi đã có ý kiến xem xét, phe chuẩn của lãnh đạo cơ quan
hoặc phòng hành chính thì văn thư của cơ quan phải chuyên văn bản đó đến các
đối tượng có liên quan, trách nhiệm phải giải quyết xử lý, cơ quan, đơn vị hoặc
người nhận văn bản phải ký nhận đầy đủ vào sổ ký nhận văn bản, đối với việc
chuyển giao văn bản (Mật, Tuyệt mật, Tối mật) thì chỉ cần ghi phần ngoài bì,


UBND

Pó

giao
1

2

01/3/2016

22/QĐ-UBND 02

6

Trong đó:
Cột 1: Ghi ngày tháng chuyển giao văn bản đến.
Cột 2: Ghi số ký hiệu văn bản đên.
Cột 3: Ghi số lượng văn bản (hoặc số bì).
Cột 4: Ghi người nhận hoặc đơn vị nhận văn bản đến
Cột 5: Ghi ký nhận.
Cột 6: Ghi chú.
- Đối với việc chuyển giao văn bản "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" thì
cần một số điểm sau:
+ Văn thư không được giao phụ trách văn bản mật thì chỉ cần ghi vào sổ
phần ghi phần ngoài bì sau đó chuyển cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ
chuyển giao văn bản đến.
+ Cán bộ văn thư không được giao phụ trách thì thực hiện công việc đối
với việc xử lý văn bản thường.

- Căn cứ Nghị định số 09/NĐ - CP Ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ - CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;
- Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ - CP của Chính phủ Quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
15


- Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT - BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 của
Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan;
- Căn cứ công văn số 139/VTLTTNN - TTTH ngày 04 tháng 03 năm
2009 của Cục văn thư à lưu trữ Nhà về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
- Căn cứ Giáo trình Nghiệp vụ văn thư, NXB chính trị Quốc Gia năm
2003;
- Căn cứ sách lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Quốc Gia Hà Nội
năm 2011.
- Căn cứ các văn bản đến đang lưu trữ tại UBND xã Na Sang.
Công tác tổ chức và quản lý văn bản đến của UBND xã đã và đang được
thực hiện theo Nghị định số 09/2010/NĐ - CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số điêù của Nghị định
số 110/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác
văn thư.
Tuy nhiên trong quá trình tổ chức và quản lý văn bản đến còn một số
những tồn tại nhất định.

Phần 3
KẾT QUẢ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VÀ GIẢI
QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ NA SANG

17


- Dân tộc Kinh: 31 hộ =110 khẩu chiếm 4,01%
- Dân tộc khơ mú: 126 hộ =673 khẩu chiếm 16,3 %
- Dân tộc kháng : 155hộ = 720 khẩu chiếm 20,05%
* Khí hậu
Xã Na Sang chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới gió mùa vùng cao. Khí hậu
trong năm được chia thành 2 mùa rõ rệt:
- Mùa khô thường kéo dài từ tháng 9 năm trước đến tháng 3 năm sau.
- Mùa mưa thường bắt đầu từ tháng 4 đến tháng 10 hàng năm.
Lượng mưa hàng năm là 1750- 2050mm/ năm, số ngày mưa trung bình năm
là 142 ngày/năm.
Lượng bốc hơi trung bình trong năm khoảng 889,6 mm/năm, lượng bốc hơi
mạnh nhất từ tháng 02 đến tháng 4 hành năm, bình quân mỗi tháng gần 100mm.
Độ ẩm không khí trung bình năm là 83%. Tháng 3 độ ẩm thấp nhất là 78%.
Gió thường theo hướng núi và thổi theo mùa. Mùa đông gió thổi mạnh (từ
tháng 11 năm trước đến tháng 4 năm sau) thường gây ra lạnh giá, khô hanh ảnh
hưởng không tốt đến sản xuất (sinh lý, sinh trưởng và sự phát triển của cây trồng
vật nuôi).

Về mùa hè từ tháng 5 đến tháng 10 hàng năm, gió Nam thổi mạnh

mang theo nhiều hơi nước, khí hậu mát mẻ. Từ tháng 3 đến tháng 5 thường
mang theo mưa rào mạnh, có khi có lốc và mưa đá xuất hiện.
Sương muối xuất hiện về mùa đông, tập trung chủ yếu vào tháng 12,
tháng 01 hàng năm, những nơi xuất hiện sương muối thường là vùng thung lũng.
Vì vậy công tác dự tính, dự báo kịp thời và các biện pháp phòng ngừa để bảo vệ
cây trồng, vật nuôi là một trong những biện pháp tốt để phát triển sản xuất.
- Sương mù thường xuất hiện vào tháng 11 năm trước đến tháng 02 năm

Công tác giáo dục trên địa bàn xã không ngừng phát triển nhằm nâng cac
trình độ dân trí cho nhân dân. Tỷ lệ học sinh trong độ tuổi đi học được huy động
đến trường ngày càng tăng, đội ngũ giáo viên không ngừng phát triển về số
19


lượng và chuẩn hóa về trình độ đào tạo. Cơ sở vật chất, trang bị dạy và học được
tăng cường. Tỷ học sinh tiệu học, THCS tốt nghiệp 99% trở lên, công tác phổ
cập đúng độ tuổi ở tiểu học và THCS đạt tiêu chuẩn tốt. Các tệ nạn xã hội trong
trường cũng được ngăn chặn triệt để. Môi trường giáo dục lành mạnh và ngày
càng phát triển.
Được Đảng nhà nước quan tâm đầu tư xây dựng nhiều phòng học cố bằng
các nguồn vốn dự án. Toàn xã có 5 điểm trường, mần non, tiểu học số 1, tiểu học
số 2,trường PTDTBT – THCS Trong đó:
- Hệ Mầm non số 1: có 6 Lớp 210 học sinh.
- Hệ Mầm non số 2: có 6 lớp với 211 học sinh.
- Hệ tiệu học số 1: có 15 lớp với 316 học sinh.
- Hệ tiệu học số 2: có 12 lóp với 280 học sinh.
- Hệ trung học cơ sở: có 11lớp với 331 học sinh.
* Văn hóa xã hội
Thực hiện tốt công tác tuyên truyền những chủ trương chính sách của
Đảng, phát luật của nhà nước, của cấp trên đến từng bản và quần chúng nhân dân
trên địa bàn, kịp thời, đúng thời hạn.
Tăng cường vận động công tác vệ sinh môi trường, an toàn thực phẩm,
thực hiện ăn chín uống sôi, tổ chức giao lưu văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao
chào mừng các ngày lễ lớn.
* Kinh tế
Tình hình kinh tế trong xã được ổn định đối nhân, nhưng nguồn thu nhập
của nhân dân vẫn còn ít. Nhân dân chủ yếu làm ruộng và nương rẫy, ngoài ra
nhân dân trong xã còn trồng và chăn nuôi, mô hình VAC ở gia định và chỉ một


21


- UBND do HĐND cùng cấp bầu ra gồm có Chủ tịch, phó chủ tịch và ủy
viên. Chủ tịch UBND xã là đại biểu HĐND xã, các thành viên khác của UBND
không nhất thiết phải là đại biểu HĐND xã.
- Kết quả bầu các thành viên của UBND phải được Chủ tịch UBND cấp
trên trực tiếp phê chuẩn, kết quả bầu các thành viên của UBND cấp tỉnh phải
được Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn.
* Hệ thống chính trị của xã gồm:
- 01 Đảng bộ cơ sở, có 11 chi bộ trực thuộc (06 chi bộ nông thôn, 04 chi
bộ trường học và 01 chi bộ cơ quan) với 145 Đảng viên.
* Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ làm việc tại UBND xã Na Sang.
a. Cơ cấu nhân sự.
+ Thường trực Đảng ủy có 2 đồng chí:
- 01 Bí thư Đảng ủy;
- 01 Phó bí thư Đảng ủy.
+ Thường trực HĐND có 2 đồng chí:
- 01 Chủ tịch HĐND;
- 01 Phó Chủ tịch.
+ Lãnh đạo UBND có 2 đồng chí:
- 01 Chủ tịch UBND;
- 01 phó Chủ tịch UBND;
* 7 Chức danh tổ chức chuyên môn
- Văn phòng - Thống kê 02 đồng chí;
- Tư pháp - Hộ tịch 02 đồng chí;
- Tài chính - Kế toán 02 đồng chí;
- Địa chính - Xây dựng 02 đồng chí;
22

không nhất thiết phải là đại biểu HĐND xã.
- Kết quả bầu các thành viên của UBND phải được Chủ tịch UBND cấp
trên trực tiếp phê chuẩn, kết quả bầu các thành viên của UBND cấp tỉnh phải
được Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ NA SANG

Sơ đồ tổ chức:
CHỦ TỊCH
UBND

Phó chủ tịch
UBND

Công chức Công chức Công chức Công chức Chỉ huy Trưởng Công
Văn phòng địa chính – Tư pháp – Kế toán – trưởng
– thống kê

xây dựng

Hộ tịch

tài chính

quân sự

công an chức
Văn
hóa
xã hội



VH

CM LL

Thái

9/12

TC

Lường Văn 1970

1111

Đảng
TC

x

kiêm
2
3
4

Chức vụ
Bí

thư


x

Phó

BT

Đảng ủy
9/11

TC

TC

x

CT.HĐN
D xã

9/12

TC

TC

x

Song

Phó



TC

TC

x

Phó
tịch
25

Chủ