Học phần: BẢO QUẢN, TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Câu 1. Anh (chị) hãy giải thích vì sao bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là
một nhiệm vụ khó khăn phức tạp. Trình bày khái quát biện pháp khắc phục,
tác động của yếu tố môi trường đối với tài liệu lưu trữ?
Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và bảo quản an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu
cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc
vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị
sờn, rách, hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải
áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ.
Việc bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta là một nhiệm vụ khó khăn và
phức tạp bởi các yếu tố như sau:
Một là, do vật mang tin; chất lượng ghi tin và phương pháp ghi tin. Trong
các kho lưu trữ hiện nay, có nhiều loại tài liệu lưu trữ như: tài liệu giấy, nghe nhìn
(ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình), tài liệu điện tử, trong đó, tài liệu giấy
chiếm khối lượng lớn. Nguyên nhân gây hư hại tài liệu giấy là do chất cấu thành. Ở
nước ta tài liệu lưu trữ giấy không chỉ phong phú về các loại giấy như giấy dó, giấy
công nghiệp, giấy nứa, giấy in rônêô, giấy sao in ánh sáng được sản xuất bằng
phương pháp thủ công bằng máy công nghiệp mà còn đa dạng về các loại mực ghi
trên tài liệu như mực tàu, mực viết tay, mực làm giấy than, mực in… Sự đa dạng
về chủng loại, kích cỡ giấy và các loại mực ghi trên giấy là nguyên nhân gây
không ít khó khăn cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng như vấn đề khắc
phục các hiện tượng hư hỏng của tài liệu.
Hai là, do điều kiện tự nhiên như:
Nhiệt độ, không khí trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là một nguyên
nhân quan trọng gây hư hỏng tài liệu lưu trữ. Nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới
ẩm gió mùa, nhiệt độ trung bình hàng năm cao trên 20 0C, lượng bức xạ lớn. Nhiệt
độ cao làm cho tài liệu lưu trữ hư hỏng hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ của
1


tài liệu lưu trữ:
2


Lựa chọn vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin. Để bảo
quản an toàn tài liệu lưu trữ bị xuống cấp, lão hóa và tự thân hủy hoại thì cần sử
dụng các loại giấy hiện đại có chứa một lớp kiềm bảo vệ (độ PH từ 6 -> 10). Để
đảm bảo an toàn cho tài liệu thì bên cạnh chọn các loại giấy thì cần chú ý đến các
loại mực in văn bản, mực dấu, mực viết có chất lượng tốt.
Kiểm soát, duy trì nhiệt độ, bảo quản tài liệu trong kho cho phù hợp. Đối với
tài liệu giấy cần khống chế và duy trì ở nhiệt độ 2 (2) và độ ẩm 50% (). Đối với tài
liệu phim, ảnh, băng, đĩa thì nhiệt độ là 16 ( ) và độ ẩm 45% (5%). Ánh sáng độ
chiếu trong kho bảo quản tài liệu từ 50- 80 lux, chú ý nồng độ khí độc trong phòng
kho. Chế độ thông gió: không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng
5m/giây.
Biện pháp phòng chống ẩm là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất
bởi đây là yếu tố phá hoại mạnh nhất đối với tài liệu lưu trữ. Trong điều kiện
không khí trong kho ẩm ướt hơn không khí ngoài trời thì ta áp dụng hai cách là
thông gió tự nhiên và thông gió bằng máy; đây là biện pháp đơn giản, ít kinh phí
nhưng có nhược điểm khi thông gió thì bụi và côn trùng dễ xâm nhập vào kho.
Ngoài ra, ta có thể dùng hóa chất (silicagen, vôi sống,...), bao gói cách ly độ ẩm
hay dùng tủ sấy tài liệu để phòng chống các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu
trữ.
Biện pháp hạn chế ánh sáng; ánh sáng là yếu tố gây tác động quang hóa làm
cho tài liệu bị vàng, giòn, mực bị bay màu bởi vì trong ánh sáng có tia tử ngoại. Để
hạn chế ánh sáng quá mức thì tài liệu phải được bảo quản trong các cặp, hộp kín;
kho lưu trữ phải xây dựng theo tiêu chuẩn tránh ánh sáng trực tiếp vào tài liệu lưu
trữ.
Biện pháp chống bụi bằng cách sử dụng máy hút bụi và thường xuyên vệ
sinh kho lưu trữ, tài liệu phải bảo quản trong cặp, hộp kín, kho lưu trữ phải được

tình hình thực tế và đặc thù của các trung tâm lưu trữ trong việc xuất, nhập tài liệu
lưu trữ tại các quy trình nghiệp vụ; xây dựng quy định chế tài xử phạt đối với các
4


hành vi mất mát, hư hỏng,.. nhằm tăng tính nghiệp minh, tinh thần trách nhiệm
trong quá trình bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Thứ ba, cần có sự quan tâm, đầu tư đúng mức của lãnh đạo để luôn làm tốt
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, lắp đặt đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật bảo
quản. Cung cấp nguồn kinh phí cho cơ quan lưu trữ lịch sử hoặc lưu trữ cơ quan để
họ đẩy nhanh tốc độ số hóa, tu bổ bảo quản kéo dài tuổi thọ của tài liệu cũng như
phục vụ các yêu cầu khai thác tài liệu được an toàn thuận lợi, nhanh chóng. Ví dụ,
thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần được đầu tư nguồn kinh phí để trang bị
nhiều trang thiết bị, sách báo chuyên môn nhiều hơn nhằm phục vụ tốt hơn trong
việc tra tìm tài liệu của giáo viên, sinh viên…
Thứ tư, là chuyên môn hóa cán bộ làm công tác bảo quản tài liệu. Thường
xuyên tuyên truyền nâng cao trình độ cho cán bộ trong công tác bảo quản tài liệu,
tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các khóa đào tạo về các nghiệp vụ bảo quản tài
liệu trong và ngoài nước, tập trung xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ
yêu nghề,có tâm huyết, có ý thức, trách nhiệm cao, có đạo đức nghề nghiệp.
Thường xuyên tổ chức các hội thảo, tọa đàm về công tác bảo quản tài liệu qua đó
để các cơ quan tổ chức, cá nhân thảo luận những khó khăn vướng mắc học tập và
trao đổi kinh nghiệm.
Thứ năm, là đầu tư lắp đặt các hệ thống thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn chất
lượng, an toàn. Lập kế hoạch sửa chữa và đưa vào sử dụng một số máy móc phục
vụ cho việc giữ gìn tu bổ, phục chế tài liệu trên các vật mang tin hiện đại. Cụ thể
như là khai thác tài liệu dưới dạng điện tử nên được lựa chọn là ưu tiên hàng đầu
góp phần giảm thiểu các nguy cơ tác động của con người lên tài liệu gốc. Các hệ
thống báo cháy, chữa cháy, báo động thường xuyên phải kiểm tra, bão dưỡng luôn
ở trạng thái vận hành tốt và hiện đại. Nên sử dụng tủ lạnh để bảo quản tài liệu, vì ở