Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa
học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ
công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II luôn là nhiệm
vụ cấp thiết và được đặt lên hàng đầu cùng với công tác phòng chống cháy
nổ. Qua thời gian thực tập tại đây, em đã trực tiếp khảo sát và thấy được kĩ
thuật bảo quản kết hợp với công tác phòng chống cháy nổ hết sức hiện đại
của trung tâm, đã khiến em học hỏi và mở rộng thêm kiến thức về công tác
bảo quản tài liệu không chỉ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II nói riêng và tất
cả trung tâm lưu trữ khác nói chung.
Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài
tuổi thọ, phương tiện và trang thiết bị được nhắc đến đầu tiên là kho tàng, kệ
giá và hệ thống máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ không khí trong từng
phòng, kho bảo quản.
Cơ quan dã bố trí kho tổ chức cho kho lưu trữ với diện tích…………
Được bố trí kệ sắt cố định để bảo quản tài liệu. Tang bị hệ thống và báo
cháy tự động và bình khí Co bố trí trong kho có gắn báo cháy chữa cháy.
Đối với kho lưu trữ lịch sử, kho tàng được nhà nước quan tâm.
Ngoài ra, còn được trang bị khá đầy đủ các loại hút bụi, máy điều hòa
nhiệt độ luôn được các công nhân kỹ thuật trực, hệ thống cháy nổ tự động
khi có hỏa hoạn xảy ra nhằm sơ cấp cứu kịp thời tài liệu còn các loại cặp ba
dây, hộp đựng tài liệu là loại hộp hiện đại phi axit…
Tình hình bảo quản đối với tài liệu hành chính tốt, định kỳ thường xuyên
chế độ bảo quản cho tất cả các khối tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành vẫn
được trang bị khá đầy đủ trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu khỏi mối
mọt và ẩm mốc…Hằng năm, việc phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm
mốc ở kho được trung tâm thực hiện tốt.
Các biện pháp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ứng dụng để bảo quản tài
liệu:
- Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho
việc nắm chắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho

- Các loại công cụ tra cứu tài liệu có trong phòng kho lưu trữ của trung
tâm như: Mục lục hồ sơ, các bộ thẻ nhằm để đáp ứng nhu cầu tra tìm
tài liệu lưu trữ của cơ quan.
- Khả năng sử dụng tài liệu là tra tìm mục lục hồ sơ trên giấy và cả trên
vi tính.
- Các hình thức tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của trung
tâm: Tại phòng đọc và cung cấp các bản sao chứng từ, công văn theo
yêu cầu của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Khi sử dụng tài liệu này của Trung tâm thì: Đối với cơ quan tổ chức
bên ngoài phải có giấy giới thiệu hoặc phải làm đơn xin khai thác tài
liệu của chính quyền địa phương.
- Mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu là phục vụ nghiên cứu công tác,
công tác nhà đất, đất đai, thành tích kháng chiến.
- Khả năng đáp ứng của cơ quan đối với việc nghiên cứu sử dụng tài
liệu: Nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
- Quy định cho mượn tài liệu là cho mượn tại phòng đọc, đối với cán bộ
chuyên viên tại cơ quan. Tất cả tài liệu cho mượn tại trung tâm đều
được photocoppy hạn chế đưa hồ sơ gốc ra bên ngoài.
Đối với cá nhân bên ngoài đến khai thác sử dụng tài liệu chỉ được sao
y sao chụp.
Công tác thống kê
Cơ quan thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các
phương pháp, các công cụ và các biểu mẫu chuyên môn của ngành để xây
dựng, theo dõi và tổng hợp số lượng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống
bảo quản trong kho lưu trữ:
Việc thống kê tài liệu được thực hiên hằng năm. Cơ quan đã thực hiên
công tác thống kê toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ và từng phông về công
cụ chuyên môn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã sử dụng bộ thẻ để dễ dàng
tra tìm tài liệu.
Ngoài ra, trong quá trình thống kê tài liệu, có thể kết hợp việc thống kê

nhằm để phân loại. Sắp xếp hệ thống tài liệu theo phương án khoa học đã
chọn phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan.
Hiện tại cơ quan đã thực hiện chỉnh lý tài liệu rồi…………
Đối với những phông lưu trữ đã chỉnh lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia II các giai đoạn chỉnh lý như: Chuẩn bị chỉnh lý, trực tiếp chỉnh lý,
kết thúc chỉnh lý, không khác gì so với những văn bản của cục chỉ đạo và
lý thuyết mà em đã được học. Nhưng tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán
bộ lưu trữ có thể kết hợp các bước lại với nhau để đưa ra các bước chủ
đạo nhằm rút ngắn thời gian chỉnh lý nhưng vẫn đem lại hiệu quả nhanh
và chính xác.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ rõ
ràng, hoạt động liên tục cho tới nay nên phương án phân loại là
phương án : Thời gian – Cơ cấu tổ chức.
Những tài liệu chủ yếu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu
là khối tài liệu đang trong quá trình quản lý.
Ví dụ: Tài liệu của Phòng Kế toán, giữ sổ sách kế toán chứng từ, kế
toán còn trong niên độ sử dụng. Ngoài ra cũng có các loại tài liệu loại ra
trong quá trình chỉnh lý là những văn bản hình thành trong hoạt động phục
vụ tạm thời của các cá nhân như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, đơn xin
nghỉ phép…
Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng
thống kê và làm thủ tục tiêu hủy.
Công tác xác định giá trị tài liệu
TTLTQG II làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu, tất cả tài liệu có
giá trị, tài liệu hết giá trị đều được Hội Đồng Xác định giá trị tài liệu làm
việc nghiêm túc và báo cáo lên Cục Lưu Trữ Nhà Nước thẩm định,cho ý
kiến, hiện tại cơ quan đang vận dụng văn bản số: 879 của Cục Văn thư –
Lưu trữ Nhà nước năm 2006 làm cơ sở để thực hiện việc xác định giá trị tài
liệu.