ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

TẬP BÀI GIẢNG

BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TP. HCM, 2014
Đặng Thanh Nam

Page 0


I. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU
TRỮ
1. Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an
toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước
mắt và lâu dài.
2. Ý nghĩa
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi
chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người. Thực hiện
các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ
được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng.
Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa, các loại
vi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển tác động, gây hư hại tài
liệu lưu trữ rất lớn. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phức
tạp.
3. Nội dung của công tác bảo quản
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo, bố trí kho
lưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ; xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ và

loại giấy như giấy in báo, in typô, giấy in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảm
quang… Về nguyên tắc, giấy nào có thành phần xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng bền.
Phương pháp và kỹ thuật chế tạo giấy cũng ảnh hưởng đến độ bền của giấy: giấy dó
được chế tạo bằng phương pháp thủ công được liên kết bằng sợi xenlulô, ít sử dụng chất tẩy
do đó giấy có màu nâu, xám nhưng độ bề cao. Giấy được chế tạo bằng phương pháp công
nghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô và các thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sử
dụng các chất tạo màu nên độ bền không cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách.
Để thể hiện chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực. Mực là dung
dịch có màu; có nhiều loại mực khác nhau: mực viết, mực in, mực nho, mực dấu, mực can,
mực sao in ánh sáng. Độ bền của mực phụ thuộc vào các thành phần hóa học chế tạo ra
chúng. Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hòa tan thì đường nét, hình vẽ càng bền.
Thành phần của mực bao gồm chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống đóng cặn.
Tài liệu lưu trữ của nước ta được viết bằng nhiều loại mực khác nhau. Loại tài liệu cổ thường
được viết bằng mực nho. Mực nho được chế từ bồ hóng (muội than), có nhiều các bon chịu
được tác động của ánh sáng và các phản ứng hóa học khác.
Các loại mực viết hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có
màu. Độ axít của các loại mực càng lớn thì càng dễ bị tác động bởi ánh sáng, nhiệt độ và độ
ẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe hoặc chữ viết ăn thủng cả giấy. Mực in do có tỷ lệ chất keo
nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy do
đó ít bị nhòe, ít bị bay màu khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm.
Giấy than và ruy băng cũng là những dạng mực để nhân bản tài liệu. Giấy than và ruy
băng có cấu tạo gồm hai lớp: lớp nền bằng giấy mỏng (giấy than) hoặc bằng vải (ruy băng) và
lớp mực. Mực của giấy than và ruy băng là dạng mực đặc có bổ sung thêm chất dầu. Do mực
ở dạng đặc nên khi tài liệu hình thành khả năng liên kết giữa giấy và mực của giấy than hạn
chế, dễ bị phai mờ.
Bút chì có nhiều loại như chì đen, chì màu. Ruột bút chì đen làm bằng than chì và đất
sét. Tùy theo tỷ lệ của than chì và mức độ luyện khác nhau mà bút chì có độ mềm, cứng khác
nhau. Nét bút chì đen ít bị bay màu, ít bị tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Nét bút
chì màu dễ bị phai màu khi chịu tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng.
b. Tài liệu ảnh, phim ảnh

Nước ta nằm vào khu vực nhiệt đới, nhiệt độ trung bình hàng năm cao. Nhiệt độ cao
làm tài liệu bị khô, giòn, dễ gãy. Nhiệt độ cao là điều kiện thuận lợi để các hóa chất trên phim
ảnh và trong môi trường tác động lẫn nhau xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hại tài liệu.
b. Độ ẩm
Độ ẩm là yếu tố gây hại lớn nhất đối với tài liệu lưu trữ. Độ ẩm tương đối ở nước ta
trung bình từ 80 – 90%. Độ ẩm cao làm cho tài liệu ngấm ẩm sẽ bị mục dần, chữ viết bị nhòe.
Độ ẩm cao làm cho các hóa chất trong môi trường và trong thành phần cấu tạo của tài liệu bị
hòa tan dễ xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hỏng tài liệu. Ngoài ra độ ẩm cao còn tạo điều
kiện môi trường cho nấm mốc, vi sinh vật phát triển, xâm nhập lên tài liệu.
c. Ánh sáng
Ánh sáng là yếu tố gây tác động quang hóa, làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bay
màu. Trong ánh sáng có các tia tử ngoại, tia này sẽ làm biến đổi cấu trúc của giấy, cấu trúc
phân tử mực và chất kết dính. Trong bảo quản tài liệu lưu trữ không nên để ánh sáng chiếu
trực tiếp lên tài liệu.
d. Bụi
Bụi là một trong những nhân tố gây hại đối với tài liệu lưu trữ. Bụi bám lên tài liệu gây
ố vàng, lão hóa tài liệu. Bụi có nhiều loại: bụi cơ khí, bụi vi sinh vật, bụi cát... Bụi cơ khí, bụi
cát bám vào tài liệu gây cọ xát làm xước tài liệu. Bụi vi sinh vật là các bào tử nấm, mốc, côn
trùng, khi bám lên tài liệu gặp môi trường thuận lợi sẽ phát triển thành nấm, mốc, côn trùng
gây hư hại tài liệu. Nước ta nằm dọc theo bờ biển, có bãi cát dài, gió mạnh, có nhiều cơn gió
xoáy đã mang một khối lượng lớn bụi bay trong không khí và mang đi khắp nơi, vào các kho
lưu trữ. Ngoài ra nhiều kho lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ hiện hành của nhiều cơ quan được
bố trí ở các khu vực vệ sinh môi trường kém, ô nhiễm, bụi bẩn, đã làm ảnh hưởng đến tài liệu.

Đặng Thanh Nam

Page 3


e. Côn trùng và các loại gặm nhấm

b. Khu vực kho bảo quản tài liệu
Kho bảo quản tài liệu phải bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi,
có lối ra vào độc lập. Diện tích mỗi kho bảo quản tài liệu tối đa không quá 200 m2 gồm diện
tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho.
Cửa kho bảo quản tài liệu phải tránh hướng tây. Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải bền
vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12. Tải trọng sàn kho tối
thiểu là 1700Kg/m2 nếu sử dụng giá cố định; 2400Kg/ m2 nếu dùng giá di động. Nền kho bảo
quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.
Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa
cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy). Mái kho được

Đặng Thanh Nam

Page 4


thiết kế hai lớp: lớp trong đổ bê tông cốt thép tại chỗ, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt; Giữa
hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1 mét tạo lưu không thông thoáng. Chiều cao tầng kho tối
thiểu 2,4m; tầng giáp mái chống nóng có chiều cao khoảng 3,6m. Tầng hầm thông gió, chống
ẩm, chống mối có chiều cao từ 2,1m - 2,4m. Cửa ra vào và cửa thoát hiểm được làm 1 cánh,
bằng vật liệu chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1m, mở theo chiều từ trong ra ngoài. Khe hở
giữa các cánh cửa với mặt nền không được lớn hơn 5 mm. Diện tích cửa sổ chiếm khoảng
1/10 diện tích tường kho, cửa sổ phải có khả năng chống đột nhập, chống côn trùng, chống
bụi, chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bảo đảm độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu và cho phép
thông gió tự nhiên khi cần thiết. Kho bảo quản tài liệu phải có đầy đủ trang thiết bị bảo vệ và
bảo quản tài liệu. Giao thông trong kho gồm cầu thang chính, cầu thang thoát hiểm và thang
máy (đối với kho lưu trữ có từ hai tầng trở lên). Cầu thang thoát hiểm bố trí ở cuối khu vực
kho, rộng 1,5 đến 2,0 m. Thang máy chở tài liệu có tải trọng hữu ích 500-800 kg, có tường
chịu lửa bao quanh, thùng thang máy có kích thước 1,5 đến 1,8m có cửa mở có chiều rộng
hữu ích tối thiểu 1,2 m.

Đặng Thanh Nam

Page 5


Địa điểm bố trí kho lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu về bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu,
không bố trí kho lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan, tránh hướng tây;
tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm; tránh nơi dễ xảy ra cháy nổ. Bố trí kho lưu trữ gần thang
máy, cầu thang nhằm thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu.
Kho lưu trữ phải đảm bảo đủ diện tích để bảo quản tài liệu; bảo đảm các yêu cầu về
nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng…
Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.
Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho lưu trữ.
2. Yêu cầu về trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ
Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản, vừa là
phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trang thiết bị trong kho bảo quản tài liệu bao
gồm:
a. Giá
Giá đựng tài liệu phải đảm bảo yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản và vật
liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng, ẩm mốc. Tùy theo điều
kiện của các kho lưu trữ có thể dùng giá cố định hoặc giá di động. Giá thiết kế hai mặt (giá
đôi), tháo lắp được để tùy theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung. Khi thiết kế nên thiết
kế chân giá cao để hạn chế sự xâm nhập của côn trùng, mối…
b. Tủ
Ở các phòng kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ; tủ đựng bản can; tủ đựng ảnh;
tủ đựng tài liệu theo khổ.
Tủ đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở các phòng đang làm việc hiện
hành; tủ cũng có thể bằng kim loại hay bằng gỗ. Đối với những tài liệu quan trọng đặc biệt thì
có thể dùng két sắt hay các thiết bị bảo quản đặc biệt khác.
c. Hòm đựng tài liệu

- Độ ẩm bảo hòa (ký hiệu là A): Là lượng hơi nước cao nhất mà 1m3 không khí có khả
năng chứa được ở một nhiệt độ nhất định. Nếu quá lượng hơi nước đó, lượng hơi nước dư
thừa sẽ đọng lại thành nước. Điểm phân chia ranh giới giữa hơi nước và nước gọi là điểm
sương.
Ví dụ: ở nhiệt độ 250 C thì lượng hơi nước bảo hòa trong 1m3 không khí là 23 gam
(A=23).
Nhiệt độ càng cao, khả năng chứa ẩm của không khí càng lớn. Ở các cơ quan chuyên
môn đều có bảng tính sẵn độ ẩm bảo hòa tương đương với từng nhiệt độ nhất định.
- Độ ẩm tương đối (ký hiệu là r):
Để đo mức độ ẩm ướt của không khí người ta dùng độ ẩm tương đối.
Độ ẩm tương đối là tỷ số % của lượng hơi nước có thực (a) và lượng hơi nước bảo hòa
trong 1m3 không khí ở một nhiệt độ nhất định.
a
r=

x 100 %

A
Ví dụ: Ở nhiệt độ 29 C, nếu ta có độ ẩm tuyệt đối là 22,44 g/m3 (theo bảng tính toán ở
nhiệt độ này), độ ẩm bảo hòa là 28,45g/m3 thì độ ẩm tương đối:
0

a
r=

x 100 % = 78%
A

Cũng với độ ẩm tuyệt đối đó, nếu nhiệt độ là 310 C thì độ ẩm bảo hòa sẽ là 31,70 g/m3
thì độ ẩm tương đối sẽ là:

vôi sống để hút ẩm. Vôi sống cho vào bao tải, để ở góc kho, khi hút no nước vôi sẽ tan thành
bột và thay vôi khác. Khi cho vôi sống vào bao chỉ nên cho lượng vôi chỉ khoảng 1/3 bao để
khi ngấm ẩm vôi nở ra không bị tràn khỏi bao.
- Bao gói cách ly độ ẩm.
Có thể dùng giấy dầu, giấy Paraphin, túi chất dẻo để bao gói tài liệu, tránh không khí
ẩm xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu được bao gói trong điều kiện khô hanh. Trước khi bao gói
phải kiểm tra, nếu tài liệu đang bị ẩm thì không được bao gói. Khi bao gói cho thêm Silicagen
và chất chống nấm mốc.
- Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí hoặc trung tâm điều hòa không khí cho
cả kho lưu trữ.
Là biện pháp phòng chống ẩm có tính chủ động, hiệu quả. Tuy nhiên sử dụng phương
pháp này đòi hỏi có kho tàng phù hợp và có điều kiện kinh phí.
- Sấy tài liệu.
Trong trường hợp mưa, bão, lụt, tài liệu bị ướt có thể dùng tủ sấy hoặc dùng bóng điện
sơ mờ để sấy tài liệu. Không được dùng than củi sấy tài liệu. Các tài liệu như phim, ảnh, băng
ghi âm tuyệt đối không được sấy.
2. Biện pháp phòng chống nấm mốc
a. Khái niệm về nấm mốc
Nấm mốc là loại thực vật cấp thấp, sinh sống bằng phương pháp ký sinh, cộng sinh
hoặc hoại sinh. Cơ thể mốc là một hệ thống nhỏ rất mảnh nhiều màu sắc. Nó không thể tự
quang hợp được để điều chế lấy thức ăn. Nấm mốc tồn tại và phát triển được nhờ ba yếu tố
chính: thức ăn, nước và nhiệt độ thích hợp.
b. Biện pháp phòng chống nấm mốc

Đặng Thanh Nam

Page 8


Để chống nấm mốc, trước khi đưa vào kho lưu trữ, tài liệu phải khô, sạch và được khử

khô, loài mối này khó phát hiện vì chúng không xâm nhập từ đất lên, không làm đường mối
mà thường bay trong không khí để xâm nhập vào kho lưu trữ và các kho tàng khác. Mối khô
thường làm tổ trên cao, số lượng ít và sức phá hoại không lớn.
Phòng mối chủ yếu là phát hiện, ngăn chặn, phá bỏ đường xâm nhập của mối. Việc
phòng chống mối phải thực hiện từ khi xây dựng nhà kho. Địa điểm xây dụng kho phải ở nơi
cao ráo, xử lý nền kho, ngâm tẩm vật liệu trước khi đưa vào xây dựng kho. Các phương tiện
bảo quản tài liệu phải được kê cao; Bố trí giá tủ trong kho lưu trữ cách mặt đất 20 cm, cách
tường 50 cm, cách trần nhà 80 cm để mối không có điều kiện xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu
phải đặt lên giá kệ.

Đặng Thanh Nam

Page 9


Thường xuyên quyét dọn kho tàng sạch sẽ tạo ra môi trường động để hạn chế sự xâm
nhập của mối. Kiểm tra kho tàng thường xuyên, phát hiện kịp thời sự xâm nhập của mối để
tìm biện pháp xử lý nhằm hạn chế tác hại của mối đối với tài liệu.
Khi phát hiện có môi trong kho lưu trữ phải tìm tổ để phá hoặc dùng các loại hóa chất
để diệt mối.
4. Phòng chống chuột
Chuột là loại gặm nhấm khá nguy hiểm, sản sinh nhanh nên sức phá hoại nhanh và
lớn; chuột cắn tài liệu, làm tổ, phóng uế gây hư hỏng và làm bẩn tài liệu.
Chuột có ba nhóm chủ yếu: chuột nhà, chuột đồng và chuột rừng. Để đề phòng chuột
xâm nhập vào kho lưu trữ phải có các biện pháp che chắn chu đáo; khơi thông cống rãnh, làm
lưới sắt bịt kín các lỗ thông hơi, các đường ống thông vào nhà kho. Diệt chuột bằng bả hoặc
bằng các hóa chất. Các loại hóa chất thường dùng để diệt chuột là kẽm phốt phua (PZn) hay
kẽm sun phát (ZnS). Ngoài ra có thể dùng bẫy hoặc nuôi mèo bắt chuột.
5. Phòng chống cháy
Trong kho lưu trữ, nguyên nhân gây cháy có thể là do không chấp hành nội quy về

trong các tủ chuyên dụng; cuộn tròn đối với bản vẽ bằng giấy mỏng. Đối với những bản vẽ
khổ rộng, giấy cứng thì phải treo lên các giá treo.
b. Sắp xếp tài liệu lên giá
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy. Tùy theo từng loại tài liệu để
sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định
xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói… có đánh số thứ tự, cần
xếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột và các cột lại được xếp từ
trái qua phải.
c. Sắp xếp giá trong kho
Sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại,
đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tố phá hoại tài liệu,
tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểm
tra tài liệu.
d. Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu
Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng chỉ dẫn: Bảng
chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá.
Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của phông đó để ở
ngăn nào, giá nào trong kho. Bảng chỉ dẫn này được thiết kế theo mẫu:
TÀI LIỆU

NƠI ĐỂ

Tên phông

Số phông

Mục lục số

Đơn vị bảo quản

Tầng số
Phòng số

Đặng Thanh Nam

Page 11


Các bảng chỉ dẫn trên được làm thành các tấm thẻ bìa cứng có cùng kích thước và sắp
xếp theo từng loại bảng chỉ dẫn.
Mỗi khi có sự sắp xếp lại trong kho thì phải thay đổi các tấm thẻ theo sự sắp xếp đó.
Như vậy bảng chỉ dẫn cho phép ta quản lý tài liệu về số lượng, nơi để và phát hiện kịp thời tài
liệu bị thiếu, bị mất.
2. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ
Mỗi kho lưu trữ đều có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo
quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu.
Chế độ bảo vệ tài liệu bao gồm:
Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng, tình trạng vật lý của tài liệu,
tình hình bảo quản tài liệu.
Quy chế vệ sinh tài liệu: Quy định về việc định kỳ lau dọn vệ sinh tài liệu. Quy định
phòng cháy, chữa cháy: nhằm mục đích loại trừ những nguyên nhân gây cháy. Cần có các quy
định cụ thể như: cấm mang các chất cháy, dễ cháy vào kho lưu trữ; cấm sử dụng các chất dễ
phát lửa; cấm hút thuốc, đun nấu điện trong kho. Quy định các phương án phòng chữa cháy.
Nội quy ra vào kho: Nhằm quản lý người ra vào kho, để phòng kẻ gian đột nhập đánh
cắp, tiêu hủy tài liệu. Nội quy ra vào kho lưu trữ quy định rõ các thủ tục cần thiết khi đến kho
lưu trữ để liên hệ công tác hay sử dụng tài liệu; phương pháp theo dõi, quản lý người ra vào
kho.
Ngoài ra trong quá trình thực hiên chế độ bảo quản, để tránh cho việc gây hư hại tài
liệu phải đặt ra các quy trình, quy phạm trong thao tác sử dụng hóa chất. Đối với những tài
liệu hư hỏng phải đem tu bổ, phục chế, cần tránh làm hư hỏng thêm tài liệu. Khi áp dụng các

hiếm).
- Giao nhận tài liệu. Tài liệu đưa đi tu bổ phải được giao nhận theo phiếu yêu cầu tu bổ
tài liệu đã được duyệt. Trên góc phải của tài liệu phải dán nhãn ghi thông tin về địa chỉ tài
liệu; nếu tài liệu có chữ một mặt có thể ghi thông tin bằng bút chì ở mặt sau của tài liệu.
Thông tin địa chỉ tài liệu bao gồm: tên phông; mục lục số; hồ sơ số.
- Kiểm tra xác định thực trạng ban đầu của tài liệu và quyết định biện pháp tu bổ. Nội
dung kiểm tra bao gồm: đo kích thước tài liệu; xác định vật mang tin; xác định chất liệu,
phương pháp ghi tin; xác định độ PH của tài liệu; xác định độ hòa tan của mực và chất màu;
xác định nấm mốc; xác định tình trạng hư hỏng của tài liệu. Số liệu và kết quả các nội dung
kiểm tra xác định thực trạng tài liệu được ghi vào “Phiếu theo dõi tu bổ tài liệu”(biểu số 2).
- Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu, bóc tách tài liệu dính bết. Tài liệu được ghim,
khâu với nhau phải dùng dao lưỡi mỏng để tháo ghim hoặc dùng kéo để cắt chỉ khâu. Tài liệu
bị dính bết nhẹ, dùng bay sừng hoặc thanh cật tre lùa vào giữa hai tờ tài liệu để tách tài liệu ra.
Nếu tài liệu bị dính bết nặng phải làm ẩm rồi mới tách tài liệu. Có thể làm ẩm bằng phương
pháp cho nước bốc hơi từ từ làm tài liệu ẩm dần hoặc để tài liệu ở môi trường độ ẩm cao. Nếu
tài liệu được can dính với nhau bằng hồ dán phải dùng cồn 96% bôi lên chỗ dính hồ, chờ vài
phút rồi mới tách tài liệu ra và tẩy sạch hồ dán. Trong quá trình bóc tách tài liệu nếu có những
mảnh tài liệu bị rời ra phải cho mảnh đó vào bao bì, trên bao bì ghi rõ địa chỉ và vị trí của tài
liệu.
- Làm phẳng tài liệu bằng cách dùng máy ép, tấm kính, hoặc vật nặng để ép phẳng tài
liệu. Trong trường hợp thật cần thiết mới là bằng bàn là chuyên dụng. Khi là phải đặt giấy lót
và là lên mặt trái tài liệu.
- Tẩy các vết ố, bẩn trên tài liệu. Tùy theo các vết ố bẩn để sử dụng các cách tẩy bằng
xăng, bằng bột cao su, bằng cồn 96% hoặc bằng dung dịch thuốc tím.
- Khử nấm mốc. Khi kiểm tra phát hiện tài liệu bị nấm mốc phải tiến hành khử nấm
mốc (biểu số 3 hoặc 4).
- Khử axít: Tài liệu có độ PH dưới 6.0 phải tiến hành khử axít. Nếu tài liệu bị phai màu
hoặc phai mực dùng phương pháp khử khô (biểu số 5). Nếu tài liệu không bị phai màu, không
bị phai mực thì áp dụng phương pháp khử ướt (biểu số 6).
- Vệ sinh tài liệu: dùng bàn chải mềm quét, chải hoặc dùng vải mềm thấm dung dịch


CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …………………

Hà Nội, ngày……tháng… năm………

PHIẾU YÊU CẦU TU BỔ TÀI LIỆU
Họ và tên người yêu cầu: ......................................................................................
Tài liệu yêu cầu tu bổ:............................................................................................
Số

Địa chỉ

Tiêu đề văn bản

Số lượng

Tên

TT

tài liệu

(tài liệu)

Tờ


b) Vật mang tin:

……………………………………..………..
c) Chất liệu ghi tin: ……….......

d) Phương pháp ghi tin:

………………………………….
e) Độ PH: ……………… ….............

f) Độ hoà tan:

…………………………………………………….
g) Nấm mốc: …………………………..
h) Thực trạng hư hỏng của tài liệu:
Dính bết ở ô số: .................................................................................................................
...........................................................................................................................................
Giòn mủn, gãy vụn ở ô số: ................................................................................................
...........................................................................................................................................
Rách, thủng mất chữ ở ô số: ............................................................................................
...........................................................................................................................................
Ố bẩn, ố vàng ở ô số: .......................................................................................................
...........................................................................................................................................
Mờ chữ ở ô số: .................................................................................................................
...........................................................................................................................................
i) Người kiểm tra xác định:
...........................................................................................................................................

3. Biện pháp giải quyết.
a) Phải chụp ảnh: ..............................................................................................................

QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ NẤM MỐC BẰNG HOÁ CHẤT FORMALDEHYL
……………..
I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ
- Hoá chất Formaldehyl;
- Đèn cồn, cồn 96%;
- Ống cao su chịu nhiệt;
- Tủ xông khí;
- Giá để tài liệu;
- Băng dính;
- Găng tay, khẩu trang.
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Lắp bình cầu vào giá đỡ và nối ống dẫn khí từ bình cầu vào tủ xông khí.
2. Treo tài liệu lên dây hoặc xếp tài liệu lên giá trong tủ xông khí sao cho giữa các tờ
tài liệu có khe hở để khí xông vào được.
3. Dùng băng dính dán kín tủ xông khí.
4. Đổ hoá chất Formaldehyl vào bình cầu (1 lít).
5. Đổ cồn vào đèn và lắp vào đáy bình cầu; khoảng cách giữa đáy bình và đèn 2 cm.
6. Đổ đèn cồn để đun sôi hoá chất trong thời gian 6 giờ kể từ lúc hoá chất sôi.
7. Sau 01 ngày mở tủ ra cho thoát khí.
8. Sau 03 ngày lấy tài liệu ra và dùng đèn Black Lingt Lam kiểm tra lại kết quả khử
nấm mốc.
Biểu số 4:
QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ NẤM MỐC BẰNG HOÁ CHẤT THYMOL
I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ.
- Hoá chất Thymol 100g/1m3;
- Đèn điện công suất 15-20w (3 bóng/1m3);
- 3 đĩa đựng hoá chất bằng thuỷ tinh;
- Tủ xông khí;
- Giá để tài liệu;
- Băng dính;

- Máy kiểm tra độ PH;
- Giá đỡ tài liệu;
- Lưới nilon;
- Giá phơi tài liệu;
- Hoá chất: Dung dịch Magnesium Oxide (Mgo);
- Bình phun hoá chất;
- Găng tay, khẩu trang.
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Rửa vòi và bình phun bằng nước sạch.
2. Đổ dung dịch vào bình phun.
3. Đặt tài liệu lên lưới đỡ (mặt trái lên trên).
4. Phun dung dịch lên tài liệu lần lượt từ trái qua phải, từ trên xuống dưới với khoảng
cách từ vòi phun đến tài liệu từ 20 – 25 cm.
Nếu tài liệu dầy thì phải phun cả hai mặt.
5. Đưa tài liệu đem phơi khô trên giá.
6. Kiểm tra lại độ PH bằng máy đo PH, nếu độ PH dưới 6,5 thì phun lại.

Đặng Thanh Nam

Page 20


Biểu số 6:
QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ AXIT BẰNG PHƯƠNG PHÁP KHỬ ƯỚT
I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ
- Máy kiểm tra độ PH;
- Khay đựng hoá chất các loại;
- Lưới nilon để đỡ tài liệu;
- Giá phơi tài liệu;
- Hoá chất;



Biểu số 7:
QUY TRÌNH CHI TIẾT VÁ - DÁN TÀI LIỆU

I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ
- Bàn tu bổ;
- Hộp đèn;
- Dao, kim, kéo, bút chì, tẩy, panh, nhíp, bay, con lăn…;
- Giấy để vá tài liệu;
- Giấy dó các loại;
- Máy xén, dao xén;
- Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp (Phụ lục số 12).
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Chọn giấy vá có cùng chất liệu với tài liệu cần vá.
2. Đặt tài liệu và giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗ
rách, thủng của tài liệu.
3. Dùng kim châm theo đường bút chì sao cho cách đường bút chì 1mm.
4. Dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường kim châm.
5. Lấy phần vá ra tẩy sạch vết chì và quét hồ.
6. Đặt miếng vá sao cho cân đều các mép của vết thủng.
7. Sau 3-5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá.
8. Dùng dải giấy dó mỏng có bản rộng 2 – 4 mm quét hồ và dán đè lên xung quanh
chỗ vá.
9. Tài liệu khô, lật mặt lên và làm viền tiếp mặt sau.
10. Phơi khô và ép phẳng tài liệu.
11. Xén mép tài liệu.

Đặng Thanh Nam


Hoặc dùng giấy chống dính và tấm nylon đặt lên trên tài liệu rồi dùng bay làm phẳng.
10. Đem tài liệu phơi khô trên giá.
11. Thu gom.
12. Ép phẳng tài liệu.
13. Xén mép tài liệu.

Đặng Thanh Nam

Page 23


Biểu số 9:
QUY TRÌNH TU BỔ BẢN VẼ KỸ THUẬT
SAO IN ÁNH SÁNG HOẶC IN TRÊN GIẤY TROKY
……………………
I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ
- Bàn làm việc rộng và phẳng;
- Giấy dó các loại;
- Giấy để vá tài liệu các loại;
- Dao xương, bay, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, con lăn;
- Bàn là, chăn chiên để lót tài liệu;
- Bàn ép;
- Máy xén, dao xén;
- Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp (Phụ lục số 12).
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Dùng vải màn giặt sạch, ẩm lau kỹ bàn làm việc.
2. Đặt giấy dó dày lên bàn và vệ sinh giấy dó cho sạch.
3. Quét hồ CMC hoặc hồ bột nếp lên giấy dó. Quét từ giữa ra các cạnh.
4. Cuộn bản đồ, bản vẽ lại (nếu tài liệu khổ rộng) trong lõi cứng.
5. Đặt tài liệu lên trên giấy dó đã quét hồ. Đặt đến đâu thì dùng bay vuốt đến đó để