Bảo quản tư liệu lưu tr
ữ trong thời gian tân trang, sửa chữa
Karen Motylewski
Phần giới thiệu:
Tân trang toà nhà lưu trữ là một yếu tố quan trọng trong việc phát triển
chương trình bảo tồn của cơ quan chủ quản. Quá trình tân trang có thể khắc
phục những bất cập về lắp đặt thiết bị khi xây dựng như thiếu hệ thống phòng
cháy, hệ thống kiểm soát môi trường kém hiệu quả, mái dột, và sử dụng các
khoảng không chưa hợp lý.
Tuy nhiên, bất cứ một dự án xây dựng nào cũng gắn liền với những hiểm họa.
Sách và các tư liệu bằng giấy đặc biệt dễ bị hư hại do cháy, khói, nước, bụi
bẩn, các chất ô nhiễm hoá học, và vận chuyển không đúng cách, mà toàn bộ
các yếu tố trên đều liên quan đến việc tân trang sửa chữa. Thư viện, nơi lưu
trữ và bảo tàng cần có thêm các biện pháp bảo vệ thường xuyên để đảm bảo
việc xây dựng toà nhà đúng tiêu chuẩn. Bất cứ rủi ro ở phạm vi nào cũng mất
thời gian để xử lý và cứu chữa và có thể còn đòi hỏi phải thay thế, in ấn lại tài
liệu, hay đòi hỏi các biện pháp bảo tồn, phục chế đối với các tư liệu bị hư
hỏng.
Trong trường hợp xấu nhất, bản thân toà nhà lưu trữ cũng bị thiệt hại do hoả
hoạn liên quan đến quá trình xây dựng. Nên di chuyển các tư liệu lưu trữ ra
xa khỏi khu vực xây dựng hoặc rào chắn, che phủ kỹ lưỡng các tư liệu lưu trữ
trong quá trình xây dựng, tuy vậy rất khó thực hiện việc này. Trong nhiều
trường hợp không có đủ người và cũng không có đủ chỗ để di chuyển tư liệu.
Việc rào chắn che phủ tư liệu kỹ lưỡng cũng tốn nhiều công sức và làm cho
không thể truy cập được tư liệu ở một phạm vi rộng, trong khi đó có thể cơ
quan chủ quản vẫn phải thực hiện công việc truy cập. Do đó cần có những
cách ứng phó với từng trường hợp cụ thể. Bản hướng dẫn này có ý định cảnh
báo các cơ quan chủ quản trước các nguy cơ thông thường dẫn đến thiệt hại
liên quan đến quá trình xây dựng và đưa ra một số giải pháp cho các khó
khăn có thể tiên liệu được.

quan chủ quản hoặc thuê nhân viên tư vấn. Liên lạc viên dự án cần đảm bảo
thực hiện đúng tiến trình các bước vận chuyển di dời khi có hiểm hoạ và đảm
bảo sao cho các nhân viên được huấn luyện phù hợp để có thể thực hiện các
tiến trình này. Liên lạc viên dự án phải phối hợp với đội phòng cháy chữa
cháy địa phương để lên kế hoạch phòng cháy chữa cháy, và phải làm việc
chặt chẽ với các nhà chức trách địa phương cũng như với nhà thầu để đảm
bảo tuân theo các nội quy cần thiết.
Liên lạc viên dự án cần xem lại toàn bộ hợp đồng và mọi điều khoản để đảm
bảo tư liệu lưu trữ được bảo vệ đầy đủ cũng như được thu hồi khi xảy ra thiệt
hại. Có thể thực hiện việc này dưới sự tư vấn của cố vấn pháp luật của cơ
quan chủ quản. Cần đưa ra các điều khoản và quy trách nhiệm trong các
trường hợp cần thiết như trong quá trình thu dọn hoặc quá trình che phủ tư
liệu khỏi các khí thải và nước. Hợp đồng cũng cần định rõ trách nhiệm của
nhà thầu trong các trường hợp cứu hộ (về nhân sự, khi các tư liệu bị ẩm hay
bị khô, hút ẩm toàn bộ kho chứa, thu dọn, tổng vệ sinh) hoặc trong các trường
hợp cất trữ (chụp vi phim, đóng tập tư liệu, sao chụp, và bảo tồn)
Hợp đồng cần đưa ra các điều khoản chi tiết về việc thực hiện các biện pháp
an toàn đối với các thành viên trong đội xây dựng trong suốt thời gian xây
dựng hoặc tân trang toà nhà lưu trữ. Trong khu vực xây dựng cấm hút thuốc
và ăn uống. Mặc dù nhân viên thư viện có trách nhiệm chính trong việc di
chuyển tư liệu, nhưng công nhân xây dựng cũng phải nhận thức được tư liệu
rất dễ bị hỏng và họ phải được huấn luyện để khi cần thiết có thể vận chuyển
sách báo, hòm tủ và các tư liệu khác một cách cẩn thận.
Hợp đồng cần định ra trách nhiệm quản lý công tác phòng cháy chữa cháy;
thông thường đây là trách nhiệm của nhà thầu hoặc của đội trưởng đội xây
dựng và công nhân của họ. Ngoài ra, người của cơ quan chủ quản hàng ngày
nên giám sát khu vực lưu trữ đang thi công để bảo đảm đã che phủ, gói ghém
tư liệu cẩn thận trước khi tiến hành xây dựng, đảm bảo công tác thu dọn vệ
sinh, đảm bảo tốt công tác phòng cháy và chống ngập, và đảm bảo có đủ hệ
thống thông gió để có thể sử dụng các chất hoá học, các lớp phủ hoặc các

là cố ý gây hoả hoạn) là xây dựng và tân trang toà nhà lưu trữ. Công nhân
thường sử dụng các thiết bị sưởi, các thiết bị cơ khí và đuốc. Các tình huống
cháy nổ tiềm tàng bao gồm lắp đặt hệ thống sưởi, lắp đặt hệ thống thông gió
,và các thiết bị điều hoà không khí (HVAC), thay dỡ mái, lắp đặt hệ thống
nước và tróc sơn tường. Ngoài ra, phá bỏ các phần xây dựng, lắp đặt hệ thống
ống dẫn, lắp đặt hệ thống bình cứu hỏa, và hệ thống đường dây điện cũng có
thể gây ra cháy nổ.
Sách và giấy rất dễ cháy. Mùi khói và bồ hóng về mặt hoá tính cũng có thể
gây thiệt hại đến giấy và gáy sách. Rất khó có thể lau đi các lớp bồ hóng còn
sót lại; bất cứ ai vận chuyển các tư liệu bị ám khói đều dính bồ hóng trên tay,
và làm dính bồ hóng vào các tờ giấy bên trong hoặc dính sang các cuốn sách
khác hoặc sang các giấy tờ khác. Giá trị nội tại của tư liệu đặc biệt có thể bị
huỷ hoại hoặc bị giảm đi đáng kể sau các sự cố cháy.
Tài liệu "Tiêu chuẩn bảo vệ các nguồn tư liệu văn hoá" của NFPA (NFPA
909) đã đưa ra một bản tóm tắt ngẵn gọn các biện pháp phòng ngừa cần thiết
trong thời gian tân trang toà nhà. Các ấn phẩm khác có liên quan đến vấn đề
này của NFPA cũng được giới thiệu ở phần cuối bản hướng dẫn này.
Các biện pháp an toàn chống cháy nổ.
Cần thực hiện các biện pháp tăng cường chống cháy nổ và chuẩn bị sẵn các
thiết bị cứu hộ trước khi sử dụng bất cứ một thiết bị điện, cơ khí và phát nhiệt
nào.
Cần kiểm tra các hệ thống báo động hiện có trước khi tiến hành các công việc
xây dựng sửa chữa. Khi kiểm tra cần lưu ý đến các bộ cảm ứng để xác định
xem các bộ cảm ứng đó đã được kết nối với đồn cảnh sát hoặc cứu hoả chưa.
Hệ thống dò cháy phải được kiểm tra hàng tuần trong suốt thời gian xây
dựng. Cần lưu ý để khi thay thế hoặc khi tăng cường các thiết bị điện hay các
thiết bị cảm ứng cháy không gây ra sự gián đoạn trong công tác phòng cháy
vào thời gian không làm việc.
Liên lạc viên dự án cần kiểm tra đánh giá việc thực tập chữa cháy của đội xây
dựng. Theo quy định địa phương hay quốc gia thì người giám sát đội xây

Các biện pháp chống ngập nước.
Các hiểm họa nước tiềm tàng sẽ giảm đi đáng kể nếu áp dụng các biện pháp
chống cháy, vì nước phun khi dập cháy có thể sẽ làm tư liệu bị thiệt hại thêm.
Nhà thầu phải thấy được tư liệu rất dễ bị hỏng vì nước và nấm mốc. Cơ quan
thuê xây dựng cần nêu rõ các khu vực nào đang làm mái cần tuyệt đối không
để nước vào trước khi kết thúc công việc mỗi ngày. Liên lạc viên dự án cần
soát lại các điều khoản hợp đồng về việc che phủ các khu vực đang sửa mái
và thường xuyên kiểm tra xem các điều khoản này có được tuân thủ hay
không. Cần thực hiện việc kiểm tra các khu vực xây dựng đều đặn trước khi
công nhân nghỉ, đặc biệt chú ý đến các cửa sổ trên mái và các chỗ vá cũng
như toàn bộ việc xây mái.
Tuyệt đối không để bất cứ khoảng trống nào phía trên tư liệu bị lộ thiên trừ
lúc công nhân đang làm việc. Các tấm bạt phủ hoàn toàn không đủ bảo vệ
qua đêm hoặc dịp cuối tuần, trừ khi chúng được ráp khít hoàn toàn tại các
cạnh và các đoạn nối, và phải tạo ra các rãnh thoát nước trên đó. Có thể thực
hiện việc này bằng cách nghiêng tấm bạt phủ về phía đường thoát nước. Mưa
to có thể gây vũng nước trên các tấm bạt phẳng; khi đủ nặng, tấm bạt phủ có
thể sẽ ụp xuống, gây úng ngập bên dưới.
Cần thường xuyên thông báo cho nhân viên thư viện biết về các khu vực sửa
cửa sổ trên mái hoặc sửa mái ít nhất là 48 tiếng trước đó. Cũng phải thông
báo cho nhân viên thư viện trước 48 tiếng nếu công việc đòi hỏi phải di
chuyển hoặc thử hệ thống chứa nước, từ đó có biện pháp bảo vệ chống nước
tràn vào khu lưu trữ tư liệu hoặc có biện pháp tạm thời di dời tư liệu đi chỗ
khác. Có thể phủ tư liệu bằng các tấm pôli êtilen, nhưng nếu các tấm phủ này
bị hở hoặc chỉ che phủ phía trên của tư liệu thì có thể nước vẫn ngấm vào tư
liệu từ phía dưới.
Mọi biện pháp bảo vệ cần lưu ý chống cháy theo quy định của Phòng nghiên
cứu bảo hiểm (UL). Các tấm phủ phải trùm toàn bộ tủ tư liệu cần bảo quản,
và các tấm phủ cần phải đủ dài để phủ thêm một chút xuống sàn. Toàn bộ các
giá tủ cũng phải được phủ kín. Toàn bộ tư liệu phải được đặt lên giá hoặc tủ

đầy đủ hệ thống thông gió để ngăn chặn khói khỏi các chất dung môi và ngăn
chặn các chất bảo tồn hay làm sạch khỏi nguy cơ cháy, phá huỷ tư liệu hoặc
nguy cơ huỷ hoại sức khỏe con người.
Các biện pháp bảo vệ tư liệu khỏi các vật liệu xây dựng
Vô cùng quan trọng khi sử dụng các tấm chắn tạm thời, khi treo tấm phủ
không thấm nước lên giá sách, và khi bít kín giữa các phòng, khu vực lưu trữ
để hạn chế đến mức thấp nhất bụi, mạt giũa, và các chất bụi ăn mòn khác.
Toàn bộ các vật liệu bảo vệ trên phải là các vật liệu chống cháy. Không được
thử nghiệm hệ thống xử lý không khí nếu chưa có đầy đủ các biện pháp bảo
vệ trị liệu cho tư liệu, và chỉ được thử nghiệm chừng nào đã loại bỏ các dạng
bụi, khí thấy được còn lại. Nếu không lưu ý đến khuyến cáo này, bụi, mạt
giũa và các dạng bụi, khí khác sẽ phát tán trong toàn bộ toà nhà lưu trữ.
Trong trường hợp này, một lần nữa, liên lạc viên dự án và những người có
phận sự phải xem xét hợp đồng đã quy định các điều khoản về công tác vệ
sinh, bảo vệ tài sản toà nhà lưu trữ, kiểm soát các chất ô nhiễm hay chưa. Nhà
thầu phải cam kết bảo vệ thoả đáng đối với tài sản và người làm việc trong
toà nhà lưu trữ ngay cả khi không quy định trong hợp đồng. Tuy vậy cần có
sự thống nhất về khái niệm "thoả đáng" và các khái niệm định nghĩa khác đối
với tư liệu lưu trữ.
Nếu nhà thầu không có trách nhiệm phải dựng các rào chắn hoặc tạm thời
ngăn nhỏ phòng trong thời gian xây dựng thì yêu cầu họ phải thông báo cho
nhân viên thư viện biết trước 48 tiếng về việc xây dựng ở các khu vực lưu trữ
để có kế hoạch di chuyển hoặc bảo vệ tư liệu, từ đó có thể thông báo cho
người sử dụng biết các tư liệu nào không thể truy cập được. Nếu nhân viên
chuyên trách phải thu dọn sắp xếp tư liệu thì công việc phục vụ bạn đọc có
thể sẽ bị gián đoạn đáng kể.
Trong trường hợp các phần của toà nhà (ví dụ như sàn nhà, các phòng) được
ngăn nhỏ ra, thì có thể ngăn được bụi và khói từ các khu vực khác. Các biện
pháp bảo vệ tư liệu hiệu quả bao gồm việc sử dụng các rào chắn có khung
chống cháy dọc theo đường lắp đặt thiết bị HAVC (đào sàn nhà, các hố, khe

hoặc thỏa thuận lại về việc tổng vệ sinh định kỳ.
Cần lên lịch thực hiện tổng vệ sinh toàn bộ các giá sách và toàn bộ tư liệu ở
tất cả các khu lưu trữ sau khi kết thúc tân trang, sửa chữa.
Biện pháp an ninh.
Thông thường khi xây dựng công nhân có thể ra vào mà không bị giám sát ở
các nơi bình thường chỉ cho người có phận sự được phép ra vào. Để bảo vệ tư
liệu không bị phá hoại hoặc trộm cắp, nhân viên thư viện phải biết lịch thi
công để có thể đều đặn ( ví dụ như hàng ngày, trước khi công nhân nghỉ )
kiểm tra, giám sát khu vực thi công. Khi kiểm tra, giám sát như vậy sẽ kịp
thời phát hiện bất cứ sự mất mát hoặc bất cứ vấn đề gì, từ đó có cách xử trí.
Đối với các khu vực cất trữ tư liệu đặc biệt hoặc hiếm, không cho công nhân
vào ( bằng cách khoá cửa) trừ khi có nhân viên thư viện chuyên trách trông
coi. Nhân viên trông coi tư liệu đặc biệt phải thể hiện sự giám sát chặt chẽ
nhưng không cản trở công việc xây dựng khi tiến hành xây dựng. Việc giám
sát kiểm tra các tư liệu đặc biệt theo sát các hoạt động xây dựng là rất quan
trọng.
Một khi mở các lối ra vào đặc biệt ( cửa an ninh, các lỗ hổng tạm thời, hay
cửa sổ) cho các phương tiện xây dựng, phải đóng ngay khi công nhân rút
khỏi khu vực đó. Toàn bộ tài sản thư viện rất dễ bị phá hoại trong thời gian
xây dựng.
Tóm tắt.
Trong thời gian tân trang, sửa chữa, tư liệu lưu trữ rất dễ gặp hiểm họa và dễ
bị mất mát. Mặc dù không thể tiên liệu được tất cả mọi nguy cơ và tránh
được mọi thiệt hại, nhưng vẫn có thể bảo vệ được tư liệu trước các yếu tố huỷ
hoại định liệu trước. Dưới đây là danh sách liệt kê các mục chính cần lưu
tâm.
Gợi ý chung
- Nhân viên thư viện phải đọc các tài liệu có liên quan và biết được các nguy
cơ và biện pháp bảo vệ khi tiến hành xây dựng, sửa chữa toà nhà lưu trữ.
- Hợp đồng phải quy định trách nhiệm bảo vệ tư liệu khỏi bụi, cháy và nước.

- Cần quy định trong hợp đồng về việc đảm bảo không cho nước dột, thấm
qua mái trong khi xây dựng các phần lộ thiên trên mái. Nhân viên chuyên
trách của cơ quan phải giám sát đều đặn.
- Cần dựng các rào chắn tạm thời ngăn không cho nước chảy vào khu lưu trữ
và không để nước ngấm vào sàn trong suốt thời gian tạm dừng xây dựng.
- Cần lắp đặt chuông báo nước ở những khu lưu trữ đặc biệt có thể bị ảnh
hưởng bởi các hoạt động xây dựng có sử dụng nước. Cần dàn dựng và diễn
tập các thao tác cứu hộ khi có chuông báo. Phải thông báo về các điều khoản
trong kế hoạch tới nhà thầu, đội an ninh và tới những người có chuyên môn.
- Cần xem xét lại quy trình cứu hộ các tư liệu bị nước làm hỏng.
Thiệt hại do các chất ăn mòn và các phản ứng hoá học
- Cần xác định trách nhiệm và các bước kiểm soát các dạng bụi và khí ô
nhiễm phát tán do xây dựng.
- Cần tạm thời di chuyển tư liệu ra khỏi khu vực xây dựng, nếu có thể.
- Cần thu xếp để có thể ngăn nhỏ khoảng không, dựng rào chắn và/hoặc bọc
tư liệu trên giá khi cần thiết để bảo vệ khỏi các dạng bụi, khí phát tán.
- Cần lập chương trình tổng vệ sinh sau khi xây dựng. Cần quy định trách
nhiệm rõ ràng và chỉ định người của cơ quan giám sát việc tuân thủ và thực
hiện.
- Cần lắp đủ hệ thống thông gió ở những nơi tiến hành các công việc xây
dựng gây nhiều bụi, khí hoá học ( như tróc sơn tường). Người của cơ quan
cần giám sát việc tuân thủ.
Vấn đề an ninh
- Nhà thầu cần báo trước cho thư viện về kế hoạch thi công và các thay đổi để
vẫn đảm bảo công tác an ninh.
- Công nhân không được phép ra vào các khu lưu trữ hạn chế ra vào nếu
không báo trước cho nhân viên thư viện biết. Công nhân tuyệt đối không
được ra vào khu vực nghiêm cấm ra vào nếu không có sự giám sát trực tiếp
của nhân viên thư viện.