Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

MỤC LỤC
MỤC LỤC.................................................................................................................... 1
A. LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................... 3
B. NỘI DUNG..............................................................................................................1
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III............1
1.1 Quá trình hình thành và phát triển...............................................................................................1
1.2 Vị trí và chức năng........................................................................................................................1
1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn................................................................................................................1
1.4 Cơ cấu tổ chức ............................................................................................................................2

CHƯƠNG II. CÔNG TÁC BẢO QUẢN KHO TÀNG VÀ THỰC TRẠNG .........3
CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III............3
2.1Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................................................................3
2.1.1Khái niệm về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.............................................................................3
2.1.2 Vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản của Kho tàng............................................3
2.1.3 Nội dung bảo quản tài liệu............................................................................................................3
2.2Thực trạng công tác bảo quản tại trung tâm Lưu trữ quốc gia III..................................................4
2.2.1Phòng bảo quản (Xem hình ảnh Phòng Bảo quản ở phụ lục 2).......................................................4
2.2.1.1 Vị trí và chức năng của Phòng Bảo quản.........................................................................4
2.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Bảo quản.................................................................4
2.2.1.4. Nội dung và thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
....................................................................................................................................................5
2.2.1.5. Các công tác chuyên môn thực hiện............................................................................16
2.2.2 Kho và các thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Xem hình ảnh
ở phụ lục số 3)17
2.2.3 Các hình thức, biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.............20
2.2.3.1. Thực trạng công tác tổ chức sắp xếp, thống kê tài liệu trong kho hiện nay.................21
2.2.3.2. Chế độ bảo quản kho bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................22

động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… của loài người.
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia cũng đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt
Nam xã hội chủ nghĩa”.
Để những giá trị của tài liệu Lưu trữ còn mãi lưu truyền đến nhiều thế hệ sau thì
công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của
các Trung tâm Lưu trữ quốc gia nói chung và của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói
riêng.
Để hiểu hơn về các công tác bảo quản an toàn tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III được thực hiện như thế nào, đã tốt hay chưa, có đảm bảo theo các quy định của
Nhà nước không… Sau đây em xin được trình bày đề tài “Thực trạng các công tác
của phòng bảo quản tài liệu Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; và các
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bảo quản an toàn tài liệu Lưu trữ”.
Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài báo cáo
này còn nhiều thiếu sót khó tránh khỏi. Vì vậy em rất mong nhận được nhiều ý kiến
đóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và
có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cán
bộ, nhân viên Phòng Hạnh chính-Tổ chức, đặc biệt là Phòng Bảo quản tài liệu đã tạo
điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập và các thầy, cô giáo trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo thực tập này.
Xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 02 tháng 7 năm 2016

Nguyễn Thị Tú Anh

Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý.
2. Thực hiện hoạt động lưu trữ:
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc
phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
Nguyễn Thị Tú Anh

1

Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp,
vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các
biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài
liệu lưu trữ;
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3. Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí
của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật và quy
định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.4 Cơ cấu tổ chức
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.


2.1Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
2.1.1Khái niệm về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ
thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài
liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu
bao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế các kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài
liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật
để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, an ninh trong các tòa
nhà và các kho lưu trữ; và việc áp dụng các biện pháp đặc biệt để bảo quản và vận
chuyển tài liệu lưu trữ.
2.1.2 Vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản của Kho tàng
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn gìn giữ tài
liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội thì cần có những biện
pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con người gây ra.
Đặc biệt, nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, cho nên các yếu tố nắng, mưa,
vi sinh vật, côn trùng… tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Nếu không có biện
pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng. Vì vậy, bảo quản tài
liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp.
Công tác bảo quản làm tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của người dân về ý
nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn hóa của dân tộc. Từ
đó người dân sẽ có sự nhìn nhận và đánh giá xác đáng về những đóng góp của tài liệu
lưu trữ và công tác lưu trữ.
2.1.3 Nội dung bảo quản tài liệu
Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ,
xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo
hiểm đối với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hết cần đề ra và thực hiện đúng các chế độ


Phòng Bảo quản tài liệu tham mưu giúp Giám đốc:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác bảo quản, khử trùng, khử a
xít, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu, tư liệu lưu trữ theo quy định.
2. Trực tiếp quản lý các kho tài liệu lưu trữ và tổ chức sắp xếp khoa học các
Phông, công trình, sưu tầm tài liệu lưu trữ trong kho theo phương án được duyệt.
3. Xuất, nhập tài liệu lưu trữ phục vụ mọi lĩnh vực công tác của Trung tâm.
4. Tiến hành vệ sinh, thực hiện các biện pháp duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh
sáng, lưu thông không khí phù hợp cho các kho lưu trữ và từng loại hình tài liệu lưu
trữ theo quy định.
5. Tổ chức thực hiện việc tu bổ, phục chế, khử trùng, khử a xít và các biện
pháp phòng, chống các tác nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ theo quy định.
6. Thực hiện việc số hóa tài liệu, tư liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm theo
kế hoạch được duyệt.
7. Thống kê tài liệu chỉ các mức độ mật.
Nguyễn Thị Tú Anh

4

Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

8. Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thực
tiễn của đơn vị.
9. Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụ của
đơn vị.
10. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do Trung tâm
giao cho đơn vị.


Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về các kỳ họp của
Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về kỳ họp đầu tiên Khoá
thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống nhất tổ chức
tại TP. Hồ Chí Minh năm 1975. Nói chung, tài liệu phông Quốc hội là những chứng cứ
lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của Nhà nước Việt Nam như quá trình xây
dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này;
quá trình soạn thảo và ban hành các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của
Nhà nước.
Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hình
thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.
Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát mọi
lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu thành lập nước
đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất nước và xây
dựng XHCN ngày nay.
Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các nhóm
chính sau:
1. Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các cuộc
họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại văn bản pháp
quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chính phủ; các loại
báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồng Quốc phòng tối cao,
của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phong trào thi đua ái quốc.
2. Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng cố
chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh tra; địa

nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng cho quỹ Độc lập"...
6. Tài liệu về văn xã phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động phát triển
văn hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam. Trong đó có nhiều tài liệu
phản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan văn hóa nghệ thuật; về
các phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về các chương trình cải cách giáo
dục.
7. Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉ tiêu
chiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nước Trung ương,
của các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp về kinh tế, văn hóa xã
hội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau.
Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các Bộ,
ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều cơ quan
hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương binh - Xã hội,
Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương, Giao thông, Y tế, Văn
hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân hàng, Thể thao, Dầu khí. Bên
cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệu của các cơ quan hành chính cấp khu,
liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V,
Uỷ ban Kháng chiến Hành chính Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam. Mảng tài
liệu này phản ánh xác thực và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ
và thắng lợi vẻ vang của nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thực
dân Pháp.
Nguyễn Thị Tú Anh

7

Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về các
đình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt động văn hóa
thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn...
Nguyễn Thị Tú Anh

8

Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

3. Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và gần
300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật. Các
cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng trong lịch
sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị Chính trị đặc biệt
(1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc
khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc tế... Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi
âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Người đọc bản Tuyên ngôn Độc
lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời
kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu khác
của Người... Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn
quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng...
IV - Tài liệu xuất xứ cá nhân:
Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảo quản
một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt
động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó là những tài liệu được hình
thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân như: tài liệu tiểu sử,
văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác phẩm, công trình

7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36

Cục Nông trường Quân đội
Cục Quản lý Nông trường Quốc doanh
Bộ Giao thông công chính
Nha Công chính hỏa xa
Nha Công chính
Nha Bưu điện - VTĐ
Tổng cục Bưu điện
Kho Bưu điện Trung ương
Bộ Giao thông và Bưu điện
Bộ Thủy lợi Kiến trúc
Bộ Thủy lợi Điện lực
Nha Thủy lợi
Bộ Thủy lợi
Cục Vận tải đường thủy
Cục Vận tải thủy bộ
Tổng cục Giao thông thủy bộ
Cục Vận tải đường bộ
Bộ Thương nghiệp
Sở Muối
Bộ Nội thương
Tổng cục Lương thực
Bộ Lương thực - Thực phẩm
Cục Dự trữ Vật tư Nhà nước
Bộ Tài chính
Sở Thuế TW

Nguyễn Thị Tú Anh

10


70
71
72
73
74
7
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90

Sở Kho thóc - Bộ Tài chính
Sở Rượu - Bộ Tài chính
Ngân hàng Kiến thiết - Bộ Tài chính
Đài Tiếng nói Việt Nam
UBLLVH với nước ngoài
UBLLVH với Lào và Campuchia
Vụ Trao đổi VH với nước ngoài
Khu học xá TW

Khu Công thương Việt Bắc
Khu Công nghiệp Việt Bắc
Khu ủy Liên khu Việt Bắc và các tổ chức quần chúng
Sở Nông lâm Việt Bắc
Sở Nông nghiệp Việt Bắc
Sở Lâm nghiệp Việt Bắc
Sở Thủy lợi Việt Bắc

Nguyễn Thị Tú Anh

11

Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102

133
134
135

Sở Kiến trúc Việt Bắc
Sở Thủy lợi và Kiến trúc Việt Bắc
Sở Giao thông Việt Bắc
Sở Bưu điện Việt Bắc
Sở Tài chính Việt Bắc
Sở Ngoại thương Việt Bắc
Sở Thương nghiệp Việt Bắc
Sở Văn hóa Việt Bắc
Sở Giáo dục Việt Bắc
Sở Y tế Việt Bắc
Sở Thể dục Thể thao
Chi hội Văn nghệ Việt Bắc
Viện Điều dưỡng Việt Bắc
UBHC Khu tự trị Việt Bắc
UBHC Khu tự trị Tây Bắc
Uỷ ban Kế hoạch Tây Bắc
Sở Công nghiệp Tây Bắc
Sở Nông lâm Tây Bắc
Sở Lương thực Tây Bắc
Sở Kiến trúc Tây Bắc
Sở Bưu điện Tây Bắc
Sở Thương nghiệp Tây Bắc
Sở Tài chính Tây Bắc
Ngân hàng Tây Bắc
Sở Văn hóa Tây Bắc
Sở Giáo dục Tây Bắc

136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165

Công ty Tiếp nhận Vật tư Đà Nẵng
Trạm Vật tư Tổng hợp Đà Nẵng
Tổng kho Vật tư Đà Nẵng
Ban Cán sự Lao Hà Tiên và các đơn vị trực thuộc
Ngân hàng các tỉnh Liên khu 5
Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường
UB KCHC Nam Bộ
UB KCHC các tỉnh Nam Bộ
UB KCHC miền Nam Trung Bộ
Cục Chuyên gia
Tài liệu cải cách ruộng đất của Liên khu Việt Bắc
Quốc hội
Phủ Thủ tướng
UB Kế hoạch Nhà nước
Tổng cục Thống kê
Cục Thống kê TW
Nha Thống kê TW
UB Thanh tra Nhà nước
Bộ Lao động
Bộ Văn hóa
Bộ Giáo dục
Bộ Y tế
Bộ trưởng Phạm Ngọc Thạch
Bộ Nội vụ
Bộ Cứu tế Xã hội
Khu Kiều lộ
Bộ Ngoại giao
Bộ Cơ khí luyện kim
Bộ Điện và Than
Bộ Mỏ và Than

199 Liên hiệp Cung ứng Vật tư Khu vực III
200 Liên hiệp Cung ứng Vật tư Khu vực IV
201 Liên hiệp XNK Vật tư
202 Ban Tiếp chuyển Vật tư B
II - Tài liệu Khoa học kỹ thuật:
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

Tên phông
Nhà máy Lọc hóa dầu
Tổng cục Bưu điện
Uỷ ban XDCB Nhà nước
Lăng Hồ Chủ tịch

24 Công ty Khoáng sản Lâm Đồng
25 Hồ sơ xây dựng đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ
26 Nhà máy Nhiệt điện Phả Lại
27 Đường dây 500KV Bắc - Nam
28 Cầu Đò Quan
29 Cầu Bình
30 Đường đầu cầu Việt Trì
31 Đường Nam Thăng Long
32 Cầu sông Gianh
33 Đường Cao tốc Láng - Hòa Lạc
34 Tài liệu địa giới hành chính của 60 tỉnh, thành phố
35 Đường cao tốc Nội Bài - Lào Cai
III - Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ:
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16


Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43

Khuất Quang Thụy
Lê Thước
Nguyễn Thị Ngọc Tú
Sơn Tùng
Nguyễn Khắc Trường
Nguyễn Khắc Viện
Hội Nhà văn Việt Nam
Cục Biểu diễn nghệ thuật
Gia phả họ Đỗ
Gia phả họ Đường
2.2.1.5. Các công tác chuyên môn thực hiện
1. Công tác bảo quản tài liệu;
2. Công tác vệ sinh tài liệu, hệ thống kho tài liệu;
3. Công tác số hóa tài liệu;
4. Công tác tu bổ, bồi nền tài liệu;
5. Công tác khử a xít tài liệu;

Nguyễn Thị Tú Anh

16

Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

6. Các công tác khác.
2.2.2 Kho và các thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III (Xem hình ảnh ở phụ lục số 3)


17

Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

biết rằng nhiệt độ và độ ẩm tương đối có mối quan hệ tương tác, thay đổi trong yếu tố
này, có thể đưa tới thay đổi yếu tố kia. Ví dụ: ở nhiệt độ 0°c mỗi m 3 không khí có thể
chứa 6g hơi nước và ở 20°c sức chứa tăng lên 17g/m 3 không khí. Qua đó ta thấy rằng
không khí ấm giữ nhiều độ ẩm hơn không khí mát. Ngoài ra quá trình hư hỏng của tài
liệu có thể xảy ra do phản ứng hoá học, mà chủ yếu là ảnh hưởng của môi trường vì
nhiệt độ, độ ẩm làm gia tăng phản ứng hoá học, gây ra sự phá huỷ của acid, phản ứng
hoá học có thể tăng gấp đôi nếu nhiệt độ tăng thêm 10°c. Ảnh hưởng giao động về
nhiệt độ và độ ẩm tương đối là mối quan ngại đến tình trạng vật lý của tài liệụ. Vì vậy
chúng ta phải luôn cần duy trì một chế độ nhiệt độ, độ ẩm tương đối ổn định.
b) Ảnh hưởng của bụi và khí hoá chất
Môi trường bên ngoài sản sinh ra bụi và khí hoá chất như khí thải của nhà máy,
nhiên liệu cháy, từ các toà nhà đang xây dựng… Bụi cũng chứa chất hấp thu khác như
dioxit sunfiir (SO2) trong khí quyển hoặc tài liệu thu về chưa được vệ sinh sạch sẽ.
Bụi cũng được tạo ra từ tài liệu mục mủn hoặc những hạt nhỏ từ bêtông, xi măng của
toà nhà mới xây, những hạt bụi này có nhiều kiềm, dễ gây ra hư hỏng cho tài liệu. Nếu
trong kho tàng thiếu không khí thì acid acetic hay foormaldehyl cũng được tạo ra.
Ngoài ra, trong công tác bảo quản chúng ta có thể đã dùng một số loại hoá chất như
Gastoxin, photoxin… để khử trùng hoặc foormaldehyl, thymol để xử lý nấm mốc hoặc
hoá chất để khử acid thì bao giờ cũng còn một dư lượng hoá chất nhất định, nếu dư
lượng này quá tiêu chuẩn cho phép thì sẽ xảy ra tác dụng ngược lại đối với tài liệu và
người sử dụng.

nào với ánh sáng cho dù chỉ trong thời gian ngắn đều gây hại cho tài liệu. Ánh sáng
bình thường được đo bằng độ lux, mặc dù tất cả các bước sóng đều có hại, nhưng tia
cực tím (UV) là có hại nhất đối với tài liệu lưu trữ, vì cường độ năng lượng của nó. Tia
cực tím và sóng ngắn mang đến rất nhiều thay đổi về tính chất lý, hoá. Khi giấy bị ánh
sáng có tia cực tím chiếu thì sẽ phá vỡ liên kết gluxit và làm yếu các liên kết khác là
hiện quang hoá học.
2. Nguyên nhân do sinh vật
a) Côn trùng
Côn trùng là sinh vật gây hại cho tài liệu và tư liệu với tốc độ rất nhanh (đặc
biệt là mối). Côn trùng không những cắn, phá tài liệu, tư liệu mà còn đào thải các chất
cặn bã lên bề mặt tài liệu và đó cũng là nguyên nhân để nấm mốc phát triển. Các loài
côn trùng thường gặp trong kho tài liệu là ba đuôi, gián, bọ cánh cứng… Côn trùng có
trong kho từ 3 nguồn khác nhau: Tài liệu nhập vào kho đã có côn trùng, côn trùng có
sẵn trong kho và từ bên ngoài xâm nhập vào. Thức ăn chủ yếu của côn trùng là chất
liệu có chứa xenlulo như: giấy, vải..Côn trùng đẻ ra trứng, sau đó phát triển thành ấu
trùng và thành con trưởng thành. Quá trình này hoàn toàn phụ thuộc vào nhiệt độ, độ
ẩm. Nếu nhiệt độ, độ ẩm cao côn trùng sẽ phát triển một cách nhanh chóng.
b) Nấm mốc
Nấm mốc là những thể nấm rất nhỏ bé, tự sinh sống bằng cách tự hấp thụ thức
ăn ở khắp nơi trên bề mặt của hiện vật. Sự phát triển của nấm mốc phụ thuộc vào 2
nhân tố: dinh dưỡng và môi trường sống. Các chất liệu có nguồn gốc hữu cơ như giấy,
vải, hồ dán đều trở thành môi trường dinh dưỡng của nấm mốc. Nhiệt độ, độ ẩm, ôxy
có vai trò quyết định đến sự xâm nhập và phát triển của nấm mốc. Độ ẩm tương đối
Nguyễn Thị Tú Anh

19

Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A



để bảo quản theo từng loại hình tài liệu, do chất liệu làm ra các loại tài liệu đó chưa đủ
tiêu chuẩn để bảo quản lâu dài. Hơn nữa, trong những năm chiến tranh chúng ta phải
nhiều lần sơ tán tài liệu nên đã ảnh hưởng nhiều đến tình trạng vật lý của tài liệu.
2.2.3 Các hình thức, biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu tại Trung tâm
Nguyễn Thị Tú Anh

20

Lớp: TC Văn Thư-Lưu Trữ 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trung tâm đào tạo NVVP&DN

Lưu trữ Quốc gia III
2.2.3.1. Thực trạng công tác tổ chức sắp xếp, thống kê tài liệu trong kho hiện nay
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang quản lý một khối lượng tài liệu
rất lớn khoảng trên 13km tài liệu giấy (gồm 239 phông tài liệu hành chính và tài liệu
khoa học kỹ thuật, 108 phông tài liệu cá nhân), hơn 10.000 giờ băng ghi âm, gần 400
cuộn phim điện ảnh và hơn 100.000 ảnh với diện tích sàn kho là 348.836m 2. Trong đó
tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh khoảng gần 5km giá, việc sắp xếp tài liệu lên giá đã ổn
định theo từng phông, còn khoảng 7km giá tài liệu cần được chỉnh lý còn để rải rác ở
các kho. Tài liệu được sắp xếp theo các kho bảo quản riêng: kho tài liệu hành chính,
kho tài liệu khoa học kỹ thuật, kho tài liệu phim ảnh, ghi âm… và được sắp xếp theo
một nguyên tắc nhấy định, những phông hoặc khối tài liệu có liên quan đến nhau thì
được xếp gần nhau. Ngoài ra, hàng năm trung tâm đều có kế hoạch dự phòng các
phông tài liệu thu về nhưng không tránh khỏi tình trạng tào liệu thu về nhiều nhưng
diện tích kho dự phòng ít nên xảy ra trường hợp 01 phông nhưng lại để ở nhiều kho
hoặc một phông gồm tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật thì tài liệu hành
chính để một kho, còn tài liệu khoa học kỹ thuật (bản vẽ) để kho chuyên dụng. Để sắp

như sau:
1. Phòng Bảo quản tài liệu trực tiếp quản lý khu vực kho, tài liệu giấy, hệ
thống thiết bị bảo quản được trang bị theo kho, hệ thống điều hòa không khí, hệ thống
hút ẩm trong khu vực kho.
2. Phòng Tài liệu nghe nhìn trực tiếp quản lý khu vực kho tài liệu nghe nhìn và
các thiết bị nghe nhìn có trong kho.
3. Phòng Hành chính-Tổ chức quản lý hệ thống điện, điện chiếu sáng trong và
ngoài kho.
4. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy quản lý và vận hành hệ thống cảnh
báo cháy, chữa cháy và hệ thống an ninh, phòng chống đột nhập, hệ thống thang máy
trong khu vực kho và bảo vệ an toàn khu vực kho trong và ngoài giờ hành chính.
 Quy định cụ thể:
 Quản lý chìa khóa.
1. Phân công quản lý chìa khóa.
a) Chìa khóa các tầng (chìa khóa cửa) do viên chức trực kho vực kho trực tiếp
quản lý theo phiên trực;
b) Chìa khóa khu vực điều hòa trung tâm do nhân viên kỹ thuật thuộc Phòng
Bảo quản tài liệu quản lý;
c) Chìa khóa kho chứa Khí Co2 do nhân viên phòng cháy, chữa cháy thuộc
Phòng Bảo vệ PCCC quản lý;
d) Chìa khóa Kho Bảo quản tài liệu do các nhân viên thuộc Phòng Bảo quản
quản lý;
2. Trách nhiệm của người quản lý chìa khóa.
a) Bảo quản an toàn, để đúng nơi quy định, không được tự ý mang chìa khóa ra
khỏi cơ quan;
b) Không được tự ý nhân sao chìa khóa;
c) Chìa khóa bị hỏng, mất phải báo cáo kịp thời cho Trưởng phòng Bảo quản
tài liệu để xử lý;
d) Không giao chìa khóa cho người khác quản lý và sử dụng.
3. Quản lý và sử dụng chìa khóa dự phòng.