MỤC LỤC
Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Dấu của cơ quan chỉ được
phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, dấu
đóng phải ngay ngắn, đúng màu mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên
trái. Đối với dấu chỉ mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn trên văn bản được
thực hiện theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Bộ Nội vụ ban hành (Có hiệu lực
từ ngày 05/3/2011 thay thế cho phần thể thức văn bản hành chính quy định tại
Thông tư liên tịch 55/2005). Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo
quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định
của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4
Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP...........................................................9

1


KÝ HIỆU VIẾT TẮT

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn.
QPPL: Quy phạm pháp luật.
VPCP: Văn phòng chính phủ.
BNV: Bộ nội vụ.
QT-TTTV: Quản trị - Thông tin thư viện.

2


LỜI MỞ ĐẦU


nhiều kinh nghiệm trong thực tế, hơn nữa còn hỗ trợ rất nhiều cho công việc của
em sau này. Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của
CN Đinh Trà My và các Anh (Chị) tại Văn Phòng Công ty TNHH EROSS Việt
Nam. Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ đó. Qua thời gian thực tập tại Công
ty em tiếp thu được những kinh nghiệm quý báu và em đã lựa chọn đề tài:
‘‘Công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam” .
Mục tiêu tổng quát: Khảo sát tình hình thực tế về công tác văn thư tại văn
phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam hiện nay.
Mục tiêu cụ thể là:
Làm rõ các yêu cầu về Công tác Văn thư đối với hoạt động văn phòng của
Công ty.
Từ tình hình thực tế đưa ra những nhận xét, đánh giá nhưng ưu và nhược
điểm về công tác văn thư tại Công ty.
Đưa ra những đề xuất, kiến nghị một số giải pháp về công tác văn thư tại
Văn phòng Công ty để đạt hiệu quả cao nhất.
Đối tượng nghiên cứu là: Công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH
EROSS Việt Nam.
Phạm vị nghiên cứu: Tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam.
Địa chỉ: số 30/281 Tam Trinh – Hoàng Văn Thụ – Hoàng Mai – Hà Nội.
Để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và
phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ:
- Phương pháp khảo sát thực tế.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp.
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp thống kê.
4


Nội dung của báo cáo ngoài phần mở đầu, kết luận gồm 3 chương chính:
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.

thông tin cần thiết.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng.

6


- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ
quan.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ
1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.
Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt thì cần phải đặt ra các yêu cầu và
phải thực hiện đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:
* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời.
Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác văn
thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp
thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết
nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách tắc công việc, làm giảm ý nghĩa
của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quả nghiêm
trọng.
* Đảm bảo chính xác.
Đảm bảo chính xác là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác văn
thư, bởi vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực hiện yêu cầu này
cần phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối chính
xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính
xác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể thức
và tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình bày văn

trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức.
1.2.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi. Là tất cả các loại
văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
8


chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản
mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Sau khi thực hiện xong công việc soạn thảo văn bản, tiến hành các quy trình
nghiệp vụ quản lý văn bản đi, gồm các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày
tháng văn bản đi.
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi ghi số
và ngày tháng văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể
thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản xem có đúng với tiêu chuẩn Nhà
nước ban hành không? Nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số và ngày tháng là yêu cầu bắt buộc đối
với tất cả văn bản đi. Ghi số văn bản, được tập trung tại văn thư cơ quan lấy số
chung của cơ quan.
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
viết tắt đơn vị soạn thảo công văn đó.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản: ngày tháng năm ban hành văn bản
ghi sau địa danh, dưới Quốc hiệu, ngày tháng năm ban hành được viết đầy đủ,
các chữ số dùng số Ả - Rập, đối với những số nhỏ hơn 10, phải thêm số 0 phía
trước, tháng 1, 2 phải thêm số 0 phía trước.
Bước 2: Đóng dấu văn bản đi
Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Dấu của cơ quan chỉ

trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi cần
được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được
ký.
Để thực hiện việc chuyển giao văn bản, cần thực hiện các bước sau:
10


- Lựa chọn, trình bày bì, đưa văn bản vào bì và dán bì: Phong bì gửi văn
bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ ở bên trong, không ẩm
ướt, rách, mủn.
Đối với văn bản tuyệt mật phải làm hai bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của
tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “tuyệt mật”. Nếu là tài liệu gửi đích danh
người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “chỉ người có tên mơi được bóc bì”
bì ngoài như gửi tài liệu thường đóng dấu ký hiệu chữ A. Đối với văn bản mật,
tối mật làm một bì. Ngoài bì đóng dấu B, C. Bì văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Đối với những văn bản có dấu hiệu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” vị trí
đóng dấu hiệu này dưới yếu tố số và ký hiệu văn bản.
Trình bày bì không viết tắt, khi dán thì không để hồ dính vào văn bản.
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc văn bản mật, khi
chuyển kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi quá trình giải
quyết. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông
tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Lập sổ và chuyển giao văn bản đi: sau khi có chữ ký, đóng dấu, ghi số, ký
hiệu, ngày tháng và đăng ký sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên
quan (trực tiếp, qua bưu điện) đều phải có sổ chuyển giao văn bản.
Bước 5: Lưu văn bản đi:
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có

văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư; trong
trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
12


Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ
văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 2: Phận loại sơ bộ bóc bì văn bản đến:
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,
được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn

Là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các
đơn vị, cá nhân có liên quan. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
14


Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ
thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm
thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản,

trừ

văn bản mật).
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một
năm, nên lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương.
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác.
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm
thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất
định.
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản.
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được
thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11
năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

vị cần phải in sao văn bản đến để phục vụ một cách chính xác và nhanh chóng.
- Sao Photo coppy: Chụp lại toàn bộ văn bản và dấu.
- Sao đánh máy: Sao nguyên bản chính; sao lục, trích sao.
* Chuyển giao văn bản đến: Sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết của người có thẩm quyền cán bộ văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn
16


vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao phải nhanh chóng, đúng đối tượng
chặt chẽ, khi chuyển giao phải ký nhận đầy đủ vào sổ.
Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Giải quyết văn bản đến.
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải
quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,
đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của
đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan,
tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản
tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời
hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

về quản lý và sử dụng con dấu.

18


- Thông tư số 07/2002/TT-BCA ngày 6/52002 của Bộ Công an và ban tổ
chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định
58/2001/NĐ-CP.
- Thông tư 08/2003/TTLT ngày 12/5/2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu
dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan, tổ chức
theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/42004 của Chính phủ về Công tác
văn thư.
1.2.3.3 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan.
- Nguyên tắc con dấu:
Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp trên
hoặc của người có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng hoặc đóng
dấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung.
Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy
văn bản để làm văn bản khác.
Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản. Tất cả những
người khác không được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ khác.
- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan:
Ngoài con dấu pháp nhân trong một cơ quan có thể được khắc thêm dấu
chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ. Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên phải đúng với
nội dung và tính chất công việc.
Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và ký hiệu văn bản (nếu là văn
bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành chính).
- Bảo quản con dấu:
Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp

20


Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một chác phổ biến trong
các lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn thư cơ quan
làm chưa tốt.
Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có
ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
* Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ.
Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các văn
bản vừa giải quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc văn thư cơ
quan lập.
Nếu trong một cơ quan công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiên tốt sẽ
có tác dụng sau đây:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên.
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
* Việc lập hồ sơ phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
hoặc của cơ quan, tổ chức.
- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản tương đối
đồng đều.

21


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM

khắp các đại lý ở khu vực miền bắc. Không những dùng lại ở đó với mục đích
sản xuất ra những sản phẩm tốt hơn nữa mà phục vụ người tiêu dùng triệt để
hơn, Công ty chúng tôi đã không ngừng tiếp tục tìm tòi sáng tạo để đưa sản
phẩm mới tới tay người tiêu dùng.
Công ty TNHH EROSS Việt Nam được thành lập ngày 09/09/2009. Công
ty TNHH EROSS Việt Nam có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ theo
luật định, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn
mà Công ty có và tự quản lý, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đã
đăng ký theo luật doanh nghiệp, đồng thời tự chịu trách nhiệm về bảo toàn và
phát triển vốn của mình và làm nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.
Hoạt động chính của Công ty là cung cấp cho thị trường những sản phẩm
khăn mặt VIP, Tăm tre, Bàn Chải răng, Tất…
Đứng trước thực trạng môi trường của Việt Nam bị ô nhiễm trầm trọng bởi
khí thải động cơ ô tô , xe máy, khói bụi, dịch bệnh… Công ty TNHH Eross Việt
Nam tự hào là công ty đầu tiên áp dụng sợi hoạt tính vào trong sản phẩm khẩu
trang. 100% sợi hoạt tính có trong sản phẩm được nhập ngoại.
Doanh nghiệp tự hào với sản phẩm khẩu trang cao cấp duy nhất được viện
trang thiết bị và công trình y tế - bộ y tế chứng nhận.
Hiện nay, công ty đã có mạng lưới khách hàng rộng khắp các tỉnh thành
trong cả nước.
2.1.2 Quan điểm phát triển.
Sứ mệnh: EROSS VIỆT NAM luôn nỗ lực hết mình trong phong trào
khuyến khích người Việt tiêu dùng hàng Việt.
Tầm nhìn: EROSS VIỆT NAM mang đến sức khỏe an toàn cho người tiêu
dùng trong và ngoài nước.
23


Slogan: “Chuyên nghiệp - Chất lượng - Luôn luôn học hỏi, đổi mới và hoàn
thiện”

nhiệm với công việc. Để tạo được niền tin và lòng hăng say trong công việc của
các thành viên trong công ty ngoài việc tạo ra các giá trị tinh thần đích thực
chúng tôi còn không ngừng phấn đấu nâng cao về đời sống vật chất của các
thành viên trong công ty. Các mục tiêu cụ thể đó được thể hiện rõ nét trong các
qui định, qui chế và các chính sách định hướng nhân sự của công ty.
2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng của các phòng của Công ty TNHH
EROSS Việt Nam.
2.2.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty.
Căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng, đặc điểm của quá trình kinh doanh, tính
phức tạp của việc ký hợp đồng mua bán, xuất nhập sản phẩm, bộ máy quản lý
của Công ty TNHH EROSS Việt Nam được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng.

25