Tên đề tài:
“VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ GIÚP HIỆU TRƯỞNG
TRONG VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS NGUYỄN BÁ PHÁT ĐẠT CHUẨN
QUỐC GIA”
I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Lý do chọn đề tài:
Xây dựng trường Trung học cơ sở Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia theo
Thông tư số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo (BGDĐT) là việc
làm khó khăn đối với trường học. Trong những khó khăn đó thì khó khăn lớn
nhất, khó thực hiện nhất là việc thiết lââp hồ sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu
chuẩn của Bộ GD-ĐT quy định. Đây là công viêâc đòi hỏi người làm công tác lưu
trữ phải cẩn thâân cụ thể từng công viêâc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lââp đầy
đủ và sử dụng đạt hiệu quả... Hiêân nay, các trường đang còn nhiều khó khăn và
lúng túng trong quá trình lââp hồ sơ.
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi suy nghĩ không biết làm thế nào để
thực hiện công việc hàng ngày đạt kết quả cao,sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh
chóng khi tìm kiếm và thuận lợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc
gia .Đó là lý do tôi chọn đề tài này
2. Mục đích :
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩnQuốc
gia. Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng
không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết
sắp xếp, phân bố thời gian từng công viêâc, từng giai đoạn mà thiết lââp hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là giáo
dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn chấp
hành chỉ đạo của phòng Giáo dục Hòa Vang và có mối quan hệ với các cơ quan
hữu quan khác thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải
quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư lưu trữ. Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự
quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng





6. Kế hoạch thực hiện:
Với nhiệm vụ của một cán bộ văn thư-lưu trữ là giúp cho lãnh đạo nhà trường
điều hành mọi công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ
đạo và kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể; xử lý và
báo cáo thông tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương và lãnh
đạo ngành…giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ quan cấp trên, với
các cấp uỷ Đảng và Nhà nước, với các cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh
vv…
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1- Cơ sở lý luận:
Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự
việc, một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giải
quyết công việc đó.
Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm viêâc, là cơ sở để giúp cho
Lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian được
chủ động và quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được công
việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất.
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải
được trật tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục
quan trọng đều được quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ.
Quản lý hành chính được đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự
nhất định, như thế nó đảm bảo cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng
quên, giảm bớt phiền hà cho người thực hiện công việc.
2- Thời gian nghiên cứu :
- Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy: Để
làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi
người làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về
xác lập hồ sơ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và

a- Lập hồ sơ theo quy định :
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến
hết 31/12/cuối năm. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày
01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định …


theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào
hộp hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
Ví dụ: Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi:
Theo Thông tư 06/2010 của Bô ô GD&ĐT về tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường quy
định các loại hồ sơ trương chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết lâ ôp mô ôt số loại
hồ sơ như sau
Hồ sơ học sinh,
Sổ đăng bộ,
Hồ sơ chuyển đi - đến,
Sổ gọi tên chi điểm,
Sổ ghi đầu bài
Sở quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS
Sổ lưu công văn đi –đến, …vv
Tất cả phải lưu cẩn thâân.


Hồ sơ lưu công văn đi, công văn đến
a/ Học bạ:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan
trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm:
- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học
bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao

hợp danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp
sau đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận,
sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
- Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như:lên lớp,ở lại lớp, chuyển
đi, chuyển đến, bỏ học.cuối cấp học, được thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối kỳ
còn lại bao nhiêu; học sinh ra trường là bao nhiêu…Đây là kết quả của quá trình


đào tạo để làm công tác phổ cââp giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn.
- Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp thời
cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt.
+ Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
+ Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển
đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
+ Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng
hay giảm của các lớp trong mỗi năm học).
+ Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
c/ Sổ quản lý việc cấp phát bằng.
- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu
giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên
rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy quyền. Nhờ vậy đã
giúp cho lãnh đạo nhà trường quản lý tốt, cuối mỗi năm học thành lập đoàn kiểm
tra, kiểm kê lập biên bản số bằng học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu
giữ.
d/ Hồ sơ Cán bôô công chức.
Hồ sơ cán bôâ viên chức là tài liêâu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất
của CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế,
phẩm chất đạo đức, trình đôâ năng lực, các mối quan hêâ gia đình và xã
hôâi….Được sự ủy nhiêâm của Hiêâu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải

+ Sau khi nhận được văn bản hướng dẫn công tác tổng kết thực hiê ôn dạy thêm


–học thêm của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Hoà Vang. Nhân viên văn thư
hình thành hồ sơ công viêâc như sau:
- Quyết định của UBNDThành phố Đà Nẵng ban hành quy định quản lý dạy thêm
- học thêm.
- Công văn của Sở Giáo dục- Đào tạo về Hướng dẫn thực hiện quyết định quản
lý dạy thêm - học thêm của UBND Thành phố Đà Nẵng
- Công văn của Sở GD-ĐT V/v Tổ chức quản lý dạy thêm –học thêm Trên địa
bàn thành phố Đà Nẵng.
- Công văn của Hướng dẫn công tác quản lý dạy thêm - học thêm năm học 20112012 của phòng Giáo dục & Đào tạo Hòa Vang.
- Đơn đề nghị cấp giấy phép dạy thêm của Giáo viên .
- Biên bản xét duyệt hồ sơ và đề nghị cấp giấy phép dạy thêm -học thêm năm
2011-2012.
- Quyết định phân công cán bộ phụ trách theo dõi việc dạy thêm học thêm của
hiệu trưởng.
-Quyết định thành lập tổ kiểm tra dạy thêm - học thêm.
- Kế hoạch kiểm tra dạy thêm - học thêm.
- Biên bản kiểm tra dạy thêm - Học thêm (nếu có)
- Danh sách giáo viên được cấp giấy phép dạy them.
- Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm của Hiệu trưởng.
4. Kết quả thực hiện :
Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau khi xem
xét chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc
phải có, hoặc cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ
minh chứng trong việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia. Là việc làm có ý
nghĩa rất lớn cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần thiết.
Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp các loại văn bản một cách
ngăn sắp có khoa học nên từ năm 2010 đến nay trường THCS Nguyễn Bá Phát

thông tin chính xác và có giá trị pháp lí nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn
đề theo một quá trình đó là căn cứ thực tiển nhất trong việc lập hồ sơ “xây
dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
-Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học , chính xác nên trong thời
gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ


được các nguồn thông tin đi –đến một cách đầy đủ chính xác kịp thời đáp ứng
được nhu cầu quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao ,Thực hiên Thắng lợi các
nhiệm vụ năm học của ngành giáo dục đã đề ra.
Trong thời kỳ đất nước đổi mới theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá, thời
kỳ Công nghệ thông tin, máy tính đã thay thế con người làm nhiều việc trong đó
có lĩnh vực hành chính. Tuy nhiên máy tính không thể chủ động thay thế con
người sắp xếp thời gian, công việc một cách cụ thể. Mà phải do con người quyết
định thời gian tổ chức sắp xếp công việc cho mình.Trong quá trình công tác, bản
thân tôi đã rút ra kinh nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn quốc
gia thì trước hết phải chú trọng là khâu hình thành hồ sơ ban đầu. Vậy nếu
tất cả hồ sơ công việc, công văn giấy tờ được sắp xếp trật tự đúng quy trình như
bản thân nêu ở trên, tất yếu sẽ đảm bảo công việc thực hiện đầy đủ, hiệu quả,
đúng thời gian.
Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một kinh nghiệm
là phải lập hồ sơ công viê êc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm vụ chính của
mình và giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu sát hơn. Đăâc
biêât là trong viêâc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
2. Kiến nghị:
Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác văn thư
phải thiết lập các loại hồ sơ theo quy định rõ ràng đúng quy chế chuyên môn.
Nên thành lập các loại hồ sơ hiện hành theo trong thời gian hình thành công việc
đó.
Các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất như tủ - kệ nhằm phục vụ tốt cho