SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ĐỀ TÀI :
“VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ GIÚP
HIỆU TRƯỞNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS
NGUYỄN BÁ PHÁT ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA”
I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Lý do chọn đề tài:
Xây dựng trường Trung học cơ sở Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia theo Thông tư
số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo (BGDĐT) là việc làm khó khăn
đối với trường học. Trong những khó khăn đó thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện
nhất là việc thiết lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD-ĐT quy
định. Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng
công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả Hiện
nay, các trường đang còn nhiều khó khăn và lúng túng trong quá trình lập hồ sơ.
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi suy nghĩ không biết làm thế nào để thực
hiện công việc hàng ngày đạt kết quả cao,sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng khi
tìm kiếm và thuận lợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc gia .Đó là lý do tôi chọn
đề tài này
2. Mục đích :
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩnQuốc gia. Trong thời
đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể thiếu những
hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng
công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là giáo dục toàn
diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo
của phòng Giáo dục Hòa Vang và có mối quan hệ với các cơ quan hữu quan khác
thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi
phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư - lưu trữ. Do đó để đảm bảo
thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách
thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu
cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực hiện.

kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể; xử lý và báo cáo thông
tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương và lãnh đạo ngành…giải quyết
các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ quan cấp trên, với các cấp uỷ Đảng và Nhà
nước, với các cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh vv…
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1- Cơ sở lý luận:
Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc,
một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giải quyết công
việc đó.
Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm việc, là cơ sở để giúp cho Lãnh
đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian được chủ động và
quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc trọng tâm vừa bảo
quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất.
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải được trật
tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục quan trọng đều được
quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ. Quản lý hành chính được
đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự nhất định, như thế nó đảm bảo
cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người
thực hiện công việc.
2- Thời gian nghiên cứu :
- Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy: Để làm tốt
nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm công
tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về xác lập hồ sơ tổ chức
giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của mình. Muốn
vậy bản thân tôi phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn
thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng,
chính xác. Đồng thời giúp cho lãnh đạo quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ
quan được chặt chẽ. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian giải quyết công việc
trước mắt và đưa vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
- Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trong trường học cần nắm vững một

Theo Thông tư 06/2010 của Bộ GD&ĐT về tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường quy định
các loại hồ sơ trương chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết lập một số loại hồ sơ như
sau
Hồ sơ học sinh,
Sổ đăng bộ,
Hồ sơ chuyển đi - đến,
Sổ gọi tên chi điểm,
Sổ ghi đầu bài
Sở quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS
Sổ lưu công văn đi –đến, …vv
Tất cả phải lưu cẩn thận.
Hồ sơ lưu công văn đi, công văn đến
a/ Học bạ:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng.
Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm:
- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm
tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi
các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý.
Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra
đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
- Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong
học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng
ký nhập học lớp 6, Học bạ lớp 5 có xác nhận học xong chương trình tiểu học, đơn xin
nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối
với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
- Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong học bạ,
phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì thiếu sót mà
thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý.
- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ vào một tủ
riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi

hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy quyền. Nhờ vậy đã giúp cho lãnh đạo nhà
trường quản lý tốt, cuối mỗi năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản số
bằng học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ.
d/ Hồ sơ Cán bộ công chức.
Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của
CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất
đạo đức, trình độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội….Được sự ủy nhiệm
của Hiệu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống nhất ,khoa học
mới quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản
theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định.
Thành phần hồ sơ CBCC gồm.
- Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng cấp
bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá công chức
hàng năm- các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét đánh giá đơn
thư- bảng kê thành phần tài liệu có trong hồ sơ ).
Quá trình lưu trữ:
- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ.
- Khi chuyển giao hồ sơ CBCC hoặc tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải thực hiện
theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý hồ sơ
CBCC.
- Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn thấy; không thất
lạc hồ sơ khi quản lí.
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trên tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu PMIS trên máy vi
tính,dựa vào chương trình này tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi của mỗi
giáoviên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, hoàn cảnh gia đình,quá trình đào
tạo.Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận khi cần dễ tra cứu.
Tử quản lí hồ sơ cán bộ công chức
b/ Hồ sơ theo công việc:
Hằng ngày nhà trường luôn hình thành các loại giấy tờ, tài liệu; đồng thời cũng thường
xuyên nhận được các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan chủ quản, hoặc chính

trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần thiết.
Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp các loại văn bản một cách ngăn sắp
có khoa học nên từ năm 2010 đến nay trường THCS Nguyễn Bá Phát luôn hoàn thành
tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi cũng luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
5. Bài học kinh nghiệm
Hiện nay nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác của trường đã và đang học hỏi cách làm
này và áp dụng cho tổ mình lập được nhiều loại hồ sơ liên quan đến công việc làm của
tổ để tập hợp và hình thành hồ sơ “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”
(nêu cụ thể dựa trên các giải pháp)
III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
1.Kết luận:
Qua việc lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc của bản thân tôi, ngoài
việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn giúp cho cán bộ quản
lý sắp xếp công việc mình làm một cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng; không
bỏ quên, bỏ sót công việc, nâng cao chất lượng trong công tác dạy và học. Nó còn
giúp cho đơn vị hệ thống được toàn bộ công việc đã thực hiện trong thời gian qua.
Tôi cho rằng hằng ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao và thiết thực thì đó là
thành quả xứng đáng nhất. Bởi vậy trong những năm công tác tôi đã xây dựng cho
mình kế hoạch thực hiện công việc một cách chính xác, theo dõi công việc được toàn
diện, bảo đảm được công việc chung của trường; Đồng thời tôi đã phổ biến hướng dẫn
cho một số thầy cô giáo có liên quan đến hồ sơ như tổ trưởng chuyên môn, trưởng các
đoàn thể cách hình thành hồ sơ công việc. Chính vì vậy mà ở các tổ chuyên môn hoặc
tổ công đoàn lập được nhiều loại hồ sơ: như hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây
dựng trường học thân thiện. Qua quá trình thực hiện công việc lập hồ sơ cho từng
công việc như thế đã giúp cho lãnh đạo nhà trường lập được nhiều loại hồ sơ và lưu
giữ cẩn thận. Và quan trọng nhất là công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”
Công tác văn thư –lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là nguồn cung cấp thông
tin chính xác và có giá trị pháp lí nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo
một quá trình đó là căn cứ thực tiển nhất trong việc lập hồ sơ “xây dựng trường đạt
chuẩn quốc gia”.

Lê Thị Lan