Mở đầu
Ngày nay, để cùng hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế thông tin thì
hoạt động của văn phòng đã không còn bó gọn trong một phạm vi hẹp với những
chức năng mang tính hành chính tạp vụ. Mà giê đây đã được nâng lên tầm cao
mới, với những nhiệm vụ chuyên sâu của mình như trợ giúp hoạch định các chính
sách phát triển cho Công ty, tổ chức, triển khai đôn đốc các hoạt động tuyển chọn
nhân viên, định hướng và kiểm soát các hoạt động trong Công ty. Mặc dù, ở Việt
Nam hiện nay, lĩnh vực Quản trị văn phòng chưa chuyên sâu thành chuyên môn
hoá mà mới chỉ tiếp cận với các công việc theo kinh nghiệm. Nhưng trước sự đốc
thúc của các tiến trình hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các
doanh nghiệp Nhà nước nói riêng không thể không vận động theo nền kinh tế
thông tin. Bởi muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp trước hết phải củng cố
và tạo dựng mối quan hệ thông tin thống nhất trong và ngoài đơn vị. Với nhận
thức đó em đã chọn vấn đề về quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong
Công ty Dệt 8-3 làm đề tài nghiên cứu luận văn của mình. Đề tài vừa nhằm đề cao
hoạt động của văn phòng trong Công ty vừa mong muốn xây dựng được một văn
phòng có khả năng hoạch định, tổ chức quản lí và kiểm tra hỗ trợ cho Ban lãnh
đạo Công ty, các bộ phận đem lại hiệu quả kinh doanh cao.
Còng nh nhiều Công ty khác, Công ty Dệt 8-3 luôn mong muốn có được
kết quả kinh doanh cao nhất. Vì vậy, Công ty rất quan tâm chú trọng đến việc xây
dựng bộ máy các phòng ban và đội ngò nhân viên hoạt động sao cho có hiệu quả.


Mà việc phối hợp các bộ phận hoạt động cho có hiệu quả là một việc làm không
phải lúc nào cũng đạt được, bởi đôi khi các phòng ban, các bộ phận thực hiện
công việc chỉ dùa vào chức năng và nhiệm vụ được phân công để hoàn thành công
việc của mình mà chưa quan tâm đến công việc của bộ phận khác. Do đó, em
muốn hệ thống các mối quan hệ hiện có giữa văn phòng với các bộ phận khác
trong Công ty để thấy được những ưu nhược điểm trong hệ thống, để từ đó có một
số biện pháp nhằm củng cố hoàn thiện các mối quan hệ nội bộ của Công ty chặt
chẽ hơn nữa, tạo sự phối hợp đồng bộ để cùng hoàn thành công việc tốt nhất,

I. Các mối quan hệ trong Công ty.
II. Quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty.
Chương III. Mét số đề xuất nhằm tăng cường mối quan hệ giữa văn phòng với
các bộ phận trong Công ty.


NộI DUNG
CHƯƠNG I : CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ MỐI QUAN HỆ .
I./ CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ MỐI QUAN HỆ.

Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty là một vấn đề nghiên cứu
khá phức tạp, bởi nó liên quan đến rất nhiều đối tượng trong các cơ quan đơn vị.
Các mối quan hệ này được xây dựng vừa mang tính bình đẳng, vừa có trên - dưói,
quan hệ theo chiều dọc - ngang, quan hệ theo các bộ phận, theo cấp quản trị, theo
phạm vi tác động, quan hệ theo quyền hạn của các đối tượng tham gia và theo tính
chất của công việc.

1./ Về mối quan hệ

Tuỳ theo từng đối tượng quan hệ với nhau trong các môi trường khác nhau
mà có thể có các quan niệm khác nhau về mối quan hệ. Và đến nay, khái niệm
trong quan hệ được đề cập chỉ mang tính chất chung chung. Để phù hợp với vấn
đề cần nghiên cứu trong báo cáo này, khi đặt khái niệm quan hệ trong cuốn từ
điển Tiếng Việt được nêu: " Quan hệ là sự ràng buộc, là mối liên hệ qua lại giữa
hai bên chủ thể" vào trong lĩnh vực hoạt động văn phòng thì mối quan hệ được
hiểu là sự tác động qua lại giữa các bộ phận cấu thành trong một tổng thể trên cơ


sở chức năng và nhiệm vụ được giao để nhằm đạt mục tiêu chung. Mối liên hệ ở
đây thể hiện tính ràng buộc theo hai chiều của các đối tượng tham gia, bởi trong

nhằm giúp cho các chức năng khác hoàn thành công việc nên hành chính văn
phòng không thể tách rời các bộ phận khác.
Trước kia, văn phòng chỉ được hiểu là phòng Hành chính với nhiệm vụ chủ
yếu là phục vụ hậu cần, đánh máy, văn thư lưu trữ hay tiếp khách, pha trà, tạp
vô .. đó là những công việc có thể thấy là rất đơn giản, đơn điệu nhưng xét trên
một bình diện thực tế chung thời kỳ đó với cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, nó
đã không phát huy được tối đa sức sáng tạo của người lao động mà chỉ tạo nên sự
ỷ lại cho người lao động. Không phải chỉ có phòng Hành chính mà hầu nh tất cả
các phòng ban khác trong Công ty cũng nằm trong tình trạng tương tự. Với những
kế hoạch do Nhà nước, lãnh đạo Công ty giao xuống và nhiệm vụ của bộ phận
nào thì bộ phận đó phải hoàn thành nó một cách thụ động. Còn khi hoàn thành
đúng kế hoạch hay hoàn thành vượt kế hoạch thì đơn vị chưa được đánh giá đúng
mức. Vì thế, không những không khuyến khích được sức sáng tạo trong các
phòng ban, các cá nhân mà còn không tạo được bầu không khí thi đua trong toàn
Công ty. Tiếp đó, các phòng ban bố trí không hợp lí, chỗ thừa nhân sự, chỗ thì lại
thiếu nhân sự nên nguồn lực lao động trong mỗi bộ phận không phát huy được.


Hin nay, cụng tỏc vn phũng ó c nhỡn nhn li mt cỏch ỳng n, nht l
trong

nn kinh t th trng thỡ vn phũng c coi õy l mt b phn gúp phn nõng
cao hiu qu hot ng sn xut, tng sc cnh tranh ca Cụng ty trờn thng
trng. Nhn thc c iu ú, Cụng ty Dt 8-3 ó t chc li c cu cỏc phũng
ban hp lớ hn nh: gim biờn ch mt s nhõn viờn cú kh nng lm vic kộm
xung cỏc phõn xng. Hoc cho thụi hay tip tc cho i o to thờm nõng
cao chuyờn mụn nghip v trong cỏc lnh vc nh k thut qun lớ, ti chớnh
xõy dng mt i ngũ nhõn viờn v phũng ban nh hin ti, lm sao cho h cú
iu kin thc hin cỏc cụng vic c giao, to iu kin cho cỏc nhõn viờn
v cụng nhõn phỏt huy sc sỏng to, a ra nhng ý kin, phng phỏp lm tit

chung của xã hội với những biểu hiện mang đặc trưng cơ bản sau:
- Việc xây dựng nên mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên.
- Mối quan hệ được xây dựng trên cơ sở tác động qua lại với nhau giữa các
đối tượng tham gia quan hệ, vì nếu không có sự tác động qua lại thì mối quan hệ
đó sẽ không thể duy trì hoặc nếu có duy trì thì mối quan hệ này cũng không thể
tồn tại lâu được.
- Các mối quan hệ có xu hướng mở rộng và ngày càng đa dạng do các hoạt
động kinh tế- xã hội phát triển.
- Mối quan hệ này phải tác động qua lại trên cơ sở tuân theo những nguyên
tắc chung trong quan hệ ( chức năng- nhiệm vụ).


- Xây dựng mối quan hệ phải mang tính định hướng mà không mang tính
chung chung, hay nó phải được xây dựng trên cơ sở các mục tiêu đã định bởi có
như vậy mới phù hợp với yêu cầu công việc.
Hiện nay, phòng Tổ chức hành chính trong Công ty Dệt 8-3 gần như là đầu
mối trong mọi quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty với Ban lãnh đạo. Bởi
chức năng của phòng là kết hợp với các phòng ban khác để tham mưu giúp việc
cho Ban lãnh đạo trong Công ty.

3./ Cơ sở xây dựng mối quan hệ trong Công ty.

Việc tạo dựng các mối quan hệ là dùa trên cơ sở các chức năng và nhiệm vụ
cụ thể. Biểu hiện rõ nét nhất là trong việc xây dựng mối quan hệ phối hợp giữa
các chủ thể để cùng thực hiện một mục tiêu chung. Bất cứ mối quan hệ nào khi đã
xây dựng nên thì đều có một mục đích, trên một cơ sở cụ thể. Chính từ mục đích
cơ sở đó mà mối quan hệ sẽ được hình thành, tồn tại và phát triển. Còn việc vận
động theo chiều tăng tiến hay không thì tuỳ thuộc mức độ thiết lập mối quan hệ
của các chủ thể như sự phối hợp với nhau hay sự ràng buộc nhau như thế nào.
Đồng thời mức độ gia tăng sẽ được thể hiện bằng mức độ tiếp xúc thường xuyên

+ Các mối quan hệ với khách hàng, bao gồm khách hàng thường xuyên và
khách hàng tiềm năng.


+ Các mối quan hệ mang tính nghề nghiệp, liên quan đến các đồng nghiệp
tại đơn vị mình và với các đơn vị bạn khác.
Ứng với mỗi mối quan hệ thì các nguyên tắc này cũng được sử dụng một
cách linh động để có thể mang lại những kết quả nhất định trong việc xây dựng
nên các mối quan hệ này, chính các yếu tố trên đã tạo nên một không gian vật chất
và môi trường trong các mối quan hệ.

4./ Môi trường trong việc xây dựng các mối quan hệ.

Hầu hết tất cả các mối quan hệ đều xuất phát trong một môi trường nào đó,
bởi môi trường là yếu tố bao gồm nhiều điều kiện khách quan khác nhau, đan xen
nhau tác động vào các mối quan hệ. Thậm chí trong môi trường đó các yếu tố tác
động có thể chuyển hoá lẫn nhau như các yếu tố về hoá học, vật lí, kinh tế - chính
trị - xã hội...Và người ta có thể nhận thức môi trường ở các góc độ, quy mô khác
nhau do vậy nội dung về môi trường rất phong phú đa dạng và phức tạp. Một khái
niệm về môi trường được khá nhiều nhà khoa học thống nhất là : Môi trường là
tổng hợp các điều kiện bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến
các thực thể tồn tại trong đó.
Vì vậy, các yếu tố tác động đối với việc xây dựng các mối quan hệ chủ yếu
sau:
- Điều kiện về tự nhiên: bao gồm các yếu tố về địa lý, khí hậu, thuỷ văn
cấu thành các nguồn tài nguyên thiên nhiên của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa
phương. Chu trình vận động của các yếu tố này tuân theo các quy luật tự nhiên và


chịu tác động của các quy luật kinh tế - xã hội. chính điều kiện tù nhiên này tác

Xây dựng đợc một môi trờng làm việc lành mạnh, khoa học sẽ tạo dựng đ-

ợc một điều kiện không nhỏ là cho nhân viên cảm thấy hoà đồng, vui vẻ, giúp
họ phối hợp với nhau dễ dàng, chặt chẽ. Từ đó vừa đồng thời tạo động lực thúc
đẩy các hoạt động sản xuất vừa giúp giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng trong các
mối quan hệ.

II./ C S THC T V XU TH PHT TRIN CC MI QUAN H
TRONG TNG LAI.

1./ C s thc t.
Trờn thc t hin nay, cụng tỏc vn phũng ang hin din mi ni, mi
lnh vc, trong tt c cỏc c quan, xớ nghip. T phũng Hnh chớnh, Ti chớnh k
toỏn... tt c khi hnh chớnh m chỳng ta gi l khi vn phũng c quan t cp
qun tr cho n nhõn viờn thỡ hu nh ai cng phi lm cụng vic vn phũng. T
vic sp xp ti liu, phõn loi thụng tin, tớnh toỏn v ghi chộp li mi loi cụng
vn giy t. Mi ngi, tu theo chc nng nhim v ca mỡnh u phi x lớ
cụng vn giy t vỡ h luụn thng xuyờn tip xỳc vi chỳng khi gii quyt cụng
vic. Vi s cú mt hu ht trong cỏc lnh vc, liờn quan n nhiu b phn
khỏc nhau nờn vic xõy dng mi quan h l khụng d. Ngay trong ni b Cụng


ty mối quan hệ đó đã là rất đa dạng, từ việc tiếp xúc với các cấp quản trị cao cấp
đến tiếp xúc với các phòng ban khác, các xí nghiệp thành viên.
Hiện tại, đối với nước ta thì việc xây dựng một văn phòng theo đúng nghĩa
của nó là rất khó, nó phụ thuộc vào yếu tố của đơn vị là lớn hay nhỏ. Từ đó sẽ tạo
cho phòng Hành chính quản trị khối lượng công việc nhiều hay Ýt, nên khi xây
dựng quy mô, phương thức hoạt động cho phòng hành chính quản trị ở những đơn
vị này cũng sẽ khác nhau. Ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng
công văn giấy tờ tương đối Ýt thì hầu như các đơn vị này không thành lập phòng

quyết công việc nói chung và trong công tác văn phòng nói riêng. Đặc biệt bước
sang thế kỷ 21, thế kỷ của khoa học công nghệ thông tin thì sự phát triển

hiện đại trong công nghệ văn phòng đặt ra cho chóng ta là sẽ phải có giải pháp
như thế nào để đối phó kịp thời. Vì nếu không theo kịp với thế giới bên ngoài
chúng ta sẽ đẩy khoảng cách lạc hậu giữa nước ta với các nước phát triển ngày
càng xa.

2./ Xu thế phát triển của các mối quan hệ trong tương lại.

Ngay từ bây giê, chúng ta đã thấy được sự phát triển không ngừng của các
ngành công nghiệp và các hoạt động kinh tế nói chung. Khi đứng trước sự phát


triển của một thế giới đa cực, đa chiều đã tác động không nhỏ vào hoạt động văn
phòng, quá trình phân loại và xử lí thông tin càng trở nên khó khăn hơn đòi hỏi
văn phòng phải hoạt động liên tục và năng động hơn. Do đó hoạt động của văn
phòng càng trở nên bận rộn với biết bao công việc từ việc tổ chức hoạch định
nhân sự tới việc quản trị nguồn thông tin. Trong đó các công việc mang tính thu
thập và xử lí thông tin được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu vì chính sự tồn tại
của họ. Tiếp đến, các mối quan hệ cũng phải được xây dựng chặt chẽ để bắt kịp
với guồng máy hoạt động đó. Và nó không đơn thuần là quan hệ giữa hai đối
tượng hay hai chủ thể với nhau mà giê đã phát triển theo nhiều hướng với nhiều
chủ thể, nhiều đối tượng cùng thực hiện giao tiếp trong cùng một nơi một thời
điểm. Có thể nói công nghệ máy móc hiện đại, thu thập thông tin nhanh từ nhiều
phía đã giúp Ých rất nhiều tới mọi hoạt động và trong đó kể đến công tác văn
phòng nói riêng. Các
mối tiếp xúc đã ngày càng mở rộng ra bên ngoài và sang cả các nước đối tác.
Điều này càng đòi hỏi các nhà quản trị ngoài việc phải giỏi chuyên môn


Khai với diện tích toàn bộ là 24 ha.
Đầu năm 1959 Chính phủ ra quyết định cho xây dựng Nhà máy Liên Hiệp
Sợi- Dệt - Nhuộm ở Hà nội.
Từ năm 1960 - 1963, đây là thời gian Nhà máy vừa tiến hành xây dựng vừa
tiến hành lắp đặt máy móc, thiết bị sản xuất. Đến năm 1965, Nhà máy được cắt
băng khánh thành - Nhà máy Dệt 8-3 chính thức ra đời.
Đến năm 1985, cùng với sự chuyển đổi sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị
trường Nhà máy đã lắp đặt thêm phân xưởng sợi, hai dây chuyền may và thành
lập phân xưởng may khép kín.
Năm 1991, theo Quyết định của Bộ Công nghiệp để phù hợp với tình hình
chung của toàn doanh nghiệp, Nhà máy Dệt 8-3 đổi tên thành Liên hiệp Dệt 8-3
và thay đổi về cơ cấu tổ chức chia thành hai khối là khối phòng ban (9 phòng
chứa

năng) và các khối xí nghiệp ( 6 xí nghiệp và 1 phân xưởng).
Năm 1994, để thích hợp hơn nữa với việc sản xuất kinh doanh theo cơ chế
thị trường, Bộ Công nghiệp đã quyết định đổi tên Liên hiệp Dệt 8-3 thành Công ty
Dệt 8-3 với cơ cấu về cơ bản vẫn giữ nguyên như cũ nhưng xí nghiệp May - Dịch
vụ được tách thành xí nghiệp May và xí nghiệp Dịch vụ.


Căn cứ vào Quyết định thành lập doanh nghiệp của Bộ Công nghiệp nhẹ
những hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Sản xuất và bán các sản phẩm sợi, vải các loại.
- Thực hiện các công việc khác liên quan tới việc sản xuất và phân phối sản
phẩm.
- Nhập khẩu các nguyên vật liệu thị trường trong nước và ngoài nước để
sản xuất sản phẩm.
- Trực tiếp hoặc gián tiếp xuất khẩu sản phẩm ra thị trường nước ngoài
hoặc cung cấp các sản phẩm như nguyên liệu chính cho các cơ sở in nhuộm, cơ sở

- Nhiệm vụ đóng góp cho ngân sách Nhà nước là nghĩa vô chung của doanh

nghiệp trong nền kinh tế. Hiện nay Công ty Dệt 8-3 đã tiến hành hạch toán kinh
doanh độc lập, Nhà nước chỉ cấp lượng vốn nhỏ khoảng 20% phần còn lại Công
ty phải tự huy động từ nguồn khác.


3./ Các mặt hàng sản xuất chính.
Các mặt hàng sản xuất chủ yếu của Công ty Dệt 8-3 bao gồm:
- Các loại sợi bông, sợi pha chải thường và chải kỹ.
- Vải may mặc : vải bông, phin, vải katê, vải chéo, vải pha từ méc đến nhuộm, kẻ
và in hoa khổ rộng 0.8 đến 1.6m.
- Hàng may mặc: với đầy đủ chủng loại như sơ mi, quần âu, jacket nam nữ, quần
áo bảo hộ lao động và quần áo trẻ em....
Ngoài ra, Công ty còn sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng của các đối
tác trong và ngoài nước.
II./ TỔ CHỨC VÀ QUY MÔ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY DỆT 8-3.
1./ Cơ cấu tổ chức.
Do Công ty Dệt 8-3 là một Công ty lớn có khoảng 3200 cán bộ công nhân,
nên việc tổ chức và điều hành hoạt động của Công ty đòi hỏi phải chặt chẽ như
vậy mới kết nối được các bộ phận lại với nhau. Chính vì thế để tạo lập được một
cơ cấu tổ chức hợp lí, năng động và hiệu quả trong công việc nên Công ty đã chọn
hình thức tổ chức là trực tuyến chức năng.

Ưu điểm: hình thức tổ chức này là nhằm duy trì quyền lực, trách nhiệm
cung cấp cho Tổng Giám đốc sự hỗ trợ của các bộ phận chức năng về các lĩnh vực
chuyên môn. Đồng thời, nó vừa kết hợp được các chuyên viên chức năng gắn với


người lãnh đạo trực tuyến ( Tổng Giám đốc) vừa khắc phục được sự tách rời giữa

* Phòng kỹ thuật: là một bộ phận chức năng hợp tham mưu, giúp việc cho
Tổng Giám đốc về toàn bộ lĩnh vực công tác kỹ thuật - chất lượng và bảo hộ lao

động. Các hoạt động khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ trong hoạt động sản
xuất kinh doanh trong Công ty nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ sản


xuất của Công ty và định mức kỹ thuật thiết kế các mặt hàng đáp ứng nhu cầu của
thị trường.
* Phòng xuất nhập khẩu: phô trách xuất nhập khẩu sang các nước khác
các sản phẩm của Công ty. Đồng thời, chịu trách nhiệm nhập khẩu dây chuyền
công nghệ tiên tiến của các nước trên thế giới bao gồm các máy móc, thiết bị phụ
tùng, nguyên vật liệu phụ tùng phục vụ trực tiếp cho sản xuất cũng như các hoạt
động khác trong Công ty.
* Phòng kế hoạch tiêu thụ: với chức năng xây dựng triển khai sản xuất và
kế hoạch tiêu thụ sản phẩm góp phần hoàn thành các kế hoạch của Công ty. Ngoài
việc lên kế hoạch tiêu thụ, phòng còn phải triển khai thực hiện các kế hoạch tiêu
thụ đề ra bằng việc tìm các đối tác, các khách hàng tiêu thụ sản phẩm thông qua
tìm kiếm và quảng cáo sản phẩm của Công ty đồng thời kết hợp với các cửa hàng
giới thiệu sản phẩm để thực hiện tốt các kế hoạch đề ra.
* Phòng Bảo vệ quân sự: do yêu cầu thực tiễn của Công ty về quy mô
cũng như thời gian làm việc (24 / 24 giê ngày đêm) phòng có chức năng bảo đảm
trật tự an ninh, giám sát và báo cáo những trường hợp vi phạm nội quy của công
nhân viên trong Công ty cho lãnh đạo biết, bảo vệ tài sản và phòng chống cháy
nổ, bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ quân sự, xây dựng lực lượng tự vệ của Công
ty.
* Phòng kế toán tài chính: có chức năng tham mưu cho lãnh đạo của Công
ty về công tác tài chính trong Công ty, đồng thời theo dõi tình hình hoạt động của
Công ty trong kỳ. Đến cuối kỳ hạch toán và xác định kết quả hoạt đông của Công