LI M U
Đã từ lâu những hoạt động sản xuất của con ngời để làm ra sản phẩm
không còn là quá trình riêng lẻ mà mang tính chất tập thể, tính chất xã hội nhờ
sự phân công lao động xã hội. Chính vì vậy, trong nhiều lĩnh vực hoạt động
tập thể, để đạt đợc hiệu quả cao việc liên kết các loại lao động với nhau (tổ
chức lao động) là một yêu cầu ngày càng bức thiết.
Quản lý Nhà nớc cũng là một loại lao động đặc biệt, vì thế việc tổ chức
lao động trong hoạt động quản lý đã và đang là mục tiêu quan trọng trong các
cơ quan công sở nói chung và trong các văn phòng cơ quan nói riêng. Bởi vì,
văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan là bộ phận tiếp nhận xử
lý thông tin và cung cấp thông tin để tham mu phục vụ cho lãnh đạo.
Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là tổ chức làm việc theo phơng
pháp khoa học dựa vào những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm thực tiễn đợc
áp dụng có hệ thống trong hoạt động văn phòng. Nói cách khác, đó là quá trình kết
hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con ngời trong mọi hoạt động nhằm nâng cao
năng suất và hiệu quả lao động đảm bảo sức khoẻ cho ngời lao động,...
Tổ chức lao động khoa học là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vực
quản trị hành chính văn phòng, song cho đến nay không phải ở cơ quan nào
cũng quan tâm nghiên cứu và áp dụng một cách thỏa đáng công tác này. Ngay
cả ở các văn phòng cơ quan Bộ - văn phòng cơ quan quản lý Nhà nớc có quy
mô lớn thì việc sắp xếp nơi làm việc, phân công lao động và bố trí điều kiện
làm việc cho cán bộ, nhân viên còn có chỗ cha hợp lý, cha tạo đợc năng suất
và hiệu quả lao động. Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học trong các văn
phòng cơ quan Bộ đã và đang là một vấn đề cần thiết và bức xúc.
Xuất phát từ những ý tởng trên, và nhận thấy tầm quan trọng của việc tổ
chức lao động trong văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu về tổ
chức lao động khoa học trong các văn phòng cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả
lao động và tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chúng tôi đã chọn đề tài:
Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một
số cơ quan Bộ, làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình.
Về mặt lý luận, qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học ở một

nớc, tạp chí tổ chức Nhà nớc,... Hai là, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu các
văn bản pháp quy của Đảng và Nhà nớc về công tác văn phòng; các văn bản
quy định về chức năng, nhiệm vụ, quy chế của Bộ và Văn phòng Bộ Công
nghiệp, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.
Khoá luận tốt nghiệp của chúng tôi, ngoài phần lời nói đầu và kết luận,
nội dung chính đợc chia thành các chơng, mục sau:
Chơng 1:

Một số vấn đề chung về tổ chức lao động khoa
học trong văn phòng cơ quan.

1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về tổ chức lao động khoa học.
1.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học.
Chơng 2:

Tình hình tổ chức lao động khoa học trong Văn

2


phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa
học, công nghệ và môi trờng.

2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp và
Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ, môi trờng.
2.2. Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn
phòng Bộ Khoa học công nghệ, môi trờng.
2.3. Điều kiện lao động trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và
Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.
Chơng 3:



Chơng 1
Một số vấn đề chung về tổ chức lao động khoa học
trong văn phòng cơ quan
1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về tổ chức lao động khoa
học trong văn phòng cơ quan.

1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Bất kỳ một cơ quan hay một xí nghiệp nào cũng cần có một bộ phận đợc
thành lập để làm công tác công văn giấy tờ, công tác hành chính và điều hành
tổng hợp bộ phận này còn là bộ mặt của cơ quan trong việc giao tiếp đối nội
và đối ngoại. Đó là văn phòng hay gọi là phòng hành chính tổng hợp. Hay nói
cách khác, văn phòng cơ quan có chức năng tham mu tổ chức công việc cho
lãnh đạo, thay mặt cơ quan trong giao tiếp chung và đảm bảo hậu cần cho cơ
quan, công sở.
Nhìn chung, công tác văn phòng ở các cơ quan thờng bao gồm những
công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong
hoạt động của các cơ quan, đến việc xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn phòng nhng tựu trung có thể
hiểu văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, công ty, xí nghiệp,
là nơi làm việc về công văn giấy tờ [23,102].
1.1.2. Khái niệm về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng.
Xã hội ngày càng phát triển đồng thời với sự ra đời và phát triển của
nhiều môn khoa học mới nh tâm lý lao động, sinh lý học lao động,... Với mục
đích nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động, con ngời đã ứng dụng rất nhiều thành tựu khoa học và những kinh nghiệm tiên tiến
sau nhiều năm lao động vào việc tổ chức lao động của mình. Nếu nh chỉ tổ
chức lao động đơn thuần, mà chúng ta không tính đến việc phải tổ chức lao
động sao cho khoa học nhằm đem lại năng suất và tạo điều kiện thuận lợi cho
ngời lao động. Vì vậy, qua nhiều năm nghiên cứu, con ngời đã áp dụng công

khả năng chuyên môn của họ. Bên cạnh đó, phải tổ chức các bộ phận trong văn
phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ đợc giao. Nếu nh một bộ phận nào
đó trong văn phòng làm việc không mang lại hiệu quả, đó chính là lý do để lãnh
đạo nên xem xét xem đã tổ chức hợp lý cha và có nên giảm biên chế bộ phận đó
không. Ngoài ra, để đảm bảo cho hiệu quả công việc ngày càng nâng cao, nhất
là đối với công tác văn phòng thì việc trang bị những thiết bị, phơng tiện thích
hợp cho mỗi loại công việc là một việc không thể thiếu. Vì nó giúp cho cán bộ
làm việc đợc thuận lợi, tiết kiệm đợc thời gian và công sức. Chính nhờ có trang
thiết bị hiện đại nó làm giảm đi tính thủ công, chậm chạp trong công việc. Trớc
đây, cán bộ cần soạn thảo một văn bản phải mất rất nhiều thời gian, nhng ngày
nay nhờ có nền khoa học kỹ thuật phát triển đã phát minh ra máy vi tính,... Vì
vậy, việc soạn thảo văn bản đợc nhanh chóng, dễ dàng hơn. Cho nên, hầu nh
văn phòng các cơ quan đều đợc trang bị những thiết bị hiện đại để phục vụ cho

5


công việc của mình.
Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng
còn nhằm tạo ra năng suất trong quá trình làm việc, đòi hỏi lãnh đạo văn
phòng cần quan tâm nghiên cứu để tạo ra môi trờng lao động tốt nhất, giúp
cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao. Môi trờng lao động đó là
sự bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý, là việc tạo khung cảnh làm việc thuận lợi
và trang bị những thiết bị hiện đại. Điều đó sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên có
đợc tâm lý làm việc thoải mái và có tinh thần trách nhiệm với công việc đợc
giao. Việc này gắn liền với mục tiêu hoạt động của cơ quan nói chung và
trong những điều kiện cụ thể nói riêng. Chính vì vậy, để tạo ra hiệu quả làm
việc cao đồng thời tạo điều kiện lao động tốt cho cán bộ, đòi hỏi ở các nhà
lãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học để vận
dụng vào việc quản lý điều hành một cách tối u nhất.

để họ phát huy những khả năng sẵn có và tiềm tàng nhằm nâng cao vị trí vai
trò của mình trong tổ chức bộ máy của văn phòng nói riêng và cơ quan nói
chung.
Vì lẽ đó, tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng có ý nghĩa
rất quan trọng, nó giúp cho văn phòng cơ quan nâng cao hiệu quả trong công
tác, tổ chức phân công lao động hợp lý và tạo môi trờng lao động thuận lợi,
qua đó giúp cho sự hoàn thiện không ngừng hoạt động về tổ chức quản lý của
văn phòng, của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung.
1.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa
học trong văn phòng cơ quan.

1.2.1. Đặc điểm lao động của công chức hành chính văn phòng.
Khác với lao động của công nhân trong lĩnh vực sản xuất, công tác tổ
chức lao động khoa học của các cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đặc
điểm riêng biệt. Trong quá trình lao động cán bộ, nhân viên tổng hợp các loại
lao động trí óc. Nó không trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, nhng nó là căn
cứ tạo ra các tiền đề cần thiết để phát triển cơ quan và xã hội.
Theo C.Mác đã chia lao động trí óc làm ba loại:
Loại thứ nhất có sản phẩm lao động gắn liền với bản thân ngời lao động
trí óc. Đó là các sách báo, tranh ảnh, các bản nhạc, các cuốn sách,...
Loại thứ hai là hoạt động lao động không tách rời bản thân ngời lao
động. Đó là lao động của nghệ sỹ sân khấu, giáo viên, giảng bài,...
Loại thứ ba là lao động tạo ra sản phẩm có giá trị chung của xã hội. Kết
quả lao động đợc sử dụng để phát triển loài ngời. Đó là phát minh sáng kiến
của nhà bác học, kỹ s, quản lý,... [23,189].
Có thể nói rằng, lao động của cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đầy
đủ các đặc điểm của ba loại trí óc nói trên và nó biểu hiện dới nhiều công việc
cụ thể khác nhau. Ví dụ nh cán bộ, nhân viên vận dụng chuyên môn nghiệp vụ
và kinh nghiệm thực tiễn để ban hành văn bản trong khuôn khổ chức năng,
nhiệm vụ của mình. Hoặc là khi cần họp bàn một công việc nào đó, cán bộ,

lao động. Nó cũng quan tâm đến việc bố trí điều kiện lao động, cải tiến và thay
đổi phơng pháp làm việc của ngời lao động. Trong quá trình đó, ngành khoa
học này sẽ nghiên cứu và phát triển mối quan hệ giữa cán bộ, nhân viên với
nhau và giữa cán bộ với lãnh đạo. Bên cạnh đó, khoa học lao động cũng nghiên
cứu việc tái sản xuất sức lao động của ngời lao động nh điều kiện làm việc, nghỉ
ngơi, chế độ đãi ngộ,... sao cho khoa học và hợp lý. Khoa học này cũng nghiên
cứu những tác động của yếu tố xã hội đối với ngời lao động. Chính điều đó tác
động đến khả năng nhân cách của ngời lao động. Qua đó phát huy phẩm chất
tốt của ngời lao động trong môi trờng lao động tốt.

8


Tất cả những vấn đề trên mà khoa học tổ chức lao động quan tâm nghiên
cứu góp phần vào việc tổ chức lao động đợc hợp lý, đợc khoa học nhằm nâng
cao năng suất hiệu quả công việc trong quá trình lao động. Đặc biệt, trong quá
trình lao động ở cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng, nó mang tính chất
lao động khác với lao động trực tiếp làm ra của cải vật chất. Vì vậy, việc tổ
chức lao động ở đây cần đợc nghiên cứu và vận dụng năng động những phơng
thức đặc biệt của loại lao động này. Trong văn phòng cơ quan, tất cả mọi hình
thức lao động đều mang một mục đích và kết quả chung là hiệu quả của hoạt
động quản lý. Vì thế nó khác với lao động khác trong quá trình làm việc. Dựa
trên cơ sở của kết quả lao động này thì hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nớc ngày càng nâng cao, chất lợng hoạt động trong văn phòng và cơ quan cũng
đợc thúc đẩy đạt tới trình độ cao nhất [8].
Nghiên cứu cơ sở lý luận và khoa học của tổ chức lao động khoa học
hành chính nhằm áp dụng vào thực tiễn ở văn phòng cơ quan hành chính, và
còn tuỳ thuộc vào từng cá nhân trong văn phòng và điều kiện cụ thể của cơ
quan. Bên cạnh đó, những kiến thức về lý luận và khoa học tổ chức lao động
sẽ giúp cho việc thực hiện tổ chức lao động trong văn phòng tốt hơn. Ngoài ra,
ở cơ quan cũng phải biết áp dụng những kiên thức tốt nhất trong quá trình hoạt

quan nói chung, không thể có một bộ phận nào hoạt động một cách độc lập
hoàn toàn, mà tất cả các bộ phận đều gắn bó với nhau, cùng nhau xây dựng và
thực hiện thẩm quyền chung của cơ quan. Bên cạnh đó, khi lãnh đạo phân
công công tác phải phù hợp với khả năng, điều kiện của mỗi cán bộ. Bởi vì,
nếu phân công mà không tính đến năng lực thực sự của cán bộ, nhân viên thì
đó sẽ là nguyên nhân đầu tiên dẫn đến hiệu quả thấp trong công tác. Mọi công
việc đợc giao đòi hỏi ở cán bộ, nhân viên phải có trách nhiệm thực hiện đúng
và đủ theo yêu cầu của lãnh đạo. Đồng thời, khi cần thiết các cán bộ, nhân
viên có thể thay thế đợc công việc của nhau. Vì trong quá trình hoạt động có
thể một cán bộ văn th nghỉ, cần phải thay thế ngời khác đảm nhiệm để công
việc không bị gián đoạn. Vì vậy, mỗi ngời trong văn phòng, trong cơ quan
phải đợc đào tạo bồi dỡng để ít nhất có thể đảm nhận đợc hai chức trách.
Ngoài ra, khi tiến hành phân công công việc phải đề ra những tiêu chuẩn
để đánh giá kết quả của quá trình áp dụng nó vào thực tiễn. Tiêu chuẩn càng
rõ ràng thì càng thuận lợi khi phân công công tác, để từ đó đánh giá mức độ
hoàn thành công việc của mỗi cán bộ cả về số lợng và chất lợng. Cuối cùng,
việc phân công công tác cho cán bộ, nhân viên nhằm thúc đẩy nâng cao trình
độ nghiệp vụ của từng ngời. Bởi vì khi phân công công việc phức tạp đòi hỏi
mỗi cán bộ phải tự phát triển nâng cao trình độ của mình cho phù hợp với
công việc.
Tiếp theo để tổ chức lao động khoa học phải biết rõ nội dung cần phân bố
thời gian làm việc cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Việc phân bố thời
gian cho cán bộ, nhân viên cần căn cứ vào thời gian làm việc, sử dụng thời
gian thực hiện theo kế hoạch đã định và phải tính đến thời gian khi phát sinh
trong quá trình làm việc. Vì vậy, việc phân bố thời gian hợp lý cho từng công
việc và tiết kiệm thời gian trong quá trình lao động có ý nghĩa quan trọng đối
10


với việc nâng cao năng suất và hiệu suất công tác.

hiện việc tổ chức lao động khoa học là rất cần thiết.

11


Chơng 2
Tình hình tổ chức lao động khoa học trong
văn phòng một số cơ quan Bộ
(Ví dụ ở Bộ Công nghiệp
và Bộ Khoa học, công nghệ và môi trờng)

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan rất quan tâm chú trọng đến vấn
đề phải tổ chức lao động làm sao cho hợp lý, giảm chi phí và tiết kiệm nhân
lực. Đất nớc ta đang trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc, vì
vậy các cơ quan luôn đổi mới những trang thiết bị cũ kỹ, lạc hậu, thay vào đó
là những trang thiết bị hiện đại thích hợp với từng công việc, và qua đó nhằm
tạo điều kiện cho cán bộ trong cơ quan làm việc đợc thuận lợi, có tâm lý thoải
mái.
Đối với cơ quan cấp Bộ nói chung, cơ quan Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa
học, công nghệ và môi trờng nói riêng là cơ quan của Chính phủ thực hiện
chức năng quản lý Nhà nớc ngành công nghiệp và lĩnh vực nghiên cứu khoa
học phát triển công nghệ, thì vấn đề trên đã đang và sẽ đợc các cấp lãnh đạo,
cán bộ trong cơ quan quan tâm nghiên cứu và vận dụng vào thực tế.
Trong khuôn khổ thời gian có hạn, vì vậy chúng tôi tiến hành tìm hiểu
tình hình tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ
Khoa học, Công nghệ và Môi trờng để qua đó nắm đợc tình hình tổ chức lao
động và rút ra một số nhận xét từ thực tiễn.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp và văn
phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.


nề nếp quản lý một cách khoa học để có hiệu quả nhất trong quá trình điều
hành các hoạt động của Bộ.
Tổ chức quản lý và thực hiện tốt công tác văn th - lu trữ của Bộ, bao gồm:
hớng dẫn, kiểm tra công tác văn th lu trữ trong toàn ngành theo đúng thể thức
của Nhà nớc quy định, có trách nhiệm bảo vệ bí mật Nhà nớc; bí mật cơ quan
Bộ. Và đảm bảo phân phối những công văn đến kịp thời cho lãnh đạo Bộ và
các cơ quan chức năng của Bộ.
Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện vật chất và
phơng tiện làm việc cho các cơ quan chức năng của Bộ; tổ chức cải thiện đời
sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên cơ quan Bộ; quản lý công tác
sửa chữa lớn - xây dựng nhỏ của Bộ nh sửa chữa điện, nớc,... tổ chức và thực
hiện công tác chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên trong Bộ. Giúp
bộ quản lý, tổ chức thực hiện theo dõi kiểm tra công tác thi đua tuyên truyền,
tự vệ, phòng chống bão lụt, phòng cháy chữa cháy, lao động công ích.
Đảm bảo công tác thông tin - liên lạc trong nớc và quốc tế, đánh máy, in
ấn, sao chụp tài liệu, quản lý, điều phối sử dụng ô tô phục vụ cho các yêu cầu
công tác giao dịch của lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc
Bộ. Tổ chức quản lý trông giữ xe cho cán bộ, nhân viên trong Bộ.
13


Thực hiện các nhiệm vụ lễ tân, quản trị, khánh tiết (đối nội và đối ngoại),
phục vụ trong cơ quan và bảo vệ trụ sở làm việc của Bộ. Đồng thời, Văn
phòng Bộ quản lý cơ sở vật chất, tài sản bao gồm trang thiết bị, phơng tiện làm
việc; quản lý kinh phí hành chính - sự nghiệp bao gồm: thực hiện các chế độ
tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ, nhân viên của Văn phòng Bộ và
các đơn vị trực thuộc Bộ không đợc phân cấp quản lý tài chính.
Văn phòng Bộ có nhiệm vụ quản lý tổ chức nhân sự theo sự phân cấp
quản lý của Bộ trởng. Và tổ chức quản lý các hoạt động của Văn phòng thờng
trực phía Nam đặt tại TP. Hồ Chí Minh. Ngoài những nhiệm vụ trên, đối với

- Phòng T liệu.
- Phòng Tài chính kế toán.
- Phòng Thi đua - khen thởng.
- Đội xe.
- Trạm y tế.
- Văn phòng thờng trực phía Nam.
Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có các phòng ban sau:
- Phòng Lu trữ.
- Phòng Hành chính.
- Phòng Tổng hợp.
- Phòng Tài vụ.
- Phòng Quản trị - y tế.
- Phòng Quản lý xe.
- Văn phòng thờng trực phía Nam.
Ngoài ra, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng còn có các
tổ, nh:
- Tổ thi đua - khen thởng.
- Tổ xây dựng cơ bản.
- Tổ kế hoạch.
- Tổ thờng trực Hội đồng chính sách.
2.2. Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng
Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng.

Qua nghiên cứu khảo sát thực tế, mô hình Văn phòng Bộ Công nghiệp và
Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng đợc bố trí theo kiểu văn
phòng cổ điển, có nghĩa là tách riêng từng phòng. Do chức năng và nhiệm vụ
quản lý của mỗi Văn phòng Bộ rất rộng, vì vậy việc bố trí các phòng làm việc
đợc tách riêng. Không giống nh các văn phòng nớc ngoài, họ thờng bố trí theo
kiểu văn phòng mở (nghĩa là văn phòng hiện đại có vách ngăn di động). Việc
bố trí văn phòng theo kiểu này có rất nhiều điểm thuận lợi nh có thể giúp lãnh

xe, phòng Phó Văn phòng, trạm y tế, phòng tổng hợp thuộc văn phòng, các
phòng này là nơi thờng xuyên giao tiếp phục vụ cho hoạt động của Bộ đợc bố
trí ở tầng 1. Phòng hành chính - bộ phận làm công tác văn th đợc bố trí ngay
gần cửa ra vào của cơ quan Bộ, nh vậy là rất hợp lý. Bởi vì, bộ phận này thờng
xuyên tiếp nhận công văn đi - đến và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động
của Bộ. Cho nên, việc bố trí này nhằm tiết kiệm đợc thời gian đi lại của cán
bộ, đồng thời dễ dàng cho việc giao dịch với cơ quan bên ngoài.
Phòng Tổng hợp, phòng Chánh Văn phòng và phòng Phó Văn phòng đợc
bố trí ở tầng 2, đây là các phòng tham mu giúp việc cho lãnh đạo cơ quan Bộ.

16


Vì vậy, đợc bố trí gần các phòng của lãnh đạo Bộ nhằm giải quyết mọi công
việc đợc thuận lợi. Phòng t liệu đợc bố trí ở tầng 3, và phòng lu trữ đợc bố trí ở
tầng 4 nhằm bảo quản tài liệu đợc khô ráo, tránh ẩm mốc,...
Bên cạnh đó, trụ sở của cơ quan Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng
đợc đặt tại địa chỉ 39 Trần Hng Đạo, là toà nhà 4 tầng, các phòng làm việc của
văn phòng đợc bố trí trong các tầng nhà.
Phòng hành chính, phòng quản trị, phòng của Phó Văn phòng, phòng tài
vụ và phòng quản lý xe đợc bố trí ở tầng 1. Các phòng trên đợc bố trí theo
kiểu các phòng khép kín. Riêng phòng hành chính đợc bố trí kết hợp giữa kiểu
văn phòng cổ điển và kiểu văn phòng hiện đại. Phòng làm việc của phó Văn
phòng Bộ phụ trách quản lý phòng hành chính và phòng của Trởng phòng
hành chính đợc bố trí bằng hai phòng kín. Còn lại các bộ phận phụ trách về
đánh máy, in ấn, sao chụp, chuyển giao đóng dấu công văn đợc bố trí phòng
có kiểu mặt bằng mở có vách ngăn phân biệt nhng không có cách âm.
Phòng y tế, tổng đài đợc bố trí làm việc ở tầng 2, phòng tổng hợp, phòng
của Chánh Văn phòng Bộ, phòng của Phó Văn phòng đợc bố trí ở tầng 3, và
phòng lu trữ, tổ quản lý xây dựng, văn phòng thờng trực Hội đồng chính sách

có trình độ chuyên môn và khả năng hiểu biết rộng. Vấn đề này đang đợc các
cơ quan quản lý Nhà nớc quan tâm hàng đầu. Hiện nay, các cơ quan Nhà nớc
đang giảm biên chế đến mức tối đa, vì các cán bộ làm việc trong cơ quan từ
những năm nớc ta còn trong chiến tranh, cho nên hầu nh làm việc theo kinh
nghiệm là chính. Cho đến sau này, đội ngũ cán bộ đó mới đợc học nâng cao
trình độ chuyên môn.
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ nhân viên trong Văn phòng Bộ Công nghiệp
và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng làm việc nhiệt tình, yêu nghề và có
trách nhiệm với công việc đợc giao. Ví dụ nh khi có cán bộ đến phòng lu trữ
Bộ Công nghiệp để tìm tài liệu từ những năm Bộ cha sát nhập, thì cán bộ lu trữ
ở đây rất tận tình với công việc của mình, họ sẵn sàng tìm cho dù mất nhiều
thời gian công sức. Đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng cùng làm việc
giúp đỡ nhau, đối với những cán bộ làm lâu năm có nhiều kinh nghiệm, họ thờng chỉ bảo giúp đỡ những cán bộ mới vào làm việc. Vì vậy, tinh thần làm
việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng ngày càng đợc nâng cao.
Hiện nay, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công
nghệ và Môi trờng đã ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế. Văn phòng
Bộ Công nghiệp có tổng số 121 cán bộ trong đó có 88 cán bộ trong biên chế
và 33 cán bộ hợp đồng. Về trình độ chuyên môn hầu hết các cán bộ có trình
độ sơ cấp trở lên, và có một số cán bộ nhân viên làm việc không có bằng cấp,
nhng có nhiều kinh nghiệm. Cụ thể ở Văn phòng Bộ có một cán bộ là Phó tiến
sỹ, 30 cán bộ có trình độ đại học, 14 cán bộ có trình độ trung cấp, 39 cán bộ
có trình độ sơ cấp, số còn lại là cán bộ nhân viên có trình độ tốt nghiệp phổ
thông trung học.
Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có tổng số 80 cán
bộ, trong đó có 57 cán bộ trong biến chế và 23 cán bộ làm việc theo hợp đồng.
18


Về trình độ chuyên môn thì có 5 cán bộ trên đại học, 25 cán bộ có trình độ đại
học, 25 cán bộ có trình độ trung cấp và còn lại là số cán bộ, nhân viên có trình

cho các bộ phận trong văn phòng, thì cần phải hiểu đợc chức năng, nhiệm vụ
của Chánh Văn phòng và sự phân công quản lý của Chánh Văn phòng cho các

19


Phó Văn phòng.
2.2.3.1. Sự phân công phụ trách trong lãnh đạo văn phòng.
Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng đợc tổ chức làm việc theo chế độ thủ trởng kết hợp với bàn bạc tập thể. Đứng
đầu văn phòng là Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng về mọi
mặt hoạt động của Văn phòng Bộ. Chính vì vậy, Chánh Văn phòng Bộ đợc
giao những nhiệm vụ rất quan trọng, đảm bảo cho hoạt động quản lý của Bộ
đạt đợc kết quả cao.
Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng Bộ Khoa học,
Công nghệ và Môi trờng có một số nhiệm vụ chung sau: giúp Bộ trởng và các
thứ trởng theo dõi tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ nh theo
dõi, đôn đốc các vụ và các đơn vị liên quan triển khai thực hiện chơng trình
công tác hàng năm của Bộ và việc chuẩn bị các dự án. Chuẩn bị báo cáo về sự
chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ hàng quý, một năm và báo cáo về tình hình
hoạt động của Bộ trình Bộ trởng và gửi lên Thủ tớng Chính phủ. Bên cạnh đó,
Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trởng ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền
các qui định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và về quản lý công
văn giấy tờ trong cơ quan Bộ. Giúp Bộ trởng tổ chức, theo dõi việc thực hiện
quy chế làm việc và các qui định khác của Bộ.
Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng Bộ
Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có một số nhiệm vụ khác nhau, do sự phân
công của lãnh đạo Bộ và để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Bộ.
Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng có nhiệm vụ
tham gia hoặc trực tiếp xây dựng các dự thảo đề án công tác của Bộ nh phối
hợp hoặc chủ trì tổ chức thẩm tra các đề án do cá đơn vị trực thuộc chuẩn bị;

Bộ phân công công việc cho các Phó Văn phòng phụ trách. Các Phó văn
phòng có nhiệm vụ quản lý trực tiếp các mảng công việc trong văn phòng và
hàng tháng, hàng quý, một năm viết báo cáo tổng kết tình hình công tác lên
Chánh văn phòng.
ở Văn phòng Bộ và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng việc phân

công phụ trách công việc giữa Chánh văn phòng với các Phó văn phòng có sự
khác biệt.
Việc phân công trách nhiệm giữa Chánh văn phòng và Phó văn phòng ở
Văn phòng Bộ Công nghiệp thờng là do thoả thuận. Tức là, khi Chánh văn
phòng mới đợc bổ nhiệm thì Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng tổ chức
một cuộc họp phân công công tác. Kết quả cuộc họp đợc ghi lại bằng văn bản,
sau đó trình lãnh đạo Bộ xem xét và quyết định. Hiện nay ở Bộ Công nghiệp
thì sự phân công công tác giữa Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng đợc
diễn ra nh sau:
Chánh văn phòng phụ trách chung các mảng công việc nh: quản trị, y tế,
hành chính, lu trữ,... Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ là ngời chịu trách nhiệm
trực tiếp quản lý phòng tổng hợp và phòng thi đua tuyên truyền. Chánh Văn
21


phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp tình hình, báo cáo
các mặt hoạt động của Bộ.
Còn các Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng giải quyết
và điều hành một số công việc đợc giao. Văn phòng Bộ Công nghiệp có 3 Phó
Văn phòng, mỗi ngời phụ trách các lĩnh vực khác nhau. Cụ thể là phụ trách
một số phòng ban nhất định.
Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng hành chính, phòng lu trữ và phòng
t liệu. Phó văn phòng có chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn th, lu trữ,
thông tin t liệu trong Văn phòng Bộ và trong toàn ngành. Tổ chức theo dõi,

phụ trách công tác tuyên truyền của Bộ.
Giúp việc cho Chánh Văn phòng còn có 3 Phó Văn phòng phụ trách các
phòng ban và các mảng công việc khác nhau.
Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách các phòng đó là: phòng hành
chính, phòng quản trị - y tế, phòng quản lý xe. Ngoài ra, Phó Văn phòng có
trách nhiệm thay mặt Chánh Văn phòng Bộ khi Chánh Văn phòng Bộ đi vắng
lâu ngày, và giúp thêm Chánh Văn phòng phụ trách phòng tài vụ.
Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách phòng lu trữ và các mặt công tác
khác nh: công tác dân quân tự vệ, phòng chống bão lụt, lao động công ích,
phòng cháy chữa cháy; công tác thi đua khen thởng của Văn phòng Bộ. Bên
cạnh đó, Phó Văn phòng còn có trách nhiệm giúp thêm Chánh Văn phòng
quản lý phòng tổng hợp và quản lý công tác kế hoạch nghiên cứu cấp Bộ, cấp
cơ sở của Bộ, công tác tuyên truyền của Bộ.
Và một Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lý
văn phòng thờng trực phía Nam.
Nh vậy, về tổ chức biên chế lãnh đạo văn phòng của Văn phòng Bộ Công
nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng là nh nhau, song về phân
công phụ trách công việc có sự khác nhau. ở Văn phòng Bộ Công nghiệp việc
phân công giữa Chánh Văn phòng với các Phó Văn phòng tơng đối hợp lý,
phù hợp với khả năng quản lý và giải quyết công việc của lãnh đạo văn phòng.
Còn ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng qua nghiên cứu thực
tế thấy rằng Chánh Văn phòng Bộ ngoài việc quản lý phụ trách chung công
tác văn phòng, thì ông còn phải trực tiếp quản lý quá nhiều công việc. Nên
chăng cần phải phân công tốt một số công việc cho các Phó Văn phòng phụ
trách.
2.2.3.2. Sự phân công công tác cho các đơn vị trong văn phòng.
Bên cạnh việc phân công phụ trách công việc của lãnh đạo Văn phòng Bộ
thì việc phân công công tác cho các đơn vị giúp việc trong văn phòng là nhiệm
vụ rất quan trọng. Để phân công công tác hợp lý, lãnh đạo Văn phòng Bộ phân
công công việc phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ trong văn phòng. Bên cạnh

trách nhiệm trớc phòng về lĩnh vực phụ trách công tác bảo vệ.
Phòng Hành chính phân công làm ba tổ:
Tổ văn th: có 4 cán bộ; 1 cán bộ quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức giải
quyết công văn đi; 1 cán bộ tiếp nhận và phân phối công văn đến; và 1 cán
bộ liên lạc: nhận và chuyển công văn tài liệu, báo chí đến các đơn vị, ban,
ngành; 1cán bộ trực tổng đài.
- Tổ đánh máy, chế bản: 1 cán bộ sao chụp văn bản cho toàn cơ quan Bộ;
2 cán bộ đánh máy.
- Tổ thờng trực - bảo vệ: có 1 nhân viên lễ tân có nhiệm vụ quản lý, sắp
24


xếp, ghi chép khách đến liên hệ công tác với cơ quan Bộ và 15 nhân viên bảo
vệ giữ gìn an ninh trật tự trong và ngoài giờ, đảm bảo trông giữ xe đạp, xe
máy của cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Còn phòng hành chính Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng chỉ có một
Trởng phòng phụ trách chung mọi mặt hoạt động của phòng, không có phó
phòng. Về tổ chức đợc phân công làm ba tổ nh trên nhng số lợng cán bộ phân
công việc có sự khác nhau. Cụ thể là tổ văn th có 2 cán bộ: một cán bộ quản
lý, sử dụng con dấu và tổ chức giải quyết công văn đi, một cán bộ tiếp nhận
công văn đến kiêm liên lạc phân phối công văn đến các vụ chức năng. Tổ
chế bản phân công một cán bộ đánh máy cho Văn phòng Bộ và một cán bộ
sao chụp tài liệu cho toàn cơ quan Bộ. Tổ thờng trực bảo vệ có 1 nhân viên lễ
tân, 2 nhân viên tổng đài và 6 nhân viên bảo vệ cơ quan Bộ đợc chia làm hai
ca: một ca từ 7h30 - 17h30 và 1 ca từ 17h30 - 7h30; 4 nhân viên trông giữ xe
đạp xe máy.
- Phòng Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ, giúp Chánh Văn
phòng Bộ thực hiện sự điều hành và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ trong việc quản
lý Nhà nớc; tổng hợp tình hình báo cáo đột xuất, định kỳ 6 tháng, năm về các
mặt hoạt động của Bộ và đồng thời làm th ký cho lãnh đạo Bộ.