Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình thực tế hiện nay của đất nước, trong
công cuộc đổi mới, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định
và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà nhập vào xu thế đó những
năm gần đây công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản có những bước phát
triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội, khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội có chức năng đào tạo cán bộ có trình độ cao đẳng, đại học về ngành
Quản trị văn phòng. Ngoài việc truyền đạt kiến thức cho sinh viên trên giảng
đường, hàng năm Khoa đều tổ chức cho sinh viên đi khảo sát, kiến tập, thực tập.
Qua đợt khảo sát này,sẽ giúp cho mỗi sinh viên hiểu thêm tình hình thực tế về công
tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của các cơ quan, đơn vị. Lý luận và thực
tiễn luôn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau, trên cơ sở nhận thức đó nhằm giúp
cho sinh viên không những giỏi về lý luận mà còn thành thạo các nghiệp vụ được
học.
Nắm rõ được sự quan trọng của việc thực tế, khoa Quản trị văn phòng –
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong mỗi khóa học được sự quan tâm của lãnh đạo
nhà trường và khoa, sinh viên đã có cơ hội tiếp xúc thực tế.
Sau khi được học tập tại trường với các kiến thức cơ bản về ngành Quản trị văn
phòng, khoa đã sắp xếp cho tôi tiến hành khảo sát cùng đợt kiến tập. Được sự đồng
ý của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi và khoa Quản trị
văn phòng, tôi đã được đến khảo sát tại công ty trong thời gian từ 20/04/2015 đến
ngày 25/05/2015 với nội dung chính là tìm hiểu về công tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện văn bản. Những kiến thức lý thuyết cũng như việc thực hiện các nghiệp
vụ, kinh nghiệm của cán bộ tại công ty là những bài học bổ ích giúp tôi tự tin hơn
trong công tác sau này.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Nguyễn Hoa Thùy Dung

Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN NỘI DUNG
Phần I
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI PHÚC LỢI
I.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ
phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi.
Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi thuộc sở hữu của
các cổ đông, được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt
động theo Luật Doanh nghiệp tháng 12/2005 và các quy định hiện hành của Nhà
nước.
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG
MẠI PHÚC LỢI
Tên giao dịch quốc tế: PHUC LOI CONSTRUCTION, TRADING AND
INTERNATIONAL

MANPOWER

SERVICE



Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Trung tâm đào tạo lao động Xuất khẩu:
- Địa chỉ: Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội
Phạm vi hoạt động:
Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi hoạt động trên phạm
vi lãnh thổ Việt Nam, có thể có văn phòng đại diện, chi nhánh, đơn vị thành viên
đặt tại các Tỉnh, Thành phố trên toàn lãnh thổ Việt Nam cũng như tại Nước ngoài
phù hợp với Nghị quyết HĐQT và quy định của Pháp luật.
II.Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ
phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi.
1. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại
Phúc Lợi.
Lãnh đạo công ty gồm có:
- 01 Tổng Giám đốc
- 01 Giám đốc
- 01 Phó Giám đốc
- 01 Trưởng phòng Kế hoạch - Tổng hợp
- 01 Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính
- 01 Trưởng phòng Tài chính – Kế toán

Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung


Mối quan hệ chỉ đạo

Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu
tư và Thương mại Phúc Lợi.
2.1 Chức năng
Không ngừng nâng cao lợi ích của Nhà nước, của cổ đông và người lao động.
tăng tích lũy và phát triển sản xuất kinh doanh của công ty.
Huy động và sử dụng vốn của các cổ đông để hoạt động sản xuất kinh doanh có
hiệu quả. Góp phần thiết thực vào thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội
của đất nước.
2.2 Nhiệm vụ
- Công ty phải đảm bảo việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản do cổ đông đóng
góp, đất đai tài nguyên được giao quyền sử dụng và các nguồn lực khác tốt để thực
hiện các chức năng trên của công ty.
- Phải lực chọn hình thức và cách thức huy động vốn phù hợp với quy định
của Pháp luật để nâng cao lợi ích kinh doanh của công ty.
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất kinh doanh phù hợp
với nguyên tắc hoạt động và mục tiêu chiến lược của công ty.
- Đổi mới công nghệ, phù hợp với yêu cầu phát triển và sản xuất kinh doanh
của công ty.
- Thành lập các Chi nhánh, Văn phòng đại diện hay công ty con của công ty


Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC
VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG
MẠI PHÚC LỢI
Là cơ quan doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội về các lĩnh vực đầu tư
và thương mại. Mỗi ngày công ty tiếp nhận hàng chục văn bản có liên quan đến
thẩm quyền cần giải quyết . Hàng năm, Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và
Thương mại Phúc Lợi tiếp nhận một lượng văn bản trung bình khoảng 3000 văn
bản và ban hành khoảng văn bản 1700 văn bản.
Văn thư thuộc văn phòng của doanh nghiệp có chức năng tham mưu, tổng hợp
và mang tính chất phục vụ (hậu cần). Phối hợp điều hòa mối quan hệ và chịu sự chỉ
đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng cơ quan.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
- Quản lí văn bản đi- đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ.
- Phân loại văn bản đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng kí văn bản
đi-đến vào sổ.
- Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rối đóng
dấu ban hành.
- Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói
văn bản trực tiếp chuyển cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận.
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của công ty, thì cán bộ văn thư phải thực hiện
tốt các nhiệm vụ trên.

khai công tác lập hồ sơ hiện hành tại các phòng, ban. Trên cơ sở Thông báo này,
cán bộ Văn thư – lưu trữ sẽ kiểm tra, hướng dẫn đến chuyên viên các phòng, ban
việc lập hồ sơ hiện hành, cách sắp xếp tài liệu trong hồ sơ.
Công tác tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản luôn được sự quan
tâm chỉ đạo sát sao của Ban lãnh đạo Công ty. Để công tác tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện các văn bản được triển khai đồng nhất, Văn phòng công ty đã sao gửi các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan cấp trên tới các đơn vị phụ
thuộc công ty.
Ngày 09/12/2010, Công ty ra Thông báo số 2151/TB-CT về việc Thông báo
ý kiến chỉ đạo của Tổng giám đốc công ty về công tác tiếp nhận công văn, tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của các đơn vị phụ thuộc công ty.
Ngày 27/04/2012, công ty ban hành Thông báo số 586/TB-CT về việc thông
báo gửi Giấy mời họp, Lịch tuần và một số văn bản khác của công ty qua hòm thư
điện tử.
Ngoài việc ban hành văn bản thì công ty cũng áp dụng các văn bản quy định
về công tác lưu trữ của Nhà nước như:
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia của Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành ngày
04 tháng 4 năm 2001;
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều trong Pháp lệnh
Lưu trữ Quốc gia;
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2007 của

1.Bước 1: Kiểm tra văn bản
* Phần lớn các văn bản của công ty đều do cán bộ văn phòng soạn thảo, còn có một
số phòng ban thì các phòng ban đó tự soạn thảo. Nhưng trước khi các văn bản được
phát hành thì các văn bản đó phải tập trung tại văn thư, để cán bộ văn thư kiểm tra
thể thức và kĩ thuật trình bày.
+ Ghi số, ngày tháng của văn bản: Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên
loại của văn bản
+ Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
- Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm
quyền kí và đóng dấu.
- Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 02 thì phải thêm số
“0” trước số đó
- Nhưng nhìn chung việc đánh số của công ty là đúng thể thức, số kí hiệu đầy
đủ nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản sai sót về thể thức trình bày.
* Nhân bản: Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, có chữ
kí của người có thẩm quyền, có ý kiến của cấp trên về việc nhân số lượng văn bản
là bao nhiêu bản thì cán bộ văn thư sẽ photocopy nhân bản theo số lượng yêu cầu.
2.Bước 2: Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu văn bản đi ở công ty cán bộ văn thư đã kiểm tra số, chữ kí của
người kí có đúng thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quy định hay
chưa, nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại hoặc làm lại.
- Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc tính chất của văn bản cũng
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Sau khi hoàn tất các bước trên thì cán bộ văn thư ở công ty sẽ giữ lại bản chính và
được lưu ở văn phòng công ty.
- Mỗi văn bản do công ty làm ra để phục vụ cho hoạt động điều chỉnh, quản lí đều
được giữ hai bản chính để lưu, một bản sau khi được ban hành lưu tại đơn vị hoặc
người soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư. Bản lưu dùng để làm căn cứ pháp
lí và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết. Các văn bản lưu là văn bản chính và
được sắp xếp theo số, kí hiệu
- Bên cạnh đó, tại công ty còn có một số văn bản đi, sau khi lưu văn bản thì cán bộ
văn thư không đóng dấu văn bản mà đưa vào lưu, như vậy văn bản đó sẽ không có
hiệu lực pháp lí, về cơ bản là sai và thiếu sót.
- Văn bản lưu của công ty được sắp xếp theo tên loại văn bản: Mỗi một tập văn bản
tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước
và văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau.
II. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài gửi
đến cơ quan qua nhiều hình thức khác nhau: có thể trực tiếp do cán bộ đi họp mang
về hoặc qua đường bưu điện, fax, mail…
Văn bản đến tại công ty được cán bộ văn thư thực hiện theo các bước được quy
định tại các văn bản quy phạm pháp luật.
1. Quy trình tiếp nhận văn bản đến của công ty
- Hàng ngày, công ty thường tiếp nhận các loại văn bản của các cơ quan bên ngoài,
đoàn thể và của cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối mật, tuyệt mật, văn bản
của các cơ quan khác.

- Đối với fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “đến”
- Dấu đến được đóng rõ ràng vào khoảng giấy trống dưới số, kí hiệu đối với
văn bản có tên loại.
- Đối với văn bản là công văn thì việc đóng dấu “ đến” được đóng dấu dưới
phần trích yếu nội dung.
- Nếu văn bản mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thư phải
chuyển ngay đến Giám đốc ( hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền nếu giám
đốc đi vắng.
- So với mẫu sổ đã quy định thì về cơ bản công ty đã làm đúng theo thể thức
và có thêm cột “ ngày xử lí ” đã được cập nhật.
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Trình và chuyển giao văn bản
- Sau khi tiếp nhận văn bản, bóc bì, cán bộ văn thư sẽ trình cho Lãnh đạo cơ quan
có ý kiến xem xét.
- Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền nếu Giám đốc đi vắng là người trực
tiếp bút phê vào phiếu trình xem xét để phân phối văn bản đến cho các phòng ban,
cá nhân có trách nhiệm chính để giải quyết.
- Văn thư nhận văn bản đến từ Lãnh đạo cơ quan để đóng dấu văn bản xong chuyển
sang photocopy nhân bản theo yêu cầu, khi photo xong văn thư chuyển cho các
phòng ban, cá nhân theo chỉ đạo của Lãnh đạo đồng thời ghi sổ giao nhận văn bản.
Nếu vản bản có liên quan đến nhiều đơn vị, phòng ban, cá nhân, văn thư photo ra
nhiều bản để gửi cho đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan. Đơn vị, phòng ban,

Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần III
KẾT LUẬN VÀ ĐÈ XUẤT KIẾN NGHỊ

I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác kiểm
soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và
Thương mại Phúc Lợi
1.Ưu điểm:
- Căn cứ vào các quy định của Nhà nước, của công ty, xây dựng các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ đối với các Ban, các đơn vị, tổ chức
thuộc công ty; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác
văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức thuộc công ty.
- Hàng năm, công ty đều cử cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ tham dự đầy đủ
các lớp tập huấn do Sở Nội vụ, chi cục Văn thư – lưu trữ Thành phố Hà Nội.
-Hệ thống các văn bản do công ty ban hành ra để chỉ đạo hướng dẫn thực hiện công
tác lưu trữ khá đầy đủ; các văn bản này có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó là hành
lang pháp lý để công tác lưu trữ hoạt động được thống nhất và tạo thuận lợi cho cán
bộ văn thư – lưu trữ khi thực hiện các nghiệp vụ trong quá trình giải quyết công
việc.
- Tháng 10/2013, Văn phòng công ty đã xây dựng được danh mục hồ sơ hiện hành
của cơ quan (chưa ban hành chính thức, đang hoàn thiện), trên cơ sở danh mục hồ
sơ, cán bộ Văn thư – lưu trữ sẽ hướng dẫn chuyên viên các phòng, ban lập hồ sơ
hiện hành.

vụ tốt nhất cho công tác lưu trữ như: máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, giá để
tài liệu, xe chở tài liệu và những văn phòng phẩm khác. Trong thời gian gần đây
lãnh đạo công ty đã chú trọng trọng việc bố trí kho tàng rộng rãi, giá tủ đúng quy
chuẩn…
- Công ty luôn quan tâm chú trọng đầu tư về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác
kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản như:
+ Trang thiết bị đầy đủ các loại máy photocopy, máy in, máy vi tính,
máy Fax….để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lí, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ. Cụ thể
đã trang bị 03 máy tính, 01 máy photocopy, 01 máy scand để lưu và gửi mail cho
các đơn vị trực thuộc công ty, 01 máy điện thoại, 01 máy Fax…
+ Các trang thiết bị: 60 giá sắt + 11 tủ gỗ để đựng tài liệu, 500 hộp carton,
bìa hồ sơ, điều hòa trung tâm, bình bọt cứu hỏa, máy hút ẩm…
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Nhìn chung các trang thiết bị tương đối đầy đủ để đảm bảo thực hiện tốt
công việc.
+ Ngoài ra còn có tủ đựng hồ sơ và những văn phòng phẩm thiết yếu: cặp
ba dây, sổ sách, kẹp giấy…
- Đặc biệt, chú trọng việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cá cán bộ trong
công ty và cán bộ làm công tác văn thư nói riêng.
- Thực hiện chủ trương rà soát lại các văn bản đã ban hành có tác dụng rất tích cực,
giúp loại bỏ bớt những văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực,
văn bản cần sửa đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành….

bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể hơn về công tác văn thư lưu trữ sao cho phù hợp
với tình hình thực tế của công ty. Những văn bản đã ban hành hầu như chỉ dựa
vào các quy định của Nhà nước, chưa có sự nghiên cứu để sát với thực tiễn công
tác của công ty, điều này cũng dễ hiểu bởi vì công ty mới được thành lập nên
việc nghiên cứu tình hình thực tiễn công tác chưa được tiến hành.
- Hiện nay ở công ty chưa có phần mềm quản lí văn bản, việc quản lí văn bản chỉ là
thủ công sẽ dẫn đến tình trạng tìm kiếm văn bản còn chậm.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản của công ty còn rất hạn chế, mục lục hồ sơ chỉ được cán bộ lưu giữ trên
máy tính chứ không có chức năng tra tìm. Chưa có hệ thống tra tìm tài liệu trên máy sẽ
làm hạn chế rất nhiều trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ và tốc độ phục vụ nhu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu. Toàn bộ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ đều được
tiến hành một cách thủ công, không được tin học hóa ở bất kỳ một nghiệp vụ nào.
- Thiếu nhân lực do cán bộ công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ.
- Ngoài ra, công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cho các cán bộ
công chức vẫn chưa đạt yêu cầu.
- Nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của cán bộ công chức còn yếu.
- Nhận thức về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản chưa đúng với
thực tế của một số cán bộ trong cơ quan
- Kinh phí trong chỉnh lí tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm
soát và tổ chức thực hiện các văn bản còn hạn hẹp.
- Do công ty có diện tích còn khá nhỏ so với nhu cầu công việc, cho nên cơ sở vật
chất còn hạn chế.
- Việc quản lí công văn giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức
thực hiện các văn bản tại công ty:
1.Cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
- Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện
các văn bản thì việc đầu tư cơ sở vật chất là rất cần thiết.
- Ngoài việc trang bị các loại máy móc, trong thời gian tới công ty nên tăng thêm số
lượng máy vi tính, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư và lưu trữ.
- Nên trang bị phần mềm quản lí văn bản vào cơ quan, giúp cho việc quản lí và giải
quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời.
- Công ty thường tiếp nhận một lượng văn bản khá lớn vì vậy hệ thống phòng kho
lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, giá, hộp,
kệ, bìa đựng hồ sơ tài liệu, để tài liệu được bảo quản lâu dài…. Thường xuyên vệ
sinh kho lưu trữ, thực hiện nghiêm chế độ kiểm kế, thống kê tài liệu.
2.Tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, công nhân viên.
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp Lãnh đạo công
ty và cán bộ, công nhân viên trực tiếp soạn thảo văn bản và nhân viên văn thư, lưu
trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác kiểm soát và tổ chức thực
hiện các văn bản để thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước.
- Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn và các văn
bản khác có liên quan đến công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
nhằm quản lí văn bản đi – đến và hiểu rõ vai trò của văn thư.

ty nhằm góp phần nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Lãnh đạo văn phòng, cán
bộ lưu trữ và các bộ phận chức năng cần lập kế hoạch xây dựng và ứng dụng phần
mềm quản lý hồ sơ, tài liệu giúp cán bộ lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ trong
công tác lưu trữ được nhanh gọn, chính xác và khoa học.
- Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm
soát và tổ chức thực hiện các văn bản là rất cần thiết, mọi khâu nghiệp vụ đều nhờ
vào sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt là
hạn chế nạn quan liêu giấy tờ.
- Để đáp ứng yêu cầu trên, trước hết công ty cần trang bị phần mềm quản lí văn
bản, riêng với cán bộ văn thư phải được đào tạo và sử dụng thành thạo các phần
mềm về công tác quản lí văn bản.
- Ứng dụng công nghệ thông tin là việc làm cần thiết đối với công tác lưu trữ của công
Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Bài tiểu luận

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ty nhằm góp phần nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Lãnh đạo văn phòng, cán
bộ lưu trữ và các bộ phận chức năng cần lập kế hoạch xây dựng và ứng dụng phần
mềm quản lý hồ sơ, tài liệu giúp cán bộ lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ trong
công tác lưu trữ được nhanh gọn, chính xác và khoa học.
+ Chương trình công bố mục lục hồ sơ trên mạng của công ty cần triển khai trong
thời gian gần nhất để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ đó đẩy
mạnh công tác lưu trữ của công ty ngày càng hoàn thiện, phát triển hơn.
+ Công ty cần nghiên cứu, ban hành bản lịch sử đơn vị hình thành phông tạo
điều kiện cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và quản lý tài liệu được hiệu

các công cụ tra cứu tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu như: bản lịch sử
đơn vị hình thành Phông, bản lịch sử Phông...
Ngoài ra, cần tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các công
việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ trong công ty. Có chế độ khen
thưởng kỷ luật rõ ràng, nghiêm minh. Cần đôn đốc các cán bộ chuyên môn lập hồ sơ
công việc một cách nghiêm túc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D