Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VIỄN THÔNG QUỐC TẾ VTI......2
1.Vài nét về Công ty............................................................................2
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty............................2
1.2.Chức năng, nhiệm vụ, của Công ty...............................................2
1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty...........................................3
PHẦN II: VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TRONG HOẠT ĐỘNG LÃNH
ĐẠO ĐIỀU HÀNH CỦA CÔNG TY VIỄN THÔNG QUỐC TẾ VTI...........5
1.Các khái niệm...................................................................................5
1.1.Văn hóa.........................................................................................5
1.2. Văn hóa doanh nghiệp..................................................................5
2.Vai trò của văn hóa doanh nghiệp....................................................7
II.Văn hóa doanh nghiệp của Công ty Viễn thông Quốc tế VTI.........8
1.Đặc điểm Văn hóa doanh nghiệp của Công ty.................................8
2.Hệ thống văn hóa doanh nghiệp tại công ty.....................................9
2.1.Hệ thống định chế của Công ty Viễn thông Quốc tế VTI.............9
2.2.Hệ thống quy chế dân chủ...........................................................13
2.2.1. Biểu tượng : logo, khẩu hiệu, màu sắc chủ đạo......................13
2.2.3.Cơ chế kết hợp giữa lợi ích giữa cá nhân và Công ty..............13
III.Văn hóa doanh nghiệp trong hoạt động Lãnh đạo điều hành doanh
nghiệp..........................................................................................................14
1. Công ty Viễn thông Quốc tế VTI..................................................14
2.Văn phòng doanh nghiệp...............................................................17
PHẦN III: KẾT LUẬN.....................................................................................20


giúp đỡ của thầy cô và các bạn. Tôi xin chân thanh gửi lời biết ơn tới Thầy
Nguyễn Hữu Danh giảng viên môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp Kỹ, Khoa
Quản trị Văn phòng cùng các cô chú, anh chị làm việc tại Văn phòng công ty.
Cảm ơn bạn bè đã động viên và giúp đỡ trong thời gian qua.
Do còn nhiều thiếu sót trong quá trình nghiên cứu tôi mong nhân đươc sự
góp ý của thầy và các bạn để bài khảo sát được hoàn chỉnh hơn./.

Ngô Thị Diên

1 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VIỄN THÔNG QUỐC TẾ VTI
1. Vài nét về Công ty
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên doanh nghiệp: Công ty viễn thông quốc tế
- Tên giao dịch quốc tế: Vietnam Telecom International (VTI)
- Địa chỉ: 12 Nguyễn Chí Thanh – Đống Đa – Hà Nội
- Điện thoại: 4.8410034
VTI được thành lập vào ngày 31/3/1990 theo quyết định số 374/QĐTCBĐ của tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện, được thành lập lại theo quyết
định số 423/QĐ- TCBĐ ngyaf 09/9/1996 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu
điện, là doanh nghiệp, là doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị thành viên của Tổng
công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam, hoạt động trong lĩnh vực Viễn thông
Quốc tế.
Một số dịch vụ chủ yếu của Công ty:
- Dịch vụ điện thoại chiều đi quốc tế

- Bảo trì các thiết bị chuyên ngành thông tin liên lạc
- Hoạt động kinh doanh chính của công ty là quản lý, khai thác và phát
triển các dịch vụ Viễn thông Quốc tế. công ty có 3 trung tâm quốc tế ở 3 khu
vực Bắc, Trung, Nam. Dịch vụ chủ yếu của công ty là điện thoại, điện báo, telex
Quốc tế, các dịch vụ mạng VAST, VAST IP ( băng thông rộng)
1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty Viễn thông Quốc tế VTI tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình
trực tuyến 3 chức năng, với 3 cấp quản lý, gồm Ban Giám đốc và 11
phòng ban.
• Ban Giám đốc: Gồm 1 Giám đốc và 3 Phó Giám đốc
Giám đốc là người đứng đầu chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước
Tổng công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và trực tiếp chỉ đạo mọi
hoạt động của công ty
Bên cạnh Giám đốc là 3 Phó Giám đốc, được Giám đốc ủy quyền phụ
trách các lĩnh vực: Kinh doanh, kỹ thuật và hành chính.
• Phòng Hành chính quản trị:
Tổ chức thực hiện công tác hành chính quản trị và công tác đời sống của
cán bộ nhân viên khối Quản lý Công ty

Ngô Thị Diên

3 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quản lý các loại hình con dấu hành chính của Công ty một cách an toàn
và theo đúng pháp luật, lưu trữ an toàn các công văn tài liệu theo yêu cầu của

hoạt cùng với những biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích
ứng những nhu cầu đời sống, và đòi hỏi sự sinh tồn”
“ Văn hóa là cái còn lại sau khi người ta đã quên tất cả, là cái vẫn còn
thiếu sau khi người ta đã học tất cả”.
1.2. Văn hóa doanh nghiệp
Một đất nước không phát triển và dẫn đến suy vong nếu không bảo tồn
được nền văn hóa truyền thống của dân tộc. Một gia đình sẽ không thể hạnh
phúc và hưng thịnh nếu không có “ Gia phong”_ một lĩnh vực thuộc văn hóa gia
đình. Cũng như vậy, một đoanh nghiệp sẽ không tồn tại nếu không có một nền
văn hóa đặc thù của ngành nghề gọi là Văn hóa doanh nghiệp. Vậy Văn hóa
doanh nghiệp là gì?

Ngô Thị Diên

5 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn hóa doanh nghiệp_một khái niệm chưa từng có trong từ điển bách
khoa toàn thư Việt Nam, đó là một lĩnh vực mới được nghiên cứu trong vài thập
kỷ trở lại đây, nên các định nghĩa về văn hóa doanh nghiệp còn rất khác nhau.
Thời gian gần đây, thuật ngữ “ văn hóa doanh nghiệp” rất thường được sử dụng
và phổ biến trong giới doanh nhân và các nhà quản lý. Các doanh nghiệp bắt đầu
chú trọng đến việc xây dựng văn hóa cho mình. Tuy nhiên, “ Văn hóa doanh
nghiệp là một trong những khái niệm tương đối khó hiểu trong quản trị kinh
doanh. Có rất nhiều khái niệm khác nhau về văn hóa doanh nghiệp .
Văn hóa doanh nghiệp được hiểu là toàn bộ các giá trị văn hóa được gây

trưng riêng và chính văn hóa doanh nghiệp tạo nên nét khác biệt đó. Các giá trị
cốt lõi, các tập tục , lễ nghi, thói quen hay cách họp hành, đào tạo, thậm chí đến
cả đồng phục, giao tiếp… đã tạo nên phong cách riêng biệt của doanh nghiệp,
phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.
Quy tụ được sức mạnh của toàn doanh nghiệp: Nền văn hóa tốt giúp
doanh nghiệp thu hút và giữ được nhân tài, củng cố lòng trung thành của nhân
viên với doanh nghiệp. Thật sai lầm khi cho rằng trả lương cao sẽ giữ được nhân
tài. Nhân viên chỉ trung thành, gắn bó với doanh nghiệp khi doanh nghiệp có
môi trường làm việc tốt, khuyến khích họ phát triển.
Khích lệ sự đổi mới, sáng tạo: Trong những doanh nghiệp có môi trường
văn hóa làm việc tốt, mọi nhân viên luôn luôn được khuyến khích đưa ra sáng
kiến, ý tưởng…Nhân viên trở nên năng động, sáng tạo hơn và cũng gắn bó với
doanh nghiệp hơn
 Ảnh hưởng tiêu cực
Nền văn hóa yếu kém sẽ gây ra những thiệt hại cho doanh nghiệp. Trong
doanh nghiệp với cơ chế quản lý cứng nhắc, độc đoán, sẽ làm nhân viên sợ hãi,
Ngô Thị Diên

7 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thụ động và thờ ơ hoặc chống đối lại với lãnh đạo. Nhân viên sẽ bỏ doanh
nghiệp đi bất cứ lúc nào.

II. Văn hóa doanh nghiệp của Công ty Viễn thông Quốc tế VTI
1. Đặc điểm Văn hóa doanh nghiệp của Công ty


Hệ thống định chế của Công ty Viễn thông Quốc tế VTI

 Tính định hướng và tầm chiến lược
Về tầm nhìn: Công ty Viễn thông quốc tế đã đặt ra tầm nhìn cho mình
là “ giữ vị trí tiên phong về công nghệ thông tin, có khả năng vươn xa ra thị
trường thế giới, đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài”.
Về sứ mệnh: Công ty cam kết ứng dụng có hiệu quả những công nghệ
tiên tiến, mang đến cho người tiêu dùng, nhân dân Việt Nam những giá trị tốt
đẹp nhất.
 Triết lý kinh doanh
Ngay từ khi thành lập, Ban lãnh đạo Công ty đã đề ra cho Công ty triết lý
kinh doanh để xây dựng những mục tiêu cho hoạt động kinh doanh. Cụ thể, triết
lý kinh doanh của Công ty thể hiện trên ba ý chính sau:
- Vượt thác ghềnh, càng mạnh mẽ
- Vươn xa tỏa rộng, hòa cả niềm vui
- Mang một niềm tin, tiến ra biển lớn
 Hệ thống văn bản quản lý Công ty
Ngay từ buổi đầu thành lập , Ban lãnh đạo Công ty đã xây dựng được một
hệ thống văn bản nội bộ cho riêng mình bao gồm: Điều lệ doanh nghiệp, nội quy
lao động, quy chế hoạt động của các phòng, ban. Các quy định trong các văn
Ngô Thị Diên

9 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cải tiến trang thiết bị, cải tiến phương án thiết kế hoặc kết cấu công
trình xây dựng
- Cải tiến quy trình quản lý theo hướng hiện đại hóa, tạo điều kiện hình
thanh định mức
- Biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu cho dây chuyền sản xuất với chất
lượng ổn định
 Tiêu chuẩn về kiến thức, kỹ năng, tinh thần, thái độ của nhân viên
 Người lãnh đạo đối với nhân viên cấp dưới
- Lắng nghe ý kiến của nhân viên cấp dưới
- Tôn trọng ý kiến của nhân viên
- Tin và tín nhiệm người có tài, có năng lực.
 Nhân viên đối với cấp trên
- Tuân thủ trật tự, đẳng cấp trong hệ thống tổ chức của Công ty
- Tiếp nhận lời phê bình một cách vô tư
- Không nói xấu, chê bai lãnh đạo
 Thái độ giữa các nhân viên
- Giữa đồng nghiệp với nhau cần có các mối quan hệ tốt đẹp. Không tò
mò về đời tư của người khác, không nói xấu, lật lọng, cố chấp với đồng nghiệp.
- Đối xử đồng nghiệp một cách chân thành
 Thái độ đối với khách hàng
- Tôn trọng khách hàng, luôn thân thiện
- Có trách nhiệm với khách hàng
- Thông tin cho khách hàng kịp thời
- Mọi khách hàng đều như nhau
Ngô Thị Diên


- Đi dép lê trong phòng làm việc
- Đội mũ trong phòng làm việc, nhuộm tóc màu.

Ngô Thị Diên

12 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Quản trị văn phòng doanh nghiệp
2.2.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hệ thống quy chế dân chủ

2.2.1. Biểu tượng : logo, khẩu hiệu, màu sắc chủ đạo
Logo là một hình chữ S biểu tượng cho đất nước Việt Nam. Trên đó có
ghi chữ viết tắt của công ty VTI. Màu sắc chủ đạo của logo là hai màu xanh và
trắng.

 Không khí làm việc
Công ty tuyên truyền vận động các cán bộ nhân viên thực hiện nếp sống
văn hóa với các tiêu chí sau:
- Tiến tiến: có tinh thần và năng lực làm chủ, dám nghĩ, dám làm. Gương
mẫu đi đầu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, lao động có kỷ luật, có
năng suất, chất lượng, hiệu quả.
- Thanh lịch: sống trong sáng, giản dị, lịch sự, tinh tế
- Sáng tạo:
- Đoàn kết
- Kỷ cương

Lãnh đạo điều hành là một trong 4 chức năng của quá trình quản trị:
hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm tra.
Chức năng lãnh đạo điều hành những người Lãnh đạo phải dành nhiều
thời gian cho chức năng này, cho sự điều hành của công việc hàng ngày: phát
hiện và giải quyết vấn đề, trả lời những câu hỏi, kiểm tra cấp dưới…Đây là một
trong những chức năng phức tạp mà mục tiêu hàng đầu là thúc đẩy mọi người
hoàn thành công việc được giao một cách tự giác, nhiệt tình và có hiệu quả.

Ngô Thị Diên

14 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chức năng này khởi đầu từ nhà quản trị cấp cao, dưới dạng các định
hướng chung và các biện pháp lớn tạo ra động cơ vươn tới trong toàn tổ chức,
như các chính sách trả lương, trả thưởng, giả quyết các tình trạng đi muộn về
sớm, các sai phạm, lãnh đạo người lao động bằng cách hướng dẫn kỹ năng cụ
thể, bằng thái độ đúng mực và ứng xử khéo léo, nhiệt tình. Những điều này
chính là xây dựng Văn hóa doanh nghiệp.
Bằng việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp Lãnh đạo công ty Viễn thông
Quốc tế VTI đã thực hiện tốt phương pháp Lãnh đạo, điều hành của Công ty S
 Tính định hướng và tầm chiến lược
Với việc đặt ra tầm nhìn và sứ mệnh nhà quản trị sẽ lãnh đạo nhân viên và
công ty không đi chệch hướng so với mục tiêu đã đặt ra, lãnh đạo hệ thống nhân
viên của mình một cách tốt nhất.


cơ quan chính quyền, báo chí truyền thông. Tất cả đều tạo ra tính đồng thuận từ
cấp trên xuống cấp dưới một môi trường văn hóa làm việc lành mạnh vì thế sự
quản lý điều hành sẽ thống nhất, trôi chảy hơn. Khi xảy ra sự việc ý không hay
cứ chiếu theo quy định và thưởng, phạt hợp lý. Mỗi quy định được xem như là
một mắt xích trong chuỗi mắt xích đang vận hành, một mắt xích bị đứt, chuỗi
mắt xích khó mà vận hành được, công tác lãnh đạo điều hành trong doanh
nghiệp cũng vậy.
 Đồng phục cho nhân viên
Quy định về đồng phục cho nhân viên giúp lãnh đạo trong Công ty biết
đâu là nhân viên của mình, tạo ra hệ thống nhân viên tương đồng về bên ngoài
không gây nên tình trạng đối xử, phân biệt trong nhân viên. Qua đồng phục thẻ
Ngô Thị Diên

16 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân viên biết nhân viên này đang ở bộ phận nào?chiiuj sự quản lý của ai? Để từ
đó nhà quản trị có thể điều chỉnh trong phạm vi lãnh đạo của mình. Vận hành
công việc theo cấp lãnh đạo điều hành được tốt hơn, tránh chồng chéo về điều
hành công việc.
Ví dụ. thông qua thẻ nhân viên biết anh A đang vi phạm về công việc
nhưng anh A lại không chịu sự quản lý của anh B mà chịu sự quản lý của chị C.
ở trường hợp này anh B không có quyền điều hành công việc với anh A. nhưng
có trách nhiệm nhắc nhở và thông báo đến chị C.
 Với quy định về Không khí làm việc trong công ty tiên tiến, thanh
lịch,sáng tạo, đoàn kết, kỷ cương, nhân ái.

Việc quan tâm đến sự hài lòng của nhân viên đối với công việc và cố gắng tìm
ra những nhân tố tích cực tác động đến sự hài lòng và những nhân tố tiêu cực
gây ra sự bất mãn trong các thành viên.
Văn hóa tác động tới thái độ người lãnh đạo Văn phòng trong việc cố
gắng tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên của mình bằng cách
xây dựng các chính sách đào tạo nguồn nhân lực, các chính sách đãi ngộ, chế độ
lương, thưởng, các chính sách đào tạo và hỗ trợ nghề nghiệp cho nhân viên.
 Biện pháp lãnh đạo
Xuất phát từ việc quan tâm đến các thành viên, Nhà Lãnh đạo văn phòng
biết được khả năng và vai trò của từng cá nhân mà đề ra kiểu lãnh đạo cho phù
hợp.
Nhà lãnh đạo văn phòng và cá nhân phải duy trì vị thế cũng như xây
dựng niềm tin đối với doanh nghiệp. Để có thể làm được điều đó thì phải có sự
đồng lòng, sự hợp sức của mọi người và bắt buộc giới lãnh đạo đưa ra hình thức
quản lý phù hợp. Khi cần thiết phải thay đổi kiểu lãnh đạo để thích ứng điều
kiện hay hoàn cảnh mới. Điều này cũng nằm trong việc xây dựng từ Văn hóa
doanh nghiệp.
 Loại bỏ hay giải quyết các bất đồng
Văn hóa doanh nghiệp nói chung, văn hóa Văn phòng doanh nghiệp nói
riêng đều tạo ra sự bắt buộc đối với người quản lý trong khi giải quyết các bất
đồng phát sinh trong doanh nghiệp. Người lãnh đạo sẽ là người nắm rõ nhất
Ngô Thị Diên

18 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


mình. “ Đổi mới không ngừng vì tương lai của đất nước” là phương châm cơ
bản của doanh nghiệp trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới ngày nay.
Văn hóa doanh nghiệp làm tăng tính hiệu quả của quá trình Lãnh đạo điều
hành của doanh nghiệp. Từ đó tăng tính hiệu quả làm cho doanh nghiệp phát
triển vững mạnh, ổn định và bền vững. Vì thế phải xây dựng văn hóa doanh
nghiệp thật lành mạnh. Một môi trường mà có những nhà quản lý đầy nhiệt
huyết và đội ngũ nhân viên làm việc quên mình. Hi vọng không chỉ Công ty
Viễn thông Quốc tế VTI xây dựng và phát triển Văn hóa doanh nghiệp lành
mạnh mà tất cả các doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam chúng ta phải xây
dựng và đổi mới Văn hóa doanh nghiệp trên cơ sở gìn giữ và phát huy những nét
tích cực của văn hóa truyền thống, học hỏi cái tốt của các nước. Mỗi doanh
nghiệp hãy luôn khẳng định vị thế của mình hòa nhập chứ không hòa tan./.

Ngô Thị Diên

20 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B