ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-----------------------

PHẠM THỊ MẬN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP
TÀI LIỆU KHOA HỌC KĨ THUẬT VÀO LƢU TRỮ
LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG
(NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TỈNH ĐỒNG NAI)

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-----------------------

PHẠM THỊ MẬN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP
TÀI LIỆU KHOA HỌC KĨ THUẬT VÀO LƢU TRỮ
LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG
(NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TỈNH ĐỒNG NAI)

Chuyên ngành: Lưu trữ học

thầy giáo, cô giáo ở Phòng Đào tạo Sau đại học và thầy giáo, cô giáo khoa
Lưu trữ và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn, (Đại học Quốc gia Hà Nội) trong thời gian qua đã dạy dỗ, truyền thụ
kiến thức khoa học, giúp tôi từng bước trưởng thành.
Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn những người thân, gia đình và
bạn bè – những người đã hỗ trợ, tạo điều kiện để tôi có thể học tập đạt kết
quả tốt và thực hiện thành công luận văn này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2015
Học viên

Phạm Thị Mận

1


MỞ ĐẦU
1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô giá của quốc gia, nó có giá trị đặc biệt
với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa. Trong lưu trữ,
công tác thu thập và bổ sung tài liệu luôn đóng vai trò quan trọng, đó là tiền
đề, là cơ sở cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ khác. Nhận thức được tầm
quan trọng đó các cấp lãnh đạo tỉnh Đồng Nai đã đề cao nhiệm vụ thu thập
và bổ sung tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh.
Tỉnh Đồng Nai có diện tích 5.903,9 km2, là tỉnh thuộc miền đông
Nam Bộ, cửa ngõ phía đông của Thành phố Hồ Chí Minh, phía bắc giáp
Lâm Đồng, phía đông giáp Bình Thuận, phía tây giáp Bình Dương, Bình
Phước, Thành phố Hồ Chí Minh, phía nam giáp Bà Rịa-Vũng Tầu. Nằm
trọn trong vùng kinh tế trọng điểm phía nam của tổ quốc, tình đến năm
2014, tỉnh Đồng Nai đã có 54 khu công nghiệp và cụm công nghiệp. Trong

cơ sở để khẳng định trách nhiệm thuộc về bên nào : bên thiết kế, bên thi
công hay bên điều tra thăm dò khảo sát... Trên cơ sở có đủ bằng chứng tòa
án mới xét xử vụ việc một cách chính xác. Tài liệu lưu trữ về nghiên cứu
khoa học có tác dụng hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân triển khai
ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn cuộc sống. Các kết
quả nghiên cứu khoa học thường đưa đến những sản phẩm mới, những
công nghệ mới hoàn hảo hơn, phục vụ con người tốt hơn. Chính tài liệu lưu
trữ về nghiên cứu khoa học đưa lại cho con người những tri thức mới, sản
xuất ra nhiều của cải vật chất cho xã hội cho nên nó được sử dụng rộng rãi.
Tài liệu lưu trữ về địa chất giúp các cơ quan Nhà nước, tổ chức, các cá
nhân nắm được các nguồn tài nguyên, khoáng sản hữu ích hiện có để hoạch
định kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên đó phục vụ xã hội, để liên
doanh liên kết các cơ quan trong và ngoài nước để triển khai thăm dò khai
thác khoáng sản, xây dựng những ngành công nghiệp mới như dầu khí, sắt
thép.. .Đối với tài liệu lưu trữ khí tượng thuỷ văn được sử dụng rộng rãi

3


cho tất cả các ngành hoạt động kinh tế – quốc dân để dự báo thời tiết, dự
báo thủy văn trên các con sông, biển; phục vụ cho xây dựng lịch gieo trồng
các loại cây trên từng vùng lãnh thổ phù hợp với khí hậu từng năm. Trong
lĩnh vực xây dựng cơ bản tài liệu lưu trữ khí tượng – thủy văn được khai
thác sử dụng làm cơ sở cho lập luận chứng kinh tế – kỹ thuật của công trình,
lập dự án tiền khả thi, dự án khả thi xây dựng công trình. Đặc biệt, tài liệu
lưu trữ khí tượng thuỷ văn được làm căn cứ để tư vấn thiết kế công trình
phục vụ việc chống lún, chống rung, chống động đất, chống lũ lụt... bảo
đảm an toàn cho công trình xây dựng. Tài liệu lưu trữ về trắc địa – bản đồ
được sử dụng để các ngành xác định chính xác vị trí xây lắp các công trình
xây dựng đúng với yêu cầu kinh tế – kỹ thuật của nó. Đồng thời, tài liệu

quản lý về công tác lưu trữ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ra Quyết định
41/2011/QĐ-UBND ngày 22/06/2011 quy định Lưu trữ lịch sử tỉnh có
nhiệm vụ thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Quyết định số 813/QĐ-UBND
ngày 06/4/2015 ban hành quy định việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu
trữ tỉnh Đồng Nai. Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật trên có thể
khảng định tài liệu khoa học kỹ thuật sản sinh ra trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, các công ty Nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai
thuộc nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
Đồng Nai. Vì vậy Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có trách nhiệm tiến hành
thu thập khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị này về để tổ chức chỉnh lý
và bảo quản nhằm phục vụ cho công tác sử dụng sau này.
Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật là một khâu nghiệp vụ quan trọng
của công tác lưu trữ, nhờ có công tác thu thập mới quản lý tốt được tài liệu,
tạo điều kiện để khai thác toàn diện giá trị của tài liệu, nhờ có thu thập và
bổ sung tài liệu mới đảm bảo bí mật khoa học kỹ thuật, chống lại những âm
mưu chống phá về kinh tế, quốc phòng, an ninh của tổ quốc. Công tác thu
thập tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai được thực hiện theo đúng quy

5


định của Nhà nước, hàng năm đến thời hạn các cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử tỉnh đã giao nộp tài liệu đúng quy định. Tuy
nhiên đó chỉ là khối tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật hầu như
chưa thu thập và bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh, nếu có thì cũng rất ít, chủ
yếu là các tài liệu kèm theo tài liệu hành chính. Do chưa có văn bản cụ thể
quy định về việc giao nộp tài liệu khoa học kỹ thuật, vì thế việc thu thập và
bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gặp rất

cứu tất cả các quy trình lưu trữ đối với tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành
trên địa bàn tỉnh Đồng Nai mà chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu thực trạng
công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học
kỹ thuật nói riêng tại đây. Từ đó nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập bổ
sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
a. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn giải quyết ba mục tiêu cơ bản sau:
Thứ nhất, tìm hiểu thực trạng về công tác thu thập và bổ sung tài liệu
khoa học kỹ thuật từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn và thành phần tài
liệu nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.
Thứ hai, trên cơ sở thực trạng của công tác thu thập và bổ sung tài
liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, nghiên cứu xây
dựng quy trình thu thập và bổ sung tài liệu cụ thể nhằm nâng cao chất
lượng và hiệu suất công tác thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật vào
Lưu trữ.
b. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện những mục tiêu trên, trong phạm vi một luận văn khoa
học chúng tôi xác định nhiệm vụ chính mà đề tài hướng tới là:
Một là, tìm hiểu lý luận chung về tài liệu khoa học kỹ thuật và công
tác lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật.

7


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ths, Nguyễn Lan Anh, (2008) "Nghiên cứu, xây dựng một số quy
trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, mã số 2008-98-02, Tư liệu thư
viên Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Việt Nam;
2. Báo cáo số 129/BC-SNV ngày 9 tháng 12 năm 2010 của Sở Nội vụ

chính, Thực trạng và giải pháp - Luận văn Thạc sĩ, H.2009; Tư liệu khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn;
11. CN. Nguyễn Thị Thùy Dung, (2015) "Thực trạng công tác thu thập
tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ"
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Tư liệu thư viện Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước;
12. TS. Nguyễn Cảnh Đương “Xác định thành phần tài liệu, thiết kế
xây dựng cơ cần nộp để bảo quản tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ Quốc
gia”2002, Hà Nội;
13. Vũ Cao Đàm, (2011) Giáo trình phương pháp luận nghiên cứu
khoa học, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội;
14. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai, (2015) "Những khó khăn,
vướng mắc và một số đề xuất từ thực tiễn công tác thu thập tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh Gia Lai", Tư liệu thư viện Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước;
15. Kỷ yếu hội thảo của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước về "Thu thập
tài liệu vào lưu trữ lịch sử, những vấn đề đặt ra", 2015, Tư liệu thư viện
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
16. ThS. Nguyễn Thế Khang, (2015) Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bà
Rịa - Vũng Tàu, "Bà Rịa - Vũng Tàu với hoạt động thu thập tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh - Thực trạng và những vấn đề cần đặt ra", Tư

9


liệu thư viện Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
17. Nguyễn Thị Việt Hoa, Vấn đề quản lý, thu nộp tài liệu khoa học
tại viện khoa học xã hội Việt Nam, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ, số 02, 2008,
tr21-23;

2009, 2011; (tư liệu kho lưu trữ Sở Khoa học và Công nghệ)
35. Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật lưu trữ;
www.archives.gov.vn.
36. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ
quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
37. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày
04/04/2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội. www.archives.gov.vn.
38. PTS. Nguyễn Minh Phương, “Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật”,
Hà Nội, 1992;
39. TS. Nguyễn Minh Phương “ Nghiên cứu cơ sở xác định nguồn và
thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào trung tâm lưu trữ Quốc gia”,1995,
Hà Nội;
40. PGS.TS. Vũ Thị Phụng (chủ biên), CN. Nguyễn Thị Chinh, (2006),
Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản, NXB Hà Nội, Hà Nội;
41. Quyết định số 4376/QĐ-UBND ngày 19 tháng 2 năm 2008 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai Ban hành danh mục số 1 các cơ
quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ tỉnh Đồng
Nai;
42. Quyết định 41/2011/QĐ-UBND ngày 22/06/2011 của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh Đồng Nai quy định về tổ chức hoạt động của Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;
43. Quyết định số 428/QĐ-UBND ngày 30 tháng 1 năm 2013 của Chủ

12


tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai Ban hành danh mục số 2 các cơ quan,
tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Đồng
Nai;

52. Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ
nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào lưu trữ lịch sử các cấp; www.archives.gov.vn.
53. Thông tư liên tịch số 01/2014.TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 08
năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ xây dựng về việc hướng dẫn thành phần tài
liệu dự án, công trình xây dựng nộp vào lưu trữ lịch sử;
/>54. Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/05/2006 Hướng dẫn lưu
trữ hố sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng;
/>55. Thông tư số 27/2009/TT-BXD ngày 31/7/2009 Hướng dẫn một số
nội dung về quản lý chất lượng các công trình xây dựng;
/>56. Thông tư số 12/2013/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi
trường ngày 05 tháng 6 năm 2013 Quy định về việc giao nộp, thu nhận, lưu
giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về địa chất, khoáng sản;
/>57. TCVN ISO 9000:2000;
58. TCVN ISO 9000:2007 - Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ
vựng;
59. TCVN ISO 9000:2008;
60. Nguyễn Phú Thành, "Bàn về tài liệu Khoa học kỹ thuật và tài liệu
Khoa học công nghệ", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2008, tr18 –
20;
14


61. Văn Thắng," Tìm hiểu khái niệm tài liệu kỹ thuật và tài liệu khoa
học kỹ thuật", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1/1978, tr24– 25;
62. TS Nguyễn Thị Minh Tâm, "Thực trạng và một số giải pháp trong
quản lý tài liệu lưu trữ địa chính, nhà đất tại TP, Hồ Chí Minh, Tạp chí lưu
trữ số 4, 2006;
63. ThS. Nguyễn Thị Tâm, Nguyên Phó Cục trưởng Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, (2015) "Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng thu
66. Phòng Thông tin - Tư liệu, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn
thư - Lưu trữ, (2015) "Kinh nghiệm của một số nước trên thế giới về công tác
thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử - Một số đề xuất đối với Việt Nam", Tư liệu
thư viên Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Việt Nam;
67. Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Cục Lưu trữ Nhà nước ấn hành,
H.1992;
68. Từ điển tiếng Việt, Trung tâm Từ điển học, Nhà xuất bản Đà Nẵng,
2014;
69. Bách khoa toàn thư Việt Nam,Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt
Nam. tại ;

15