LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian kiến tập từ 01/6/2016 đến 22/6/2016 quá trình khảo sát và thu
thập, tổng hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ chú Nguyễn Hồng
Tiến- Trưởng phòng văn thư lưu trữ, Anh Vũ Bá Dụ - Phó trưởng phòng văn thư và
các anh chị trong văn phòng Bộ đã tận tình giúp đỡ trong thời gian kiến tập.
Qua đây em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến chú, các anh chị trong Văn
phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã tận tình chỉ dạy, giúp đỡ và bổ trợ
những kiến thức còn thiếu trong quá trình khảo sát và thực hiện công việc.
Em xin gửi lời cảm ơn đến tất cả những người đã giúp tôi thực hiện đề tài nay.
Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới ThS. Nguyễn Đăng Việt bởi thầy
đã hướng dẫn, giúp đỡ tận tình trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Trong quá trình thực hiện, do có nhiều hạn chế về thời gian cũng như chuyên
môn nên bài báo cáo của em vẫn còn những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được sự
đóng góp ý kiến của cô và các bạn để baig báo cáo của em được thành công hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT.

ST
T

Chữ cái viết tắt

1

VP

Văn phòng

2

PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở bất cứ một cơ
quan hay một tổ chức nào. Văn phòng là một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức
mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư – lưu trữ, đảm bảo thông tin phục
vụ đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo cơ quan. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có
chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ, vừa có trình độ quản lý tại cơ quan vẫn
còn thiếu.
Công tác văn phòng là nói tới hoạt động thường xuyên diễn ra trong cơ
quan, tổ chức. Công tác văn phòng đã đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận,
doanh thu mà tổ chức đã đặt ra. Văn phòng vốn được coi là cửa ngõ của cơ quan, tổ
chức bởi văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ
trợ cho lãnh đạo. Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung
của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là
đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi. Đồng thời các hoạt
động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban trong
tổ chức chính vì vậy với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi là thứ vũ
khí không thể thiếu đối với các nhà quản trị. Văn phòng được coi là cơ quan đầu não
của mọi hoạt động, nó bao quát điều hành tất cả mọi công việc như công tác thông
tin, xây dựng chương trình làm việc, công tác văn thư lưu trữ, tổ chức các cuộc họp
hội nghị…Việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra
cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bởi nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng
không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình
trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn
của từng cơ quan, đơn vị nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng
trong quá trình tổ chức và thực hiện hoạt động và quản lý điều hành của cơ quan.


Trước những yêu cầu đặt ra và để trang bị hành trang cho sinh viên Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng được đi

thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP
ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể
sau:
Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp
lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của
Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được
phê duyệt và các nghị quyết, cơ chế, chính sách, dự án, đề án, văn bản quy phạm pháp
luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ.


Quản lý nhà nước về các lĩnh vực đầu tư, xây dựng,nông nghiệp (trồng trọt,
chăn nuôi),lâm nghiệp, diêm nghiệp,Về thủy sản, thủy lợi,phát triển nông thôn, doanh
nghiệp, hợp tác xã và các loại hình kinh tế tập thể, tư nhân khác, chế biến, bảo quản,
vận chuyển, kinh doanh nông sản, lâm sản, thủy sản và muối.Quản lý dự trữ quốc gia
về giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y và hàng hóa khác theo phân
công của Chính phủ.Quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc
làm, số lượng viên chức; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức thuộc diện Bộ quản lý và
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật cán bộ, công chức, Luật
viên chức và theo quy định của pháp luật Thực hiện nhiệm vụ quản lý về thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật. Thanh tra, kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo;
phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật liên quan
đến ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật. Thực hiện nhiệm vụ quản lý về công
nghệ thông tin, thống kê thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật
công nghệ thông tin, Luật thống kê và theo quy định của pháp luật. Quản lý tài chính,
tài sản và nguồn lực khác được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ
theo quy định của pháp luật.Thường trực quốc gia về công tác phòng, chống lụt, bão;

tiếp khách, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao
nhiệm vụ của Lãnh đạo Bộ.Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng bộ Quy chế công vụ của
Bộ; hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện sau khi được ban hành.
Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; thực hiện các nhiệm
vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin của cơ quan Bộ theo quy định. Xây dựng
các quy định và văn bản hướng dẫn về hoạt động truyền thông; chủ trì hoặc phối hợp


thực hiện các hoạt động thông tin và truyền thông về nông nghiệp và phát triển nông
thôn theo quy định của pháp luật. Tổng hợp tình hình hoạt động tuyên truyền của các
báo, tạp chí và ấn phẩm khác của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; đầu mối cung cấp
thông tin đối với các cơ quan thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định
và phân công của Bộ trưởng. Đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển lãm của Bộ và
tham gia thực hiện các hoạt động về tổ chức hội chợ theo phân công của Bộ trưởng.
Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của ngành. Quản lý, tổ chức thực hiện ứng dụng
công nghệ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ (quản lý hệ
thống Văn phòng điện tử của Bộ; trang tin điện tử của Văn phòng Bộ); đầu mối quản
lý, vận hành hệ thống phòng họp truyền hình, quản lý các thiết bị thông tin - truyền
thông của các cơ quan, đơn vị sử dụng kinh phí hành chính do Văn phòng Bộ quản
lý.Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều kiện phục vụ
làm việc chung của cơ quan Bộ. Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy
chế của Bộ. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ,
quân sự, tự vệ, y tế, vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ quan Bộ. Phối
hợp hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ Văn phòng Bộ.
Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ được giao theo quy
định. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại thành phố
Hồ Chí Minh. Về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng người
làm việc, chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật.


d) Phòng Kế toán;

i) Cơ quan đại diện Văn phòng

đ) Phòng Quản trị và Y tế;
e) Phòng Tin học;
- Đơn vị sự nghiệp công lập:

Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh;
k) Đoàn Xe.

Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp;
Trung tâm Dịch vụ thương mại nông nghiệp phía Nam.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ NN&PTNT( Phụ lục 2)
Phòng có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng; Trung tâm có Giám đốc, Phó
Giám đốc được bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ và quy
định của pháp luật. Công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ chịu


trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ
được giao, có nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định của pháp luật.
Văn phòng Bộ là nơi tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác
và phục vụ các hoạt động của Bộ. Giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ
quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ. Tổ chức
thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài
sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho
hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ vì vậy Văn phòng Bộ là nơi có vị trí đặc
biệt quan trọng.
1.1.8. Ưu nhược điểm và các giải pháp chức năng nhiệm vụ.

các đơn vị liên quan theo quy định hoặc theo yêu cầu của thủ trưởng đơn vị. Chịu
trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị về nội dung chuyên môn được giao, tính pháp lý,
thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản. Trong trường hợp vấn đề phức tạp, quan
trọng, công chức được phân công soạn thảo cần chủ động đề xuất, xin ý kiến thủ
trưởng đơn vị hoặc đề nghị thủ trưởng đơn vị chủ động xin ý kiến Lãnh đạo Bộ trước
khi dự thảo văn bản.
Văn bản do một đơn vị chủ trì phối hợp với một hoặc nhiều đơn vị soạn thảo.
-Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị chủ trì:
Phân công trách nhiệm soạn thảo cho các đơn vị phối hợp. Thực hiện các quy
định tại khoản 1 Quyết định 484.
-Các loại văn bản phải lấy ý kiến tham gia:
Văn bản quy phạm pháp luật.

Văn bản Lãnh đạo Bộ yêu cầu.

Đề án, dự án, chương trình.

Văn bản đơn vị soạn thảo thấy
cần thiết.

Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị soạn thảo:


Gửi dự thảo văn bản và nêu rõ nội dung cần lấy ý kiến, thời hạn phải trả lời
(nếu lấy ý kiến bằng văn bản) hoặc gửi trước khi họp ít nhất 1 ngày làm việc (nếu tổ
chức họp). Tổng hợp đầy đủ và tiếp thu các ý kiến tham gia, giải trình các ý kiến
không tiếp thu (bằng văn bản).
Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị được lấy ý kiến tham gia:
Tham gia ý kiến theo yêu cầu của đơn vị soạn thảo. Đối với văn bản có yêu cầu
gấp, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm trả lời theo yêu cầu ghi trong văn bản. Chịu

1.2.3. Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
Thể thức và Kỹ thuật trình bày: Thể thức kỹ thuật trình bày của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn được quy định tại Thông tư số 01/2011TT-BNV kỹ


thuật trình bày văn bản hành chính, bởi BNN&PTNT là cơ quan hành chính cấp trung
ương.
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề
trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và
in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật
khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn. Phông chữ sử dụng trình bày văn
bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy
khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ,
phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc
trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Thể thức: Văn bản BNN&PTNT gồm có 9 yếu tố thể thức chính :
-Quốc hiệu và tiêu ngữ.

-Tên loại và trích yếu nội dung của văn

-Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn

bản.

bản.


Bước 2 Ký trình Lãnh đạo Bộ
Lãnh đạo đơn vị trực tiếp kiểm tra văn bản và hồ sơ trình ký. Lãnh đạo đơn vị
ký trình Lãnh đạo Bộ vào lề phía trên gần trích yếu của bản dự thảo. Trường hợp văn
bản, hồ sơ chưa đủ điều kiện ký, phải ghi rõ yêu cầu và chỉ đạo cụ thể.
Bước 3 Tiếp nhận hồ sơ trình Bộ.
Văn thư đơn vị tiếp nhận hồ sơ, văn bản trình ký từ lãnh đạo đơn vị; kiểm tra
thể thức, kỹ thuật trình bày, hồ sơ trình ký. Nếu chưa đủ điều kiện chuyên trả chuyên
viên soạn thảo để chỉnh sủa hoàn thiện. Văn thư các đơn vị làm thủ tục trình văn bản
tại Văn thư Bộ( bộ phận một cửa) theo đúng quy định.
Bước 4 Tiếp nhận hồ sơ trình lãnh đạo văn phòng.
Bộ phận một cửa thuộc Văn thư Bộ có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, kiểm
tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, hồ sơ trình ký. Nếu đủ điều kiện theo quy
định, trình lãnh đạo văn phòng chậm nhất không quá 01 ngày làm việc. Trường hợp
hồ sơ không đủ điều kiện trình ký; văn bản sai thể thức kỹ thuật trình bày , phải trat
đơn vị chủ trì soạn thảo theo đúng yêu cầu, quy định.
Bước 5 Thẩm định hồ sơ: Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra hồ sơ, văn bản dự thảo,
nếu đủ điều kiện sẽ ghi rõ ý kiến trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách ký văn
bản vào lề trái đầu trang dự thảo và phiếu trình văn bản. chỉ định việc nộp file mềm để


đưa văn bản lên trang thông tin của Bộ. Trường hợp hồ sơ, văn bản dự thảo chưa đủ
diều kiện trình ký thì sửa ghi rõ lý do chuyển lại bộ phận “một cửa” để giao đơn vị
soạn thảo sửa trình theo quy định.
Bước 6, Trình Lãnh đạo Bộ: Chuyên viên giúp việc cho Lãnh đạo Bộ nhận văn
bản đã được Lãnh đạo Van phòng Bộ ký từ bộ phận “một cửa” để trình Lãnh đạo Bộ.
Chuyên viên Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày.
Bước 7, Ký văn bản phát hành:Văn bản đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ký cả 02 bộ.
Trường hợp Lãnh đạo đi vắng: văn bản chưa đủ yêu cầu ký ban hành gấp:
chuyên viên Tổng hợp kiểm tra chờ lãnh đạo về ký, đồng thời báo cho đơn vị trình
văn bản biết. Chuyên viên Tổng hợp chịu trách nhiệm liên hệ xin ý kiến Lãnh đạo Bộ

bản này được vào sổ bằng phần mềm riêng của Bộ.
Phần mềm đăng ký văn bản đi đến được truy cập theo đường link sau :
http://vpdt.mard.gov.vn/qlvb/pages/default.aspx.
Phần mềm gồm có những trường để Cán bộ văn thư nhập, những trường đánh
dấu (*) là trường quan trọng và điền đúng và đầy đủ thông tin. Khi nhập phải nhập
thông tin chính xác từng ô về loại văn bản, thẩm quyền ký, số, kí hiệu, trích yếu nội
dung và người ký.
Hình ảnh mô tả những trường khi nhập văn bản đi (Phụ lục 4)
Văn bản Mật sẽ được vào sổ riêng bằng sổ chép tay để đảm bảo bí mật cũng
như tránh tình trạng mất mát trong quá trình bảo quản
1.3.2. Đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản được chia thành 3 loại sổ: Sổ đăng ký văn bản đăng ký bằng
máy, theo rõi toàn bộ văn bản thông thường.Hình ảnh phần mềm đăng nhập văn bản
đi đến của Bộ.
Sổ văn bản đi của Bộ (Phụ lục 5)


Đăng ký văn bản mật: đăng ký, theo rõi toàn bộ văn bản MẬT, Điện mật đến
bằng sổ tay.
Sổ đăng ký fax : đăng ký, theo rõi toàn bộ văn bản fax đến bằng sổ tay.
1.3.3. Nhân bản đóng dấu cơ quan.
Đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền: phải trùm lên 1/3 chữ ký về
phía bên trái, ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều. Đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản
(nếu có). Đóng lên trang đầu,trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục.
Đóng dấu giáp lai đối với các phụ lục ban hành kèm theo Thông tư, quyết định
của Bộ trưởng, các quyết định của Bộ trưởng phê duyệt các dự án tư, đề tài nghiên
cứu khoa học, quyết toán tài chính và các văn bản khác theo yêu cầu của Chánh Văn
phòng Bộ.
Dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa mép phải của trang văn bản, hoặc phụ
lục, tài liệu, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản, tài liệu.

trong phần mềm còn sai về ký hiệu, nội dung, trích yếu, ngày tháng năm và số bản.
Văn bản đi với số lượng rất nhiều, nhân viên văn thư quản lý văn bản đi thiếu
và hạn chế về trình độ chuyên môn. Trưởng phòng chưa phân chia nhiệm vụ rõ ràng
nên còn tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau.
-Giải pháp khắc phục: Cần tuyển dụng thêm cán bộ Văn thư có trình độ và năng
lực để tháo gỡ khó khăn về mặt thiếu nhân lực. Nhân viên văn thư cần chú ý hơn
trong việc quản lý văn bản đi. Trưởng phòng và lãnh đạo cần phân chia nhiệm vụ
tránh tình trạng đùn đẩy công việc. Đặt vấn đề chuyển phát lên hàng đầu với những
văn bản khẩn, mật.
1.4. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
1.4.1. Tiếp nhận văn bản đến.


Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan quản lý về vấn đề nông lâm
ngư nghiệp ở trung ương, vì vậy có khoảng 26.000 văn bản đến các loại mỗi năm.
Trong đó có khoảng 200 văn bản Mật và tuyệt mật.
Văn thư Bộ có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các văn bản đến của Bộ,
Văn phòng Bộ; thư, tài liệu gửi Lãnh đạo Bộ và cá nhân thuộc Văn phòng Bộ.
Những văn bản gửi các đơn vị, cá nhân trực thuộc Bộ theo địa chỉ Cơ quan Bộ
(số 2 Ngọc Hà – Ba Đình - Hà Nội), Văn thư Bộ vào sổ theo dõi riêng
và chuyển vào ô văn thư của các đơn vị tại Văn thư Bộ.Văn thư đơn vị có trách nhiệm
làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến của đơn vị.Cán bộ, công chức trực tiếp
nhận văn bản gửi Bộ, lãnh đạo Bộ hoặc gửi đơn vị, cá nhân nhưng có liên quan đến
công việc của Bộ, đơn vị, đều phải chuyển cho Văn thư Bộ hoặc Văn thư đơn vị để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
Đối với các văn bản đến ngoài giờ hành chính, Bảo vệ cơ quan có trách
nhiệm làm thủ tục tiếp nhận; văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn”,
nhân viên bảo vệ phải ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay
lãnh đạo Văn phòng Bộ xử lý. Các văn bản còn lại, bàn giao cho Văn thư vào
đầu giờ sáng ngày làm việc hôm sau.

Văn bản phải trả lời cho nơi gửi.
Loại A: văn bản có ghi thời hạn phải trả lời.
Loại B: văn bản không ghi thời hạn phải trả lời.
Văn bản không phải trả lời cho nơi gửi: loại C.
Xử lý văn bản của Chánh Văn phòng Bộ:
Những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ: lãnh đạo
Văn phòng ghi ý kiến vào phiếu xử lý văn bản để trình Lãnh đạo Bộ, chuyển lại
Văn thư để chuyển giao cho chuyên viên tổng hợp trình Lãnh đạo Bộ. Sau khi
có ý kiến giải quyết, chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ cập nhật ý kiến vào


phần mềm QLVB của Bộ, chuyển Văn thư Bộ để phô tô gửi các đơn vị phối hợp
(nếu có), chuyển vào ô văn thư của đơn vị được giao xử lý (bản chính giao đơn
vị chủ trì, các bản phô tô giao các đơn vị phối hợp).
Các văn bản có nội dung nghiệp vụ chuyên môn hoặc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, thẩm quyền của các đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Bộ ghi ý kiến chuyển các đơn vị
vào phiếu xử lý văn bản, ghi rõ yêu cầu thời hạn trình Bộ văn bản trả lời trong trường
hợp cần thiết, chuyển văn thư Bộ. Văn thư cập nhật ý kiến vào phần mềm QLVB hoặc
bổ sung trong sổ đăng ký văn bản chuyển vào ô văn thư của đơn vị.
Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận văn bản đến của đơn vị tại Văn thư Bộ mỗi
ngày ít nhất 2 lần vào đầu giờ buổi sáng và đầu giờ buổi chiều. Chuyên viên Phòng
Tổng hợp có trách nhiệm nhận văn bản đến trình Lãnh đạo Bộ tại Văn thư Bộ mỗi
ngày ít nhất 4 lần vào đầu, cuối giờ buổi sáng và đầu, cuối giờ buổi chiều. Đối với văn
bản cần xử lý gấp, Văn thư Bộ có trách nhiệm thông báo để Chuyên viên Phòng Tổng
hợp hoặc văn thư đơn vị đến nhận ngay.
Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện đúng quy định nghiệp vụ; giao
nhận trực tiếp giữa văn thư Bộ và văn thư đơn vị. Người nhận văn bản phải kiểm tra
văn bản, đối chiếu giữa sổ ghi và văn bản, ký nhận vào Sổ chuyển giao văn bản.
Văn bản đến của Bộ giao đơn vị.
Văn thư đơn vị đăng ký văn bản đến trong phần mềm QLVB (phân hệ

-Trách nhiệm của đơn vị.
-Trách nhiệm của Văn thư đơn vị: Trình thủ trưởng đơn vị văn bản đến. Cập
nhật ý kiến xử lý của thủ trưởng đơn vị vào phần mềm QLVB hoặc sổ đăng ký văn
bản đến. Chuyển văn bản đến tổ chức hoặc cá nhân được giao xử lý hoặc chuyển trả
nơi gửi những văn bản không thuộc thẩm quyền. Trả lại Văn thư Bộ điện mật sau khi
xử lý xong. Đôn đốc, theo dõi kết quả xử lý các văn bản loại A, B.Cập nhật kết quả xử


lý văn bản loại A, B vào phần mềm QLVB. Hàng tuần thống kê kết quả xử lý văn bản
đến của đơn vị để báo cáo thủ trưởng đơn vị.
-Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị: Xem xét, xử lý văn bản ngay trong ngày
theo đúng yêu cầu về nội dung, thời gian phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.
Chuyển Văn thư làm thủ tục trả lại nơi gửi những văn bản không thuộc
thẩm quyền. Chủ động phối hợp với các đơn vị khác xử lý những văn bản liên quan
đến nhiều đơn vị hoặc phối hợp xử lý theo yêu cầu của đơn vị chủ trì. Kiểm tra, đôn
đốc việc giải quyết văn bản.
-Trách nhiệm của chuyên viên được giao giải quyết văn bản: Khi nhận được
văn bản đến, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật
quy định hoặc theo quy định cụ thể của Bộ quy định của đơn vị; đối với những văn
bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, cần có ý
kiến đề xuất cụ thể của đơn vị, cá nhân. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn
vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản xin ý kiến
kèm theo bản sao văn bản đến hoặc gửi bản sao văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải
quyết của người có thẩm quyền để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người
đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình
kèm.
1.4.5. Ưu, nhược điểm quy trình quản lý văn bản đến.
Ưu điểm: Cán bộ tiếp nhận văn bản đến là người có kinh nghiệm lâu năm công
tác nên có khả năng giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời.Đăng ký văn bản đến

hình quốc huy 42mm, xung quanh vành ngoài là Bộ nông nghiệp và Phát triển nông
thôn có một ngôi sao năm cánh ở phía dưới.
Dấu không có hình Quốc huy: Cụ thể là các đơn vị chuyên môn như Văn
phòng Bộ và chức danh nhà nước không được sử dụng dấu có Quốc huy.


Gồm có các loại dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật ,
Dấu công văn đi, công văn đến.dấu Hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ, dấu chữ ký của
Bộ trưởng Cao Đức Phát,dấu chức vụ chức danh, dấu treo, dấu giáp lai.
1.5.2.Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu.
Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía tay trái, ngay ngắn đúng chiều.Việc
đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và
dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan. Đóng dấu giáp lai,
đóng đấ nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo đúng quy định.
Sử dụng con dấuBNN&PTNT Chưa có quy định riêng cho việc quản lý và sử
dụng con dấu nhưng tuân thủ đầy đủ quy định của nhà nước về quản lý và sử dụng
con dấu Cơ quan thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng văn bản nhà
nước quy định:
Nghị định 58/2001/NĐ – CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu. Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5
năm 2002 của Bộ công an- Ban tổ chức cấn bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một
số quy định tại nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 5 năm 2003 của Bộ công an
hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sửu dụng con dấu
của cơ quan, tổ chức theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của chính phủ.
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
Con dấu của Bộ NN&PTNT được bảo quản cảm thận, quản lý chặt chẽ. Văn
thư là người đáng tin cậy, có hộp đựng dấu riêng và có khóa, khi công việc kết thúc
thì dấu được cất vào tủ kháo lại cẩn thận. Do văn thư phải giữ nhiều dầu nên việc