B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Mục lục
Đề mục Nội dung Trang
A Lời nói đầu 3
B Nội dung 5
PHẦN I Khảo sát công tác văn phũng của Trường Tiểu học An
Hoà.
I Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trường Tiểu học An Hoà
2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
II Khảo sát công tác hành chính văn phòng của UBND xã
Hiệp Sơn
8
1 Tình hình tổ chức hoạt động quản lý hoạt động công tác
hành chính văn phòng
8
1.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng
1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2 Nhiệm vụ của VP HĐND và UBND
1.2 Quy trình quản lý và phân công nhiệm vụ các phân sự
thuộc văn phòng
1.3 Bố trí phòng làm việc khoa học của Văn phòng
1.4 Quy trình xây dựng công tác thường kỳ 12
1.5 Quy trình tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, hội họp của
UBND xã)
1.6 Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi
công tác cho lãnh đạo Văn phòng
1.7 Quy trình tổ chức thông tin của VP cho lãnh đạo
1.8 Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng
2 Khảo sát về công tác văn thư 15
2.1 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan

Dang mục các từ viết tắt
STT Tên viết tắt Nội dung
1 VP Văn phòng
2 HĐND & UBND Hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân
3 TW Trung ương
4 CN – TTCN Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp
5 HN Hội nghị
6 VT Văn thư
7 UBND Uỷ ban nhân dân
2
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Phần A: lời nói đầu
Trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan, công tác công văn giấy tờ
ngày càng được chú trọng, được biết tình hình đổi mới của đất nước thì sự nghiệp
cải cách nền hành chính đối với tất cả các cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nước,
và đặc biệt đối với UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương nói
chung ngày càng được quan tâm và luôn có sự thay đổi có những tiến bộ rõ rệt.
Song trên con đường hội nhập khoa học quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công
nghệ và thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội về văn phòng được
hiểu là loại hình giấy tờ, hành chính sự vụ đơn giản thì ngày nay trong điều kiện
của nền kinh tế thị trường bùng nổ thông tin một cuộc cải cách mạnh mẽ văn
phòng được coi là loại hình lao động sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Chính vì
vậy cần phải có một đội ngũ văn phòng được đào tạo với trình độ cao, theo hướng
đa năng về nghiệp vụ kỹ năng để kịp thời đưa đất nước bắt kịp với thời đại và thế
giới.
Xuất phát từ những yêu cầu này trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội (tiền nhân
là trường Cao đẳng Văn Thư Lưu Trữ TW1) sau khi đã nâng cấp lên thành trường
Cao đẳng đã nhanh chóng bắt tay vào việc đào tạo những cử nhân quản trị văn
phòng đầu tiên cho đất nước. Được tuyển sinh và đào tạo liên thông từ năm 2007
cho đến nay lớp QTVP KIIB đã hoàn thành xong chương trình đào tạo tại trường.

em không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự góp
ý, nhận xét của trường, khoa học quản trị văn phòng cùng các thầy cô và bạn bè để
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!.
Hiệp Sơn, ngày 15 tháng 6 năm 2010
Học viên
Trần Trọng Khoan
4
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Phần B: Nội dung
Chương I: khái quát tình hình hoạt động của ubnd
1. Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND xã Hiệp Sơn .
1.1 Điều kiện tự nhiên;
Xã Hiệp Sơn là xã miền núi thuộc phía Đông Bắc huyện Kinh Môn với diện
tích 3,5km
2
. Là xã được UBND tỉnh Hải Dương quy hoạch là cụm công nghiệp đã
có 18 doanh nghiệp về đóng trên địa bàn xã, diện tích đất canh tác là 341,14ha còn
lại là đất rừng và đất nông nghiệp.
- Phía Tây giáp xã Phạm Mệnh
- Phía Đông giáp thị trấn Kinh Môn
- Phía Bắc giáp sông Kinh Thầy
- Phía Nam giáp dãy núi An Phụ
Diện tích tự nhiên là 697 ha số dân toàn xã tính đến ngày 11/6/2010 là 9100
người.
Với vị trí địa lý và số dân như trên là xã có vị trí quan trọng trong việc phát
triển kinh tế của huyện Kinh Môn – tỉnh Hải Dương.
1.2. Điều kiện xã hội.
Xã Hiệp Sơn, hiện có 4 thôn, là một xã có bề dày lịch sử và truyền thống
cách mạng. Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành đến nay xã Hiệp Sơn đã

dự toán chi ngân sách nhà nước trên địa bàn.
2.2.2. Trong lĩnh vực Nông - Lâm - Ngư nghiệp: Xây dựng quy hoạch thuỷ
lợi chương trình khuyến khích phát triển Nông - Lâm - Ngư, xét duyệt quy hoạch
kế hoạch kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã có hiệu quả.
2.2.3. Trong lĩnh vực CN - TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
các cơ sở CN - TTCN trên địa bàn.
2.2.4. Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác và sử dụng các
chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng.
6
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
2.2.5. Trong lĩnh vực thương mại và du lịch: Xây dựng kiểm tra chấp hành
quy định của nhà nước và hoạt động thương mại, xây dựng du lịch.
2.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá - xã hội, thông tin thể thao:
Xây dựng kiểm tra các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục thông tin
thể thao, y tế trên địa bàn xã và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
2.2.7. Trong lĩnh vực An ninh - Quốc phòng, trật tự an toàn xã hội: Thực
hiện nghiệp vụ an ninh, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an xã vững mạnh
phòng chống các tệ nạn xã hội.
2.2.8.Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ
đạo việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo.
2.2.9. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
2.3. Cơ cấu tổ chức: UBND xã Hiệp Sơn bao gồm 1 chủ tịch, 2 phó chủ
tịch, các uỷ viên, uỷ ban và các ban chuyên môn.
2.3.1. Chủ tịch UBND xã: Là người đứng đầu UBND xã lãnh đạo và điều
hành công việc của UBND xã, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của
mình tại 127 Luật tổ chức HĐND và UBND.
2.3.2.Phó chủ tịch văn hoá: Phụ trách mảng lao động thương binh xã hội văn
hoá - thông tin - thể thao, trung tâm y tế. Văn phòng HĐND và UBND thay mặt

thể.
- Đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác giám sát của
HĐND, chỉ đạo điều hành của UBND xã.
* Cơ cấu, lề lối làm việc của văn phòng:
Văn phòng HĐND và UBND xã Hiệp Sơn là văn phòng tham mưu tổng hợp
cho thường trực HĐND và UBND xã. thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của
mình theo đúng quy định chế độ làm việc của uỷ ban, văn phòng có trách nhiệm
8
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
chung về mọi mặt. Tổng hợp theo dõi, đôn đốc quy chế nhiệm vụ làm việc của uỷ
ban, quy chế làm việc của uỷ ban, báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo UBND xã.
Các bộ phận của văn phòng, thống kê tổng hợp gồm:
* Bộ phận phụ trách công tác hành chính – văn thư lưu trữ.
- Giúp UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc theo dõi
việc thực hiện chương trình công tác, lịch làm việc theo dõi việc thực hiện chương
trình công tác, lịch làm việc tổng hợp báo cáo tình hình.
- Tiếp nhận, phát hành và lưu trữ công văn giấy tờ của HĐND và UBND xã.
- Tiếp nhận, chuyển văn bản, giấy tờ đầy đủ, kịp thời đến người có trách
nhiệm giải quyết theo đúng quy định của pháp luật và quy chế làm việc của
UBND.
- Soạn thảo tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND xã, tổ
chức thu thập bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ của HĐND và UBND xã một cách
khoa học.
- Tham mưu cho lãnh đạo UBND xã trong việc tiếp nhận, xử lý, giải quyết
các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân.
- Giúp HĐND và UBND xã về công tác thi đua khen thưởng về thực hiện
công tác bầu cử đại hội đại biểu HĐND và UBND xã theo quy định của pháp luật
về công tác được giao.
- Giữ dấu HĐND, UBND xã nếu đi vắng trong buổi làm việc phải giao dấu
cho Chủ tịch hoặc phó chủ tịch xã .

Có thể sơ đồ hoá các quy trình tuyển dụng nhân sự sau:
( Xem phụ lục số 2 trang 74 )
1.2.2 Quản lý và sử dụng nhân sự thuộc văn phòng:
Hiện nay, văn phòng HĐND và UBND có 3 đ/c gồm: văn phòng và các cán
bộ chuyên viên, nhân viên. Trong đó một bộ phận có trình độ chuyên môn được
đào tạo theo yêu cầu và nhiệm vụ đúng với chức năng chuyên môn được đào tạo.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế,
trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, văn phòng có trách nhiệm phân bổ nguồn
nhân lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp.
10
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Tuỳ vào tính chất công việc, nhiệm vụ công tác, văn phòng đề nghị cơ quan
cho nhân sự trong văn phòng được đi học tập, bồi dưỡng để nâng cao trình độ
nghiệp vụ của mình.
1.3. Cách bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng.
Sắp xếp bố trí phòng làm việc khoa học có vị trí quan trọng quyết định đến
thành công trong công việc. Phòng làm việc của văn phòng được bố trí tập trung ở
khu vực nhà A của trụ sở UBND xã. Riêng phòng bảo vệ (thường trực) cơ quan
được bố trí ở dãy nhà gần cổng ra vào để dễ dàng cho việc hướng dẫn, theo dõi
khách đến cơ quan liên hệ công tác. Tuỳ vào tính chất công việc và sự phân công
nhiệm vụ mà mỗi phòng làm việc lại được sắp xếp bố trí, trang bị đồ dùng khác
nhau. Hiện nay văn phòng được trang bị một số thiết bị sau: 2 máy tính, 1 máy
phôtô, 2 máy in, 2 máy điện thoại
Em xin được dẫn chững cụ thể việc tổ chức phòng làm việc của văn phòng
HĐND và UBND xã Hiệp Sơn như sau:
Phòng làm việc của văn phòng được bố trí bên phải nhà A để tiện cho việc
giám sát và quản lý nhân viên cũng như kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của
thủ trưởng cơ quan.
Trong phòng làm việc của văn phòng cũng được trang bị đầy đủ các phương
tiện, trang thiết bị làm việc như: máy in, máy tính, điện thoại, tủ đựng tài liệu, bàn

3. Tủ đựng hồ sơ nên đặt phía bên trái bàn làm việc.
4. Điện thoại, đèn nên đặt phía bên trái bàn làm việc.
5. Máy tính, máy in đặt bên phải bàn làm việc.
6. Bàn làm việc nên sử dụng mô hình bàn chữ U hoặc chữ L.
7. Trang bị thêm các trang thiết bị làm việc hiện đại cho văn phòng.
1.4. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ cho cơ quan.
Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của uỷ ban, quy mô thời
gian có thể là tuần, tháng, quý, năm kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối cùng
của tuần trước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước; kế
hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; kế hoạch năm được lập
vào quý cuối cùng của năm trước.
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thóng nhất và hiệu
quả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần,
12
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
tháng, quý, năm cho uỷ ban. Quy trình xây dựng các chương trình kế hoạch ngày
tuân theo các bước cụ thể sau: Văn phòng yêu cầu các ban đăng ký nội dung công
việc; sau đó tổng hợp và xây dựng bản thảo; trình bản thảo, để xin ý kiến phê
duyệt, ban hành chương trình, kế hoạch.
Có thể sơ đồ hoá quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
UBND xã Hiệp Sơn như sau:
( Xem phụ lục số 4 trang 76
)
1.5. Quy trình tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Hiệp
Sơn.
Hội họp là loại hình được sử dụng dưới nhiều hình thức: Hội nghị, hội thảo
khoa học, đại hội, họp kín, họp báo, họp giao ban được quản lý sử dụng làm công
cụ phục vụ cho hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến khích
tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
Qua thời gian thực tập tại UBND xã Hiệp Sơn em thấy lại hình hội họp được

1.7. Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan.
Thông tin là tri thức được ghi lại trên các phương tiện như: văn bản, sách
báo hay ở dạng số hoá. Thông tin trong hoạt động quản lý là toàn bộ những sự kiện
xảy ra và các yếu tố bên ngoài có liên quan đến hoạt động đó. Thông tin có ý nghĩa
hết sức quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề cụ thể, thậm chí có ảnh hưởng
trực tiếp tới hệ thống của cơ quan.
Việc cung cấp thông tin cho thủ trưởng là hết sức cần thiết, nhất là trong thời
gian bùng nổ thông tin như hiện nay. Để có thể cung cấp kịp thời thông tin phục vụ
cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo. Quy trình cung cấp thông tin được
tiến hành như sau: Thu thập thông tin, xử lý thông tin, tổng hợp và cung cấp thông
tin cho lãnh đạo.
Thông tin sau khi được sàng lọc có thể được trình lên lãnh đạo thông qua
văn bản, điện thoại, fax. internet, truyền miệng những thông tin cung cấp cho lãnh
đạo lúc này phải đảm bảo được chất lượng, cũng như tính kịp thời của tin.
Sơ đồ hoá quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan:
( Xem phụ lục số 7 trang 79)
14
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
1.8. Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng.
Có thể nói việc đầu tư, xây dựng mô hình văn phòng hiện đại trên thế giới
đặc biệt là ở các nước phát triển là rất phổ biến. Nhưng ở Việt Nam do điều kiện
kinh tế chưa cho phép nên việc phát triển mô hình văn phòng hiện đại chỉ diễn ra ở
các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Riêng đối với
văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước, để có thể bắt kịp với xu thế xã hội hiện
đại cần phải tiến hành một số công việc cơ bản như;
- Tăng cường việc ứng dụng khao học công nghệ tiên tiến, trang bị các
phương tiện, kỹ thuật hiện đại vào phục vụ vụ công tác hành chính văn phòng, góp
phần nâng cao năng xuất, hiệu quả giải quyết công việc.
- Tích cực nâng cao các kỹ năng nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin. Đảm bảo chất lượng của tin, cung cấp kịp thời cho lãnh đạo giúp đón đầu, tiên

- Câu văn trong văn bản phải thể hiện văn phong hành chính, phải ngắn gọn,
dễ hiểu, phù hợp trình độ dân trí.
- Văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định của
hiến pháp, pháp luật.
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản.
UBND xã Hiệp Sơn có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như: Quyết
định, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình
Chủ tịch ký các văn bản như: Quyết định và một số văn bản khác của UBND
xã về chế độ và chính sách tổ chức và nhân sự thuộc trách nhiệm, quyền hạn của
mình.
Khi Chủ tịch đi vắng, Phó chủ tịch xã có thẩm quyền ký thay một số văn bản
thuộc thẩm quyền của UBND và Chủ tịch UBND xã . các phó chủ tịch ký thay một
số văn bản thuộc các ngành, lĩnh vực mình phụ trách.
Chánh văn phòng được Chủ tịch UBND xã uỷ quyền ký thừa lệnh một số
văn bản. Tất cả các văn bản pháp quy của chủ tịch, phó chủ tịch, văn phòng đều
phải ký trực tiếp.
* Ưu điểm:
- Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền. Việc
phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho văn bản
16
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định. Đồng thời cũng tạo điều kiện thuận
lợi cho việc quản lý giải quyết các văn bản và truy cứu trách nhiệm cá nhân liên
quan đến văn bản.
UBND xã coi các văn bản là cẩm nang pháp lý trong việc chỉ đạo, lãnh đạo
để thực hiện tốt các nhiệm vụ chính trị của địa phương nên thẩm quyền ban hành
văn bản luôn được quan tâm quán triệt thực hiện.
* Nhựơc điểm:
- Tuy đã được quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bản
nhưng những quy định này không được chi tiết cụ thể hoá nên đôi khi vẫn xảy ra

2009 872 500 372 1062
2.2.4.2. Công tác kiểm tra và rà soát văn bản.
Trong quá trình đưa ra, ban hành những văn bản mới có thể phát sinh những
tồn tại, khiếm khuyết cũng như những sai sót. Công tác rà soát và hệ thống hoá các
văn bản quy phạm pháp luật nhằm loại bỏ những quy định pháp luật không còn
hiệu lực hoặc chồng chéo, trùng lặp được triển khai có kết quả. Trong 2 năm
(2007–2008), phòng Tư pháp đã phối hợp với các phòng rà soát văn bản quy phạm
pháp luật, trên cơ sở phân loại 2.840 văn bản, đề nghị bãi bỏ 1 văn bản hết hiệu
lực, đề nghị bổ xung, sửa đổi 29 văn bản.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã
đã có bước đổi mới theo hướng nâng cao trách nhiệm của các cơ quan được chủ trì
xây dựng văn bản. Kết quả từ 2007 – 2008 xã Hiệp Sơn đã tổ chức tư vấn pháp
luật miễn phí cho 158 lượt người dân.
2.2.5 Thể thức văn bản.
Nhìn chung các văn bản UBND xã Hiệp Sơn ban hành có đầy đủ 9 thành
phần cơ bản, các thành phần này được được trình bày theo thể thức quy định tại
Thông tư liên tịch số 55 của Bộ nội vụ và văn phòng chính phủ. Ngoài ra, văn bản
cũng có thể có thêm một số thành phần bổ sung như: dáu chỉ mức độ mật, khẩn,
dấu mang tính chất chỉ dãn (“xem xong trả lại” “lưu hành nội bộ” ) thông tin chỉ
tính chất dự thảo, viết tắt tên người đánh máy, số lượng bản phát hành,
* Ưu điểm: Về văn bản do địa phương ban hành đã đảm bảo tính khoa học,
tính pháp lý chân thực cũng như tính thẩm mỹ.
* Nhược điểm:
18
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Thông tư liên tịch số 55 ban hành từ năm 2005, đến nay đã áp dụng thực
hiện được 4 năm, nhưng việc trình bày các thành phần thể thức của văn bản vẫn
còn một số chỗ chưa phù hợp với quy định như:
Những văn bản không có tên loại như Công văn, trong phần số, ký hiệu vẫn
có ký hiệu của tên loại văn bản.

tra kỹ lưỡng, còn sai lỗi chính tả. Khi trình bày văn bản có lúc còn nhầm lẫn từ số
này sang số khác.
Có thể sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi như sau:
(Xem phụ lục số 9 trang 81)
2.3.2. Nội dung, nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến cơ quan được tổ chức, giải quyết theo các bước sau: Văn thư cơ
quan chịu tiếp nhận kiểm tra, phân loại bóc bì đóng dấu đến vào sổ để đăng ký văn
bản đến. Sau đó văn bản được chuyển đến người có thẩm quyền để giải quyết và
chuyển giao cho người có thẩm quyền để tiếp nhận xử lý công việc.
Có thể sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến như sau:
(Xem phụ lục số 10 trang 82)
2.3.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào cơ quan.
2.3.3.1. Lập hồ sơ hiện hành.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích
gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công
tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa
Muốn hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng từng cán bộ nhân
viên trong quá trình giải quyết can phải chú trọng thu nhập kịp thời văn bản tài liệu
để đưa vào hồ sơ, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng việc
đó.
2.3.3.2. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉ đạo
các cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để văn thư cơ
quan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ hiện hành.
Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mục lục hồ sơ được lậpt hành 3 bản,
trong đó bên giao và bên nhận mỗi bên 1 bản, 1 bản ở văn phòng tại văn phòng uỷ
của ban.
20
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
* ưu nhược điểm: Tuy những hồ sơ ở UBND xã Hiệp Sơn lập không đáng

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Công tác thu thập bổ sung vào lưu trữ cơ quan dựa trên 3 nguyên tắc: theo
thời đại lịch sử, theo phông lưu trữ, theo phối phông.
Đối với UBND xã Hiệp Sơn công tác lưu trữ chưa được quan tâm, do vậy
nhiều tài liệu còn ứ đọng ở các đơn vị, công chức, đặc biệt là tài liệu chính quyền
cữ.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Chỉnh lý tài liệu và việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theo một
phương án pâhn loại khoa học. UBND xã Hiệp Sơn lựa chọn phương án chỉnh lý
và “thời gian- mặt hoạt động”
Để tiến hành chỉnh lý tài liệu phải thực hiện các bước sau:
* Phân chia tài liệu chỉnh lý:
Có thể lấy ví dụ tài liệu năm 2000 của UBND xã Hiệp Sơn như sau: Ban
đầu tài liệu được chia thành từng nhóm lớn theo mặt hoạt động (khối tổng hợp,
khối hành chính, khối văn xã, khối nông - lâm nghiệp, khối công nghiệp ) tiếp
theo tài liệu trong mỗi khối lại được phân chia ra thành từng nhóm vừa ( ví dụ: tài
liệu trong khối nội chính được chia thành tài liệu tổ chức cán bộ, tài liệu về công
an, quốc phòng ) tài liệu trong nhóm vừa lại được chia thành nhiều nhóm nhỏ ( ví
dụ: tài liệu khối tổ chức cán bộ được chia thành tài liệu về tổ chức bộ máy và tổ
chức cán bộ ) Nếu có thể chia nhỏ được thì cán bộ chỉnh lý tiếp tục chia nhỏ khối
tài liệu đó để tiện cho việc tra tìm. Trong quá trình này cần chú ý loại bỏ những tài
liệu đã hết giá trị. Tài liệu trong một nhóm nhỏ lại được sắp xếp theo một trật tự
nhất định.
* Lập hồ sơ:
Sau khi kiểm tra lại lần cuối cùng xem nhóm nhỏ đã đạt yêu cầu chưa, cán
bộ chỉnh lý sẽ sắp xếp tài liệu trong từng nhóm nhỏ theo số hoặc ngày tháng rồi
tiến hành đánh số tờ cho văn bản vào mục lục hồ sơ.
Trong quá trình phân loại tài liệu ra phải dự kiến tiêu đề hồ sơ bằng mảng
gài vào sơ mi. Khi bên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến, biên mục chính thức vào bìa
hồ sơ. Nội dung của bìa hồ sơ phải thể hiện được những nội dung như: tên phòng

Chính vì vậy, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã nâng cao đời sống vật chất
tinh thần cho nhân dân, là động lực thúc đẩy sự nghiệp lưu trữ phát triển. Công tác
23
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, nó đã góp
phần vào nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ, thực hiện các nhiệm vụ của địa
phương vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ bảo quản an
toàn và tổ chức sử dụng.
3.5. Đánh giá những ưu nhược điểm về công tác lưu trữ tại UBND xã
Hiệp Sơn.
- Công tác lưu trữ được tổ chức tương đối khoa học, bảo quản được số lượng
lớn tài liệu lưu trữ, chất lượng được đảm bảo.
- Tuy nhiên, công tác lưu trữ chưa được quan tâm nên nhiều tài liệu còn ứ
đọng nhất là tài liệu của chính quyền các thời kỳ.
- Chưa có biên chế lưu trữ riêng, công tác lưu trữ còn do cán bộ văn thư
kiêm nhiệm.
- Kho lưu trữ cũng chưa được quan tâm, các trang thiết bị bảo quản tài liệu
đã cũ, không còn phù hợp; phương tiện tra tìm lạc hậu, chưa đáp ứng được yêu cầu
của người sử dụng, tài liệu sắp xếp còn lộn xộn, chưa khoa học,
Chương III
Soạn thảo văn bản quản lý
(Xem phụ lục: Trang 31 đến trang 72)
Chương IV
nhận xét đề xuất ý kiến về công tác hành chính văn phòng
1. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng, văn thư lưu trữ ở UBND xã Hiệp Sơn – huyện Kinh Môn – tỉnh Hải
Dương.
1.1.ưu điểm.
1.1.1. Hoạt động của văn phòng:
Văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn là đơn vị thực hiện tương đối tốt

tính cần cù, cẩn thận, khoa học để văn bản ban hành ra đảm bảo cả về chất lượng
và số lượng.
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ
hiện đại đảm bảo hiệu qủa giải quyết công việc.
1.1.2. Công tác hành chính văn phòng;
25