LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh
Cường – Trưởng khoa Quản Trị Văn Phòng cùng các thầy giáo, cô giáo trong
khoa đã tổ chức đợt thực tập cho sinh viên trong khoa. Các thầy cô giáo đã giúp
đỡ, chỉ dạycho chúng tôi rất nhiều trong quá trình học tập trên lớp cũng như
trong thời gian đi thực tập tại cơ quan nơi mình làm việc để chúng tôi có thể
hoàn thành đợt thực tập này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bài báo cái này sẽ không được hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ của
các cán bộ trong văn phòng cũng như cán bộ đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn
thành tốt công việc thực tập trên. Qua đó tôi xin có lời cảm ơn chân thành và sâu
sắc nhất tới các lãnh đạo trong văn phòng, trưởng phòng và toàn thể cán bộ
trong văn phòng UBND phường.
Với thời gian với thời gian thực tập là gần 2 tháng (từ 04/7/2016 đến hết
ngày 28/08/2016). Trong thời gian thực tập nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng
dẫn và cán bộ chuyên môn của cơ quan trực tiếp hướng dẫn đã tạo cơ hội cho tôi
được áp dụng lý thuyết được học vào thực tế cơ quan công tác. Tôi bước đầu đã
thực hành công tác văn phòng và những việc đơn giản như soạn thảo văn bản, in
ấn, sắp xếp, sao chép tài liệu, đăng kí văn bản đến, đăng kí văn bản đi…Qua đó,
tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong
công việc trao đổi nghiệp vụ văn phòng, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan
trọng của công tác văn phòng.
Qua quá trình tự học hỏi của bản thân cộng với sự giúp đỡ nhiệt tình của
các anh chị hướng dẫn các hoạt động văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng
giao tiếp nơi công sở. Bản thân cá nhân tôi đã cải thiện được rất nhiều – đó là
kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được trong thời gian công tác tại cơ quan.
Tôi viết bản báo cáo này để gửi lên khoa Quản Trị Văn Phòng để nhận
được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa. Tuy nhiên bản báo
cáo này còn nhiều thiếu sót và hạn chế, vì thế rất mong nhận được sự đóng góp
của các thầy cô giáo để cho bản báo cáo được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân
thành cảm ơn.




4. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG PHƯỜNG ĐỨC
THẮNG..........................................................................................................................................22

CHƯƠNG II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP “NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦA CƠ QUAN”...............................................................................................25
I. Lý do chọn đề tài........................................................................................................................25
II.Thực trạng Công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND phường Đức Thắng......................................25
III.Xây dựng Quy chế “Công tác Văn thư – Lưu.............................................................................27

CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.............................42
1. Nội dung được tìm hiểu qua quá trình thực tập.......................................................................42
1.1Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng...............................................42
1.2. Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập (Hội Đồng Nhân Dân- UBND
phường Đức Thắng ).....................................................................................................................43
2. Đánh giá – Nhận xét – Đề nghị..................................................................................................44
2.1 Tự đánh giá:............................................................................................................................44
2.1.2 Ưu điểm về bản thân...........................................................................................................44
2.1.2 Về UBND phường Đức Thắng :.............................................................................................44
2.1.3 Nhược điểm về bản thân.....................................................................................................45
2.1.4 Về UBND Phường Đức Thắng...............................................................................................45
2.2 Đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND phường Đức Thắng.................46
2.3 Một số kiến nghị với Nhà trường:...........................................................................................47

KẾT LUẬN........................................................................................................48
PHỤ LỤC.............................................................................................................1


LỜI MỞ ĐẦU


Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn
của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ
năng trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Để việc quản lý
điều hành có hiệu quả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình quản lý.
Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trong quá trình tổ chức hoạt
động của cơ quan, đơn vị.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực
tiễn, nhà trường gắn liền với xã hội” nhằm đảm bảo chất lượng đào tạo và mục
tiêu của nhà trường cũng như giúp cán bộ văn phòng trong tương lai nắm vững
kiến thức lý thuyết đã học vào thực tế. Hàng năm Trường tổ chức cho học sinh,
sinh viên đi thực tập tại các cơ quan nhằm giúp cho sinh viên làm quen với công
việc của mình sau khi ra trường, cũng chính là dịp để các sinh viên tập dượt và
rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của một cán bộ văn thư trong tương
lai. Được sự đồng ý của cơ quan em đã đến thực tập tại Văn phòng UBND
phường Đức Thắng – Q.Bắc Từ Liêm – TP Hà Nội với thời gian gần 2 tháng từ
ngày 04/07 đến ngày 28/08 năm 2016
UBND phường Đức Thắng là một trong những địa phương đi đầu thực
hiện chủ trương cải cách nền Hành chính Nhà nước, UBND phường đã áp dụng
mô hình một cửa và đã đạt được những thành công nhất định. Hàng ngày UBND
phường phải tiếp nhận và sử lý rất nhiều văn bản đến cũng như ban hành nhiều
văn bản đi. Vì vậy một quy trình quản lý và sử lý có hiệu quả sẽ góp phần nâng
cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước trên địa bàn phường. Trong thời gian
thực tập tại Văn phòng UBND phường giúp em có điều kiện vận dụng những lý
thuyết đã được học tại trường để áp dụng vào thực tế, bước đầu làm quen với
môi trường mới – môi trường làm việc trong một cơ quan Nhà nước, rèn luyện
các tác phong làm việc; quan hệ ứng sử, giao tiếp đồng thời rút ra được nhiều
bài học kinh nghiệm trong quá trình làm việc.
Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý
và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết định

Dưới sự hướng dẫn của nhà trường cùng các thầy, cô trong khoa Quản trị
Văn phòng và đặc biệt là sự giúp đỡ của thầy trưởng khoa Quản trị văn phòng
Nguyễn Mạnh Cường thầy đã định hướng và giúp đỡ em để em hoàn thành tốt


Báo cảo thực tập này.
Em xin trân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng đặc
biệt Thầy Nguyễn Mạnh Cường. Cảm ơn Chị Nguyễn Thị Hồng cán bộ Văn thư
của Văn Phòng UBND-HĐND phường và Bác Cấn Văn Duẩn chủ tịch UBND
đã tạo điều kiện cho em có cơ hội thực tập và hiểu rõ hơn về mô hình văn phòng
cũng như những hoạt động cụ thể trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND
phường Đức Thắng.


TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I. TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN
1. Họ và tên sinh viên: Trương Thị Anh
2. Ngày tháng năm sinh: 05/10/1993
3. Quê Quán: Cẩm Tú – Cẩm Thủy – Thanh Hóa
4. Nơi cư trú: Cẩm Tú – Cẩm Thủy – Thanh Hóa
5. Số CMND: 173962579
6. Địa chỉ liên lạc: Liên Sơn - Cẩm Tú – Cẩm Thủy – Thanh Hóa
II. THÔNG TIN KHÁC:
1. Mã số sinh viên: 1407QTVB002
2. Lớp: ĐHLT QTVPK14B
3. Số điện thoại: 0966877302
Địa chỉ liên lạc: Liên Sơn - Cẩm Tú – Cẩm Thủy – Thanh Hóa


TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND
PHƯỜNG ĐỨC THẮNG
1. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG ĐỨC THẮNG
1.1 Vị trí, chức năng :
• Vị trí
- Đức thắng là 1 phường của Quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt
Nam. Diện tích: 120 ha, dân số: 19.923 người (2013). Phường được thành lập
ngày 27 tháng 12 năm 2013 trên cơ sở của xã Đông Ngạc cũ thành 2 phường
Đông Ngạc và Đức Thắng.
- UBND phường do HĐND phường bầu là cơ quan chấp hành của
HĐND, cơ quan hành chính nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
- UBND phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhăm
đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện
các chính sách trên địa bàn.
• Chức năng
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương đến cơ sở.
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
•

Trong lĩnh vực kinh tế UBND phường thực hiện những nhiệm vụ,

quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội
đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp quận phê duyệt;
tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.

xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân
dân quận.
• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân phường
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng điểm dân cư, tổ dân phố trên địa bàn phường. Quản lý việc thực hiện quy
hoạch xây dựng đã được duyệt;
2


Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân quận;
• Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân phường
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn quận
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn phường và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ
phường; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân
quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện
các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
4


* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải;
1.3 Cơ cấu tổ chứ bộ máy :
- UBND phường do HĐND cùng cấp bầu ra gồm :

loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải
nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật.
- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa
nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có
ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban.
Hai loại công tác: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sở
vật chất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản
lý, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND phường.
* Nhiệm vụ
a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ
Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,
trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban
hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn
đốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn
phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực
hiện chương trình.
Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn
6


có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao
ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban.
b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu
giúp UBND phường trong việc chỉ đạo thực hiện
Văn phòng giúp UBND phường tổ chức công tác thông tin và xử lý thông
tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của
địa phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành
chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết
quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên
tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp
luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi
- bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức
chuyên môn khác của UBND phường có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên
cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của
pháp luật.
f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND phường với các cơ quan, đoàn
thể và nhân dân
Mối quan hệ công tác giữa UBND phường với các cơ quan, đoàn thể và
nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể
gián tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn
thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có
trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng
ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc.
g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND phường gồm có: Đất
đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm...
Ở cấp phường, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận
bảo đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn
phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho
HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ
thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ
8


thuật và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân

* Cơ cấu tổ chức Văn phòng phường
Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường quyết định. Văn
phòng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng,
kỷ luật theo quy định của pháp luật.
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Văn phòng là người chỉ đạo,
điều hành toàn bộ các hoạt động của Văn phòng; sắp xếp tổ chức, bộ máy Văn
phòng theo quy định; chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân Phường trước
pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; là chủ tài khoản cơ quan Văn
phòng.
Văn phòng phường còn được gọi là Văn Phòng – Thống kê . Văn phòng
thống kê chịu sự giám sát, chỉ đạo của UBND phường
3. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA VĂN
PHÒNG UBND PHƯỜNG ĐỨC THẮNG
3.1 Xây dựng Chương trình công tác Thường kỳ ở cơ quan
Xây dựng chương trình công tác thường kỳ là yêu cầu thường trực không
thể thiếu được bất kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo hoạt động có hiệu quả,
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan, chủ trương chung
của cấp trên , các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng ký công tác cho văn
phòng, phòng tổng hợp, thành chương trình công tác chung của toàn cơ quan,
tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của đơn vị, hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối rồi trình
thủ trưởng cơ quan phê duyệt sau đó gửi đến các phòng ban để thực hiện.
- Ưu điểm:
UBND phường Đức Thắng xây dựng công tác thường kỳ tuần, tháng,
quý, năm tương đối tốt, công việc không bị chông chéo, phân công công việc rõ
ràng dẫn đến hiệu quả công việc cao. Thực hiện theo đúng quy định của cơ quan
hoạt động có hiệu quả , các đơn vị trong chức năng thực hiện tốt các chương
trình công tác, công việc được chuẩn bị tốt ví dụ như tổ chức các chuyến đi công
tác cho lãnh đạo, tổ chức hội họp.
Khi xây dựng chương trình thường kỳ công tác mang tính chất năng động,
sáng tạo, tạo điều kiện và nâng cao tính thần học hỏi của nhân viên.

văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi
tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương
11


tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng
đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm
khác.
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng
Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297
mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy
mẫu in sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của
trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ

phạm pháp luật như Hiến pháp, luật, pháp lệnh ..., song lại không nhất thiết đối
với các văn bản khác có hiệu lực pháp lý thấp hơn, mà tuỳ theo tính chất và nội
dung của các văn bản đó hoặc tuỳ xét của các cơ quan, đơn vị ban hành chúng.
Kết quả dóng góp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo phải được đánh giá, xử lý
và tiếp thụ bằng văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo.
Bước 3: Thẩm định dự thảo
a) Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo
văn bản. Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn thảo
quyết định việc thẩm dự thảo văn bản.
13


b) Ban soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi đến cơ quan thẩm
định.
c) Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản
đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo.
d) Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký.
Bước 4: Xem xét, thông qua
a) Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên
cấp trên (tập thể hoặc các nhân) để xem xét và thông qua. Văn phòng giúp thủ
trưởng xem xét trước các yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của
văn bản trước khi thủ trưởng ký. Phải có hồ sơ trình ký. Trường hợp không có
hồ sơ thì phải trợc tiếp tường trình với thủ trưởng ký. Phải thực hiện việc ký tắt
trước của chánh hoặc phó chánh văn phòng trước khi trình ký.
b) Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục
luật định. Việc thông qua văn bản có thể được tiến hành bằng hình thức tổ chức
phiên họp hoặc theo thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo thẩm
quyền ban hành, tính chất và nội dung của văn bản, văn bản có thể được xem xét
thông qua bằng hình thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp của cơ quan ban
hành. Việc tổ chức các phiên họp phải đảm bảo các quy định của Nhà nước.

đúng địa chỉ đơn vị, bộ phận hoặc người thực thi. Văn bản được sao đúng thể
thức, vừa đủ số lượng bản theo yêu cầu và quy định của cấp có thẩm quyền,
tránh lãng phí giấy tờ, công sức. Khi sao y văn bản trong cơ quan thì giao cho
văn phòng sao, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký của người sao và đóng dấu của
cơ quan (xem Phụ lục 3). Phải đảm bảo các nguyên tắc bảo mật đối với văn bản
có mức độ mật. Văn bản có mức độ khẩn phải được gửi nhanh chóng, kịp thời.
Văn bản được lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách, hay bộ phận
soạn thảo, một bản khác lưu ở văn phòng hoặc văn thư cơ quan. Cuối năm nộp
lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
* Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
- Văn phòng UBND phường chủ yếu ban hành các văn bản hành chính
thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban
hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban
hành văn bản của Văn phòng UBND phường là rất cần thiết và quan trọng bởi vì
một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là
15


điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
- Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường đã
được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật. Chấp hành
nghiệm Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác Văn thư.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo đầy
đủ các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban
hành ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ, kỹ thuật trình bày ngày càng hoàn thiện,
chính xác hơn.
- Cơ quan chỉ ký những văn bản khi đã đầy đủ về nội dung và hình thức
có chữ ký nháy, ký tắt của người soạn thảo.
- Mỗi văn bản khi ban hành đều được sao ít nhất 02 bản: một bản lưu ở