TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
----------

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
Đề tài: giải pháp nâng cao hiệu vụ hành chính tại Văn phòng
UBND xã Ngũ Hùng
SVTH: Nguyễn Thanh Hƣờng

Ngũ Hùng, ngày 07 tháng 08 năm 2010

1


LỜI NÓI ĐẦU
Việt Nam trên con đƣờng hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi
cũng nhƣ thách thức đòi hỏi chúng ta không ngƣờng đổi mới trên mọi lĩnh vực
nhằm nâng cao ƣu thế khả năng cạnh tranh của mình. Để tận dụng một cách triệt để
những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi
hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trƣờng cạnh tranh năng
động và cải cách hiệu quả, xã hội thì ngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát
triển đa dạng của các ngành nghề, con ngƣời buộc phải có vốn kiến thức, năng lực
và nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng đƣợc đòi hỏi của xã hội.
Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trƣờng công
nghệ của thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng
không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức. Do vậy, Văn phòng phải có ý thức đi
trƣớc một bƣớc so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới Văn phòng. Để làm
đƣợc điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sự quan tâm đầu tƣ
hơn nữa của Đảng và Nhà nƣớc giúp cho Văn phòng có thể phát huy hết tiềm năng
thế mạnh của mình.
Với chức năng quyền hạn của mình Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là ngôi

thời, qua quá trình thực tập tốt nghiệp nhà trƣờng có thể đánh giá đƣợc năng lực
thực sự của học sinh trong quá trình học tập và giải quyết công việc thực tế.
Đối với bản thân em thì thực tập tốt nghiệp đã giúp em vững vàng hơn cả trong
trình độ chuyên môn, kiến thức công việc cũng nhƣ kỹ năng giao tiếp với cán bộ cơ
quan, giao tiếp xã hội. Thực tập tốt nghiệp giúp em lĩnh hội đƣợc nhiều kiến thức
mới cũng nhƣ tƣ duy mới, mở rộng và phát huy những gì mà mình đã đƣợc học ở
nhà trƣờng qua thầy cô, bạn bè; học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiệm qua những ngƣời
đi trƣớc, rèn luyện đƣợc đức tính cần thiết cho một cán bộ văn phòng trong tƣơng
lai.
Qua quá trình thực tập em cũng rút ra đƣợc cho mình những điểm mạnh cũng
nhƣ những điểm yếu của bản thân, từ đó rút ra đƣợc cho mình phƣơng hƣớng phấn
đấu để hoàn thành tốt công việc của mình trong tƣơng lai.
Dƣới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại Văn phòng
UBND xã Ngũ Hùng. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà em đã
làm đƣợc cũng nhƣ chƣa làm đƣợc. Qua đây cho em đƣợc gửi lời cám ơn, lời chúc
sức khoẻ đến các cán bộ Văn phòng UBND xã Ngũ Hùng, các thầy cô trong Khoa
Quản Trị Văn Phòng và Nhà trƣờng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ
trong đợt thực tập tốt nghiệp.Em kính mong các thầy cô giáo và các bạn có ý kiến
đóng góp để bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của em đƣợc hoàn thiện và đầy đủ
hơn.
Em xin trân thành cảm ơn!
Ngũ Hùng, ngày 07 tháng 08 năm 2010.
SINH VIÊN

Nguyễn Thanh Hƣờng

3


PHẦN I

4


Có mối liên hệ mật thiết với nhân dân, với các ấp uỷ đảng và nhà nƣớc cấp trên,
là cơ quan tổ chức và thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, quyết định của cấp trên với
nhân dân. UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập chung dân chủ tập thể làm việc
cá nhân phụ trách.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Ngũ Hùng
Nhiệm vụ quyền hạn của UBND đã đƣợc quy định trong luật tổ chức HĐND và
UBND và trong pháp lệnh về nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của HĐND và UBND
các cấp (năm 1996 của uỷ ban thƣờng vụ quốc hội) trong đó quy định.
Trong lĩnh vực thực hiện quản lý nhà nƣớc UBND thống nhất quản lý nhà nƣớc
trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh quốc phòng… ở địa phƣơng.
Trong lĩnh vực pháp luật: UBND tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp,
pháp luật, các văn bản của cơ quan quản lý nhà nƣớc cấp trên và HĐND cùng cấp.
Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền nhà nƣớc ở địa phƣơng: UBND chịu trách
nhiệm chính trong tổ chức chỉ đạo thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc Hội và
HĐND ở địa phƣơng. Trong hoạt động này UBND phối hộp việc tuyên truyền,
chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc bầu cử.
Trong lĩnh vực kiểm tra, giám sát: UBND giám sát việc thi hành hiến pháp, luật
các văn bản của cơ quan quản lý nhà nƣớc cấp trên và thực hiện nghị quyết của
HĐND trong cơ quan nhà nƣớc, tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị lực lƣợng vũ
trang nhân dân ở địa phƣơng.
c. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Ngũ Hùng
Cơ cấu tổ chức của UBND do luật tổ chức HĐND và UBND năm 1994. Theo
đó UBND do HĐND cùng bầu tại kỳ họp thứ nhất của khoá gồm có chủ tịch, phó
chủ tịch và các thành viên khác.
Chủ tịch UBND là ngƣời lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu
trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình và cùng tập
thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trƣớc UBND cấp trên và HĐND cùng

dấu của HĐND, UBND, các con dấu chức danh đảm bảo đúng nguyên tắc bảo mật
và quy định của pháp luật. Thƣờng trực tiếp dân hàng ngày tại văn phòng.
Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch làm việc trong tuần của UBND xã, tiếp nhận,
vào sổ theo dõi công văn đi, đến, soạn thảo công văn, quyết định của uỷ ban và lƣu
hồ sơ.
Giúp chủ tịch, phó chủ tịch nắm bắt tình hình từ trên xuống dƣới, từ cơ sở phản
ánh lên, tổng hợp báo cáo về thƣờng trực xã quyết định.
Đảm bảo tốt các điều kiện cần thiết phục vụ mọi hoạt động, các hoạt động của
HĐND - UBND.
Giúp thƣờng trực UBND xã thực hiện việc lập kế hoạch, định mức, phát triển
kinh tế, xã hội, đầu tƣ xây dựng cơ bản và các công trình phúc lợi của tập thể.
Phụ trách công tác thống kê phát triển kinh tế xã hội ở cấp địa phƣơng tổng hợp
tình hình báo cáo về thƣờng trực uỷ ban xã ngành dọc cấp trên.

6


Giúp UBND xã báo cáo phản ánh tình hình về UBND huyện vào ngày 20 hàng
tháng kịp thời.
- Công chức văn phòng tƣ pháp - hộ tịch
Giúp UBND về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch theo nghị định số 83/NĐ -CP
Đảm bảo tốt công tác tuyên truyền pháp luật trong nhân dân, việc đăng ký và
quản lý hộ tịch phải đảm bảo chính xác, không tự ý sửa chữa và làm thay đổi hồ sơ
tƣ pháp gốc. Quản lý, sử dụng và bảo quản tốt hồ sơ tƣ pháp.
Hàng ngày tiếp dân tại văn phòng UBND xã vào các ngày làm việc trong tuần,
hƣớng dẫn nhân dân đến giao dịch công tác, vui vẻ hoà nhã và thực hiện tốt chế độ
một cửa, chống mọi biểu hiện sách nhiễu và gây phiền hà cho nhân dân.
Giúp UBND soạn thảo các văn bản pháp luật theo thẩm quyền
Thực hiện tốt chế độ báo cáo hoạt động tƣ pháp về UBND xã ngành dọc cấp
trên.

quá trình hoạt động của mình thì văn phòng là một bộ nhớ của cơ quan cũng nhƣ
của lãnh đạo. Vì không phải lúc nào ngƣời lãnh đạo cũng nhớ hết công việc của
mình định làm và cần có một ngƣời thƣờng xuyên nhắc nhở công việc hàng ngày
cho lãnh đạo và là nơi tiếp nhận thông tin từ mọi phía để cung cấp cho lãnh đạo
trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan. Do đó mà hoạt động văn phòng
rất quan trọng, hoạt động của văn phòng bao gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau.
1.2.2. Ưu điểm:
có 3 ban ngành làm việc tại văn phòng UBND xã để giải quyết công việc liên
quan đến giấy tờ Hộ tịch - Tƣ pháp, tiếp nhận đơn thƣ công dân đƣợc giải quyết kịp
thời, đảm bảo thời gian đúng quy định của pháp luật.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của văn phòng UBND xã đã đƣợc sự quan tâm
đầu tƣ kinh phí để mua sắm trang thiết bị văn phòng nhƣ máy vi tính, máy in, tủ
đựng hồ sơ,… phục vụ cho quá trình làm việc của các cán bộ uỷ ban và đáp ứng
nhu cầu đến giải quyết công việc của nhân dân trong xã, đồng thời đã tổ chức cán
bộ văn phòng tham gia các khoá bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nhằm
hƣớng dẫn tới một chế độ làm việc khoa học và hiện đại hơn.
1.2.3. Nhược điểm:
Bên cạnh những ƣu điểm trên trong quá trình hoạt động của mình văn phòng
UBND xã Ngũ Hùng còn gặp một số nhƣợc điểm vƣớng mắc:
Phòng làm việc với diện tích còn trật hẹp, chƣa có phòng tiếp dân riêng, chƣa có
trang thiết bị để phù hợp với thủ tục cải cách Hành chính theo đề án 30 của tỉnh;
chƣa có trang thiết bị và phòng để lƣu trữ hồ sơ; văn phòng đánh máy đƣợc bố trí ở
vị trí khác chƣa phù hợp với tình hình thực tế. Cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm
rất nhiều công việc ngoài những công việc chuyên môn của mình. Hiện nay còn
thiếu phòng làm việc giải quyết của một số bộ phận nhƣ: Địa chính, Tài chính,
Công an, theo cơ chế một cửa.
Ngoài ra các trang thiết bị văn phòng tuy đã có sự quan tâm đầu tƣ của cấp trên
nhƣng do nguồn ngân sách của xã còn hạn hẹp lên các trang thiết bị văn phòng
chƣa thể đầy đủ còn thiếu nhƣ máy Fax, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu… Điều này
ảnh hƣởng đến hiệu quả giải quyết công việc của UBND xã.

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức, giảm
chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lƣợng công việc hàng ngày.
Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoảt khỏi những công việc hành chính
mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian
tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ƣu để điều hành quản lý
đạt hiệu quả cao nhất.
1.7.2. Nội dung hiện đại hoá công tác văn phòng
Một văn phòng hiện đại đƣợc mô tả bằng những thuật ngữ khá mới mẻ, đó là: “Văn phòng điện tử”,

9


- “Văn phòng không giấy”,
- “Văn phòng tự động hoá”,
- “Văn phòng của thế kỷ 21”,…
Trong một số năm trở lại đây ta thấy công việc văn phòng đã luôn phải điều
chỉnh theo sự thay đổi về môi trƣờng cả về tự nhiên và xã hội. Mục tiêu của các nhà
quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mƣu cho lãnh đạo điều hành, quản
lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Để đạt đƣợc mục tiêu cơ bản đó,
các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác tổ chức văn phòng theo
hƣớng Hiện đại hoá trên một số lĩnh vực chủ yếu sau đây:
- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
Tuỳ theo mô hình và tổ chức cơ quan mà định hình tổ chức bộ máy văn phòng.
Nhƣng dù văn phòng lớn hay nhỏ, muốn tổ chức văn phòng theo hƣớng Hiện đại
hoá thì phải có một cơ cấu tổ chức “tinh gọn”, thiệu lực” và “đúng chức năng”.
- Từng bước công nghệ hoá công tác văn phòng.
Công nghệ thông tin với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công
nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thày đổi về
căn bản. Văn phòng hiện đại là văn phòng gắn liền với việc sử dụng các phƣơng
tiện kỹ thuật tiên tiến của công nghệ thông tin. Hiện nay, nhờ có máy vi tính và qua