Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC........................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1: SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ...........................................................4
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý...........4
1.1.1.Lịch sử hình thành................................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của trung tâm..............................................................5
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, của bộ phận văn
thư lưu trữ của trung tâm...............................................................................6
1.2.1.Tình hình tổ chức..................................................................................6
1.2.2.Chức năng.............................................................................................7
1.2.3.Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................7
1.2.4.Sơ đồ tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại Trung tâm.....................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ...............................7
2.1. Hoạt động quản lý công tác lưu trữ........................................................7
2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ...........................................7
2.1.2. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ..............................8
2.1.3. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ........................................9
2.1.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng tin học vào công tác Lưu
trữ..................................................................................................................9
2.1.5. Công tác thi đua khen thưởng và Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và

D. PHỤ LỤC......................................................................................................27
D. PHỤ LỤC

Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng
với xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị,
văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin trong
nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng
tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình công nghiệp hóa,
hiện đại hóa đất nước. Như vậy một trong các vấn đề cấp thiết mà mà từng loại
hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ
trang phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác
thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn
phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu
cầu bức thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Nam đã và đang từng bước hội nhập
nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ
quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho
quá trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt
nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang
thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên
môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng.

chuyên môn.
Xuất phát từ thực tế trên, hàng năm nhà trường đã tiến hành tổ chức
những đợt thực tập cho sinh viên đi tiếp cận thực tế tại các cơ quan, tổ chức.
Nhằm nâng cao tính thực tiễn của chương trình đào tạo ngành Lưu trữ. Hai
tháng thực tập vừa qua em đã cố gắng vận dụng kiến thức của mình đối chiếu
thực tế tình hình công tác Lưu trữ tạiTrung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học
Tổ chức và Quản lý, nhằm củng cố cho bản thân kiến thức đã học, kết hợp với
thực tiễn công tác mà các thế hệ đi trước đã đúc kết nhằm nâng cao năng lực vận
dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý em đã có đợt thực tập đúng quy định
về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã
nêu ra.
Đợt thực tập này đã trang bị cho em một số kiến thức cơ bản. Trước hết là
sự nhận thức rõ ràng về công tác lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan
trọng của công tác Lưu trưc đối với sự phát triển của Đất Nước, thấy được
những bất cập trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa
vụ của thế hệ nhân viên trẻ như chúng em là rất lớn.
Không những vậy hai tháng vừa qua đã giúp em nhận ra được những điểm
yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong
quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Lưu trữ, từ đây em có thể khắc phục
được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không
thể đáp ứng đủ.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

2

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập


Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

3

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Trung tâm Đào Tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý (dưới đây
gọi tắt là Trung Tâm) là một tổ chức khoa học, công nghệ trực thuộc Liên hiệp các
hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam (dưới đây gọi tắt là Liên hiệp hội Việt Nam),
hoạt động theo Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định 81/2002/NĐ-CP ngày 17
tháng 10 năm 2002 và quy chế của Liên hiệp hội Việt Nam.
Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản tại
ngân hàng, hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về
mọi hoạt động của Trung tâm theo đúng với Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của
Trung tâm, đúng với các quyết định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và giấy
chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ do Bộ khoa học, Công
nghệ cấp, đúng với quy định của pháp luật.
Trung tâm có trụ sở chính ở Hà Nội. Trung tâm là đơn vị sự nghiệp khai

vực, đại diện phát hành sách cho các nhà xuất bản.
• Quyền hạn.
Chủ động trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm, tự chủ về tài
chính.Chủ động giao dịch và ký kết hợp đồng với các cá nhân, tổ chức trong và
ngoài nước để thực hiện nhiệm vụ của trung tâm.
Quyết định giá cả các sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ,
đào tạo theo thoả thuận qua hợp đồng và thích ứng theo thị trường.
Lựa chọn hình thức và phương thức huy động vốn đúng pháp luật, sử
dụng lợi nhuận thu được theo quy định về tài chính của điều lệ Trung tâm.
Chủ động trong quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết các hợp đồng, các thoả
thuận hợp tác với các các nhân và tổ chức nước ngoài trên cơ sở tuân thủ các
quy định của pháp luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của trung tâm
Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
- Hội đồng Trung tâm
- Ban giám đốc bao gồm: Giám đôc và Phó Giám đốc.
- Hội đồng khoa học
- Các phòng ban chuyên môn:
+ Phòng nghiên cứu
+ Phòng đào tạo bồi dưỡng
+ Phòng dịch vụ và chuyển giao công nghệ
- Văn phòng

Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

5

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A



phòng của Trung tâm gồm 03 cán bộ, trong đó có một cán bộ phụ trách công tác
văn thư lưu trữ kiêm nhiệm.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

6

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.2. Chức năng
Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại trung tâm là bộ phận tham
mưu, giúp việc cho giám đốc Trung tâm, thực hiện chức năng quản lý thống
nhất về công tác văn thư, lưu trữ, bảo đảm điều kiện làm việc và phối hợp đồng
bộ giữa các phòng ban tại Trung tâm.
1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Văn phòng Trung tâm là tổ chức thuộc Trung tâm. Trong đó bộ phận văn
thư lưu trữ có các nhiệm vụ và quyền hạn như sau
- Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về văn thư – lưu
trữ của Nhà nước nói chung và của Trung tâm nói riêng.
- Quản lý tài liệu lưu trữ của Trung tâm.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ.
- Tổ chức các đợt tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu
trữ cho các bộ, nhân viên của Trung tâm.
- Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác văn thư lưu trữ.
- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ.
1.2.4. Sơ đồ tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại Trung tâm

chức và Quản lý được đặt tại Văn phòng ở Trung tâm và chịu sự quản lý của
Trưởng phòng.
Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ của Trung tâm hoạt động dựa
trên quyết định của ban Giám đốc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Về biên chế: Hiện tại bộ phận văn thư – lưu trữ có số lượng cán bộ làm
việc tại Văn phòng của Trung tâm gồm 03 cán bộ, trong đó có 01 cán bộ phụ
trách công tác văn thư lưu trữ kiêm nhiệm và chưa có cán bộ lưu trữ chuyên
trách
Trung tâm đã có sự quan tâm cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ,
đồng thời đưa đi tham dự các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác lưu trữ. Tuy nhiên việc ứng dụng thực tế vào cơ quan vẫn còn hạn chế,
bởi vì điều kiện kinh phí có hạn nên trang bị máy vi tính chưa đầy đủ.
Ngoài những yếu tố khách quan trên trong thời gian thực tập tại Trung
tâm em nhận thấy còn tồn tại một số vướng mắc sau trong công tác tổ chức bộ
phận quản lý lưu trữ như sau:
- Những chỉ đạo, quản lý thực hiện chưa thực sự tốt. Vẫn tồn tại trong
công tác tuyên truyền, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà
nước về lưu trữ chưa triển khai.
- Trung tâm là một tổ chức trong dịch vụ chỉnh lý tài liệu, tuy nhiên công
tác lập và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, thu thập , phân
loại tài liệu, bảo quản tài liệu lại chưa được cơ quan chú trọng nhiều.
Những tồn tại trên cũng phần nào gây nên khó khăn trong hoạt động của
Trung tâm trong việc khai thác, sử dụng tài liệu khi cán bộ, nhân viên muốn
khai thác thông tin.
2.1.2. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ.
Nhìn chung công tác lưu trữ tại Trung tâm đã phần nào đi vào nề nếp tuy
nhiên vào thời điểm hiện tại Trung tâm vẫn chưa ban hành quy chế văn thư lưu
trữ. Việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Trung tâm mới chỉ dựa
trên các văn bản quy định của Nhà nước và văn bản hướng dẫn của Trung tâm.
Từ thực tếnàycũng cho thấy việc chưa ban hành được quy chế đã khiến cho công

kịp thời đại. Hiện tại Trung tâm đang sử dụng phần mền tin học trong việc tra
tìm tài liệu lưu trữ, việc tra tìm tài liệu trên máy sẽ giúp cho công việc tra tìm
được nhanh chóng và kịp thời, đáp ứng công việc được giao.
Không những thế, hàng năm, Trung tâm luôn tổ chức các hoạt động
nghiên cứu khoa học cho cán bộ nhân viên. Mở lớp tập huấn về việc sử dụng các
thiết bị công nghệ cho nhân viên trong Trung tâm. Nhằm nâng cao hiệu quả
trong công tác lưu trữ.
2.1.5. Công tác thi đua khen thưởng và Thanh tra, kiểm tra, giải
quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ.
Trung tâm luôn có các chế độ đãi ngộ hợp lý trong công tác thi đua khen
thưởng về hoạt động lưu trữ. Điều này đã phần nào thúc đẩy trong làm việc của
các cán bộ, nhân viên trong Trung tâm.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

9

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Song song với việc quản lý công tác thi đua khen thưởng, lãnh đạo Trung
tâm luôn coi trọng việc thanh tra, kiểm tra trong công tác lưu trữ, để từ đó có cơ
sở,căn cứ trong việc xử lý các vi phạm về quy chế trong hoạt động nghiệp vụ.
Trung tâm luôn có các đợt thanh tra,kiểm tra thường kì và bất kì ,Tuy theo
tính chất và mức độ vi phạm mà đưa ra các biện pháp và hình thức xử lý, công
tác thanh tra, kiểm tra luôn được Trung tâm áp dụng dựa trên cơ sở các quy định
của pháp luật. Bởi vì vậy đã giúp cho hoạt động của Trung tâm luôn phát triển

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Khối tài liệu của Hội đồng Trung tâm:
Hồ sơ, tài liệu về lựa chọn và tiến cử, bổ nhiệm, miễn nhiệm Hội đồng
Trung tâm.
Hồ sơ, tài liệu các chiến lược phát triển hàng năm của Trung tâm.
Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát các hoạt động của Trung tâm.
Tài liệu khác.
+ Khối tài liệu của Ban giám đốc Trung tâm:
Tài liệu tổng hợp gồm các tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo;
Tài liệu của các đơn vị, phòng ban thuộc quản lý của Trung tâm;
Tài liệu khác.
Nhận xét :
Ưu điểm : Công tác thu thập tài liệu ở Trung tâm được tiến hành hàng
năm nên đã Lưu trữ được khối tài liệu quan trọng. Công tác thu thập đã tạo điều
kiện các khâu khác trong Lưu trữ tại cơ quan.
Nhược điểm : có những tài liệu tiếp nhận vào Lưu trữ còn chưa lập hồ
sơ, chất lượng tài liệu nộp chưa cao, vẫn còn tài liệu đã hết giá trị sử dụng
được Lưu trữ.
2.2.2. Công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu.
Công tác phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng ảnh hưởng lớn đến giá trị
tài liệu lưu trữ, phân loại là lựa chọn phân chia các tài liệu. Phân loại tốt sẽ góp
phần giữ lại những tài liệu có giá trị cao và loại ra những tài liệu có giá trị thấp
và hết giá trị.
Mặt khác, khâu phân loại này còn là cơ sở để thực hiện có hiệu quả các
khâu nghiệp vụ lưu trữ sau đó như : xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu...
ngược lại nếu phân loại tài liệu không tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến tài liệu, giá trị

lòng yêu nghề thì cán bộ kiêm nghiệm của Trung tâm có tinh thần trách nhiệm
cao trong công tác xác định giá trị tài liệu, đã thực hiện đầy đủ quy định của nhà
nước các hướng dẫn nghiệp vụ về công tác xác định giá trị tài liệu.
2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu Nghiệp vụ của
công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài
liệu... để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu của một phông, loại ra những tài liệu
hết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng.
Tại Trung tâm công tác chỉnh lý khoa học tài liệu cũng được quan tâm,
Trung tâm đã có phông lưu trữ riêng đầu tư chi phí cho công tác Lưu trữ.
Hiện nay , khối tài liệu được Lưu trữ tại cơ quan, còn một số đang ở trong
tình trạng bó gói, lộn xộn . Cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản cho một
số tài liệu, và cũng có bảng thời hạn bảo quản như quy định của Cục Văn thư –
Lưu trữ. Đây là tình trạng chung phổ biến ở tất cả các cơ quan, không riêng gì
Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

12

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Để công tác chỉnh lý ở các cơ quan nói chung và ở Trung tâm nói riêng
được tổ chức đúng quy định thì các cơ quan quản lý Lưu trữ cấp trên cần có
chính sách cụ thể và quan tâm hơn nữa nhằm khuyến khích các cơ quan làm tốt
công tác này. Đặc biệt là việc đầu tư kinh phí.

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm khi sử dụng.
Kho lưu trữ mặc dù đã được trang bị một số thiết bị như giá sắt, điều hòa,
bình chữa cháy,đèn chiếu tuy nhiên với điều kiện thời tiết ngày một khắc nghiệt
thì những trang thiết bị này là chưa đủ.Tài liệu sẽ không được bảo quản an toàn
khi có sự cố xảy ra hoặc không tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng trong
điều kiện khắc nghiệt hiện nay. Tuy nhiên trong điều kiện chưa có đủ chi phí để
xây dựng, củng cố cho công tác bảo quản tài liệu thì Trung tâm cũng tận dụng
mọi khả năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệu luôn được quét
dọn, lau chùi sạch sẽ, thoáng mát, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ luôn được
xử lý sạch, khô.
2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc
biệt của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai
thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm đảm bảo cung
cấp cho cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục
đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa, quân sự, ngoại
giao và các quyền lợi khác của công dân.
Qua khảo sát thực tế, em nhận thấy tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm
tổ chức theo hình thức cho mượn , Cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu thì
đến phòng mượn tài liệu, nghiên cứu tại phòng hoặc phô tô mang về nhà. Ở đây
chưa xây dựng được phòng đọc riêng và cũng chưa có các cuộc triển lãm tài liệu
do đó hiệu quả công tác này chưa cao.


Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM ĐÀO
TẠO - NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VÀ MỘT
SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
3.1.1 Tóm tắt hoạt động trong thời gian thực tập
Sau 2 tháng thực tập tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu khoa học Tổ
chức và Quản lý, mặc dù thời gian không nhiều, song đợt thực tập đã mang lại
cho em nhiều điều bổ ích, nhiều kết quả khả quan trong chuyên ngành Lưu trữ .
Đợt thực tập đã cho em có cơ hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho
phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc của một cán bộ Văn phòng, tự hoàn
thiện mình trong công tác chuyên môn để có thể trở thành một Cán bộ chuyên
trách Văn thư – Lưu trữ thực thụ trong tương lai.
Những công việc em đã được thực hiện trong 2 tháng thực tập đều hết sức
bổ ích và thiết thực :
- Vận chuyển tài liệu: Trong quá trình làm việc cùng các nhân viên của
đợt chỉnh lý đã hoàn thành việc chuyển các khối tài liệu được đưa ra chỉnh lý
khoa học.
- Phân loại tài liệu: đã phân loại hoàn tất các khối tài liệu theo phương án
khoa học đề ra. Trong quá trình phân loại đã kiểm travà chỉnh sửa các hồ sơ văn
bản, tài liệu chưa được lập hồ sơ hoặc đã được lập hồ sơ sơ bộ.
- Chỉnh sửa và lập mới hồ sơ tài liệu.đã tiến hành kiểm tra tổng thể các

chỉ cần một cơ sở lý luận vững chắc mà còn cần một kiến thức thực tế sâu rộng,
nắm rõ tình hình thực tế chức năng hoạt động của mỗi cơ quan, áp dụng lý luận
một cách sáng tạo, linh hoạt, không rập khuôn, có như thế công tác Lưu trữ ở
mỗi cơ quan mới thực sự được tổ chức tốt, hiệu quả.
Về lý luận cần có của Cán bộ Lưu trữ đó là: Nắm chắc các khâu Nghiệp
vụ chuyên môn, có kỹ năng thực hành một cách thành thạo các bước như: Xây
dựng bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, phân loại sắp xếp,
chỉnh lý tài liệu.
Điều quan trọng là mỗi Cán bộ Lưu trữ cần rèn luyện cho mình đó là: Một
phẩm chất chính trị tốt, có lập trường tư tưởng vững vàng, tin tưởng vào đường
lối chính sách của Đảng, cuả Nhà nước vì đây là công việc liên quan đến bí mật
quốc gia. Bên cạnh đó em nhận thấy rằng để trở thành một Cán bộ Lưu trữ thực
thụ cần có một kiến thức sâu rộng kết hợp với một phong cách làm việc nhanh
nhẹn, tận tuỵ , tinh thần trách nhiệm cao, quyết đoán và sáng tạo các khâu
Nghiệp vụ ... và tất nhiên rất cần tính thận trọng, bí mật, ngăn nắp gọn gàng, cần
khéo léo tế nhị trong giao tiếp ứng xử vì công việc đòi hỏi người Cán bộ phải
tiếp xúc với nhiều đối tượng, nhất là khách đến cơ quan giao dịch .
Trên đây là những thu hoạch của bản thân em qua đợt thực tập, đây thực
sự là những gặt hái không nhỏ giúp em tự hoàn thiện mình trong công tác
chuyên môn.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

17

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ, máy điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp
đựng tài liệu; bìa hồ sơ...
Thứ năm, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
Cùng với sự phát triển tcủa Trung tâm, tài liệu lưu trữ hành chính, nghiệp
vụ của Trung tâm cũng ngày càng có số lượng lớn. Vì vậy, cần tăng cường các
biện pháp lưu trữ bằng các phương tiện hiện đại, dần từng bước hạn chế việc lưu
trữ bằng chất liệu giấy, nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong kho lưu trữ. Ứng
dụng CNTT trong công tác lưu trữ tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản
lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả
nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại.
• Giải pháp trong hoạt động nghiệp vụ
Thứ nhất : Toàn bộ hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn theo số năm cụ
thể cần phải xem xét kiểm tra đánh giá lại giá trị tài liệu trước khi chúng thực sự
hết thời hạn bảo quản. Xác định giá trị tài liệu là việc quyết định số phận tài liệu
có được lưu trữ vĩnh viễn hay chỉ lưu trong một thời gian nhất định rồi tiêu
huỷ.Tài liệu đã tiêu huỷ rồi thì không thể làm lại được. Xác định giá trị tài liệu
là nhiệm vụ khó khăn, phức tạp. Để xác định được chính xác thời hạn bảo quản
của mỗi loại hồ sơ, tài liệu, bên cạnh việc vận dụng các nguyên tắc, phương

Tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã được
vận dụng trong khi lập hồ sơ. Mỗi hồ sơ chỉ nên dày 2 - 3 cm, nếu khối lượng
nhiều thì nên chia thành nhiều đơn vị bảo quản.
Tài liệu bản vẽ, có khổ rộng thì thường sắp xếp theo các phương pháp: đặt
nằm, cuộn tròn. Đối với những bản vẽ giấy mỏng có thể cuộn tròn, còn đối với
những tài liệu khổ rộng giấy cứng thì phải để nằm trong các ngăn kéo. Mỗi
phương pháp sắp xếp tài liệu đều có những ưu điểm và nhược điểm của nó.
Sắp xếp tài liệu lên giá
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là phải dễ tìm thấy, dễ lấy, tuỳ theo
từng loại tài liệu, nhưng việc sắp xếp lên từng khoang, từng giá phải thống nhất
theo quy định sắp xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
Trường hợp tài liệu sắp xếp trong hộp, trong gói… có đánh số thứ tự cần
xếp lên giá theo đúng số thứ tự như trên.
Sắp xếp giá trong kho
Việc sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và
đi lại, đồng thời bảo bảo đảm cho kho được thông thoáng, tiết kiệm được diện
tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp và thống kê, kiểm tra tài liệu.
Đối với các giá cố định, khi sắp xếp cần để khoảng trống cần thiết giữa
các giá khoảng 50cm, đối với các giá di động cứ 5 giá xếp liên tiếp cần để một
khoảng trống khoảng 50cm để tiện cho công tác vệ sinh và tra tìmtài liệu.
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

20

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

21

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đó cũng chính là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở
nước ta hiện nay.
3.3 Một số khuyến nghị
3.3.1 Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và
Quản lý
Trên cơ sở tổng kết thực tiễn và hệ thống hóa các quy định của pháp luật
hiện hành, Trung tâm cần ban hành văn bản quy định riêng về quy chế hoạt
động công tác lưu trữ đảm bảo là nền tảng, là cơ sở pháp lý cho việc quản lý và
phát huy hiệu quả công tác lưu trữ. Trước mắt cần phải tổ chức thực hiện các
biện pháp đồng bộ mang tính định hướng sau đây:
Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về
công tác Văn thư – Lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã
làm được, những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương
những cá nhân, phòng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục
những hình thức sử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng ban vi phạm góp
phần nâng cao năng lực và trách nhiệm cuả mỗi cán bộ
Từng bước củng cố, kiện toàn về tổ chức và cán bộ lưu trữ về chất lượng
và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ. Nâng cao
chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có đầy đủ năng lực nghiệp vụ lưu

trữ. Chúng em đã được thầy cô trang bị rất nhiều kiến thức chuyên ngành, đây
cũng là hành trang giúp chúng em bước vào thực tiễn, tương lai trở thành một
cán bộ lưu trữ có năng lực đầy đủ phẩm chất nghề nghiệp
Không chỉ trang bị cho sinh viên những lý luận, lý thuyết trong sách vở,
nhà trường còn cho chúng em tiếp xúc và chỉnh lý các khối tài liệu trong quá
trình hình thành cũng như hoạt động của nhà trường. Tuy nhiên những hoạt
động thực tiễn này còn hạn chế. Vậy nên em mong rằng, Nhà trường kết hợp với
khoa Văn thư lưu trữ sẽ tạo điều kiện áp dụng vào thực tế cho sinh viên nhiều
hơn nữa không chỉ đối với sinh viên cuối khóa mà từ các bạn sinh viên năm nhất
năm hai. Để chúng em có thể tiếp xúc thực tế và trau dồi kinh nghiệm cho bản
thân được vững vàng hơn.
Trong quá trình giảng daỵ, nhà trường cũng khoa Văn thư lưu trữ cần đầu
tư nhiều hơn các giáo cụ trực quan giúp sinh viên chúng em hiểu sâu và nắm
kiến thức một cách dễ dàng, thuận tiện nhất.
Không những vậy, trong quá trình học tập rèn luyện tại trường, nhà
trường cần tổ chức các hoạt động ngoại khóa tích cực hơn nữa. Để cho chúng em
tham quan, tận mắt chứng kiến quá trình thu thập bổ sung, chỉnh lý tài liệu ở các
cơ quan, trung tâm lưu trữ, thậm chí trực tiếp tham gia vào những công tác đó để
chúng em có thể hoàn thiện hơn kĩ năng và các thao tác nghiệp vụ. Những buổi
ngoại khóa như vậy sẽ giúp chúng em nhìn nhận bản thân một cách đúng đắn
Sinh viên: Nguyễn Đức Anh

23

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A