Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC.....................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài........................................................................................3
3. Đối tượng , phạm vi nghiên cứu....................................................................3
4. Nguồn tài liệu tham khảo..............................................................................3
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.............................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................3
7. Bố cục của đề tài............................................................................................4
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................5
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỌC VIỆN TƯ
PHÁP........................................................................................................................7
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Tư pháp.
...........................................................................................................................7
1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện Tư pháp.........................7
1.1.2.Cơ cấu tổ chức của Học viện Tư Pháp...................................................10
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Học viện Tư pháp...........................................................................12
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Tổng
hợp...................................................................................................................12
1.2.2. Vị trí việc làm và bản mô tả các vị trí trong Phòng Hành chính - Tổng
hợp...................................................................................................................12
PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HỌC
VIỆN TƯ PHÁP....................................................................................................14
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ..........................14
1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư.......................14
2.5.Công tác chuyển văn bản đi tại Học viện Tư pháp....................................35
2.5.1. Quy trình giải quyết văn bản đi.............................................................36
2.6. Quản lý văn bản tại Học viện Tư pháp.....................................................40
2.7. Quản lý và sử dụng con dấu tại Học viện Tư pháp..................................41
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................45
3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư tại Học viện Tư pháp......................45
3.2 Những Ưu điểm trong công tác văn thư tại Học viện..............................45
3.3 Những Nhược điểm trong công tác văn thư tại Học viện Tư pháp..........46
3.4. Nguyên nhân của ưu điểm của công tác văn thư......................................47
Nguyễn Thị Thương
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.5.Nguyên nhân nhược điểm của công tác văn thư........................................47
3.6.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng Công tác văn thư................48
3.7.Điều kiện thực hiện các giải pháp.............................................................52
KẾT LUẬN............................................................................................................54
PHẦN PHỤ LỤC...................................................................................................49
PHẦN PHỤ LỤC
Nguyễn Thị Thương
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã hội đang
phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình,
đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hội cho đất
nước.
Đây cũng chính là lý do để tôi chọn đề tài: “Thực trạng công tác văn thư
tại Học viện Tư pháp ” để viết báo cáo thực tập và để có cái nhìn đúng đắn nhất
về công tác Văn thư tại một Học viện.
Là một sinh viên của lớp Quản trị Văn phòng, sau bốn năm học tập rèn
luyện và được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội nay tôi đã có thể có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất
định. Nhưng “Học phải đi đôi với hành”, kiến thức, lý thuyết được học ở trường
lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu
đó Nhà trường đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại
các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với
công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn
ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp để cho
sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức
của bản thân mình, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc,
giao tiếp phục vụ cho công việc sau khi tốt nghiệp ra trường.
Thực hiện Kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tập tốt
nghiệp, Học viện Tư pháp đã tạo điều kiện tiếp nhận tôi về thực tập. Thời gian thực
tập là 9 tuần bắt đầu từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/3/2016. Thời gian thực
tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Lãnh đạo và cán bộ, giảng viên khoa Đào
- Cuốn tạp chí Văn thư- lưu trữ, tạp chí Nội vụ,…
- Một số mẫu tài liệu tham khảo khác.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Trên thực tế công tác văn thư không phải là một đề tài mới và đã có rất
nhiều nghiên cứu như: Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của Sinh viên Nguyễn Thị
Thảo trang- Đại học Hành chính KH7- TC38; Chuyên đề thực tập tốt nghiệp lớp
08CDVP2A của Sinh viên Lê Thị Tuyết ngành QTVP- Khoa KHXH&NV về
Thực tiễn Công tác soạn thảo và Công tác Văn thư của Đại học Đông Á.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập tài liệu.
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp tổng hợp.
- Phương pháp so sánh.
Nguyễn Thị Thương
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
7. Bố cục của đề tài.
Ngoài Lời nói đầu , Lời cảm ơn và Kết luận, nội dung báo cáo gồm 03 phần:
- Phần I : Khảo sát công tác văn phòng của Học viện Tư pháp.
- Phần II: Thực trạng Công tác văn thư tại Học viện Tư pháp.
- Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Trong đợt kiến tập này tôi đã cố gắng hàn thành tốt nhiệm vụ cuả mình nhưng
do trình độ chuyên môn và kiến thức tích luỹ còn hạn chế. Do vậy trong đợt kiến
Tôi xin cảm ơn tới cô Lâm Thu Hằng người phụ trách hướng dẫn báo cáo,
kế hoạch thực tập tại Khoa đã tận tình giúp đỡ tôi tìm hiểu về công tác văn phòng.
Dưới sự hướng dẫn tận tình, giao tiếp cởi mở và thái độ làm việc khẩn trương
nghiêm túc đã giúp tôi có thêm tự tin để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Cuối cùng tôi xin cảm ơn tới các cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại
Học viện Tư pháp đã tiếp nhận tôi thực tập, đặc biệt cô Ngô Thị Ngọc Vân người
trực tiếp hướng dẫn tôi. Nhờ có sự chỉ bảo nhiệt tình, cởi mở, vui vẻ, dễ hoà đồng
đã giúp tôi không những được tích luỹ thêm kinh nghiệm về kiến thức mà còn về
cả phong cách giao tiếp, cách làm việc rất bổ ích cho tôi sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Nguyễn Thị Thương
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyễn Thị Thương
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tư pháp cho các đối tượng đã có
bằng cử nhân luật và cử nhân chuyên ngành phù hợp chức danh đào tạo (đào tạo
sau đại học).
- Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức pháp luật
cho các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền
quản lý của Bộ Tư pháp và các đối tượng khác theo nhu cầu xã hội.
- Nghiên cứu khoa học phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng các chức danh
tư pháp, bổ trợ tư pháp và nhu cầu xã hội.
- Tư vấn pháp luật.
*Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt chiến lược phát triển, kế
hoạch công tác dài hạn, 05 (năm) năm và hàng năm của Học viện; tham gia xây
dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của Ngành Tư pháp.
- Chủ trì, tham gia xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm
pháp luật về đào tạo, bồi dưỡng các chức danh tư pháp để Bộ trưởng Bộ Tư pháp
ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành; tham gia xây dựng, thẩm
định, góp ý đối với các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật khác do Bộ
trưởng Bộ Tư pháp giao.
- Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt và tổ chức thực hiện quy
hoạch, kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ được giao; về tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, tuyển dụng, quản lý,
xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức và người lao động của Học
viện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Tổ chức các hoạt động đào tạo bao gồm:
Nguyễn Thị Thương
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
nhiệm vụ của Học viện.
- Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện và các trang
Nguyễn Thị Thương
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiết bị đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu
khoa học.
- Tổ chức hoạt động tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý, phổ biến giáo dục
pháp luật theo quy định của pháp luật, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Học
viện.
- Thực hiện chế độ tài chính, kế toán của Học viện theo quy định của pháp
luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của Học
viện theo quy định của pháp luật.
- Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính nhằm thực hiện các
nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp
luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện phòng, chống tham nhũng, tiêu cực;
thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong hoạt động của Học viện; thực hiện công
tác thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về các
lĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm vi chức năng của Học viện theo quy định.
- Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, xây dựng nếp sống văn hóa và
lĩnh vực, nhiệm vụ công tác được phân công. Số lượng Phó Giám đốc không quá
03 người.
c) Các đơn vị chức năng thuộc Học viện:
- Khoa Đào tạo chung nguồn Thẩm phán, Kiểm sát viên, Luật sư;
- Khoa Đào tạo Luật sư;
- Khoa Đào tạo Các chức danh thi hành án dân sự;
- Khoa Đào tạo Công chứng viên và các chức danh khác;
- Phòng Tổ chức cán bộ;
- Phòng Hành chính, tổng hợp và Đối ngoại;
- Phòng Đào tạo và Công tác học viên;
- Phòng Tài chính - Kế toán;
- Phòng Quản trị;
- Phòng Quản lý khoa học và Trị sự Tạp chí Nghề luật;
- Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ;
- Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo;
- Trung tâm Thông tin - Thư viện;
- Trung tâm Tư vấn pháp luật;
- Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh.
Nguyễn Thị Thương
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trung tâm Tư vấn pháp luật là đơn vị thuộc Học viện, có tư cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng.
Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Học viện, có con dấu
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyễn Thị Thương
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA
HỌC VIỆN TƯ PHÁP.
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.
1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư.
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ
quan Nhà Nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang
nhân dân.
Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ và
tất cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tác văn
thư. Từ khái niệm trên có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ
quan, tổ chức. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan góp
phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt
động của cấp uỷ, của các cơ quan Đảng từ trung ương đến địa phương.
1.1.2.Vị trí của công tác văn thư.
Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
Tổ chức tốt công tác Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Nguồn bổ sung chủ yếu và vô tận cho các lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước
là hồ sơ, tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan. Do đó giải quyết
xong công việc, hồ sơ tài liệu phải được lưu giữ đầy đủ, phải được nộp vào lưu trữ.
Lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình tốt hay không phụ thuộc
hoàn toàn vào nguồn hồ sơ, tài liệu từ văn thư nộp vào.
1.1.4.Yêu cầu của công tác văn thư.
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ
quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
-Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh
chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ
giải quyết công vệc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những
sự việc được nêu ra trong các văn bản.
-Chính xác:
*Chính xác về nội dung văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác
Nguyễn Thị Thương
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về mặt pháp lý; dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác; số
liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
*Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. Việc thực hiện các công việc của
công tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định, cụ thể:
Nguyễn Thị Thương
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.1.Xây dựng văn bản.
- Soạn thảo văn bản.
- Duyệt bản thảo.
- Đánh máy văn bản.
- Ký văn bản.
1.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan.
1.2.3. Bảo quản và sử sụng con dấu.
Nguyễn Thị Thương
đủ về vật chất lẫn tinh thần thì sẽ tạo cho họ cảm giác hứng thú, say sưa với công
việc tạo điều kiện giúp họ phát huy những sáng kiến, ý tưởng trong quá trình làm
việc. Nhận thấy vấn đề đó là hết sức cần thiết trong những năm qua Học viện đã có
sự quan tâm đầu tư kinh phí để nâng cao trang thiết bị, phục vụ cho công tác văn
phòng theo xu hướng dần dần hiện đại hoá nhằm nâng cao hiệu suất công việc cho
Học viện. Hiện Phòng HC-TH cũng được đầu tư trang bị tương đối đầy đủ các máy
Nguyễn Thị Thương
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc. Cán bộ văn thư được trang bị
bàn quầy có tấm kính ngăn cách giữa văn thư và người đến lấy giấy báo, tài liệu,
công văn, giấy tờ..Một số máy móc phục vụ cho công tác văn thư được đầu tư
trang bị như: máy vi tính, máy photo, máy fax, máy in, máy điều hòa, điện thoại
cùng với đó là phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng con dấu,... và các vật dụng
khác được trang bị khá đầy đủ. Hiện tại thì Phòng chưa trang bị máy scan, máy
hủy tài liệu mà những tài liệu thừa hoặc hỏng không dùng nữa trong quá trình làm
việc, được đưa vào thùng rác trong phòng được dọn bán lại cho người mua những
giấy và tài liệu cũ. Điều này sẽ tiếp kiệm được cho Phòng.
Máy tính Phòng HC-TH được kết nối mạng internet, luôn kết nối, cập nhật
những thông tin bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn thư. Những
thông tin, sự kiện bên ngoài có liên quan đến Học viện luôn được cập nhật và báo
cáo nhanh chóng.
Mạng máy tính nội bộ trong Học viện cũng luôn được kết nối với nhau để
tạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Quá trình
công việc, khẩn trương giải quyết nhanh chóng công việc được giao và hoàn thành
xuất sắc công việc dựa trên kiến thức của mình.
Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ văn thư đó là:
-
Tiếp nhận và xử lý công văn, giấy tờ từ các cơ quan, đơn
vị, phân hiệu, tiểu đoàn trực thuộc gửi đến.
-
Nhận các thông báo từ Ban giám hiệu trường rồi phổ biến
lại cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc.
-
Soạn thảo văn bản .
-
Phụ trách cấp phát văn hoá phẩm cho cơ quan
-
Đặt và nhận báo cho các phòng ban đơn vị, cá nhân trong
toàn đơn vị
-
Quản lý dấu và sử dụng con dấu như dấu Ban giám hiệu,
đề cao trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước,
của Học viện đã đề ra. Tạo nên và giữ gìn một nề nếp làm việc thống nhất.
2.2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư.
Để đánh giá công tác văn thư, hằng năm Phòng HC-TH tổ chức sơ kết 6 tháng
đầu năm và tổng kết công tác văn thư- lưu trữ năm để báo cáo lên Hội đồng học
viên. Qua việc này giúp cán bộ văn thư rút ra kinh nghiệm với những gì còn tồn
tại, đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp trên với những điểm cần thiết để
phục vụ trong công tác của mình.
2.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Học viện Tư Pháp hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở nhiều thể loại văn
bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo đúng thể thức, nội
dung. Tất cả văn bản do Học viện ban hành đều chính xác về thẩm quyền ban
hành, văn bản đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
Về trình tự, thủ tục ban hành và thẩm quyền ký văn bản cũng được tiến hành
theo trình tự nhất định cụ thể.
* Quy trình soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm giải quyết một công
Nguyễn Thị Thương
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B
Copyright: Tài liệu đại học ©