Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
A.LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................3
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................3
2. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................4
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................4
4. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................4
5. Lịch sử của vấn đề nghiên cứu..................................................................4
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................5
7. Bố cục của đề tài........................................................................................5
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............6
1.1Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn v à cơ cấu tổ chức của cơ quan..........6
1.1.1 Vị trí và chức năng .............................................................................6
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................6
1.1.3 . Cơ cấu tổ chức ...................................................................................9
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính
văn phòng của Học viên Tư pháp................................................................10
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng ................................................10
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng........................11
1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ:......................................................................11
1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức.................................................................................13
1.2.2.3 Bản mô tả các vị trí công việc của phòng Hành chính Tổng hợp ...14
PHẦN II. KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ .........................16
CỦA CƠ QUAN.................................................................................................16
2.1 Kỹ năng giao tiếp...................................................................................16

3.1.3 Nguyên nhân......................................................................................37
3.1.4Đề xuất kiến nghị.................................................................................38
3.1.4.1 Kỹ năng giao tiếp ...........................................................................38
3.1.4.2 Văn hóa công sở..............................................................................41
B.LỜI CẢM ƠN................................................................................................43
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Chu Thị Phương Thảo

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Sự thay đổi của Việt Nam là điều không ai có thể phủ nhận,điều này được
thể hiện rõ qua con đường công nghiệp hóa,hiện đại hóa của đất nước.….vv.
Song song với đó xuất hiện thêm nhiều ngành nghề hơn,mỗi ngành nghề có một
bước tiến mới.Trong đó quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt
trong đời sống xã hội.Công tác văn phòng cũng là một phần,một lĩnh vực trong
việc quản lý nhà nước.Một bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan,tổ chức
hoặc doanh nghiệp,từ đó mà mọi hoạt động của từng đơn vị, cơ quan đó phát
triển theo hướng tốt và ngày một đi lên.Nắm bắt được tầm quan trọng của công
tác văn phòng trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta đã không ngừng cải
cách nền hành chính để phù hợp với sự phát triển của xã hội.Ngày nay văn
phòng không còn chỉ là hình ảnh quen thuộc với hành lang im ắng, các cánh của
khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang hay tiếng đánh máy chữ

trường để áp dụng vào thực tiễn,là một hành trang cho các cán bộ văn phòng
tương lai. Thực tập không chỉ là quá trình giúp sinh viên chúng em có được
kiến thức, kinh nghiệm thực tế về một lĩnh vực chuyên môn mà nó còn có giá trị
cầu nối vô cùng quan trọng cho quá trình làm việc sau này.

Chu Thị Phương Thảo

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A.LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Xã hội ngày càng phát triển theo hướng đi lên hiện đại hóa hơn. Từ đó các
ngành nghề trở nên phong phú đa dạng hơn.Trong môi trường làm việc năng
động và chuyên nghiệp như hiện nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra những
cách riêng giúp làm việc nhanh hơn và đạt hiệu quả cao hơn thì có một cách khá
tốt để xây dựng giá trị bản thân đó là hình thành những thói quen, lề lối làm
việc, phương cách ứng xử, giao tiếp cùng hành vi văn minh, lịch sự chốn công
sở.
Công sở là nơi thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, với các cơ quan hữu
quan, đồng cấp và cấp trên; cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại nơi công sở chỉ
đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc, giao tiếp, yếu tố quan trọng hơn cả
chính là yếu tố con người. Con người sẽ quyết định văn hóa công sở, quyết định
sự thành bại cũng như dấu ấn ghi lại của tổ chức trong suốt quá trình tổ chức đó

Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở ”
- Nâng cao nhận thức của bản thân về công tác văn phòng.Qua quá trình
nghiên cứu sẽ giúp cho e nhận ra những điểm còn hạn chế của bản thân. Từ đó
giúp em biết khắc phục,xây dựng hoàn thiện bản thân hơn.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng : Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở.
- Phạm vi nghiên cứu: Học viện Tư pháp.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Nguồn Internet Web hocvientuphap.edu.vn
- Bài báo cáo thực tập của các khóa trước
- Quy chế văn hóa công sở của Học viện Tư pháp.
- Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (Ban
hành kèm theo Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng8 năm 2007
của Thủ tướng Chính phủ)
- Tài liệu môn học Kỹ năng giao tiếp tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
5. Lịch sử của vấn đề nghiên cứu
- Kỹ Năng Giao Tiếp Nơi Công Sở được Đài Truyền Hình Thành Phố Hồ
Chí Minh- HTV4 thực hiện với sự tham gia của anh Lê Hoàng Vĩnh
(www.lehoangvinh.com) - CEO Công Ty Cổ Phần Khởi Nghiệp Trẻ.
- Đào Ái Thi, Hoàn thiện kỹ năng thuyết trình trong giao tiếp hành chính,
Tạp chí QLNN, 2007, số 134.
- Đào Thị Ái Thi (P.Trưởng khoa Hành chính học - Học viện Chính trịHành chính Quốc gia Hồ Chí Minh), Xây dựng mô hình lập kế hoạch đào tạo,
bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp của đội ngũ công chức hiện nay, Tạp chí QLNN,
2008, số 154, tr.17.
- Đào Thị Ái Thi (P.Trưởng khoa Hành chính học - Học viện Hành chính
Quốc gia), Tìm hiểu văn hoá giao tiếp của Chủ tịch Hồ Chí Minh, 2008.
Chu Thị Phương Thảo

4


Ph ần 2. Kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở trong cơ quan
Ph ần 3. Kết luận và đề xuất kiến nghị

Chu Thị Phương Thảo

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1 Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn v à cơ cấu tổ chức của cơ quan
Vị trí,chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn của Học viện được căn cứ vào
Quyết định số 2229/QĐ-BTP ngày 22/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư Pháp quy
định chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Tư Pháp.
1.1.1 Vị trí và chức năng
Học viện Tư pháp (sau đây gọi tắt là Học viện) là tổ chức sự nghiệp công
lập trực thuộc Bộ Tư pháp, hoạt động theo Điều lệ trường đại học.
Học viện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy
định của pháp luật, có trụ sở tại thành phố Hà Nội và Cơ sở tại Thành phố Hồ
Chí Minh.
Chức năng của Học viện Tư pháp:
- Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án dân
sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá và các chức danh tư pháp, bổ
trợ tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tư pháp cho các đối tượng
đã có bằng cử nhân luật và cử nhân chuyên ngành phù hợp chức danh đào tạo

quản lý, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức và người lao động
của Học viện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Tổ chức các hoạt động đào tạo bao gồm:
+ Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án
dân sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá và các chức danh tư pháp,
bổ trợ tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tư pháp (thẩm tra viên thi
hành án dân sự, thư ký thi hành án dân sự, trợ giúp viên pháp lý, đăng ký viên
giao dịch bảo đảm, thừa phát lại, thư ký thừa phát lại, công chức, viên chức làm
công tác lý lịch tư pháp, trọng tài viên, quản tài viên và các chức danh khác theo
quy định của pháp luật), đào tạo chung nguồn bổ nhiệm thẩm phán, kiểm sát
viên, luật sư ( khi được giao nhiệm vụ);
+ Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và cập nhật kiến
thức mới cho các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp và công chức, viên chức
Ngành Tư pháp;
+ Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức pháp luật cho tổ chức, cá nhân có nhu
cầu.
- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đào tạo và quản lý học
viên; phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt mục tiêu đào tạo toàn diện
cho học viên.
- Tổ chức biên soạn, thẩm định, phát hành giáo trình, sách tham khảo, Tạp
chí Nghề luật, tài liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa
học của Học viện theo quy định pháp luật.
- Đảm bảo chất lượng đào tạo; tổ chức tự đánh giá chất lượng đào tạo
theo quy định pháp luật.
- Cấp văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng theo quy định của pháp
Chu Thị Phương Thảo

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

cực; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong hoạt động của Học viện; thực
hiện công tác thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về
các lĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm vi chức năng của Học viện theo quy định.
- Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, xây dựng nếp sống văn hóa và
môi trường sư phạm trong Học viện.
Chu Thị Phương Thảo

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao.
1.1.3 . Cơ cấu tổ chức
Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Học viện Tư pháp
* Hội đồng Học viện
Hội đồng Học viện là tổ chức quản trị đại diện quyền sở hữu của Học
viện, có các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Điều lệ Trường Đại học và
các văn bản pháp luật có liên quan.
Hội đồng Học viện gồm có Chủ tịch, Thư ký và các thành viên; được tổ
chức và hoạt động theo Quy chế Tổ chức và hoạt động của Học viện và các quy
định pháp luật có liên quan.
* Giám đốc và các Phó Giám đốc
Giám đốc Học viện là người đại diện theo pháp luật của Học viện, chịu
trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của Học viện. Giám

- Phòng Quản lý khoa học và Trị sự Tạp chí Nghề luật;
- Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ;
- Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo;
- Trung tâm Thông tin - Thư viện;
- Trung tâm Tư vấn pháp luật;
- Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh.
Trung tâm Tư vấn pháp luật là đơn vị thuộc Học viện, có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Học viện, có con
dấu và tài khoản tiền gửi riêng, hạch toán phụ thuộc Học viện.
Việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị trực thuộc Học
viện do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định trên cơ sở đề nghị của Giám đốc Học
viện và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của các đơn vị
trực thuộc Học viện do Giám đốc Học viện quy định.
* Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị và tổ chức chính
trị - xã hội:
- Đảng bộ Học viện;
- Công đoàn Học viện;
- Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Học viện;
- Chi hội Cựu chiến binh Học viện;
- Chi hội Luật gia Học viện.
Đảng bộ, các đoàn thể và tổ chức xã hội của Học viện được thành lập, tổ
chức và hoạt động theo điều lệ của Đảng, điều lệ của các đoàn thể, tổ chức xã
hội và theo quy định của Hiến pháp và pháp luật.
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành
chính văn phòng của Học viên Tư pháp
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
- Do nhu cầu về thực tiễn và về các công việc. Giám đốc Học viện Tư
pháp đã ban hành Quyết đinh số 48/QĐ-HVTP ngày 01/4/2011về việc thành lập

công tác của các đơn vị trong Học viện; thực hiện công tác hành chính, lễ tân,
văn thư, lưu trữ của Học viện, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Công tác kế hoạch, tổng hợp:
+ Tham mưu cho Ban giám đốc và chủ trì thực hiện việc xây dựng chiến
lược, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn và kế hoạch công tác của Học
viện; hướng dẫn các các đơn vị xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hằng
năm của các đơn vị;
+ Theo dõi, kiểm tra việc triển khai thực hiện quy hoạch, chiến lược, kế
hoạch của các đơn vị sau khi được phê duyệt; đề xuất các giải pháp nhằm nâng
cao hiệu lực quản lý trong việc thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của
Học viện;
Chu Thị Phương Thảo

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ đạo, thông báo của Ban Giám
đốc đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Học viện; theo dõi, đôn đốc việc thực
hiện các kết luận của Lãnh đạo Học viện;
+ Chủ trì lập báo cáo tình hình thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, kế hoạch hàng năm của Học viện; công bố và cung cấp số liệu thống kê;
chủ trì xây dựng báo cáo công tác tháng, quý, năm của Học viện.
- Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Công tác lễ tân:
+ Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Lãnh đạo Học viện; đón tiếp
khách trong nước đến công tác, hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để
giải quyết công việc;
+ Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Học viện để đảm bảo
các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự
kiện của Học viện; chịu trách nhiệm ghi chép biên bản các cuộc họp do Ban
Giám đốc chủ trì khi được phân công;
- Công tác thi đua, khen thưởng:
+ Giúp việc cho Hội đồng thi đua, khen thưởng của Học viện;
+ Theo dõi, tổng hợp về thi đua, khen thưởng; thực hiện chính sách về thi
đua, khen thưởng cho công chức, viên chức, người lao động của Học viện;
- Công tác khác:
+ Đầu mối đề xuất kế hoạch xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy
trình về tổ chức và hoạt động của Học viện; theo dõi, đôn đốc việc chấp hành
nội quy, quy chế của Học viện;
+ Phối hợp với các đơn vị trong Học viện phổ biến cho cán bộ, viên chức,
người lao động các quy chế, quy định của Học viện, các văn bản quy phạm pháp
luật có liên quan đến hoạt động của Học viện;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao.
1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức
Phụ lục 03. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức:
- Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng;
- Các viên chức chuyên môn nghiệp vụ.
Trần Minh Tiến
Nguyễn Thị Phong Lan


vụ
-Tham mưu cho Ban giám đốc và chủ trì thực hiện việc xây
01

Trưởng dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn và
phòng

kế hoạch công tác của Học viện; hướng dẫn các các đơn vị
xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hằng năm của các
đơn vị;
-Theo dõi, kiểm tra việc triển khai thực hiện quy hoạch, chiến
lược, kế hoạch của các đơn vị sau khi được phê duyệt; đề xuất
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý trong việc thực
hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của Học viện;
-Trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ đạo, thông báo của
Ban Giám đốc đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Học viện;
theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các kết luận của Lãnh đạo
Học viện;
-Chủ trì lập báo cáo tình hình thực hiện chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm của Học viện;
công bố và cung cấp số liệu thống kê; chủ trì xây dựng báo
cáo công tác tháng, quý, năm của Học viện.
-Giúp Trưởng phòng điều hành các hoạt động của phòng khi

02

Phó

Trưởng phòng đi vắng và uỷ quyền bằng văn bản.

- Giúp việc cho Hội đồng thi đua, khen thưởng của Học viện;
- Theo dõi, tổng hợp về thi đua, khen thưởng; thực hiện chính
sách về thi đua, khen thưởng cho công chức, viên chức, người
lao động của Học viện;
- Đề xuất kế hoạch xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy chế,
quy trình về tổ chức và hoạt động của Học viện; theo dõi, đôn
đốc việc chấp hành nội quy, quy chế của Học viện;
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi
ban hành;
- Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi
theo quy định của Nhà nước, của Nhà trường;
- Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh
mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
- Quản lý các con dấu của học viện.
- Quản lý vận hành và sửa chữa đơn giản các thiết bị kỹ thuật
trong các kho lưu trữ.

04

Kỹ

- Thực hiện các qui trình nghiệp vụ lưu trữ theo sự phân công

thuật

của trưởng kho lưu trữ.

viên


-Tiếp nhận, theo dõi và giải quyết văn bản đến.

văn thư -Quản lý và sử dụng con dấu.
-Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ…
- Trực tiếp phụ trách công tác phục vụ nước uống tại các cuộc
06

Nhân

họp, kỳ họp, phòng làm việc của lãnh đạo thường trực; đảm

viên

nhận công tác vệ sinh môi trường các phòng họp.

phục vụ - Quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dùng tại Nhà
khách, các phòng họp, hội trường và phòng truyền thống; dự
trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các vật dụng thuộc Nhà
khách, phòng họp

PHẦN II. KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ
CỦA CƠ QUAN
2.1 Kỹ năng giao tiếp
Chu Thị Phương Thảo

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A




Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Quá trình trao đổi thông tin:
Người gửi muốn truyền ý nghĩ/ý tưởng của mình cho người khác thì phải
Mã hoá ý nghĩ/ý tưởng đó thành lời nói, chữ viết hay các hình thức biểu hiện phi
ngôn ngữ khác (ký hiệu, ám hiệu…) gọi là thông điệp.
Thông điệp được gửi đến Người nhận bằng nhiều kênh khác nhau như lời
nói, thông báo, thư, điện thoại…
Người nhận nhận được thông điệp, muốn hiểu được thông điệp thì phải
Giải mã thông điệp đó. Giải mã là việc chuyển lời nói, chữ viết, hình ảnh của
thông điệp sang dạng hiểu được. Giải mã là một quá trình phức tạp và thường là
nguyên nhân chính gây hiểu sai, hiểu lầm trong giao tiếp (nói một đằng hiểu một
nẻo, cùng một từ nhưng hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, các khác biệt về xã
hội, giai cấp, trình độ văn hoá..)
Giao tiếp chính là sự phản hồi/hồi đáp, người nhận phát tín hiệu cho
người gửi biết rằng thông điệp của họ đã đến được đích, hoàn thành xong quá
trình giao tiếp.
2.1.2 Chức năng của giao tiếp
Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể.
Nói cách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt được
những gì? Đó là mặt nhận thức. Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít
trường hợp chủ thể giao tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi,
lựa chọn phương tiện ( kể cả ngôn ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu...) tùy đối
tượng giao tiếp mà ứng xử.
Giao tiếp còn có chức năng đặc thù xảy ra chính trong tiếp xúc giữa con
người với con người. Giao tiếp gồm có 4 chức năng:
a)Chức năng truyền đạt thông tin

- Mối quan hệ giữa các đối tượng bắt đầu bộc lộ hành vi, tính cách và phát
triển theo nhiều chiều hướng khác nhau.
- Con người tự đánh giá và nhận thức lẫn nhau, tác động mạnh mẽ đến
hành vi, nhân cách của mỗi người.
c)Chức năng phối hợp và hành động
Con người có thể phối hợp các hoạt động để cùng nhau giải quyết công
việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Sử dụng những phương pháp như ám thị, làm việc nhóm, tạo áp lực,
thuyết phục và thể hiện cái tôi cá nhân trong quan điểm trao đổi thông tin, tư
duy và hình thành sự sáng tạo trong tiến trình đưa ra thông tin quyết định ảnh
hưởng tới nó.
d)Chức năng điều chỉnh hành vi
Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể.
Nói cách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt đợc những gì?
Đó là mặt nhận thức. Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít trường hợp
chủ thể giao tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi, lựa chọn
Chu Thị Phương Thảo

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phương tiện( kể cả ngông ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu...) tùy đối tượng giao
tiếp mà ứng xử.
Con người chủ động tự điều chỉnh hành vi của mình phù hợp với quy


Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Theo như điều tra thì nghe là kỹ năng sống còn trong giao tiếp. Tuy nhiên,
không phải ai cũng chú ý lắng nghe và biết nghe. “Bất hạnh thay, rất ít người
biết lắng nghe. Các nhà nghiên cứu cho rằng ở mức thông tin thuần túy, 75%
các thông báo miệng không được chú ý đến, bị hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh
chóng. Khả năng lắng nghe và nắm bắt ý nghĩa sâu sắc trong lời nói của người
khác lại càng hiếm” (D.Torring Ton).
Như vậy, lắng nghe rất quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho chúng ta,
song đó lại là kỹ năng khó đối với hầu hết chúng ta. Nhiều người cho rằng nó rất
đơn giản nhưng sự thật không phải thế. Nhất là trong kinh doanh, thành bại của
cả một công ty chỉ trong lời nói.
b)Lợi ích của kỹ năng nghe
• Giao tiếp thông thường:
- Thoả mãn nhu cầu của đối tượng: biết lắng nghe chứng tỏ bạn tôn trọng
người khác và thõa mãn nhu cầu được tôn trọng của người khác.
- Thu thập được nhiều thông tin: thông tin chi tiết hơn sẽ dễ dàng khi ra
quyết định.
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp: lắng nghe giúp tạo mối quan hệ và thắt chặt
mối quan hệ và dễ dàng cho sự hợp tác tốt hơn.
- Tìm hiểu người khác tốt hơn: lắng nghe giúp bạn nắm bắt thông tin, hiểu
về đối tượng hơn vì họ sẽ bộc lộ cảm xúc khi nói.
- Giúp người khác có sự lắng nghe hiệu quả. Bằng cách tạo dựng bầu
không khí lắng nghe tốt, bạn sẽ giúp cho người nói chuyện với bạn trở thành

a) Vai trò của kỹ năng nói
- Lời nói thể hiện được trình độ giao tiếp, văn hóa, văn minh và sự hiểu
biết.
- Lời nói hiệu quả tạo một mối quan hệ tốt với mọi người.
- Nói là điều kiện giữ mối quan hệ trong xã hội, là điều kiện để hình
thành, phát triển nhân cách cá nhân.
Kỹ năng nói tốt không những giúp con người giải quyết công việc đạt
hiệu quả hơn mà còn giúp tự khẳng định bản thân trước tập thể, tự nâng cao uy
tín của mình.
b) Nói qua điện thoại và nói trục tiếp
• Nói trực tiếp
Người Việt Nam có câu” uốn lưỡi bảy lần trước khi nói” quả không sai.
Tiếc thay chúng ta lại quên mất điều này. Mỗi ngày chúng ta dành khá nhiều
thời gian trong việc trao đổi trực tiếp thế nhưng chúng ta quên rằng mình cần
phát triển kỹ năng nói nếu muốn mọi người hiểu một cách chính xác và muốn họ
làm theo những gì mình nói
Bạn cần phải biết kết quả mà mình muốn đạt được trước khi nói. Khi có
sai sót thì bạn hay bào chữa bằng các lý do này nọ. Vì thế khi muốn nói chuyện
với ai bạn cần chú ý những điếm sau:
Chu Thị Phương Thảo

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


- Đọc qua các mục đề, đọc nhanh và tập trung vào những ý chính, những
Chu Thị Phương Thảo

23

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A