Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Trường Đại học Thành Đô
Khoa quản trị văn phòng

Khóa luận tốt nghiệp
Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục
Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp
SVTH : Nguyễn Quốc Hỷ
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
1
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
MỤC LỤC
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
2
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước,
các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng
góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới
sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần
đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước
phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu
của nền cải cách hành chính.
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các
cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ
chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị
lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp
kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác Văn thư
được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy

Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ
hiện hành…
Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan
trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp
một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của
đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được
vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã hội đang
phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn
lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem năng lực kiến
thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã
hội cho đất nước.
Đây cũng chính là lý do để em chọn đề
tài: “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục
Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp” để viết khóa
luận tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất
về công tác Văn thư tại một cơ quan Nhà nước.
Là một sinh viên của lớp Quản trị Văn
phòng, sau ba năm học tập rèn luyện và được
trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp
vụ tại Trường cao đẳng Công Nghệ Thành Đô
(nay là Đại Học Thành Đô) em đã có thể có
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
5
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định.
Nhưng “Học phải đi đôi với hành”, kiến thức, lý
thuyết được học ở trường lớp phải được áp dụng
vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng
được yêu cầu đó Nhà trường đã thực hiện Kế

nhiệm và vai trò quan trọng của công tác văn thư.
Từ đó em đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề
nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… Và nâng
cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt
công việc.
Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công
tác văn thư
Phạm vi nghiên cứu: Tại Tổng cục Thi
hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
7
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Qua nghiên cứu phân tích tổng hợp tài
liệu và tham khảo những kinh nghiệm từ thực tế
của những nhân viên cán bộ công chức về công
tác văn thư, đã giúp em có nhìn nhận đúng và
chính xác hơn nữa về công tác văn thư và tầm
quan trọng của hoạt động này.
Qua một thời gian ngắn được thực tập
tại Tổng cục Thi hành án dân sự thộc Bộ Tư
pháp, đã giúp em nâng cao sự hiểu biết về công
tác văn thư tại một cơ quan Nhà nước; thấy được
vai trò quan trọng của công tác văn thư trong nền
hành chính quốc gia; hiểu thấu đáo hơn về
nhiêm vụ của công tác văn thư; nâng cao nhận
thức của bản thân về công tác văn thư để áp dụng
vào thực tế công việc sau này.
Trong bài khóa luận tốt nghiệp của em
trừ phần “Lời nói đầu” và “Kết luận”, khóa luận
được chia làm 3 chương chính:

hiện
Nguyễn Quốc Hỷ
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
10
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công
tác văn thư.
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các
cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà Nước, các tổ
chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị
vũ trang nhân dân.
Theo khái niệm này thì đối tượng của
công tác văn thư là văn bản giấy tờ và tất cả
những công việc gì liên quan đến văn bản đều
thuộc phạm vi công tác văn thư. Văn bản là
phương tiện thông tin chính xác và hợp pháp
nhất xuất phát từ hai nguyên nhân:
- Do vật mang tin (là giấy) là một vật thể
hữu hiệu
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
11
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
- Do bản thân ký hiệu trực tiếp thì không
thể tự biến đổi về mặt hình thức và đường nét…
Vì hai nguyên nhân này mà văn bản có

cấp đầy đủ thông tin và thông tin phải rất chính
xác. Do đó, bất kỳ công việc gì liên quan đến văn
bản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính xác,
nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậu
quả.
Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp phần
giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh
chóng, chính xác, có năng suất chất lượng, hiệu
quả, đảm bảo đúng chế độ chính sách của Đảng
và Nhà nước. Đồng thời giữ gìn được bí mật.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
13
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Tổ chức tốt công tác văn thư có tác dụng
giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, phản ánh quá trình
hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ chân
thực. Thông qua văn bản tài liệu để chứng minh
cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Tổ chức tốt công tác Văn phòng tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Nguồn bổ sung chủ yếu và vô tận cho
các lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước là hồ sơ,
tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ
quan. Do đó giải quyết xong công việc, hồ sơ tài
liệu phải được lưu giữ đầy đủ, phải được nộp vào
lưu trữ. Lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ chuyên
môn của mình tốt hay không phụ thuộc hoàn
toàn vào nguồn hồ sơ, tài liệu từ văn thư nộp vào.
1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.
Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt

bản và thực hiện đúng các chế độ quy định của
Nhà nước về công tác văn thư.
* Đảm bảo giữ gìn bí mật.
Văn bản tài liệu hình thành ra trong các
cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa đựng những
thông tin bí mật. Tuy có nhiều mức độ khác nhau
có loại thuộc bí mật Quốc gia, có loại thuộc bí
mật của một ngành, một địa phương, có loại
thuộc bí mật của một cơ quan. Do đó, cần phải
giữ gìn bí mật. Tất cả những người liên quan đến
văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ
gìn bí mật và phải thực hiện đúng quy định về
pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Hội đồng
Nhà nước.
* Hiện đại hóa công tác văn thư.
Việc thực hiện những nội dung cụ thể
của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng
các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại.
Vì vậy, nếu yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư
đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm
cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
16
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất
lượng cao.
Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay
tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng
phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ
khoa học công nghệ chung của đát nước cũng

bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ
quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn
bản đi.
Sau khi thực hiện xong công việc soạn
thảo văn bản, tiến hành các quy trình nghiệp vụ
quản lý văn bản đi, gồm:
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
18
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Văn bản trước khi trình cho người có
thẩm quyền phải được kiểm tra kỹ về thể thức, nội
dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị
soạn thảo. Trước khi trình ký phải sắp xếp khoa
học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký.
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ
thuật trình bày và ghi số ngày tháng văn bản đi.
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật
trình bày văn bản: Trước khi ghi số và ngày
tháng văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật
trình bày văn bản xem có đúng với tiêu chuẩn
Nhà nước ban hành không? Nếu phát hiện sai
sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số và
ngày tháng là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn
bản đi. Mỗi văn bản ghi số và ngày tháng nhất
định theo quy định, hướng dẫn của cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4

mức độ mât, tuyệt mật, tối mật trên văn bản được
thực hiện theo quy định của Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) về bí mật Nhà nước do Bộ
Công an ban hành, để hướng dẫn thực hiện Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
bảo vệ bí mật Nhà nước
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Là công việc bắt buộc phải thực hiện
trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng
có liên quan. Việc đăng ký thực hiện theo hai
cách: bằng sổ truyền thống hoặc bằng máy vi
tính.
* Đăng ký văn bản đi bằng sổ.
Tất cả các văn bản đi đều phải được
đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng,
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
21
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định. Khi
đăng ký không dùng bút trì, không dập xóa hoặc
viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm
lẫn, khó khăn trong tra cứu. Đối với văn bản mật,
tối mật, tuyệt mật cần phải được đăng ký và bảo
quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của
Nhà nước đã ban hành.
* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính
sử dụng chương trình quản lý văn bản.
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ
sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản

bản mà lựa chọn bì cho thích hợp. Trình bày bì
văn bản phải đầy đủ đơn vị gửi, nơi nhận địa chỉ
rõ ràng.
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
23
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô
Đối với văn bản tuyệt mật phải làm hai
bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên
người nhận, đóng dấu “tuyệt mật”. Nếu là tài liệu
gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì
đóng dấu “chỉ người có tên mơi được bóc bì” bì
ngoài như gửi tài liệu thường đóng dấu ký hiệu
chữ A. Đối với văn bản mật, tối mật làm một bì.
Ngoài bì đóng dấu B, C. Bì văn bản mật được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư
số 12/2002/TT-BCA (A11).
Đối với những văn bản có dấu hiệu
“khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” vị trí đóng
dấu hiệu này dưới yếu tố số và ký hiệu văn bản.
Trình bày bì không viết tắt, khi dán thì không
để hồ dính vào văn bản.
Đối với những văn bản có nội dung quan
trọng hoặc văn bản mật, khi chuyển kèm theo
phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi quá
trình giải quyết. Việc chuyển phát văn bản mật
được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều
16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định
Nguyễn Quốc Hỷ - Lớp CĐ QTVP 1 – K4
24
Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thành Đô