TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA HÀNH CHÍNH HỌC

Tên sinh viên: Vừ A Ly
Lớp : ĐH.QLNN13C

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGHỀ NGHIỆP
ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ
QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI.

Hà Nội, 2016


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA HÀNH CHÍNH HỌC

Tên sinh viên: Vừ A Ly
Lớp: ĐH.QLNN13C
Chuyên ngành: Quản Lý Nhà Nước
Người hướng dẫn kiến tập: Đỗ Thị Thanh Nga

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGHỀ NGHIỆP
ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ
QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI

Hà Nội, 2016


Báo cáo kiến tập


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC...................................................................................................................................4
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................................7
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT......................................................................................................8
MỞ ĐẦU.....................................................................................................................................1
1.Lí do viết báo cáo.............................................................................................................1
2. Đối tượng, phạm vi.........................................................................................................2
3. Mục tiêu..........................................................................................................................2
4. Nhiệm vụ.........................................................................................................................2
6. Bố cục của báo cáo..........................................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG.....................................................................................................................5
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN...........................................................5
PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI...........................................................5
1.1. Địa vị pháp lýcủa UBND Phường Nghĩa Tân..............................................................5
1.2. Đặc điểm tình hình của UBND Phường Nghĩa Tân.....................................................5
1.2.1. Đặc điểm tự nhiên:....................................................................................................5
1.2.2. Đặc điểm kinh tế -xã hội..........................................................................................6
1.3. Hệ thống văn bản của UBND phường Nghĩa Tân.......................................................6
1.3.1. Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
phường Nghĩa Tân..............................................................................................................6
1.3.2. Văn bản quy định nội quy, quy chế hoạt động của UBND phường Nghĩa Tân.......7
1.3.3. Văn bản quy định về quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc của
UBND phường Nghĩa Tân..................................................................................................7
1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Nghĩa Tân..............................................9
1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Nghĩa Tân...............................................9

2.3.1.2. Quy trình ban hành văn bảncủa UBND phường Nghĩa Tân................................16
2.3.2. Công tác quản lý văn bản........................................................................................19
2.3.2.1. Lưu văn bản..........................................................................................................19
2.3.2.2. Sắp xếp văn bản tại bộ phận lưu trữ.....................................................................20
2.4.Nhận xét, đánh giá công tác ban hành và quản lý văn bản.........................................20
2.4.1. Ưu điểm...................................................................................................................20
2.4.2. Hạn chế...................................................................................................................22
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ, NÂNG CAO CÔNG TÁC BAN HÀNH
VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỐI VỚI UBND PHƯỜNG........................................................24
NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI...........................................................................24
3.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xậy dựng và ban hành văn bản.....................................24
3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản.................................................................25
3.3. Đảm bảo về nội dung ban hành và công tác quản lý văn bản....................................25

SV: Vừ A Ly

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.4. Tực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật, tăng cường
thanh tra, kiểm tra công tác văn thư..................................................................................26
3.5. Xậy dựng trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo ban hành và quản lý văn bản.. .26
KẾT LUẬN...............................................................................................................................26
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................................27
PHỤ LỤC..................................................................................................................................29




Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt
UBND
HĐND
CP
QUỐC HỘI
CBCC
TTHC

SV: Vừ A Ly

Ý nghĩa từ viết tắt
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Chính phủ
Quốc Hội
Cán bộ công chức
Thủ tục hành chính

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập


nâng cao mọi mặt đã đề ra yêu cầu mới đối với các Nhà nước, các Chính phủ và
các nền hành chính công.
SV: Vừ A Ly

1

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Từ đó cho thấy công tác xây dựng và quản lý văn bản trong cơ quan hành
chính Nhà nước là điều vô cùng quan trọng. Chính vì vậy nên trong thời gian
kiến tập em đã quyết định chọn chủ đề nghiên cứu cho mình là “THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI”
2. Đối tượng, phạm vi.
* Đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng và quản lý văn bản của
UBND phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
* Phạm vi nghiên cứu:
- Thời gian: trong khoảng từ năm 2012 đến 2015.
- Không gian: Tại UBND phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
3. Mục tiêu.
-Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về Công tác xây dựng và quản
lý văn bản của UBND phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng và quản lý văn bản của UBND
phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội trong thời gian qua, phân tích nguyên
nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của công tác xây dựng và

văn bản hiện nay, giúp tìm ra hướng đi mới cho công tác xây dựng và quản lý
văn bản.Tìm hiểu cơ sở lí luận và thực tiễn về xây dựng và quản lý văn bản của
UBND phường Ngĩa Tân .
- Tìm hiểu thực trạng cải cách hành chính tại UBND phường Ngĩa Tân,
quận Cầu Giấy, Hà Nộitrong thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu
điểm cũng như những hạn chế của công tác.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động xây dựng
và quản lý văn bản tại UBND Phường Nghĩa Tân.
5. Phương pháp
*Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: Quan sát.
*Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Phân tích và tổng hợp số liệu.
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
- Nguồn tin từ mạng internet.
- Thông tin từ báo cáo định kỳ của UBND phường Ngĩa Tân.
* Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp.
Lựa chọn, phân tích, thu thập các số liệu, thông tin cơ bản từ Quận, từ các
báo cáo tình hình xây dựng và quản lý văn bản.
* Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp. Tiến hành điều tra, khảo sát, thu
thập thông tin về xây dựng và quản lý văn bản
* Phương pháp xứ lý số liệu.
Phân tích thông tin tài liệu: Đọc và phân tích những tài liệu về hành chính,
chủ trương cải cách hành chính, thực hiện xây dựng, quản lý, tài liệu về cải cách
hành chính , những báo cáo liên quan đến vấn đề soạn thảo, ban hành và qaunr
lý văn bản cấp xã, một số bài báo, phóng sự có liên quan đến vấn đề cải cách
SV: Vừ A Ly

3

Lớp QLNN 13C


trước Nhân dân phường Nghĩa Tân, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan
hành chính quận Cầu Giấy. UBND phường Nghĩa Tân là cơ quan hanh chính
nhà nước trực tiếp thực hiện quyền quản lý tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa
và xã hội trên địa bàn phường.
1.2. Đặc điểm tình hình của UBND Phường Nghĩa Tân
1.2.1. Đặc điểm tự nhiên:
- Phường Nghĩa Tân có diện tích 0,57 km², dân số năm 1999 là 18140
người mật độ dân số đạt 31825 người/km². Phường Nghĩa Tân giáp với quận
Bắc Từ Liêm và quận Tây Hồ và sắp có đường mới từ Bưởi ra cầu Nhật Tân.
- Do chủ yếu là đất đồng bằng nên từ rất lâu rồi và sớm hình thành nên
những khu dân cư đông đúc. Trên mảnh đất này còn có nhiều di tích lịch sử ghi
lại truyền thống vẻ vang của dân tộc. Điểm đặc biệt nhất của phường là trên địa
bàn phường là một trong những lá phổi xanh đem lại sự cân bằng sinh thái cho
Hà Nội, ngoài ra phường còn có các trường Đại họclà nơi quan trọng trong quận
Cầu Giấy.
- Phường nghĩa Tân là 1 trong 8 phường của quận Cầu Giấy, phía bắc giáp
với xã cổ nhuế huyện Từ Liêm, phía nam giáp với phường dịch vọng và dịch vọng
hậu quận Cầu Giấy,phía đông giáp với phường nghĩa đô quận cầu giấy,phía tây
giáp với phường dịch vọng quận cầu giấy và xã cổ nhuế huyện từ liêm.
-Phường Nghĩa Tân là một trong những phường thuộc trung tâm thành
phố Hà Nội và đóng một vai trò quan trọng cho sự phát triển chung của cả quận
Cầu Giấy.
SV: Vừ A Ly

5

Lớp QLNN 13C


Bỏo cỏo kin tp

hot ng ca UBND Phng trc HND v trc c quan nh nc cp trờn.
Cỏn b v nhõn viờn u ban u c phõn cụng nhng phn vic c th
v chu trỏch nhim trc Ch tch, cỏc phú ch tch v tp th UBND phng.
SV: V A Ly

6

Lp QLNN 13C


Bỏo cỏo kin tp

Trng i hc Ni v H Ni

Khi cú khú khn vng mc phi xut tp th UBND bn bc, tht nht bin
phỏp x lý. UBND phng tho lun tp th v quyt nh theo a s nhim v
ch yu sau õy:
1.3.2. Vn bn quy nh ni quy, quy ch hot ng ca UBND
phng Ngha Tõn.
Quy ch Làm việc của UBND phng Ngha Tõn Khoá XIX nhiệm kỳ
2011 2016. Ban hành kèm theo quyết định số: 105/QĐ-UBND ngày 12
tháng 8

năm 2015 của Uỷ ban nhân dân phng Ngha Tõn vi ni dng

nh sau:
1. Uỷ ban nhân dân phng làm việc theo nguyên tắc tập trung, dân chủ,
tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Quản lý cán bộ công chức tại địa phơng
theo các quy định, quyết định của cấp trên.
2. Giải quyết công việc đúng với phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền:

Nhà nước. Thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ, thủ tục và trình lãnh đạo học
các phòng ban chuyên môn giải quyết, kỹ, phê duyệt văn bản. Bộ phận tiếp dân
ghi vào số quản lý giải quyết thủ tục hành chính.
Chương trình công tác hàng năm, hàng quý và hàng tháng. Thực hiện
nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội, báo cáo công khai dự toán, quyết toán thu
chi ngân sách hàng năm hoặc những vấn đề cần thuyết tình trước UBND Quận
và các kỳ họp HĐND phường 6 tháng, 1 năm.
Thông báo công khai các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước để
nhân dân theo dõi cùng thực hiện. Các biện pháp chủ yếu để thực hiện nhiệm vụ
kinh tế – xã hội, an ninh, quốc phòng của UBND cấp trên và của HĐND
phường. Thông qua báo cáo của UBND phường qua các kỳ họp.
Các chủ trương, biện pháp, chính sách, chế độ quan trọng của các ngành
có liên quan đến đời sống sinh hoạt của nhân dân trong phường. Thực hiện các
quy chế, quy ước theo Nghị định 79/2003/NĐ - CP ngày 7/7/2003 của Chính
phủ.
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận chuyên môn làm việc tại UBND
phường để hoàn thành nhiệm vụ do nhà nước cấp trên giao cho. Kết luận những
vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do UBND phường
điều hành quản lý. Hoặc các vụ việc có ảnh hưởng lớn trong phường, sau khi
Chánh thanh tra cũng như thanh tra phường đã xem xét kết luận.
Hàng quý, hàng năm UBND phường sẽ kiểm điểm trách nhiệm chỉ đạo và
điều hành các mặt công tác chủ yếu của tập thể và cá nhân mỗi thành viên
UBND trước thường vụ Đảng uỷ và thường trực HĐND phường. Đồng thời có
khen thưởng cá nhân hoặc tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

SV: Vừ A Ly

8

Lớp QLNN 13C


Lao
động
TB
-XH

SV: Vừ A Ly

Văn
Hóa Xã
Hội

Tư
Pháp

Quân
Sự

9

Văn
Phòng

Kế
Toán

Địa
chính

Lớp QLNN 13C

1.6. Cơ sở vật chất, tài chính của UBND phường Nghĩa Tân
1.6.1. Công sở:
Nhìn chung cơ sợ vật chất của phường rất hiện đại, địa điểm đẹp và thuận
lợi, toàn bộ cơ quan rộng 260 mét vuông. Nhà 2 tầng với nhiều phòng ban được
sắp xếp khoa học. Xung quanh có cây xanh bong mát, không khí mát mẻ. Cơ sở
vật chất được đầu tư khăng trang và tương đối đồng bộ.
SV: Vừ A Ly

10

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.6.2. Trang thiết bị làm việc:
UBND phường Nghĩa Tân là một trong những phường nằm ở trung tâm
thành phố Hà Nội, được sự chú trọng đầu tư nên cơ sợ vật chất, trang thiết bị
được quan tâm hàng đầu. Tất cả các phòng, các cá nhân trong đội ngũ cán bộ
công chức đều được trang bị máy tính riêng, mỗi phòng đều có máy in riêng.
Các phòng có đầy đủ bàn ghế, điện, quạt và máy điều hòa để đảm bảo làm việc
đảm bảo tính hiệu quả và nhanh nhất, kịp thời nhất.
1.6.3. Tài chính
Tài chính của UBND phường Nghĩa Tân gòm có 2 nguồn. Thứ nhất là
nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước để chi trả, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất
phục vụ công tác hành chính công Nhà nước tại cơ quan. Thứ hai là nguồn kinh
phí dịch vụ thu trực tiếp of người dân thông qua phí và lệ phí của trong việc giải
quyết thủ tụ hành chính tại cơ quan.

thành và trình lãnh đạo cơ quan để ban hành văn bản. Lãnh đạo phường là người
có quyết định xem xét, kỹ duyệt các văn bản do cơ quan mình soạn thảo và ban
hành để quản lý, điều chỉnh các quan hệ xã hội, các vấn đề nằm trong phạm vi
của Phường quản lý. Bộ phận lưu trữ cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ, sắp sếp
lại hồ sơ, tài liệu, văn bản để lưu trữ tại cơ quan, đảm bảo an toàn, dễ khai thác
sử dụng.

SV: Vừ A Ly

12

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3. Thực trạng công tác ban hành và quản lý văn bản Nhà nướctại
UBND phường Nghĩa Tân.
2.3.1. Công tác xây dựng văn bản.
2.3.1.1 . Thành phần, nội dung, khối lượng, chất lượng ban hành văn
bản của UBND phường Nghĩa Tân.
* Thành phần:
Căn cứ luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND –
UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Quyết định số 36A/QĐ-UBND của UBND phường Nghĩa Tân về
việc ban hành quy chế làm việc của UBND phường Nghĩa Tân, UBND phường
Nghĩa Tân có thẩm quyền ban hành 02 loại văn bản: văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản hành chính thông thường.

cơ quan sản sinh trong lĩnh vực kinh tế là các văn bản về công, nông, dịch vụ
trên địa bàn phường Nghĩa Tân
Văn bản phản ánh về tình hình phát triển văn hóa xã hội: những văn bản
được ban hành trong lĩnh vực này có nội dung phản ánh các vấn đề về phát triển
văn hóa, thể dục thể thao, dân số, kế hoạch hóa gia đình, bình đẳng giới
Văn bản phản ánh về tình hình an ninh – quốc phòng:
Văn bản liên quan đến lĩnh vực y tế và oan toàn thực phẩm.
Các văn bản do UBND phường Nghĩa Tân ban hành có nội dung phong
phú và đa dạng. Phong phú không chỉ về thể loại văn bản mà còn đa dạng về nội
dung thông tin trong văn bản. Mỗi một văn bản đều phản ánh những nội dung
thông tin khác nhau về các vấn đề kinh tế, văn hóa- xã hội, an ninh- quốc phòng.
*Khối lượng văn bản của UBND phường Nghĩa Tân
Qua báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ các năm: 2013, 2014, 2015 dưới đây
là thống kê số lượng ban hành văn bản của UBND phường Nghĩa Tân như sau:
Số lượng văn bản / năm
STT

Tên loại văn bản

Năm 2013 Năm 2014

Năm 2015

1

Quyết định

320

332


211
05
74
325
53
03
225
233

167
07
65
330
60
02
335
275

Ghi
chú

Từ bảng thống kê cho thấy số lượng công việc ngày càng nhiều, số lượng
văn bản được ban hành ngày càng nhiều, đa dạng trên tất cả các mặt của đời
sống xã hội.
SV: Vừ A Ly

14

Lớp QLNN 13C

Văn phòng xây dựng soạn thảo các chương trình, kế hoạch công tác của
UBND xã Chiềng Khoong, Chủ tịch UBND phường bảo đảm tính khả thi. Nội
dung Chương trình công tác đã bám sát các nghị quyết của Đảng và Chính phủ,
tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách tại phường như công tác di dân
tái định cư, các dự án đầu tư trên địa bàn phường, công tác xóa đói giảm nghèo,
SV: Vừ A Ly

15

Lớp QLNN 13C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chương trình xây dựng đô thị mới mới...
Nội dung văn bản đảm bảo tính khách quan, đúng quy định của pháp luật
về các chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước thực hiện có hiệu quả cao
trong công việc góp phần định hướng dư luận, tạo sự đồng thuận trong xã hội
nhằm thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của phường Nghĩa Tân
Nhìn chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường
Nghĩa Tân đảm bảo được tính hợp pháp, tính thống nhất; căn cứ dùng thẩm
quyền nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với
tình hình kinh tế - xã hội trên địa bàn quận, văn bản do Uỷ ban vận hành không
làm ảnh hưởng đến kinh tế - xã hội, tình hình chính trị của địa phương
2.3.1.2. Quy trình ban hành văn bảncủa UBND phường Nghĩa Tân.
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Để thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Lãnh đạo Văn
phòng UBND phường Nghĩa Tân đã xây dựng quy trình thực hiện soạn thảo và

• Phân công soạn thảo văn bản
Người được phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin văn
bảncó liên quan và đưa ra hướng dự thảo, tiến hành dự thảo văn bản theo các thể
thức văn bản quy định kiểm tài liệu và bố cục các hành văn, hình thức phải phù
hợp với nội dung văn bản.
Tại UBND xã Chiềng Khoong công tác soạn thảo văn bản được phân
công cho Văn phòng soạn thảo.
• Soạn thảo văn bản.
Bước 1. Căn cứ vào công việc của UBND phường Nghĩa Tân, Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND xã phân công cho Chánh Văn phòng tham mưu cho các cơ
quan đơn vị soạn thảo văn bản phải khảo sát thực trạng các mối quan hệ và các
lĩnh vực có liên quan nghiên cứu chủ trương chính sách pháp luật của Đảng và
Nhà nước, Nghị quyết của HĐND xã và các tư liệu khác để soạn thảo theo đúng
chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
Trước khi soạn thảo phải xác định loại văn bản, tổ chức lấy ý kiến của các
cơ quan, địa phương các cán bộ có liên quan để hoàn thiện chỉnh sửa bản dự
SV: Vừ A Ly

17

Lớp QLNN 13C