MỤC LỤC

1

1


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa
vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát
triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quản Đảng, cơ
quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, các đơn vị lực lượng
vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Có thể nói công tác văn
thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt
động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được
quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho cơ quan, tổ chức.
Với những lý do trên tôn chọn đề tài “Công tác văn thư Ban quản lý dự án
huyện Sóc Sơn” để làm đề tài viết tiểu luận.
2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư
Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
trong thời gian năm 2015.
3. Lịch sử nghiên cứu
Một số đề tài, công trình khoa học tiêu biểu về công tác văn thư như:
- Giáo trình Nghiệp vụ văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Giáo trình lý luận công tác văn thư của Giáo sư Vương Đình Quyền.

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ban quản
lý dự án huyện Sóc Sơn

3


Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT BAN
QUẢN LÝ DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Một số khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
các hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,
các đơn vị vũ trang. Là hoạt động các công việc về vấn đề xây dựng văn bản và
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình
thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt
hiệu quả.[1;tr2].
Công tác văn thư là hoạt động gắn liền với văn bản giấy tờ hình thành trong
hoạt động của cơ quan tổ chức, trong đó công tác văn thư là hoạt động khởi đầu
bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản , quản lý văn bản và tài liệu
phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức , lập hồ sơ, quản lý và sử
dụng con dấu.[1;tr3].
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, các tổ
chức kinh tế , tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt là cơ
quan).
Những năm gần đây công tác văn thư có những bước phát triển phong phú
và đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính nhà nước.
Ở cơ quan những văn bản giấy tờ văn thư lưu lại tại văn phòng hầu hết là
những văn bản do cơ qnan sản sinh ra , đó là những văn bản mang tính chất chỉ đạo

trình và hoạt động lưu trữ cẩn thận, gọn gàng, khoa học.
* Nhược điểm:
Ban quản lý dự án là đơn vị trực thuộc của UBND huyện Sóc Sơn, có chức
năng và nhiệm vụ là tổ chức thực hiện đầu tư và xây dựng các dự án trong huyện
Sóc Sơn. Bởi vậy, do tính chất công việc, có rất nhiều hồ sơ của các dự án công
trình phải lưu trữ trong nhiều năm và lưu trữ dàn trải cho từng cán bộ phụ trách dự
án đó. Vì vậy không tránh khỏi thất lạc, mối mọt, thiếu khoa học, gây khó khăn
cho công tác tìm kiếm khi cần.
1.1.3. Vai trò của công tác văn thư
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công
việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng
văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công
tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng
được thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
5


cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc
và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là
những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục

cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện
nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của
Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công tác văn
thư, lưu trữ.
Hai là tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp
thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Giải quyết
đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ văn thư lưu
trữ chuyên trách, kiêm nhiệm. Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao
trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ tại
các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh ngày càng đi đúng hướng phát triển của ngành.
Ba là phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm
văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan. Việc ứng dụng khoa học
công nghệ vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến,
quản lý văn bản và lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm được thời gian, công
sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng nhằm số hoá tài liệu
lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
của nhân dân và cán bộ công chức, viên chức.
Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầm quan
trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng
tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử
trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và góp phần
quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan,
tổ chức.

7


1.2. Khái quát về Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
1.2.1. Sự hình thành và phát triển
Ban quản lý dự án trực thuộc UBND huyên Sóc Sơn, được UBND thành phố

8


1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn.
Bản quản lý dự án huyện Sóc Sơn gồm có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc
(Ban Giám đốc) và các tổ, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ như sau: Văn phòng,
Tài vụ, Kế hoạch đầu tư, Hạ tầng, Thủy lợi, Giải phóng mặt bằng và môi trường;
Giáo dục, Y tế, Văn hóa-xã hội
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn là tổ chức sự nghiệp kinh tế, có tư cách
pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước Sóc
Sơn. Được UBND huyện Sóc Sơn giao nhiệm vụ làm đại diện chủ đầu tư, trực tiếp
quản lý và thực hiện các dự án đầu tư từ các nguồn vốn thuộc ngân sách Nhà nước,
nguồn vốn hỗ trợ và một số nguồn vốn khác (nếu có)…
Ban quản lý dự án chủ động thực hiện thực hiện các công việc:
- Phối hợp cùng với các ngành chức năng lập kế hoạch hàng năm trong lĩnh
vực đầu tư và xây dựng trên địa bàn huyện Sóc Sơn;
- Lựa chọn các đơn vị có đủ tư cách pháp nhân, năng lực, kinh nghiệm để
thực hiện công tác tư vấn khảo sát, lập dự án đầu tư (lập báo cáo kinh tế kỹ thuật
đối với các dự án chỉ phải BCKTKT), lập thiết kế bản vẽ thi công – dự toán công
trình;
- Tổ chức thực hiện các công việc:
+ Lập, trình thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư (báo cáo kinh tế kỹ thuật);
+ Lập, trình thẩm định, phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công – dự toán công
trình;
+ Lập kế hoạch tài chính trong từng giai đoạn của dự án, thực hiện thanh
quyết toán và hoàn công trình theo quy định hiện hành; đảm bảo tiến độ giải ngân
theo kế hoạch;
+ Lập, trình phê duyệt hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu các gói thầu
theo kế hoạch; đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành về công tác đấu thầu lựa

quyết định;
+ Lập kế hoạch, chương trình hoạt động theo tuần, tháng, năm;
+ Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện tốt quy chế dân chủ trong hoạt
động của cơ quan;
+ Khi Giám đốc đi công tác, nghỉ phép (từ 03 ngày trở lên) thì phải có ủy
quyền bằng văn bản cho Phó Giám đốc thay mặt Giám đốc điều hành chung mọi
hoạt động của cơ quan, đồng thời có văn bản báo cáo cơ quan cấp trên trực tiếp
quản lý;
Các đồng chí Phó Giám đốc Ban quản lý dự án ngoài việc thực hiện các quy
định trong quy chế làm việc của UBND huyện Sóc Sơn được ban hành hàng năm,
còn có trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc theo các nội dung sau:
+ Các Phó Giám đốc có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc các công việc
được phân công phụ trách theo từng lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước
Giám đốc, UBND huyện và pháp luật về lĩnh vực công tác mà mình được giao phụ
10


trách;
Các Phó Giám đốc có quyền hạn và trách nhiệm:
+ Giúp việc cho Giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác theo sự phân
công của Giám đốc, thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc cụ thể được phân
công, đảm bảo thực hiện đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước
và các quy định của UBND Thành phố và UBND huyện, chịu trách nhiệm về các
nội dung giải quyết công việc của mình. Cụ thể, các vấn đề chuyên môn của dự án:
Kỹ thuật, chất lượng, khối lượng, hồ sơ dự án. Những công việc giải quyết vượt
quá thẩm quyền cần báo cáo và xin ý kiến của Giám đốc;
+ Khi tiếp xúc và trả lời các cơ quan ngôn luận về những vấn đề thuộc lĩnh
vực mình phụ trách phải báo cáo Giám đốc và phải được Giám đốc nhất trí;
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc mình phụ trách (về tiến độ,
khối lượng, chất lượng, hồ sơ dự án);

hoặc cán bộ, viên chức có liên quan tổ chức tiếp đón hoặc giải quyết công việc;
+ Bố trí cán bộ vào Văn phòng UBND huyện chuyển các hồ sơ tài liệu của
cơ quan vào UBND huyện và lấy các văn bản đến trong ô ngăn tài liệu Ban quản lý
dự án được Văn phòng UBND huyện cung cấp; định kỳ buổi sáng 9h00', buổi
chiểu 16h'00 hàng ngày, trong giờ hành chính;
+ Thực hiện nghiêm túc quy định tại Điều 12 Trình tự, thủ tục ban hành, xử
lý và lưu trữ văn bản.
- Tổ Tài vụ:
Gồm có đồng chí Kế toán trưởng làm tổ trưởng , các đồng chí kế toán viên,
thủ quỹ...
+ Kế toán trưởng: Tham mưu, giúp việc trực tiếp cho Giám đốc, chịu trách
nhiệm trước Giám đốc, các cơ quan tài chính cấp trên và pháp luật về tài chính,
ngân sách; quản lý chặt chẽ, phân công cán bộ trong bộ phận theo dõi tạm ứng, cấp
phát, thanh toán, quyết toán các nguồn vốn đầu tư của các dự án từ khâu chuẩn bị
đầu tư đến khi kết thúc dự án đưa vào khai thác và sử dụng. Phối hợp với Tổ Kế
hoạch kiểm tra, rà soát nguồn vốn của các dự án đảm bảo tiến độ giải ngân theo kế
hoạch, thống nhất tham mưu, đề xuất với Ban Giám đốc điều chỉnh kế hoạch vốn
hoặc điều chuyển nguồn vốn cho phù hợp với tiến độ, khối lượng thực tế thi công
ngoài hiện trường, đảm bảo hoàn thành công tác giải ngân các dự án. Hạch

toán

sổ sách theo chế độ kế toán chủ đầu tư theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
+ Các đồng chí kế toán viên, thủ quỹ: Chịu sự phân công công việc của
đồng chí Kế toán trưởng, chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng, Ban Giám đốc,
cơ quan tài chính cấp trên, pháp luật về lĩnh vực được phân công đảm nhiệm;
+ Tổ Tài vụ chủ động phối hợp, có quan hệ tốt với cơ quan tài chính, Kho
bạc nhà nước, đảm bảo các nguồn vốn được bố trí, giải ngân kịp tiến độ. Lưu trữ
bảo mật hồ sơ tài chính theo quy định hiện hành. Báo cáo tài chính định kỳ, báo
cáo quyết toán ngân sách năm theo quy định của Bộ Tài chính và các ngành có liên

sơ đề xuất); tiến hành đóng thầu, mở thầu theo đúng trình tự, thời gian quy định;
+ Phối hợp với Tổ chuyên gia đấu thầu thực hiện đánh giá hồ sơ dự thầu (hồ
sơ đề xuất) đảm bảo chính xác, đúng tiến độ, đúng tiêu chí trong hồ sơ mời thầu
(hồ sơ yêu cầu) được duyệt. Lập báo cáo đánh giá và trình UBND huyện, Phòng
Tài chính - Kế hoạch thẩm định, phê duyệt kết quả đấu thầu;
+ Tổ chức đàm phán, thương thảo, hoàn thiện hợp đồng theo quy định;
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc thành lập Tổ giám sát hiện trường;
+ Thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định.
13


Sau khi hợp đồng A - B được ký kết, Tổ Kế hoạch có trách nhiệm bàn giao
lại hồ sơ pháp lý, tài liệu có liên quan cho Tổ Tài vụ và Tổ giám sát, cụ thể:
+ Tổ Tài vụ: 03 bộ;
+ Tổ giám sát hiện trường: 01 bộ.
- Tổ Hạ tầng, Thủy lợi:
Thực hiện nhiệm vụ triển khai các dự án đầu tư thuộc lĩnh vực quy hoạch, hạ
tầng kỹ thuật, hạ tầng đô thị, giao thông, thuỷ lợi...
Tổ Hạ tầng và tổ Thủy lợi gồm các đồng chí cán bộ kỹ thuật, trực tiếp thực
hiện nhiệm vụ triển khai dự án đầu tư từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu
tư đến kết thúc đầu tư, bàn giao công trình đưa vào sử dụng; trực tiếp tham gia
công tác GPMB của dự án;
Trong Tổ có một đồng chí cán bộ kỹ thuật được giao làm Tổ trưởng, Tổ
trưởng có trách nhiệm tổng hợp các công việc của toàn tổ, kiểm tra, rà soát, hướng
dẫn các thành viên trong tổ triển khai dự án đúng trình tự, thủ tục quy định, đảm
bảo chất lượng hồ sơ, chất lượng công trình, tiến độ giải ngân, tiến độ hoàn thành
công trình theo kế hoạch. Đồng chí Tổ trưởng định kỳ báo cáo Ban Giám đốc tiến
độ công việc của toàn Tổ, chủ động phối hợp cùng thành viên trong Tổ cùng tháo
gỡ khó khăn, vướng mắc (nếu có);
Đồng chí Tổ trưởng và các đồng chí cán bộ kỹ thuật trong Tổ chịu sự chỉ

Giám đốc, Lãnh đạo UBND huyện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội
dung, kết quả công việc do mình đảm nhận.
- Tổ Giải phóng mặt bằng và môi trường
Tổ Giải phóng mặt bằng và môi trường được thành lập để tham mưu, giúp
việc cho Ban Giám đốc thực hiện công tác giải phóng mặt bằng các dự án, tham
mưu cho Ban Giám đốc quản lý về công tác vệ sinh môi trường của huyện. Trong
đó, có 01 đồng chí được giao làm Tổ trưởng;
Đối với công tác GPMB: Đồng chí Tổ trưởng làm thường trực công tác
GPMB, làm Tổ phó tổ công tác GPMB các dự án.
Công tác phối hợp với các đồng chí cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án thuộc
các Tổ Hạ tầng, Dân dụng được quy định như sau:
Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án: Trực tiếp thực hiện các
công việc,
+ Tham mưu cho UBND huyện ban hành Thông báo chủ trương thu hồi đất
theo quy định;
+ Tham gia Tổ công tác GPMB dự án đi kiểm kê đất và tài sản trên đất; chịu
trách nhiệm xác định ranh giới, mốc giới cần GPMB;
+ Thực hiện lập phương án bồi thường, GPMB đảm bảo đúng trình tự, thủ
tục, đúng chế độ chính sách theo quy định của pháp luật; tham gia đi trả tiền bồi
thường, hỗ trợ GPMB cho các hộ dân;
+ Phối hợp giải quyết, tháo gỡ các trường hợp vướng mắc ngoài hiện trường;
+ Thực hiện các thủ tục trình Sở Tài nguyên và môi trường, UBND Thành
15


phố ra quyết định thu hồi đất tổng thể;
+ Đồng chí cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án phải gắn trách nhiệm xuyên suốt
về công tác GPMB trong quá trình triển khai dự án, không được đùn đẩy, thoái
thác cho người khác.
Trách nhiệm của Tổ GPMB và môi trường: Trực tiếp thực hiện các công



+ Phối hợp chặt chẽ với các xã, thị trấn để giải quyết các vấn đề về xe gom
rác, việc vận chuyển, thu gom rác thải từ các chân rác đổ vào bãi rác Nam Sơn...
+ Vào các dịp kỷ niệm ngày lễ lớn, tết dương lịch, tết nguyên đán..., đồng
chí Tổ trưởng phối hợp cùng cán bộ phụ trách xây dựng kế hoạch đặt hoa ở các
khu trung tâm, lên lịch báo cáo Ban Giám đốc trước ngày lễ, tết ít nhất một tháng
để xin chủ trương thực hiện.
Tổ GPMB và môi trường chịu sự chỉ đạo, điều hành, phân công công việc
của đồng chí Phó Giám đốc phụ trách Tổ; chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc,
Lãnh đạo UBND huyện, trách nhiệm trước pháp luật về nội dung, kết quả công
việc liên quan đến công tác GPMB, công tác vệ sinh môi trường.
Tiểu kết
Như vậy ở chương 1, chúng tôi đã trình bày tóm tắt những cơ sở lý luận về
công tác văn thư và giới thiệu vài nét về Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn. Từ đó
chúng tôi có thể nắm được nội dung và vai trò của công tác văn thư, sự hình thành
phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự.

17


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN QUẢN LÝ
DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN
2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản , phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo , quản lý, điều hành cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm
toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi,
đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.

- Lập hồ sơ
- Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
*Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại dấu: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu mật, dấu khẩn, ……
- Trách nhiệm quản lý con dấu
- Bảo quản con dấu
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư
Từ những năm 2009 trở về trước, công tác văn thư của Ban quản lý dự án
chưa thực sự được chú trọng, cán bộ làm công tác văn thư không được đào tạo
chuyên môn nghiệp vụ sâu. Các văn bản, tài liệu của cơ quan ban hành ra không
theo quy trình, không được kiểm soát và lưu trữ chặt chẽ; bảo quản con dấu cũng
không nghiêm ngặt,…
Đến năm 2010, cơ cấu bộ máy của Ban có nhiều thay đổi về số lượng và
chất lượng. Xuất phát từ nhu cầu và tính chất công việc, công tác văn thư cũng
được chú trọng và nâng tầm quan trọng hơn rất nhiều, được đào tạo bài bản đúng
với chuyên ngành và được bố trí phòng làm việc riêng với đầy đủ các trang thiết bị
hiện đại như: máy vi tính, máy photocopy, điện thoại, máy scan,…cách bố trí nơi
làm việc của cán bộ văn thư rất hợp lý và khoa học. Đặc biệt, Ban quản lý dự án
huyện Sóc Sơn có phần mềm đăng ký văn bản đi, đến nội bộ trong toàn huyện rất
thuận tiện cho việc tra cứu văn bản đi, văn bản đến; tiết kiệm và giảm bớt quy trình
xử lý văn bản đến cho lãnh đạo và các cá nhân trong cơ quan.
Để đáp ứng yêu cầu công việc, hàng năm Ban thường xuyên cử cán bộ văn
thư đi dự những chương trình tập huấn do UBND huyện Sóc Sơn tổ chức về công
tác văn thư, cách thức sử dụng hệ thống phần mềm văn bản đi, văn bản đến nội bộ,
…
2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư ở Ban quản lý dự án
huyện Sóc Sơn
2.2.1. Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện
Sóc Sơn.
Được sự quan tâm của Lãnh đạo Ban, hàng năm tổ chức các lớp bồi dưỡng

hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.

20


2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Ban
quản lý dự án huyện Sóc Sơn
2.3.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
- Những nguyên tắc chung
Tất cả văn bản đi, đến của Ban quản lý dự án đều phải được quản lý tập
trung, thống nhất tại Văn thư của Ban để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký , trừ những
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến
không được đăng ký tại văn thư, các bộ phận, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến
có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: '' Hỏa tốc'' (kể cả '' Hỏa tốc'' hẹn giờ), '' Thượng
khẩn'' và '' Khẩn''( sau đây gọi chung là văn bản khẩn) đi phải được hoàn thành thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước( sau đây gọi tắt là văn
bản mật) được đăng ký , quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ
bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại quy chế.
- Tiếp nhận văn bản đến
Những văn bản giấy tờ từ cơ quan ngoài gửi đến Ban gọi tắt là “văn bản
đến”
Về nguyên tắc: Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Ban gồm văn bản, thư từ, chỉ

Loại không bóc bì gồm: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ
mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong Ban, văn thư chuyển
tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên
quan đến công việc chung của Ban quản lý dự án thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số
điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Ban quản lý
dự án.
Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời;
Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu
văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu
gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường
hợp phát hiện sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
22


minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng
của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm minh chứng.
- Đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
"Đến"; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết,
phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu "Đến";

năm phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý;
Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký
văn bản mật đến.
+ Văn bản đến từ các nguồn: bưu điện, trực tiếp,…thì sẽ đăng ký văn bản
đến bằng sổ
 Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm Ban quản lý dự án quy định việc lập
các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ:
Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả văn bản đến.
Trên 2000 văn bản đến, nên lập ba sổ:
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan Trung ương
Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
 Đăng ký văn bản đến
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ thông dụng;
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật thực
hiện theo hướng dẫn phụ lục II tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
của Bộ Nội vụ.
 Trình, chuyển giao văn bản đến.
Sau khi làm thủ tục đóng dấu "Đến", đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư
Ban quản lý dự án có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Giám đốc Ban xem xét
và có ý kiến chỉ đạo đến cá nhân có liên quan. Những văn bản quan trọng, văn bản
đến chỉ các mức độ khẩn phải nhanh chóng chuyển cho Giám đốc.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp vào sổ, nhập dữ
liệu vào máy tính, scan văn bản đến chuyển qua mạng và chuyển văn bản giấy tờ
tới đơn vị, cá nhân giải quyết.
Đối với văn bản mật, văn thư trực tiếp trình Giám đốc cho ý kiến; Văn thư

2.3.2. Tổ chức quản lý văn bản đi
Việc tổ chức, quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm
và đúng quy định Nhà nước đã quy định. Tất cả các văn bản, giấy tờ do cán bộ
chuyên môn phụ trách từ công tác soạn thảo, đánh máy đến công tác trình ký văn
bản… rồi sau đó các văn bản đi phải được quy định về một đầu mối, đó là bộ phận
văn thư thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Quá trình quản
lý, thực hiện văn bản đi của văn thư Ban quản lý dự được thực hiện như sau:
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản.
Cách ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi được ghi ngay ngắn,
25