BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
VÀ TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ
Mã tài liệu: HC-MTCV-06
Ngày ban hành: 15/04/08
Lần sửa đổi: 02
Chức danh : Nhân viên Hành chính đơn vị Mã nhân viên : ……………………….
Họ và tên : Đơn vị :
E mail : …………………………………………. Mobile : ……………………….
Người thay thế khi vắng mặt: Trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách
CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC
1. Mối quan hệ bên trong công ty.
1.1. Chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của cấp trên.
1.2. Kết hợp cùng các nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ chung.
1.3. Phối hợp chặt chẽ với CBNV trong công ty.
2. Mối quan hệ bên ngoài công ty.
1.1. Khách đến liên hệ công tác.
1.2. Các nhà cung ứng
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, HỌP
1. Báo cáo công việc theo quy định cho Trưởng phòng hoặc Phó phòng phụ trách.
2. Báo cáo trực tiếp cho cấp trên khi công việc không thể tự giải quyết hoặc khi cấp trên yêu
cầu.
3. Họp, trao đổi công việc trong bộ phận khi được yêu cầu.
NHIỆM VỤ CỤ THỂ N/vụ Tài liệu ISO
HC-NV-1.
Phụ trách công việc Lễ tân, tiếp khách. Chính
1.1. Trực tổng đài điện thoại, Fax: Quy định tiếp
khách.
(HC-07)
 Tiếp nhận các cuộc gọi đến. Tìm hiểu nhu
cầu công việc và tên khách để chuyển máy
đến đúng người, đúng bộ phận

chuyến công tác.
Chính
5.1. Tổ chức, chuẩn bị thực hiện các cuộc họp tại
VP đơn vị.
Quy trình quản lý
và tổ chức cuộc
họp.
(HC-05)
 Thông báo mời họp
 Chuẩn bị đồ dùng phục vụ các cuộc họp:
nước uống, chè, café, bánh, kẹo, bút viết
bảng…
 Kiểm tra trước cuộc họp.
5.2. Chuẩn bị thủ tục đi công tác trong nước cho
CBNV tại đơn vị.
Quy định về chế
độ công tác, công
tác phí
 Đặt phòng khách sạn, vé máy bay, tàu, xe.
HC-NV-6.
Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm. Chính
Quy trình quản lý
và cấp phát văn
 Đề xuất văn phòng phẩm của đơn vị.
 Quản lý và cấp phát theo định mức, hợp lý.
HC-NV-7.
Quản lý toàn bộ tài sản của đơn vị Chính Quy trình quản lý
tài sản
(HC-02)
7.1. Chuyển lý lịch máy móc, thiết bị lên P.HC.

bị, máy văn phòng.
Quy trình bảo
hành, sửa chữa
trang thiết bị máy
 Tiếp nhận nhu cầu sửa chữa
 Phương án sửa chữa trình P.HC.
 Bàn giao và làm thủ tục thanh toán.
HC-NV-9.
Quản lý và sử dụng xe ô tô Chính Quy định quản lý
và sử dụng xe
9.1. Trực tiếp điều động xe và lái xe tại đơn vị
9.2. Hướng dẫn lái xe tại đơn vị xây dựng kế hoạch
sửa chữa, bảo dưỡng, lập dự toán kinh phí sử
dụng cho xe.
9.3. Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện của các lái xe
về công tác bảo dưỡng, sửa chữa, đăng kiểm.
9.4. Tổ chức định mức nhiên liệu của các loại ô tô,
xe, thiết bị công trình tại đơn vị.
9.5. Thay mặt công ty làm việc với các cơ quan
chức năng khi xe có xảy ra sự cố.
HC-NV-10.
Thực hiện công tác an ninh, trật tự, giao tế.
Quản lý, kiểm soát hàng hóa, tài sản, khách,
nhân viên ra vào cổng.
Chính
10.1. Quản lý đội bảo vệ của đơn vị
- Lập phương án triển khai thực hiện công
việc cho đội bảo vệ.
- Phân công công việc cho đội bảo vệ.
- Kiểm tra, giám sát công tác bảo vệ.

(6.02)
11.3. Lập phương án PCCC, tập huấn, quản lý
dụng cụ PCCC tại đơn vị.
Quy định phòng
cháy chữa cháy.
(6.03)
P.1.
Theo dõi việc thực hiện chấm công, đăng ký ăn
trưa, ăn ca tại đơn vị.
Việc
phụ
P.2.
Thực hiện việc đăng ký, chuyển đổi, thanh toán
tiền điện thoại, internet, Fax, điện, nước sinh
hoạt, nước uống, vệ sinh, tiền thuê nhà, thuế…
Việc
phụ
P.3.
Quản lý việc sử dụng điện thoại Việc
phụ
Quy định quản lý
và sử dụng điện
thoại.
 Giải trình việc sử dụng điện thoại vượt định
mức (nếu có).
P.2.
Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác Hành
chính lên Công ty.
Việc
phụ

 Đề xuất điều chỉnh định mức sử dụng.
 So sánh thực tế và định mức, lập bảng tổng
hợp vượt định mức trình trưởng phòng duyệt.
Nhóm công việc: Quản trị Hành chính Số trang: 5 / 2