MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................................... iv
DANH MỤC HÌNH VẼ ........................................................................................... iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU ..................................................................................... ivi
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................... vii
i.

Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................. vii

ii.

Mục đích của đề tài .................................................................................... viii

iii.

Khách thể và đối tượng nghiên cứu của đề tài......................................... viii

iv.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài................................................................ viii

v.

Phạm vi nghiên cứu của đề tài .................................................................... ix

vi.

Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ ix

vii.



1.4.2.

Quản lý không gian (Space management) ................................................... 13

1.4.3.

Quản lý dịch vụ (Management of facilities service) .................................... 17

1.5.

Các yếu tố tác động đến hoạt động quản lý trang thiết bị ..................... 21

1.5.1.

Chi phí.......................................................................................................... 23

1.5.2.

Chính sách của chính phủ............................................................................ 23
-i-


1.5.3.

Phát triển công nghệ .................................................................................... 24

1.5.4.

Yêu cầu thay đổi và kinh doanh ................................................................... 24

1.6.4.

Cơ sở pháp lý của quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục trong trường

đại học……………………………………………………………………………................33
1.7.

Tóm tắt chương 1 ....................................................................................... 35

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CƠ SỞ
VẬT CHẤT CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI ............................................... 36
2.1.

Giới thiệu chung về trường Đại học Hà Nội ............................................ 36

2.1.1.

Tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển...................................................... 36

2.1.2.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.................................................................... 38

2.2.

Thực trạng hoạt động quản lý cơ sở vật chất của trường Đại học Hà

Nội………………………………………………………………………………….40
2.2.1.


2.3.4.

Yêu cầu nâng cao tính linh hoạt .................................................................. 67

2.3.5.

Người sử dụng dịch vụ ................................................................................. 68

2.3.6.

Trình độ chuyên môn và hệ thống quản lý................................................... 69

2.4.

Kết luận chương 2 ...................................................................................... 70

CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI .............. 72
3.1.

Nguyên tắc đề xuất giải pháp.................................................................... 72

3.1.1.

Nguyên tắc đảm bảo tính kế thừa................................................................. 72

3.1.2.

Nguyên tắc đảm bảo thực tiễn...................................................................... 73


Kiến nghị .................................................................................................................. 95
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 97
PHỤC LỤC ............................................................................................................ 100
-iii-


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CSVC

Cơ sở vật chất

ĐH

Đại học

FM

Facilities Management

TBGD

Thiết bị giáo dục

OM

Operational Management

SM

Space Management



DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình vẽ

Trang

Hình 1.1: Các thành phần của quản lý cơ sở vật chất QLCSVC

4

Hình 1.2: Định nghĩa về QLCSVC (Levainen 2001, RAKLI 2001, Nordic

5

2003)
Hình 1.3: Chức năng của QLCSVC (Wagenberg & Jongenelen năm 2002).

9

Hình 1.4: Vai trò trung tâm của quản lý cơ sở vật chất và người quản lý
CSVC

12

Hình 1.5: Yêu cầu của quản lý không gian (Ahmadfauzi 2000)

16

Hình 1.6: Quản lý dịch vụ cơ sở vật chất (Rakli 2001)


Bảng 1.2: Các loại dịch vụ cơ sở vật chất khác nhau

20

Bảng 2.1: Số lượng CSVC-TBGD tại các khoa trong nhà trường

42

Bảng 2.2: Tình hình chất lượng CSVC-TBGD trong nhà trường

43

Bảng 2.3: Mức độ sử dụng CSVC-TBGD tại các khoa trong nhà trường

46

Bảng 2.4: Đánh giá mức độ sử dụng CSVC-TBGD trong nhà trường

46

Bảng 2.5: Mức độ sử dụng CSVC – TBGD trong nhà trường

47

Bảng 2.6: Hiệu quả sử dụng CSVC-TBGD theo nhận định của giảng viên

48

Bảng 2.7: Kết quả khảo sát sinh viên


Bảng 3.1: Tổng hợp giải pháp cải tiến hoạt động

74

Bảng 3.2: Tổng hợp giải pháp cải tiến công tác quản lý không gian

84

Bảng 3.3: Tổng hợp giải pháp quản lý dịch vụ

90

-vi-


LỜI MỞ ĐẦU
i.

Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây Việt Nam là một nước đang trên đà phát triển nhanh
và hội nhập kinh tế quốc tế. Nhu cầu nguồn nhân lực cho sự phát triển của đất
nước trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế đòi hỏi sự
nghiệp giáo dục của Việt Nam phải có sự đổi mới, đi trước đón đầu, chương
trình đào tạo, cũng như cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo phải được nâng cấp
đổi mới để đào tạo ra đội ngũ cán bộ có hiểu biết sâu về chuyên môn, có kỹ
năng thực hành nghề nghiệp tốt.
Nghị quyết của Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ 9 và Đại hội Đảng toàn quốc
lần thứ 10 đã chỉ ra những yêu cầu của xã hội đối với sự nghiệp giáo dục của

Nghiên cứu đề xuất các biện pháp quản lý cơ sở vật chất - thiết bị giáo dục
phục vụ tốt cho công tác đào tạo của Trường Đại học Hà Nội hiện nay.
iii.
a.

Khách thể và đối tượng nghiên cứu của đề tài
Khách thể nghiên cứu của đề tài

Cơ sở vật chất và trang thiết bị giáo dục của Trường Đại học Hà Nội đang sử
dụng trong quá trình đào tạo hiện nay.
b.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Công tác quản lý cơ sở vật chất- thiết bị giáo dục ở Trường Đại học Hà Nội.
iv.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Tổng quan những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý cơ sở vật
chất và thiết bị giáo dục trong trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên
nghiệp.
- Đánh giá thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ở
Trường Đại học Hà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp tăng cường quản lý cơ sở vật chất và thiết bị
giáo dục ở Trường Đại học Hà Nội.
-viii-


v.


-ix-


-x-


CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT
1.1. Định nghĩa hoạt động quản lý trang thiết bị (Facilities management)
Có nhiều định nghĩa về quản lý cơ sở vật chất (Facilities Management) được
các tác giả đưa ra và phát triển qua thời gian. Becker (1999) định nghĩa quản lý
cơ sở vật chất như là “các trách nhiệm điều phối tất cả những nỗ lực có liên
quan đến công tác lập kế hoạch, thiết kế và quản lý các tòa nhà và hệ thống
thiết bị, đồ đạc để tăng cường khả năng của tổ chức giúp cạnh tranh và đáp ứng
tốt hơn trong bối cảnh thay đổi nhanh chóng”.
Định nghĩa về QLCSVC được Hamer (1988) đưa ra cho rằng “QLCSVC là các
quy định về kế hoạch, thiết kế, xây dựng và quản lý không gian trong tất cả các
loại cấu trúc từ các tòa nhà văn phòng đến các nhà máy, khu vực hoạt động
công cộng”. QLCSVC có liên quan đến các kế hoạch phát triển tổ chức thông
qua các chính sách về cơ sở vật chất, dự báo, đất đai, không gian, các dự án
thiết kế, xây dựng và đổi mới, hoạt động xây dựng và kế hoạch bảo trì đồ đạc
thiết bị. Định nghĩa này nhấn mạnh đến việc quản lý không gian trong tổ chức.
Tương tự Jim Steinmann (1988) cũng xác định hoạt động quản lý cơ sở vật
chất "là phương pháp có hệ thống kiểm kê, lập kế hoạch, thiết kế và duy trì
không gian, thiết bị và đồ nội thất cho các cơ sở trong mục đích chung hoặc
mục đích đặc biệt có thể cần phải được linh hoạt để thích nghi với sự thay đổi.
Định nghĩa này bổ sung thêm vấn đề không gian dự trữ và công nhận QLCSVC
như một công cụ để duy trì "sự thay đổi" các chương trình kế hoạch của một tổ
chức. Alexander (1996) định nghĩa quản lý cơ sở vật chất như “quá trình mà
một tổ chức đảm bảo rằng tòa nhà của mình, hệ thống và dịch vụ hỗ trợ các
hoạt động cốt lõi và quy trình cũng như góp phần thực hiện mục tiêu chiến

Một nghiên cứu gần đây của West và Ooi (2001), chỉ ra tám định nghĩa hiện tại
và ảnh hưởng của QLCSVC dẫn đến việc xác định các thiết bị quản lý như
quản lý tổng hợp của nơi làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
-2-


Theo Brochner (2003) thì hoạt động quản lý cơ sở vật chất là việc chịu trách
nhiệm đảm bảo các chi phí quản lý hiệu quả của việc xây dựng và quản lý các
thiết bị liên quan, tạo ra một môi trường hỗ trợ các hoạt động của người sử
dụng và kinh nghiệm và kiến thức của họ sẽ cung cấp nền tảng quan trọng để
xây dựng các quyết định liên quan. Maas và Pleunis (2001) cũng cho thấy FM
như “trách nhiệm điều phối các nỗ lực để đảm bảo rằng các xu hướng công
trình, công nghệ, đồ nội thất và tổ chức được đáp ứng phù hợp theo thời gian”.
Tuy nhiên, những định nghĩa này không nhấn mạnh đến sự đóng góp, trong đó
các cơ sở vật chất được quản lý tốt có thể làm cho một tổ chức hoạt động hiệu
quả hơn.
Viện quản lý cơ sở vật chất Anh (2000) định nghĩa QLCSVC là tích hợp các
hoạt động đa ngành trong môi trường xây dựng và quản lý các tác động của
chúng đối với con người và nơi làm việc. Định nghĩa này thừa nhận sự đóng
góp của các quy trình, nguyên tắc, pháp luật, lý thuyết và thực tiễn từ các
ngành nghề khác nhau và lại lặp đi lặp lại sự cần thiết phải quản lý những tác
động to lớn mà cơ sở vật chất thiết bị có thể tác động lên con người và nơi làm
việc của các tổ chức.
Then (2000) nhận định có sáu lĩnh vực quản lý mà QLCSVC cần phải bao gồm
là quản trị chiến lược, quản lý tài sản, quản lý dịch vụ, quản lý sự thay đổi,
quản lý con người và quản lý thông tin. FEFC và NAO (1997) cũng đưa ra
danh sách những gì được cho là năng lực cốt lõi của quản lý cơ sở vật chất bao
gồm quản lý tài sản, quản lý tài chính, quản lý tổ chức, đổi mới và quản lý thay
đổi và quản lý nguồn nhân lực.
Bên cạnh đó, Nordic (2003) định nghĩa QLCSVC bao gồm các hoạt động chính

- Phát triển các chính sách và thủ tục cơ sở công ty.
- Quản lý chất lượng cơ sở vật chất.
- Kiến trúc, kỹ thuật lập kế hoạch và thiết kế.
- Quy hoạch và quản lý không gian.
- Hoạt động xây dựng, bảo trì và kỹ thuật.
- Giám sát các dịch vụ kinh doanh, vận chuyển, phục vụ.
- Viễn thông.
Trong luận án này định nghĩa của QLCSVC (Hình 1.2) sẽ được sử dụng trong
đó bao hàm một số phần của tất cả định nghĩa giới thiệu phía trên và tổng quát
nhất. Theo Levainen (2001) và Nordic (2003) thì QLCSVC bao gồm quản lý
hoạt động, quản lý không gian và quản lý dịch vụ. Quản lý tài sản không được
xem xét trong khuôn khổ này vì đây được coi là hoạt động rộng và bậc cao hơn
trong phạm vi nghiên cứu này.

Hình 1.2: Định nghĩa về QLCSVC (Levainen 2001, RAKLI 2001, Nordic 2003)
Các định nghĩa khác nhau của QLCSVC vẫn còn tiếp tục phát triển và đổi mới,
tuy nhiên nhìn chung QLCSVC mô tả công tác quản lý của tất cả các hoạt động
có liên quan đến cơ sở hạ tầng của một tổ chức bao gồm từ quản lý không gian
các tòa nhà, quản lý các hoạt động tác nghiệp, và quản lý dịch vụ phục vụ cho
-5-


người sử dụng. QLCSVC là một công cụ quản lý chiến lược nhằm khai thác tối
đa khả năng đáp ứng giữa khu vực làm việc với con người trong tổ chức và các
công việc.
1.2. Quá trình phát triển của khái niệm quản lý CSVC
Owen (1995) đã chỉ ra thuật ngữ “quản lý cơ sở vật chất” đầu tiên và bản thân
có nguồn gốc trong thế giới máy tính công nghệ cao và đẫ được dần dần đưa
vào khu vực môi trường xây dựng thông qua quy hoạch không gian và các nhà
sản xuất nội thất văn phòng. Ở đó, nó đã được sử dụng như một phương tiện

mức độ chiến lược cao hơn hướng đến các tiện tích khách hàng/doanh nghiệp
để thu được giá trị tốt nhất từ nó.
1.3. Chức năng và mục tiêu của hoạt động quản lý CSVC
1.3.1. Chức năng của quản lý CSVC
Hamer (1988) phát biểu rằng các chức năng sau đây là những hoạt động
thường được thực hiện bởi các nhà quản lý cơ sở vật chất trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ bao gồm Quản lý hàng tồn kho, quy hoạch tổng thể, bố trí vị trí
và lập kế hoạch, xây dựng, chiến lược bất động sản, phối hợp di chuyển, quản
lý và thực hiện dự án, phối hợp mua sắm, lập kế hoạch bảo trì, quản lý trang
web và phối hợp hệ thống tổng thể.
Sekula (2003) nhấn mạnh rằng sự thành công của quản lý cơ sở vật chất không
chỉ được giới hạn vào việc làm cách nào để thực hiện công việc của mình mà
còn làm như thế nào để đánh giá được sự phù hợp và tính linh hoạt của hệ
thống cơ sở vật chất đó. Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu được sự tổng thể
của tổ chức và văn hóa của nó. Các vấn đề tối quan trọng là những vấn đề ảnh
hưởng đến sự an toàn và an ninh của công ty và nhân viên của mình. Vấn đề
hoạt động phải được xử lý bao gồm lập kế hoạch tài chính và ngân sách, hoạt
động bảo trì, hợp đồng dịch vụ và các nhà cung cấp, không gian làm việc, cơ
sở hạ tầng công nghệ, hệ thống quản lý, tổ chức các phòng ban và nhân sự và
-7-


các phòng họp. Hamer (1988) cũng xác định chính xác các đặc điểm cá nhân
được sở hữu bởi hiệu quả quản lý cơ sở vật chất. Sự liên quan của công việc
nghiên cứu này là xác định các đặc điểm của con người cho sự thành công của
hoạt động quản lý cơ sở vật chất. Ngoài ra, sự hiện diện của quản lý không
gian làm việc trong một tổ chức cho thấy cam kết để quản lý cơ sở vật chất.
Thompson (1991) đã cho rằng QLCSVC chủ yếu bao gồm quản lý các dịch vụ
hỗ trợ, công nghệ thông tin và quản lý danh mục đầu tư. Điều thú vị là, quản lý
danh mục đầu tư là một yếu tố của quản lý tài sản có thể có nghĩa là thay thế

Từ các phân tích bối cảnh trên, các mục tiêu của quản lý cơ sở vật chất là
không xa vời. Nó là nhằm mục đích khai thác tiềm năng của các tài sản đến
mức tối đa. Hamer (1988) phát biểu rằng nhu cầu chính cho quản lý cơ sở vật
chất là để giành quyền kiểm soát và cải thiện tình hình hiện tại. Điều này liên
quan đến việc hiểu biết về những người sử dụng, nó phục vụ mục đích gì và
bao nhiêu chi phí. Hamer (1988) nhấn mạnh rằng bằng cách thực hiện một
chương trình quản lý cơ sở vật chất, người quản lý có thể thực hiện được các
mục tiêu sau đây:
- Phát triển dự báo có ý nghĩa hơn và chính xác các yêu cầu về không gian
trong tương lai, giảm chi phí các nguồn lực.
-9-


- Chuẩn bị ngân sách vốn tương lai chính xác hơn.
- Cung cấp một khuôn khổ để đáp ứng ngân sách thành lập một cách hiệu
quả hơn.
- Nâng cao tinh thần nhân viên và hiệu quả và cải thiện môi trường tốt hơn
đáp ứng với nhu cầu của người lao động.
- Khuyến khích nhân viên trong các quyết định quản lý cơ sở vật chất.
- Việc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề cụ thể được phát triển trong bối
cảnh của một kế hoạch tổng thể sử dụng không gian tổng thể.
- Cải thiện không gian sử dụng.
- Hoãn hoặc tránh công trình xây dựng mới không cần thiết.
- Sắp xếp và tái sử dụng một số dự án có thể được giảm.
- Quản lý các thông tin và hàng tồn kho của không gian, thiết bị và đồ đạc
có thể được kiểm soát.
- Kiểm soát các nguồn vốn để hỗ trợ các hoạt động có thể đạt được và
phân bổ hiệu quả hơn.
- Cải thiện môi trường làm việc tổng thể được thực hiện và phòng chức
năng linh hoạt và hiệu quả chi phí được thực hiện tốt hơn.

đến tương lai, để dự đoán trước và đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức
trong tương lai (Waardhuizen 1999).
Quản lý hoạt động trong QLCSVC tập trung vào các vấn đề sau:
- Ngăn ngừa thiệt hại và duy trì hoạt động trong các tòa nhà và thiết lập
một điều kiện tốt nhất đồng thời đảm bảo an ninh và an toàn.
- Cung cấp thiết bị và dịch vụ cho khách hàng là đội ngũ nhân viên nội bộ.
- Tạo ra và duy trì một môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả.

-11-


Nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất là như vậy, để đảm bảo rằng tất cả các thiết bị
và dịch vụ được cung cấp đầy đủ và kịp thời, nhiều yếu tố trong đó có quan hệ
với nhau chặt chẽ, được đồng bộ hóa để tối đa hóa và tối ưu hóa lợi ích của
người lao động và các công ty hay người trực tiếp sử dụng các tiện ích cơ sở
vật chất và thiết bị. Do đó bộ phận quản lý cơ sở hạ tầng chính là đầu mối liên
lạc cho tất cả các cơ sở và dịch vụ và báo cáo các vấn đề, trục trặc xảy ra trong
quá trình khách hàng sử dụng. Người quản lý cơ sở vật chất hoạt động theo
chiều ngang và theo chiều dọc trong tổ chức, như thể hiện trong hình 1.4 dưới
đây. Trong hình, khách hàng nội bộ nằm ở phía bên tay phải của đường ngang,
các nhà cung cấp dịch vụ và chuyên gia tư vấn nằm ở phía bên trái hình. Theo
đường thẳng đứng, cơ sở vật chất của tổ chức, một phạm vi rộng của các dịch
vụ và các khu vực trọng điểm. Phía trên đường trung tâm là hoạt động của
quản lý cấp cao. Người quản lý cơ sở vật chất có vai trò trung gian giữa tất cả
các khu vực này mà người quản lý được sự hỗ trợ của công ty để đạt được mục
tiêu của tổ chức (Waardhuizen 1999).

Hình 1.4: Vai trò trung tâm của quản lý cơ sở vật chất và người quản lý CSVC
(Waardhuizen 1999)
Quản lý hoạt động của cơ sở vật chất thiết bị trong tổ chức là hướng cho các cơ

trong đó bao gồm quản lý không gian. Vấn đề quản lý không gian bao gồm
-13-


những vấn đề làm sao để đạt được tối ưu hóa về chức năng với số lượng tối
thiểu nhất của cơ sở vật chất để hỗ trợ chức năng không gian (Yusdira Yusof
2010).
Mặc dù có rất nhiều báo cáo trong các phương tiện truyền thông về việc sử
dụng không gian không hiệu quả, những vấn đề này vẫn còn tiếp tục tăng. Các
yếu tố gây ra sự thất bại là thiếu khả năng quản lý không gian, lập kế hoạch và
đánh giá nhu cầu không gian. Điều này dẫn đến sự thất bại của các không gian
bất động sản không được sử dụng hiệu quả.
1.4.2.2. Định nghĩa quản lý không gian
Quản lý không gian là một tập hợp con của quản lý cơ sở vật chất. Quản lý cơ
sở vật chất đã được định nghĩa là sự tích hợp của các quá trình trong một tổ
chức để duy trì và phát triển các dịch vụ với sự hỗ trợ và nâng cao hiệu quả của
các hoạt động chính của nó (tiêu chuẩn Anh, năm 2010 và Ủy ban châu Âu về
Tiêu chuẩn hóa, 2007). Do đó, Abdul Rahman (2004) đã xác quản lý không
gian như một quá trình của quản lý cơ sở vật chất và xác định nhu cầu hướng
tới tiếp tục đầu tư mở rộng kinh doanh. Các yếu tố trong quản lý cơ sở vật chất
bao gồm, lập kế hoạch, thiết kế, nơi làm việc, xây dựng, cho thuê, thuê, bảo trì,
tư vấn, xây dựng bảo tồn và quản lý không gian. Quản lý không gian là quá
trình lập kế hoạch yêu cầu không gian, xác định các điểm yếu, phân bổ hiện tại
và điều kiện cần thiết không gian cho khách hàng và người sử dụng, giám sát
sử dụng, giúp người sử dụng xác định các vấn đề sử dụng không gian và giải
quyết các vấn đề quản lý không gian. Nói cách khác, quản lý không gian không
chỉ xem xét số lượng của không gian hiện tại, mà còn quan tâm đến chất lượng
của các không gian cung cấp cho khách hàng. Do đó, mối quan hệ giữa người
sử dụng và tổ chức (chủ sở hữu) là điều cần thiết trong quản lý không gian
(Ahmadfauzi, 2000).