BÀI TẬP CÁ NHÂN
QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC


BÀI TẬP CÁ NHÂN
Yêu cầu “Phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm
việc cho doanh nghiệp nơi bạn đang làm việc”.
Đề tài lựa chọn: “Xây dựng Mô hình Ban Quản lý Chuyên trách – Tối ưu hóa hoạt
động cho vay các Chương trình cấp nước tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam”


ĐỀ TÀI: “XÂY DỰNG MÔ HÌNH BAN QUẢN LÝ CHUYÊN TRÁCH
TỐI ƯU HÓA HOẠT ĐỘNG CHO VAY CÁC DỰ ÁN CẤP NƯỚC TẠI
NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN VIỆT NAM”
NỘI DUNG
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................................4
I.BỐI CẢNH QUẢN LÝ.....................................................................................................5
1.Ngân hàng Phát triển Việt Nam và hoạt động cho vay các dự án cấp nước..................5
2.Yêu cầu về một mô hình quản lý tập trung....................................................................6
II.THÁCH THỨC TỪ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HIỆN TẠI..........................................7
1.Đối với các nguồn vốn Tín dụng Đầu tư........................................................................7
2.Đối với các nguồn vốn ODA đặc biệt............................................................................8
III.ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG BAN QUẢN LÝ CHUYÊN TRÁCH................................10
1.Sơ đồ tổ chức................................................................................................................10
2.Phân nhiệm rõ ràng giữa các thành viên BQL.............................................................10
3.Xây dựng Kế hoạch triển khai......................................................................................13
IV.KẾT LUẬN...................................................................................................................15
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................16


Đại học Griggs - Đại học Quốc gia Hà Nội

Đại học Griggs - Đại học Quốc gia Hà Nội
tế

Chương trình Thạc sỹ QTKD Quốc

XÂY DỰNG MÔ HÌNH BAN QUẢN LÝ CHUYÊN TRÁCH
CHO CÁC CHƯƠNG TRÌNH DỰ ÁN CẤP NƯỚC
I. BỐI CẢNH QUẢN LÝ
1. Ngân hàng Phát triển Việt Nam và hoạt động cho vay các dự án cấp nước
Ngân hàng phát triển Việt Nam (Vietnam Development Bank) được thành lập theo
Quyết định số 108/2006/QĐ-TTg ngày19/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ, NHPTVN là
tổ chức tài chính thực hiện chính sách của Nhà nước, có nhiệm vụ cung cấp tín dụng đầu
tư, bảo lãnh tín dụng đầu tư, hỗ trợ sau đầu tư, cho vay hỗ trợ xuất khẩu, bảo lãnh dự
thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
Ngân hàng có Hội sở chính tại Hà Nội, một văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí
Minh, hai Sở giao dịch tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và 62 chi nhánh tại 62 tỉnh, thành phố,
trong đó có 2 chi nhánh khu vực (tại Đăk Lăk và Cần Thơ). Tổng số cán bộ trong toàn hệ
thống là 2.800 người.
Hiện nay trong toàn hệ thống, NHPTVN đang quản lý gần 200 dự án/chương trình đầu
tư mới, cải tạo, nâng cấp, mạng lưới đường ống, nhà máy cấp nước được đầu tư bằng
nguồn vốn tín dụng phát triển của Nhà nước và nguồn vốn ODA.
Đối với nguồn vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước: việc quản lý do các phòng
nghiệp vụ của Sở giao dịch, Chi nhánh NHPTVN tại các tỉnh, thành phố và Ban nghiệp
vụ của NHPTVN trực tiếp thực hiện.
Đối với các nguồn vốn ODA thông thường: NHPTVN chỉ thực hiện quản lý cho vay lại
theo ủy quyền của Bộ Tài chính, không thực hiện trách nhiệm thẩm định cũng như rủi ro
tín dụng.
Đối với các nguồn vốn ODA đặc biệt: NHPTVN trực tiếp tham gia quá trình thẩm định,
quyết định cho vay, trực tiếp giải ngân đối với dự án. Để quản lý, NHPTVN đã thành lập
các BQL Chương trình với Giám đốc là một Phó Tổng của Ngân hàng, và các thành viên

nhiều điều chưa biết phải đối mặt, nhưng sự thay đổi là một yêu cầu tất yếu, là động lực
duy nhất định hướng và duy trì sự phát triển. Điều quan trọng là Ngân hàng cần nhận ra
những điểm yếu trong quy trình quản lý của mình, để chế ngự nó và hoàn thiện hơn
trong mô hình mới.

Quản trị Hành vi Tổ chức – Ngô Trường Giang - Lớp GaMBA - M0310

6


Đại học Griggs - Đại học Quốc gia Hà Nội
tế

Chương trình Thạc sỹ QTKD Quốc

II. THÁCH THỨC TỪ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HIỆN TẠI
1. Đối với các nguồn vốn Tín dụng Đầu tư
Quy trình quản lý được chia theo hai cấp: cấp chi nhánh và cấp hội sở. Thông thường
Chi nhánh sẽ thực hiện các bước thẩm định sơ bộ và yêu cầu chủ đầu tư hòan thiện hồ sơ
nếu được duyệt vay, ký hợp đồng tín dụng, giải ngân thu nợ và thực hiện báo cáo định kỳ
lên hội sở. Hội sở thực hiện bước duyệt vay cuối, sắp xếp bố trí nguồn khi có đề nghị
giải ngân, chuyển trả nợ cho Bộ Tài chính.
Quy trình quản lý sẽ được vận dụng theo quy trình quản lý dự án tín dụng đầu tư chung
của NHPT. Quy trình này bộc lộ một số hạn chế sau:
Quy trình tín dụng đầu tư chung cho tất cả các ngành, không có quy định cụ thể về cấp
nước, đặc biệt là các định mức ngành, gây khó khăn trong quá trình thẩm định, duyệt vay
nhưng lại không thể áp dụng các quy chế của các nguồn vốn khác do không có các văn
bản quy định cụ thể. Công tác quản lý theo đó sẽ được dựa vào các quy trình tương tự đã
làm trong cùng lĩnh vực hoặc đôi khi là khác lĩnh vực nhưng diễn ra gần đây.
Quản lý dự án không theo chuyên môn cán bộ mà theo địa giới hành chính: một cán bộ

Hiện tại NHPT đang thực hiện quản lý 04 Chương trình dự án cấp nước sử dụng nguồn
vốn ODA (Chương trình cấp nước đô thị Việt Nam và Chương trình cấp nước Đồng
bằng sông Hồng do WB tài trợ, Quỹ Quay vòng cấp nước Phần Lan, Chương trình cấp
nước Đồng bằng sông Cửu Long) với tổng nguồn vốn xấp xỉ 4.600 tỷ đồng. Triển khai,
NHPT thành lập các BQL Chương trình với Giám đốc BQL là một Phó Tổng NHPT, các
thành viên BQL là lãnh đạo các ban nghiệp cùng với một vài cán bộ chuyên quản từ Ban
Quản lý Vốn nước ngoài (quản lý trực tiếp các nguồn ODA). Các chương trình sẽ có các
tư vấn hỗ trợ để xây dựng sổ tay quản lý.
Hạn chế gặp phải đối với các BQL Chương trình/dự án gồm có:
Lãnh đạo và các thành viên là các cán bộ kiêm nhiệm, bên cạnh nhiệm vụ tại BQL
Chương trình còn tham gia các nghiệp vụ khác tại Ban chuyên môn nên gần như không
có đóng góp cho quyết sách và quá trình hoạt động của BQL Chương trình. Phần lớn các
công việc do Chuyên quản của BQL Vốn nước ngoài nghiên cứu báo cáo lên Lãnh đạo
Ban và tự triển khai mà không nhận được sự hỗ trợ cũng như ý kiến chuyên môn từ các
ban nghiệp vụ liên quan.
Các cán bộ chuyên quản với chuyên môn chính là kinh tế và ngoại ngữ dường như có
phần hạn chế trong kỹ thuật cấp nước, vốn là đặc thù của các chương trình dự án. Tiếp
nhận các dự án, chuyên quản phải xin ý kiến các ban nghiệp vụ và thường mất nhiều thời
gian. Khi các yếu tố hình thành tổng mức đầu tư dự án thay đổi từng ngày từng giờ thì
đôi khi quy trình thẩm định kéo dài nhiều tháng trước khi có kết quả cuối cùng, điều này
cũng gây nhiều ảnh hưởng đến tính chính xác của công tác thẩm định giá sau này.
Chuyên quản thụ động trong quản lý dự án do địa bàn đầu tư dự án ở xa, chưa có cơ chế
giám sát linh hoạt ngoài các báo cáo giải ngân thu nợ được gửi lên hàng tháng.
Mỗi BQL dự án sẽ có một sổ tay quản lý riêng, được lập dựa trên các quy định của Nhà
tài trợ. Và thông thường không thể áp dụng cho các chương trình dự án khác. Và bản
thân các đơn vị tư vấn xây dựng sổ tay quản lý cũng không có đủ thời gian để hiểu rõ
quy trình vận hành của NHPT, để đánh giá đúng và có sự hỗ trợ đúng với thực tế triển
khai tại ngân hàng.
Các nguồn ODA với ưu đãi về vốn, thời gian vay nhưng lại chưa chặt chẽ về pháp lý tạo
kẽ hở cho chủ đầu tư chiếm dụng vốn, sử dụng vốn sai mục đích, làm mất đi ý nghĩa của

tế

Chương trình Thạc sỹ QTKD Quốc

III. ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG BAN QUẢN LÝ CHUYÊN TRÁCH
1. Sơ đồ tổ chức
Để tối ưu hóa hoạt động, BQL chuyên trách sẽ hoạt động giống như một ngân hàng thu
nhỏ nơi các bước triển khai dự án gắn kết, tập trung hơn. BQL chuyên trách sẽ có đủ các
nhân sự tương ứng cho các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến quy trình của một dự án
cấp nước. Cụ thể:

Trong thời gian đầu vận hành BQL Chương trình, sẽ có một đơn vị tư vấn hỗ trợ kỹ
thuật, thực hiện nhiệm vụ nâng cao năng lực cho BQL Chương trình.
2. Phân nhiệm rõ ràng giữa các thành viên BQL
BQL hoạt động trên 3 phân nhóm chức năng: Nhóm điều hành, Nhóm chức năng và
Nhóm hỗ trợ.
Nhóm điều hành:
Giám đốc BQL Chương trình:


Quản lý chung các hoạt động của Chương trình;

Quản trị Hành vi Tổ chức – Ngô Trường Giang - Lớp GaMBA - M0310

10


Đại học Griggs - Đại học Quốc gia Hà Nội
tế



Nhóm chức năng:
Cán bộ Tín dụng:







Soạn thảo hướng dẫn các nội dung liên quan tới quy trình tín dụng đảm bảo phù hợp
yêu cầu của Chương trình;
Thực hiện đánh giá năng lực chủ đầu tư phục vụ bước thẩm định duyệt vay;
Tổng hợp vướng mắc trong quá trình giải ngân, thu nợ; lập giải pháp, đề xuất lên
nhóm điều hành.
Tổng hợp nhu cầu sử dụng vốn; tổng hợp, rà soát việc bố trí kế hoạch giải ngân, kế
hoạch trả nợ;

Cán bộ Kinh tế xây dựng:








Thực hiện phân tích tài chính dự án cấp nước, cơ cấu nguồn vốn, đánh giá tính hợp lý
đối với các giả định đầu vào tính toán của Chủ đầu tư, xác định tính hợp lý của Tổng
mức Đầu tư và đề xuất các điều kiện vay cho Giám đốc BQL.








Bảo đảm việc tuân thủ quy trình, hướng dẫn rút vốn, giải ngân và thu nợ khi thực
hiện quản lý tài chính của Chương trình;
Hệ thống hóa và theo dõi quy trình quản lý dòng tiền, soạn thảo các mẫu biểu kế toán;
Thực hiện các thủ tục rút vốn về TKĐB; đảm bảo đáp ứng đủ nguồn trong quá trình
giải ngân Dự án thuộc Chương trình;
Quản lý số giải ngân, thu nợ (gồm gốc, lãi và số phí cho vay lại) cùng với số dư tài
khoản đặc biệt, đề xuất nguồn để chuyển trả các nhà tài trợ khi thiếu hụt;

Phiên dịch:
Xuất phát từ việc Quỹ Đầu tư ngành nước được hợp nhất chủ yếu từ các nguồn ODA,
với nhiều nhà tài trợ, bên cạnh việc yêu cầu trình độ ngoại ngữ chuẩn mực của các thành
viên BQL, sẽ có thêm một bộ phận phiên dịch với mục đích thực hiện các nghiệp vụ văn
phòng, trao đổi thông tin với các bên liên quan.
Ưu điểm của mô hình quản lý chuyên trách:











Chương trình Thạc sỹ QTKD Quốc

Các cán bộ chuyên quản chịu trách nhiệm cao về phần công việc mình đảm nhận,
phối hợp với các thành viên khác trong nhóm đồng thời cũng tự định hướng hoạt
động bằng cách tự lên kế hoạch quản lý cho bản thân, đẩy nhanh tiến độ công việc.
Khi Quỹ đầu tư ngành nước chính thức đi vào hoạt động, hoàn toàn có thể phát triển
một ban quản lý quy mô lớn dựa trên hạt nhân là ban quản lý chuyên trách hiện thời.
Các ưu nhược điểm trong quá trình vận hành, những kinh nghiệm học hỏi, sự phối
hợp điều phối nhân sự sẽ là các yếu tố đảm bảo thành công cho mô hình quản lý mới.

3. Xây dựng Kế hoạch triển khai
Thành lập BQL Chương trình (3 tháng đầu tiên)











Rà soát nhân sự trong toàn hệ thống, xác định các nhân sự phù hợp với chuyên môn
yêu cầu (Tín dụng, kinh tế xây dựng, kỹ thuật nước, kế toán, phiên dịch). Riêng với
các nhân sự như kỹ thuật nước và phiên dịch có thể thuê tuyển từ bên ngoài.
Rà soát các cán bộ có kinh nghiệp quản lý dự án, phân nhiệm vai trò điều phối.
Giao một lãnh đạo ban nghiệp vụ (Ban Vốn nước ngoài hoặc Ban Tín dụng) làm
Giám đốc BQL

duyệ vay, giải ngân, thu nợ; các quy trình giám sát đấu thầu của Chủ đầu tư cùng
công tác báo cáo theo dõi dự án.

Quản trị Hành vi Tổ chức – Ngô Trường Giang - Lớp GaMBA - M0310

13


Đại học Griggs - Đại học Quốc gia Hà Nội
tế


Chương trình Thạc sỹ QTKD Quốc

Tháng 2. Gửi các phòng ban chuyên môn tại NHPT thực hiện đánh giá, cho ý kiến để
hoàn thiện các tài liệu quy trình.

Triển khai họat động (tối thiểu 5 tháng):
Chính thức ban hành cẩm nang chương trình tới các chi nhánh NHPT và thông báo cho
vay gửi các Chủ đầu tư.
Tiếp nhận thẩm định các dự án đầu tiên, phối hợp với chi nhánh thực hiện rà soát theo
Cẩm nang, các điểm cần hoàn thiện khi triển khai thực tế.
Hoàn thiện Cẩm nang nếu cần
Xây dựng chương trình đào tạo với sự tham gia nòng cốt của các thành viên BQL, đảm
bảo sau khi kết thúc nhiệm vụ tư vấn, BQL sẽ chủ động triển khai các chương trình đào
tạo tương tự cho các quy trình mới và các nhân sự chi nhánh.
Triển khai các công tác ký hợp đồng tín dụng, giải ngân, phân quyền cho Lãnh đạo chi
nhánh thực hiện các nghiệp vụ trên.
Định kỳ hoặc đột xuất, BQL Chương trình sẽ triển khai các chuyến công tác tới vùng dự
án để nắm thông tin, đánh giá tình hình hoạt động của dự án và khả năng trả nợ.

Như vậy, sự thay đổi là cần thiết nhưng định hướng đúng đắn cho sự thay đổi là yếu tố
quyết định cho sự thành công. Đó cũng là ý nghĩa của môn học Quản trị hành vi tổ chức,
hi vọng rằng, cùng với các môn học khác của Chương trình Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh
Quốc tế, tôi và các học viên trong Chương trình sẽ thu lượm được nhiều kiến thức quý
báu, tìm thấy nhiều cơ hội hơn nữa cho phát triển bản thân và cải tổ doanh nghiệp, đem
lại lợi ích chung cho tổ chức cũng như bản thân mình.

Quản trị Hành vi Tổ chức – Ngô Trường Giang - Lớp GaMBA - M0310

15


Đại học Griggs - Đại học Quốc gia Hà Nội
tế

Chương trình Thạc sỹ QTKD Quốc

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quản trị Hành vi Tổ chức (2005). Xuất bản lần 3. Tác giả McShane, S.L. và Von
Glinow, M.A. Nhà xuất bản McGraw Hill.
2. Hành vi Tổ chức – Nguyễn Hữu Lâm – Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ chí Minh
3. Quyết định 1929/QĐ-TTg ngày 20/11/2009 về định hướng chương trình cấp nước
Đô thị - Khu công nghiệp Việt Nam đến 2025, tầm nhìn 2050.
4. Sổ tay Tín dụng Đầu tư 2009 – Ngân hàng Phát triển Việt Nam
5. Sổ tay Chương trình cấp nước đô thị Việt Nam WB - 2009
6. Sổ tay Quỹ Quay vòng cấp nước Phần Lan - 2008
7. Các bước thành lập đội theo mô hình Tuckman tại
http://www.12manage.com/methods_tuckman_stages_team_development.html

Quản trị Hành vi Tổ chức – Ngô Trường Giang - Lớp GaMBA - M0310