MỤC LỤC
MỤC LỤC .........................................................................................................................................1
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ........................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................................................5
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN.............................................................7
1.1. Khái quát chung về văn bản, văn bản đi và văn bản đến...................................... 7
1.1.1. Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý Nhà nước..........................7
1.1.2. Khái quát chung về văn bản đi...........................................................8
1.1.3. Khái quát chung về văn bản đến ......................................................16
1.2. Giới thiệu về trường Tiểu học Quý Sơn số 1 – huyện Lục Ngạn – tỉnh Bắc Giang.......24
1.3. Khái quát về phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" ..................................... 25
1.3.1. Giới thiệu chung..............................................................................25
1.3.2. Các chức năng chính của phần mềm 1C ..........................................26
1.3.3. Một số khả năng chính của phần mềm 1C .......................................27
1.3.4. Kiến trúc phần mềm 1C...................................................................28
Chương 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC QUÝ SƠN SỐ 1.......................................................29
2.1. Thực trạng công tác quản lý văn bản đến tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1..... 29
2.1.1 Thực trạng........................................................................................29
2.1.2 Ưu điểm ...........................................................................................29
2.1.3 Nhược điểm......................................................................................29
2.2. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến tại trường tiểu học Quý Sơn số 1........... 30
2.2.1. Lưu đồ............................................................................................30
2.2.2. Các bước tiến hành quản lý văn bản đến theo lưu đồ tại Trường tiểu
học Quý Sơn số 1 ......................................................................................32
2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1 ....... 37
2.3.1 Thực trạng........................................................................................37
2.3.2 Ưu điểm ...........................................................................................38
2.3.3 Nhược điểm......................................................................................38
2.4. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi tại trường tiểu học Quý Sơn số 1.............. 39


Hình 3.3. Thêm mới 1 tệp văn bản đến trên 1C cách 3.................................................. 51
Hình 3.4. Liên kết đăng ký văn bản đến......................................................................... 52
Hình 3.5. Đăng ký văn bản đến ...................................................................................... 53
Hình 3.6. Chọn tên loại văn bản (Dạng văn bản) khi đăng ký văn bản đến................... 54
Hình 3.7. Chọn nơi gửi văn bản khi đăng ký văn bản đến ............................................. 55
Hình 3.8 Người chịu trách nhiệm về văn bản đến đăng ký trên phần mềm................... 56
Hình 3.9. Đăng ký số và ngày tháng đăng ký văn bản đến trên phẩn mềm.................. 57
Hình 3.10. Hoàn tất đăng ký văn bản đến trên phẩn mềm ............................................ 58
Hình 3.11. Hiển thị văn bản đến đã được đăng ký trên phần mềm 1C .......................... 59
Hình 3.12. Hiển thị văn bản đến đã được đăng ký trên phần mềm 1C theo phân nhánh
dạng văn bản................................................................................................................... 60
Hình 3.13. Thêm mới 1 tệp văn bản đi trên 1C.............................................................. 62
Hình 3.14. Liên kết đăng ký văn bản đi.......................................................................... 63
Hình 3.15. Đăng ký văn bản đi....................................................................................... 64
Hình 3.16. Chọn tên loại văn bản (Dạng văn bản) khi đăng ký văn bản đi.................... 65

3


Hình 3.17. Chọn nơi nhận văn bản khi đăng ký văn bản đi ........................................... 66
Hình 3.18: Các thông tin về văn bản đi đăng ký trên phần mềm ................................... 67
Hình 3.19. Đăng ký số và ngày tháng đăng ký văn bản đi trên phẩn mềm................... 68
Hình 3.20. Hoàn tất đăng ký văn bản đi trên phẩn mềm............................................... 69
Hình 3.21 Hiển thị văn bản đi đã được đăng ký trên phần mềm 1C.............................. 70
Hình 3.22. Hiển thị văn bản đi đã được đăng ký trên phần mềm 1C theo phân nhánh
dạng văn bản................................................................................................................... 71

4




Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 nghị định về công tác văn thư

5


quan liêu giấy tờ mất mát tài liệu quý, quan trọng đối với cơ quan. Đảm bảo quá
trình công tình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Nhằm nâng cao hoạt động của công tác quản lý văn bản đến tại Trường
Tiểu học Quý Sơn số 1 và đẩy mạnh công tác Ứng dụng CNTT giúp nhà trường
quản lý tốt hệ thống văn bản đến của trường, thuận tiện, nhanh chóng trong quá
trình quản lý, tra tìm tài liệu khi cần sử dụng đến, tránh bị mất mát tài liệu mặt
khác để đảm bảo hoàn thành nội dung thực tập rút ra những kinh nghiệm cho bản
thân. Đặc biệt là chuẩn bị kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới nên trong bài
thực tập chuyên ngành này tôi sẽ đi sâu vào tìm hiểu về “Ứng dụng phần mềm
“1C: quản lý văn bản (ECM)” vào công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học
Quý Sơn số 1- huyện Lục Ngạn- tỉnh Bắc Giang”.
Mục đích
Đề tài tập trung vào các nội dung quản lý văn bản tại Trường tiểu học Quý
Sơn số 1 – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang với các mục tiêu cụ thể:
- Nghiên cứu ứng dụng của phần mềm 1C để xây dựng quy trình nghiệp
vụ quản lý văn bản
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin,
tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử;
- Xây dựng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ trong quản lý văn bản
tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1 – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang.
Bố cục báo cáo
Trong báo cáo này, ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung báo cáo
được chia làm 03 chương:
Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản

được thể hiện dưới hình thức mang tính quy ước có thể nhận biết được”.
Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước
Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà
nước với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, với các yếu tố nước
ngoài,... văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một
trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền hành chính
nhà nước.

7


Có thể thấy, văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác định
và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Xây dựng
các văn bản quản lý nhà nước, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của
hoạt động quản lý nhà nước và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt
động này. Các văn bản quản lý nhà nước luôn luôn có tính pháp lý chung. Tuy
nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau. Có những
văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi đó có những văn
bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện.
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành
bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội
bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước
Trong khái niệm tổng quan nêu trên về văn bản quản lý nhà nước, khái
niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước là một nội dung cấu thành, như vậy
văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản lý nhà
nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ
quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các

theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn
giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải
chuyển tận tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản.
Công tác quản lý văn bản đi
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản
 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có
sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Ghi số và ngày, tháng văn bản

9


- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn
thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng
dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản
hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương

110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
 Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a
khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.Việc
đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi”
trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy vi tính.
 Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần
để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi

11


mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ
thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì
chỉ nên lập hai loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung
cấp chương trình phần mềm đó.
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
 Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của
văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể
vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì văn bản
kèm theo Công văn này).
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không
nhìn thấu được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật
thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này.
- Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ
dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị
nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu
độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của
Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
 Chuyển phát văn bản đi


- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

14


Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản
chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ
thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người
nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu
điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của

Nhóm 4: Nhóm thư công: Là các đơn thư do cá nhân trong cơ quan khác
viết gửi đến các cơ quan, đơn vị mình để giải quyết việc công.
Ý nghĩa, tác dụng đối với việc tổ chức quản lý văn bản đến
- Làm tốt công tác quản lý văn bản đến giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
nói chung chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc,
tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Đây là nguồn bổ sung
thường xuyên, chủ yếu cho công tác lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Vì vậy

16


làm tốt công tác quản lý văn bản đến sẽ giúp quản lý tốt các văn bản đến, không
bị mất mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ và thực hiện
công tác chỉnh lý tài liệu về sau.
Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến
Việc quản lý văn bản đến phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản bao gồm tính
chính xác, tính thống nhất, kịp thời.
Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống
nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư).
Kịp thời: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký,
phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn
giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải
chuyển tận tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản.

nhiệm chuyển lại văn thư để đăng ký..
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại.
Khi bóc bì văn bản các văn bản có đóng dấu khẩn, hỏa tốc được bóc và
giải quyết trước, bóc bì không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì,
tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn
bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để
giải quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản
trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi
và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những
văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà
ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với
văn bản để làm bằng chứng.
Đối với văn bản có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn thư khiếu nại, những văn bản
cần được kiểm tra, xác minh; văn bản có ngày phát hành gửi cách quá xa ngày
nhận (trên 30 ngày), trên bì và văn bản có độ mật, khẩn hoặc số ký hiệu không

18


thống nhất giữa ngoài bì và trong văn bản, văn thư phải giữ lại bì và đính kèm
văn bản để theo dõi.
Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư,
trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy
định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
Văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”,
ghi số đến và ngày đến. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”;
đối với văn bản được chuyển phát qua mạng có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu
“Đến”. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và

21/7/05, 31/12/05.
- Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc”
(kể cả “Hoả tốc - hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những
trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đến: Tuỳ theo số
lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các
loại sổ đăng ký cho phù hợp; Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới
2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn
bản mật);
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến: Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000
đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản
đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ
quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm
thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất
định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố
cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; nếu số lượng đơn, thư không nhiều thì
nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức
hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công
hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm
các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
+ Đăng ký văn bản đến: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản
mật đến, Sổ đăng ký văn bản đến bao gồm 9 cột: Ngày đến; số đến; tác giả; số,

20

bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị

21


hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết
của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
được ghi vào phiếu riêng.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người
có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào
sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào
sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn
cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo
đảm những yêu cầu sau: Nhanh chóng, Đúng đối tượng, Chặt chẽ
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách
nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ
trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu
có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá
nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là
số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định
việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một

vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến
đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để
báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa
ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư
cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

23


1.2. Giới thiệu về trường Tiểu học Quý Sơn số 1 – huyện Lục Ngạn – tỉnh
Bắc Giang
Trường tiểu học Quý Sơn số 1 được tách từ trường Tiểu học Quý Sơn theo
Quyết định số 495/QĐTC ngày 05 tháng 10 năm 1996 của Sở Giáo dục và Đào
tạo Bắc Giang.
Từ ngày tách trường đến nay, nhà trường luôn phấn đấu hoàn thành xuất
sắc nhiệm vụ chính trị của đơn vị, nhiều năm liền đạt danh hiệu trường tiên tiến,
tiên tiến xuất sắc. Chi bộ Đảng liên tục giữ vững danh hiệu trong sạch vững
mạnh, Công đoàn đạt vững mạnh xuất sắc, Đoàn thanh niên vững mạnh, liên đội
mạnh.
Tỷ lệ học sinh đủ điều kiện lên lớp và hoàn thành chương trình tiểu học
hàng năm đạt 100%. Trong đó tỷ lệ học sinh giỏi, học sinh tiên tiến đạt 80%.trở
lên. Hàng năm đều có đội tuyển học sinh tham gia các cuộc thi cấp huyện, cấp
tỉnh đạt giải cao.
Tháng 12 năm 2012 trường được công nhận đạt Chuẩn Quốc gia mức độ
2. Từ đó đến nay dưới sự chỉ đạo của Phòng giáo dục Lục Ngạn, Đảng Uỷ,
HĐND - UBND xã Quý Sơn, trường tiếp tục duy trì và giữ vững danh hiệu
trường chuẩn Quốc gia mức độ 2. Tháng 10 năm 2012 xã đạt chuẩn phổ cập giáo
dục tiểu học đúng độ tuổi mức độ 2.

 Tìm kiếm dữ liệu.
Giải pháp có tính đa năng và có thể dễ dàng tùy chỉnh tùy ứng theo từng
đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và cơ quan hành chính sự nghiệp, phù hợp với
các quy định và tiêu chuẩn Việt Nam về công tác văn thư và quản lý văn bản
như: Nghị định số 110/2004/QĐ-VPCP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư; Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-2002 về Văn bản quản lý Nhà
nước; Nghị định số 111/2004/QĐ-VPCP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
Công tác Lưu trữ; Quyết định số 25/2006/QĐ-BTM về qui chế sử dụng chữ ký số
của Bộ Thương mại; Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/03/2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đến, văn bản
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng…

25