SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ĐỀ TÀI:
“MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG CÔNG VIỆC IN ẤN, PHOTO
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CỦA CHUYÊN VIÊN CÔNG
TÁC VĂN PHÕNG”

1


PHẦN MỞ ĐẦU- ĐẶT VẤN ĐỀ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Như chúng ta đã biết, Văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước là một phòng
có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, là trung tâm thông
tin phục vụ lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về lĩnh vực được giao. Văn
phòng là một phòng tổng hợp, quản lý và tham mưu về nhiều mặt điều hành công việc
lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo; nói cách khác, Văn phòng là tổ chức sự làm việc giúp
lãnh đạo. Chức năng tham mưu của Văn phòng được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể
như xây dựng Quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo Quy chế; giúp lãnh đạo xây
dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo,
thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án, kế hoạch, kiến
nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức, biên tập, kiểm tra
và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của các văn bản; in ấn, sao gửi các văn bản, tài
liệu đến các đơn vị khác…
Bên cạnh đó, Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày
như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt
động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm
công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.
Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với
nhau: tham mưu nhằm để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đó việc lựa

đơn vị nhằm góp phần chuẩn hóa, hiện đại hóa nền hành chính nhà nước.
Có thể nói rằng, trong bất kỳ công việc gì, nhiệm vụ gì, ngành nghề nào, muốn
hoàn thành đạt kết quả tốt, người thực hiện phải nỗ lực học tập, nghiên cứu, tích lũy kinh
nghiệm, rèn luyện kỹ năng, am tường nghiệp vụ và nhất là phải quyết tâm cải tiến thao
tác theo hướng hiệu quả, chất lượng. Với nhận thức trên, trong quá trình thực hiện chức
năng, nhiệm vụ được giao, bản thân tôi thường băn khoăn, trăn trở làm sao để hoàn thành
công tác photo, in ấn, nhân bản tài liệu, công văn của đơn vị một cách hiệu quả nhất, đáp
ứng yêu cầu của lãnh đạo đơn vị và của ngành. Từ đó, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
của mình, tôi thường xuyên học hỏi, vận dụng thực nghiệm, trao đổi tích lũy kinh
nghiệm, khắc phục hạn chế… Điều này đã góp phần quan trọng giúp tôi hoàn thành khá
tốt công tác được giao. Thời gian đi qua, tôi càng có thêm kinh nghiệm, tự tin hơn trong
việc tiếp nhận và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Sau gần 6 năm công tác tại Văn phòng
Sở, tôi đã đúc kết rút được một số kỹ năng, thao tác nghiệp vụ cơ bản mà bản thân đã vận
dụng đạt hiệu quả trong quá trình thực thi nhiệm vụ. Đó là lý do tôi chọn thể hiện đề tài
Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản
hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của chuyên
viên công tác Văn phòng”.
II. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI:
- Đối tượng: Công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm
bảo hoạt động chỉ đạo toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang.
- Phạm vi đề tài: Một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in ấn, photo,
nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang.

3


III. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU:
Vận dụng, đề xuất một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in ấn, photo,
nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo toàn ngành của Sở
Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang; góp phần cùng đơn vị và toàn ngành hoàn thành tốt

thiết bị.
Tuy nhiên, thời gian sau đó, bản thân được tham dự các lớp bồi dưỡng kiến thức
Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên. Đồng thời với tinh thần cầu tiến, khắc phục khó
khăn, nỗ lực phấn đấu, quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ được giao, tôi đã cố gắng vừa làm
vừa học hỏi, trao đổi với đồng nghiệp đi trước, vừa tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, tích
cực thử nghiệm những cải tiến kỹ thuật, đổi mới phương pháp. Nhờ đó, kết quả công tác
đạt được ngày một tốt hơn, hoàn thiện hơn. Sau đây là một số giải pháp khắc phục khó

5


khăn đạt hiệu quả mà bản thân đã vận dụng để hoàn thành tốt nhiệm vụ trong quá trình tổ
chức thực hiện.
II. NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN:
1. Nghiên cứu, nắm vững những đặc điểm khái quát về văn bản hành chính
nhà nước:
1.1. Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan hành chính
bao gồm:
a) Văn bản quy phạm pháp luật: theo quy định của Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004. Nghị định số
91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân; Nghị định số 104/2004/NĐ-CP ngày 23 tháng 3 năm 2004 của Chính phủ về
Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
b) Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Thông báo, Thông
cáo, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng,
Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy ủy nhiệm, Giấy mời, Giấy biên nhận hồ sơ,
Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường và một số văn
bản khác.
Đặc biệt cần nắm vững thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

- Các hình thức bản sao gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục. Thể
thức bản sao được quy định như sau: sao y bản chính hoặc trích sao hoặc sao lục; tên cơ
quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên
và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao văn bản; nơi nhận. Bản sao y
bản chính, bản trích sao và bản sao lục có giá trị pháp lý như bản chính. Bản sao chụp cả
dấu và chữ ký của văn bản chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
2. Nghiên cứu, nắm vững các yêu cầu về photo, nhân bản đối với từng văn bản
cụ thể (về số lượng, xếp bộ tài liệu, chữ ký, đóng dấu…).
3. Thực hiện đúng quy trình in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu
4. Chú trọng bảo quản tốt phương tiện, thiết bị. Thường xuyên duy tu, sửa
chữa không để phương tiện, thiết bị hư hỏng không hoạt động được khi chưa hết
hạn sử dụng
5. Góp phần hiện đại hóa công tác Văn phòng:
a) Yêu cầu của việc hiện đại hóa công tác Văn phòng:
Như chúng ta đã biết, chế độ xã hội ngày càng được Luật hóa một cách chặt chẽ,
hoàn chỉnh, mọi công dân đều phải sống và làm việc theo Hiến pháp và pháp luật, thì nền
hành chính nhà nước nói chung, công tác Văn phòng nói riêng phải sớm được xây dựng
theo hướng hiện đại hóa. Văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức
nào. Một Văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện
phương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt. Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, đơn vị mình thuận lợi, cần phải trực

7


tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy Văn phòng, xây dựng đội ngũ công chức
Văn phòng vững mạnh, tích cực trang bị cơ sở vật chất, từng bước hiện đại hoá công tác
Văn phòng.
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ
quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác Văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu

8


Sau 6 năm đảm nhận công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu của
Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang, mặc dù vẫn còn một số thiếu sót nhất định, nhưng
cơ bản tôi đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hầu hết các văn bản, tài liệu cần photo,
nhân bản theo yêu cầu của người có thẩm quyền đã được bản thân thực hiện đảm bảo
đúng thời gian quy định, đáp ứng các quy định của quy trình thực hiện; kịp thời phục vụ
cho công tác chỉ đạo của Lãnh đạo Sở thông suốt từ tỉnh đến cơ sở; góp phần đáng kể vào
việc hoàn thành nhiệm vụ chung của toàn ngành. Trong 6 năm qua, bản thân đã trực tiếp
in ấn, photo, nhân bản đạt yêu cầu trên 950.000 trang đề thi tốt nghiệp trung học phổ
thông, đề kiểm tra học kỳ cấp trung học phổ thông, đề thi học sinh giỏi các cấp; trên
1.147.996 trang Công văn, văn bản, tài liệu phục vụ cho hoạt động của ngành. Tuy chưa
thật đảm bảo tuyệt đối về mặt thời gian, hình thức, nhưng hầu hết các trang tài liệu, Công
văn, văn bản được bản thân in ấn, photo đều đảm bảo đạt yêu cầu về nội dung, hình thức
và đặc biệt là yêu cầu bảo mật tuyệt đối.

9


PHẦN THỨ BA - KẾT LUẬN
Trong bất kỳ công việc nào, xác định cho được một cách thức, một phương pháp,
một kinh nghiệm thật sự tối ưu là hết sức khó khăn và có khi chủ quan, cảm tính. Việc
lựa chọn cách thức, phương pháp nào để hoàn thành nhiệm vụ của mình là tùy thuộc mỗi
người, gắn với điều kiện, khả năng, hoàn cảnh cụ thể, miễn sao đạt được kết quả tốt nhất.
Những điều tôi đã trình bày là một vài kinh nghiệm về thao tác nghiệp vụ của bản thân
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao là in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản,
công văn, tài liệu phục vụ hoạt động chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo. Với sự vận
dụng linh hoạt các thao tác nghiệp vụ này, tôi đã từng bước khắc phục khó khăn để hoàn
thành nhiệm vụ được giao. Trong số những giải pháp khắc phục khó khăn nêu trên, hầu