z

Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
-----------

ĐỖ THỊ THU HÀ

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN TẠI
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH THÔNG TIN – THƯ VIỆN
HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY
KHÓA HỌC: QH – 2008 – X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TH.S TRẦN HỮU HUỲNH

HÀ NỘI, 2012

K53CQ Thông tin – Thư viện

1



Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu.
Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể các cô
chú, anh chị - cán bộ của Thư viện trường Đại học Hà Nội đã tạo điều kiện
thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do trình độ và thời gian có hạn nên
khóa luận của tôi còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để đề tài của tôi được hoàn thiện hơn
nữa.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 02 năm 2012
Sinh viên thực hiện

K53CQ Thông tin – Thư viện

3


Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.................................................................................................5

1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................6
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài.....................................................................7

* Mục đích nghiên cứu.....................................................................................7
* Nhiệm vụ nghiên cứu....................................................................................7
3. Tình hình nghiên cứu.........................................................................................................8


CBTV

Cán bộ thư viện

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DDC

Dewey Decimal Classification

ĐKCB

Đăng ký cá biệt

ĐMCĐ

Đề mục chủ đề

ĐHHN

Đại học Hà Nội

KHXG

Ký hiệu xếp giá

Libol

Ngày nay, công nghệ thông tin và truyền thông phát triển nhanh chóng
và mạnh mẽ đã tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội nói
chung và trong lĩnh vực Thông tin – Thư viện nói riêng. Đó vừa là cơ hội, vừa
là thách thức đối với ngành Thông tin – Thư viện (TT – TV). Với sự phát
triển của công nghệ thông tin, nhu cầu thông tin của con người đòi hỏi cao và
thông tin ngày càng gia tăng trong xã hội. Đây chính là những thách thức của
các trung tâm TT – TV nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Hoạt
động đổi mới công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin tại các cơ quan
TT – TV là xu hướng tất yếu trong quá trình phát triển của các cơ quan TT –
TV và trở thành một cuộc cách mạng làm thay đổi mọi hoạt động của công
tác TT – TV từ thủ công sang hiện đại hóa.
Nắm bắt được xu thế chung của thời đại, đồng thời với mô hình hoạt
động thư viện truyền thống không còn đủ đáp ứng số lượng người dùng đông
đảo cũng như yêu cầu ngày một cao, Thư viện trường Đại học Hà Nội (gọi tắt
là Thư viện) đã tiến hành đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm hiện
đại hóa toàn bộ Thư viện đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu
của cán bộ, giảng viên và sinh viên. Việc ứng dụng những công nghệ tiên tiến
K53CQ Thông tin – Thư viện

6


Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà

vào trong hoạt động của Thư viện đã làm cho công tác tổ chức, quản lý và
khai thác nguồn tin được dễ dàng và thuận lợi hơn. Tuy nhiên cũng không thể
tránh khỏi những hạn chế nhất định trong quá trình triển khai. Vì vậy yêu cầu
đổi mới công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện là một xu thế tất


Đỗ Thị Thu Hà

3. Tình hình nghiên cứu.
Tổ chức và khai thác nguồn tin là vấn đề không thể thiếu đối với quá
trình phát triển của hoạt động TT - TV hiện nay. Song những nghiên cứu về
vấn đề này dường như còn hạn chế. Hiện trạng vấn đề tổ chức và khai thác
nguồn tin trong thư viện hiện nay ở Việt Nam còn nhiều bất cập, việc tổ chức
và khai thác nguồn tin trong thư viện vẫn còn chưa được đồng bộ và triệt để.
Bởi thế, các đề tài đã nghiên cứu mới chỉ đề cập đến mức độ nhất định,
chưa có nhiều đề tài nghiên cứu về một mô hình tổ chức và khai thác nguồn
tin tại một đơn vị đào tạo cụ thể. Từ việc đưa ra một mô hình tổng quan ứng
dụng công nghệ thông tin, đến vấn đề đầu tư hệ thống trang thiết bị hiện đại,
cũng như vấn đề đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu tổ chức và khai
thác nguồn tin tại một thư viện cụ thể chưa được nghiên cứu sâu sắc. Nếu có
nghiên cứu chỉ là từng vấn đề một trong toàn bộ hệ thống đó.
Trong đề tài này tôi không đi sâu nghiên cứu vào một công đoạn nào
của quá trình tổ chức và khai thác nguồn tin tại một thư viện mà nghiên cứu
toàn bộ chu trình tổ chức và khai thác nguồn tin được diễn ra trong một thư
viện cụ thể (Thư viện trường Đại học Hà Nội ).
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
* Đối tượng nghiên cứu.
Vấn đề tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà
Nội thông qua công tác tổ chức và khai thác nguồn tin hiện tại của Thư viện
* Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong công tác tổ chức và khai
thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội trong giai đoạn hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Trong quá trình thực hiện đề tài đã sử dụng các phương pháp:
* Phương pháp chung

Khóa luận được trình bày ngoài phần lời mở đầu, kết luận, danh mục
tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt, phụ lục nội dung tập trung vào
các vấn đề sau:
Chương1. Khái quát về Thư viện trường Đại học Hà Nội.
Chương 2. Thực trạng tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện
trường Đại học Hà Nội.
Chương 3. Những giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và khai thác
nguồn tin ở Thư viện trường Đại học Hà Nội trong thời gian tới.
K53CQ Thông tin – Thư viện

9


Khóa luận tốt nghiệp

K53CQ Thông tin – Thư viện

Đỗ Thị Thu Hà

10


Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà
CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Đại học Hà Nội.
(Xem phụ lục 1: Hình 1)

Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà

liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một bộ phận độc lập với tên gọi là: “Thư
viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”.
Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994 Thư viện đã xây dựng mới
được toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều bổ sung đáp ứng được yêu
cầu về tư liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường.
Trong quá trình hoạt động, Thư viện đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất
kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công
nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ.
Năm 2000, với chương trình đổi mới phương pháp giảng dạy, nâng cao
chất lượng đào tạo ngoại ngữ ở nước ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệu
trường quyết định sáp nhập Thư viện nhà trường với phòng Thông tin và đổi
tên thành “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà
Nội”. Thư viện thực hiện dự án nâng cấp hiện đại theo hướng mở, bằng
nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới WB (World Bank) mức A vốn đầu tư
500.000 USD để đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết
bị.
Ngày 5/12/2003, Thư viện đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không
ngừng được nâng cấp hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phấn đấu trở
thành thư viện hiện đại. Đặc biệt, năm 2005 Thư viện đã ứng dụng và triển
khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng cao hiệu quả hoạt
động thông tin thư viện. Đến năm 2008, căn cứ Quy chế mẫu về tổ chức và
hoạt động Thư viện trường Đại học (Ban hành kèm theo Quyết định số
13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Văn
hóa, Thể thao và Du lịch) về tên gọi của thư viện trường Đại học, Đại học Hà
Nội quyết định đổi tên Trung tâm TT – TV thành “Thư viện trường Đại học
Hà Nội”. Hiện nay, Thư viện đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiện

+ Giới thiệu hướng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới giúp người dùng
tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng.
+ Kết hợp các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tốt công việc
được giao, quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu
của Thư viện.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức.
(Xem phụ lục 1: Hình 2)
Căn cứ Quyết định số 668/ QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại
học và Trung học chuyên nghiệp về “Quy chế tổ chức và hoạt động của thư
viện đại học”, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động Thư viện
trường Đại học Hà Nội, cơ cấu tổ chức của Thư viện được tổ chức gồm Ban
giám đốc và các bộ phận sau:
K53CQ Thông tin – Thư viện

13


Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà

+ Ban giám đốc: bao gồm 02 phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và
quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Thư viện
+ Tổ dịch vụ: Phụ trách quầy dịch vụ mượn, trả tài liệu; Quản lý tài liệu
các kho Tiếng Việt, Chuyên ngành và Ngoại văn; Quản trị dữ liệu Libol và hỗ
trợ kỹ thuật Nghiệp vụ; Hỗ trợ, hướng dẫn bạn đọc sử dụng thư viện, Tư vấn
công tác bổ sung, thanh lý và thanh lọc tài liệu.
+ Tổ nghiệp vụ (Library Resource Processing Section): Tiếp nhân,
quản lý, xử lý, biên mục toàn bộ tài liệu thư viện. Phục chế, thanh lọc và
thanh lý tài liệu; Kiểm kê tài liệu định kỳ, xây dựng các thư mục chuyên đề,

tại đây; làm các công tác vệ sinh.
+ Tổ Quản trị mạng và hệ thống: Quản trị mạng; quản lý và phát triển
hệ thống, quản trị website. Quản trị hệ thống quản lý tài nguyên điện tử. Phụ
trách trực tiếp máy tính tại các phòng Tập huấn, phòng tư liệu và các máy
nghiệp vụ. Quản trị Phần mềm An ninh, hệ thống camera, điện, nước, điều
hoà, tổng đài…Quản trị Phần mềm quản lý thời gian sử dụng máy tính của
sinh viên; quản lý thiết bị, tài sản của đơn vị, xử lý các công việc kỹ thuật sửa
chữa, bảo dưỡng,…
1.1.3. Đội ngũ cán bộ.
Cán bộ giữ một vai trò quan trọng, là một trong bốn yếu tố cấu thành
thư viện. Nhận thấy được vai trò, vị trí của cán bộ trong hoạt động TT - TV,
Thư viện rất chú trọng đến chính sách tuyển dụng những cán bộ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ tốt.
Hiện nay, Thư viện Trường Đại học Hà Nội có tổng số 21 cán bộ. Ngoài
Ban Giám đốc (gồm 02 Phó Giám đốc), Thư viện có 14 thư viện viên là
những người đã tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành thư viện, 04 kỹ
thuật viên đã được đào tào về chuyên ngành công nghệ thông tin và điện tử
viễn thông, 03 cán bộ an ninh và môi trường.
Thư viện với một đội ngũ cán bộ trẻ nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ, tin
học, ngoại ngữ tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiện đại hoá trung tâm.
Đây là một thuận lợi song cũng là một thách thức trong việc tổ chức các hoạt
động như đội ngũ cán bộ trẻ còn thiếu kinh nghiệm trong công việc, để nâng
cao hiệu quả hoạt động Thư viện cần khắc phục khó khăn và phát huy thế
mạnh.
1.2. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Có thể khái quát các nhóm người dùng tin chủ yếu của Thư viện như
sau:
Nhóm 1: Sinh viên chính qui và sinh viên hệ văn bằng 2.
K53CQ Thông tin – Thư viện


viên mời giảng.
Là những người thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài
giảng, bài tập và các đề xuất kiến nghị. Đặc điểm nhu cầu tin của họ là vừa
mang tính chuyên sâu, vừa mang tính mới.
Nhóm 3: Người dùng tin là các cán bộ lãnh đạo, quản lý

K53CQ Thông tin – Thư viện

16


Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà

Nhóm người dùng tin này chỉ chiếm số lượng ít người dùng tin của Thư
viện, tuy nhiên nhu cầu tin của họ rất cần được Thư viện cung cấp, họ thường
tìm đến với Thư viện khi có những nhu cầu tin mang tính định hướng như:
những chính sách, nghị quyết mới của Đảng và Nhà nước, những thông tin
mang tính chuyên sâu và cao về quản lý và chỉ đạo.
Nhóm 4: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn
Đây là nhóm người dùng tin không thường xuyên của Thư viện, tuỳ theo
các khoá đào tạo ngắn hạn của nhà trường.
Nhóm 5: Học viên cao học
Học viên cao học là những người đã tốt nghiệp đại học, vì vậy ít nhiều
có kinh nghiệm. Thông tin dành cho họ có tính chất chuyên sâu, phù hợp với
chương trình đào tạo của họ.
Ngoài ra Thư viện còn phục vụ cả những sinh viên hệ đào tạo từ xa, đây
là đối tượng người dùng tin ít sử dụng nguồn thông tin, các sản phẩm và dịch
vụ của Thư viện.

+ Cơ sở dữ liệu trực tuyến: Proquest Central, Oxford Reference và
Wilson Humanities. Hiện tại thì CSDL Proquest central đã ngừng phục vụ
bạn đọc tại Trung tâm.
+ Bộ sưu tập số hoá tài liệu điện tử: Luận văn, file mp3, sách điện tử..
+ Các phầm mềm dạy & học Tiếng Anh trực tuyến qua mạng.
* Tủ sách Khoa
Thư viện trường Đại học Hà Nội đã xây dựng được một số các tủ sách
các khoa:
+ Tủ sách Khoa Hàn Quốc
+ Tủ sách Khoa tiếng Pháp
+ Tủ sách Khoa tiếng Italia
+ Tủ sách Khoa Giáo dục – chính trị
+ Tủ sách Khoa tiếng Đức
* Tủ sách Phòng, Ban
+ Tủ sách Phòng Tổ chức Hành chính
+ Tủ sách Phòng Tài vụ
+ Tủ sách Y tế dự phòng.
Nguồn lực thông tin của Thư viện bao gồm Thư viện Trung tâm và Thư
viện thành viên tại các Khoa trong trường được thống kê như sau:

K53CQ Thông tin – Thư viện

18


Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà

Tại Thư viện Trung tâm

Khoa Tiếng Italia
1200
Khoa Tiếng Tây Ban Nha
1447
Khoa Tiếng Đức
1721
Khoa Tiếng Bồ Đào Nha
1200
Bảng 2: Bảng thống kê vốn tài liệu của Thư viện các Khoa
1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Dưới sự quan tâm của nhà trường, Thư viện đã từng bước nâng cấp và
hoàn thiện cơ sở vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao và
đa dạng của cán bộ cũng như sinh viên của trường.
Hệ thống trang thiết bị hiện nay tại Thư viện có 5 máy chủ gồm và một
số thiết bị khác, có 200 máy tính dành cho sinh viên và cán bộ sử dụng.
- Phòng Máy chủ.
+ 01 máy chứa cơ sở dữ liệu Data.
+ 01 máy Libol chứa cơ sở dữ liệu libol.
+ 02 máy Proxy dùng để quản lý hệ thống mạng.
+ 01 máy chủ Database-HPUX chứa cơ sở dữ liệu Oracle.
+ 01 Tủ Switch gồm: 1 Switch 28 cổng, 08 Switch 24 cổng.
- Phòng Tra cứu.
+ 100 máy tính có kết nối mạng Internet để phục vụ sinh viên tìm kiếm
tin trên mạng cũng như sử dụng các tính năng của máy tính.
K53CQ Thông tin – Thư viện

19


Khóa luận tốt nghiệp


20


Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà

Trong xã hội hiện đại, con người đòi hỏi phải được thỏa mãn nhu cầu
thông tin không chỉ về tư liệu mà còn các thông tin về dữ kiện và thông tin
tổng hợp. Các nguồn lực thông tin đa dạng trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội,
khoa học và công nghệ nếu được tổ chức tốt và có phương thức khai thác có
hiệu quả sẽ là nhân tố quyết định cho sự tăng trưởng kinh tế, tạo ra tiền đề cho
sự phát triển bền vững và công bằng xã hội.
Do vậy, hệ thống giáo dục đại học trong quá trình đổi mới, việc nắm
bắt và xử lý các thông tin có giá trị khoa học cao phải thường xuyên được tiến
hành và được bổ sung kịp thời, nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý và
đào tạo phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học.
Trong quá trình thực hiện này, bên cạnh những buổi sinh viên bắt buộc phải
lên lớp học thì sinh viên phải tự tìm kiếm các kiến thức cơ bản và những
thông tin có liên quan đến môn học, gợi ý trao đổi, tạo ra phương pháp dạy
học đối thoại giữa thầy và trò, phát huy khả năng tư duy và tinh thần sáng tạo,
chủ động trong học tập và nghiên cứu khoa học của mình. Vì vậy, vai trò của
thư viện và nguồn lực thông tin trong thư viện thể hiện bộ mặt của công tác
giáo dục và đào tạo trong trường có phát triển hay không. Puskin đã từng nói
“Đọc sách là cách học tập tốt nhất”. M.Gooki cho rằng “Sách là bậc thang
tiến bộ của loài người”. Để thư viện đáp ứng được yêu cầu về giáo dục thì vấn
đề về nguồn lực trong thư viện nhà trường phải hết sức được coi trọng, phải
được tổ chức quản lý và nâng cao chất lượng, mở rộng số lượng và hình thức
phục vụ làm sao để người sử dụng có thể khai thác và sử dụng một cách tốt

người dùng tin tiếp cận tới các nguồn tư liệu còn hạn chế.
Cho đến nay, Thư viện đã xây dựng được CSDL, số hóa một số nguồn
tài liệu như luận văn, file mp3… tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức và
khai thác nguồn tin tại Thư viện đạt được kết quả tốt hơn.
2.2. Cơ cấu nguồn lực thông tin của Thư viện
Thư viện trường Đại học Hà Nội là cơ quan trực thuộc trường Đại học
Hà Nội có nhiệm vụ thực hiện chức năng cung cấp thông tin phục vụ công tác
đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của Đại học Hà
Nội. Bên cạnh nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, bảo quản và truyền bá các di sản
văn hóa của nhân loại, Thư viện có nhiệm vụ bổ sung và chọn lọc các tài liệu
ngoại văn có liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của nhà trường.
Nguồn lực thông tin được bổ sung vào Thư viện dưới nhiều hình thức
khác nhau:
Nguồn bổ sung

Số lượng
4091
2357

Tiếp quản
Quà tặng
K53CQ Thông tin – Thư viện

22


Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà


Sưu tầm
823
Đóng góp
44
Mua lẻ
64
Trao đổi
21
Khác
44
Không rõ
99
Tổng số
50235
Bảng 4. Thống kê bản ấn phẩm theo nguồn bổ sung 2008 – 2011
Bên cạnh việc bổ sung nguồn tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau
thì trong những năm qua Thư viện trường Đại học Hà Nội cũng đã có được
một khối lượng nguồn tin phong phú bổ sung theo hàng năm. Sau quá trình bổ
sung, xử lý những tài liệu mới và thanh lý những tài liệu lỗi thời, hiện nay
Trung tâm đã có tới 30978 đầu tương đương với 50235 bản ấn phẩm. Tính từ
năm 2003 (Số đầu ấn phẩm là 16 đầu) thì đến năm 2011 (số đầu ấn phẩm đã
tăng lên tới 4947 đầu). Điều này chứng tỏ Thư viện Đại học Hà Nội đang
ngày càng khẳng định hơn nữa vị trí của mình trong hệ thống Thư viện các
trường Đại học Việt Nam và vai trò phục vụ giáo dục và đào tạo của mình tại
trường Đại học Hà Nội.
Năm
2003
2004
2005
K53CQ Thông tin – Thư viện


24


Khóa luận tốt nghiệp

Đỗ Thị Thu Hà

Năm
Số lượng
2003
16
2004
22680
2005
5467
2006
3458
2007
3851
2008
1410
2009
2478
2010
2155
2011
8675
Tổng số
50190