Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN
KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
==============

BÙI THỊ NGA

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học: QH-2011-X

HÀ NỘI - 2015
K56 – Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN
KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
==============


Với vốn kiến thức và khả năng có hạn, nên khóa luận không tránh khỏi
những thiếu xót về nội dung cung như hình thức trình bày. Em rất mong nhận được
sự chỉ bảo, góp ý của thầy cô và các bạn để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 5 năm 2015
Sinh viên

Bùi thị Nga

K56 – Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CBTV

Cán bộ thư viện

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DDC

Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal

Bùi Thị Nga

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ
Bảng 1: Bảng cơ cấu sách tiếng Việt theo lĩnh vực tại Trung tâm.............21
Bảng 2: Bảng danh sách các chủ của tủ mục lục truyền thống tại
Trung tâm....................................................................................................32
Bảng 3: Bảng thể hiện số lượng tài liệu điện tử trong danh mục của Trung tâm
....................................................................................................................35
Bảng 4: bảng thống kê biểu ghi thư mục theo môn loại tại kho đọc của Trung tâm
....................................................................................................................36
Hình 1: Biểu đồ thể hiện cơ cấu NDT của Trung tâm................................10
Hình 2: Biểu đồ thể hiện cơ cấu vốn tài liệu phân theo ngôn ngữ..............13
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

K56 – Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................1
...............................................................................................................................
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài......................................................2
3. Tinh hình nghiên cứu theo hướng đề tài.............................................................2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên..............................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................3
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài........................................................3


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

2.2.5. Quan hệ hợp tác ....................................................................................46
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận
tải …………………………………………………… …………………………..48
3.1. Nhận xét............................................................................................................48
3.1.1. Ưu điểm..................................................................................................48
............................................................................................................................
3.1.2. Nhược điểm.............................................................................................51
3.2. Kiến nghị..........................................................................................................54
3.2.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật............................................................................54
3.2.2. Tăng cường nguồn lực thông tin và xây dựng chiến lược nguồn tin......54
3.2.3. Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc....................................................56
3.2.4. Nâng cao chất lượng các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin –
thư viện..............................................................................................................56
3.2.5. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện.........................................58
3.2.6. Xây dựng và phát triển hoạt động maketing giới thiệu các hoạt động của
Trung tâm...........................................................................................................60
3.2.7. Đào tạo người dùng tin............................................................................61
3.2.8. Chú trọng công tác bảo quản tài liệu.......................................................61
3.2.9. Mở rộng quan hệ hợp tác........................................................................61
KẾT LUẬN...........................................................................................................63
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................64
PHỤ LỤC

K56 – Thông tin – Thư viện

môn nghiệp vụ đến hoạt động phục vụ, hiện đại hóa cơ sở vật chất. Tuy nhiên,
đứng trước những yêu cầu đổi mới của sự nghiệp giáo dục và đào tạo trong giai
đoạn hiện đại, công tác tổ chức và hoạt động của thư viện cần phải được đổi mới,
nâng cao hơn nữa để đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin. Chính vì vậy tác
K56 – Thông tin – Thư viện

1


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

giả đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của Trung tân
Thông tin – Thư viện Trường đại học Công nghệ Giao thông Vận tải” nhằm
tìm hiểu những mặt mạnh, mặt yếu trong tổ chức hoạt động của Trung tâm, từ đó
đề ra những giải pháp nhằm xây dựng Trung tâm ngày một phát triển, góp phần
vào sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Nhà trường.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
2.1. Mục đích
Phản ánh thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm, từ đó đề xuất một
số giải pháp giúp hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của
thư viện, phục vụ một cách tốt nhất nhu cầu tin của người dùng tin.
2.2.

Nhiệm vụ
•
Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài
•
Nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm, đặc


Đối tượng nghiên cứu: là các vấn đề về tổ chức và hoạt động của

Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải.
•
Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vị không gian: Nghiên cứu công tác tổ chức hoạt động tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải - cơ sở tại Hà
Nội
+ Phạm vi thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức hoạt động tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải - cơ sở tại Hà
Nội trong giai đoạn hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
•
Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
•
Phương pháp quan sát trực tiếp, phỏng vấn
•
Phương phápphân tích số liệu, tổng hợp, thống kê
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài
Về lý luận: Khẳng định được tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác tổ
chức và việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện
trường Đại học Công nghệ giao thông vận tải và góp phần hoàn thiện lý luận của
công tác tổ chức và hoạt động của Trung tâm
Về thực tiễn: Phân tích khó khăn, thuận lợi và đưa ra một số giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động của Trung tâm.
7. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mục lục, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,
phần nội dung của khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học

triển mới phù hợp với giai đoạn hiện nay và giai đoạn tiếp theo.
K56 – Thông tin – Thư viện

4


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

Trong hoàn cảnh này, Thư viện được hình thành ở mức sơ khai. Thư viện
thuộc phòng đào tạo trường Cao đẳng Giao thông Vận tải, có 1 cán bộ thư viện, 1
phòng đọc diện tích 50m2, 1 kho diện tích 30m2 với hơn 500 đầu sách.
Ngày 22 tháng 05 năm 2009, Trung tâm chính thức được thành lập trực
thuộc Ban giám hiệu Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải, nằm trên tòa nhà thư
viện với diện tích 1200m2.
Căn cứ vào quyết định số 630/QĐ-TTG ngày 27 tháng 04 năm 2011 của thủ
tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải
trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Giao thông Vận tảivà quyết định só
1379/QĐ-BGTVT ngày 23 tháng 06 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận
tải ban hảnh quy chế về việc tổ chức hoạt động của Trường Đại học Công nghệ
Giao thông Vận tải, quyết định thành lập Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường
Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải trên cơ sở Thư viện Trường Cao đẳng Giao
thông Vận tải.
Hiện nay Trường có 3 cơ sở đào tạo cùng với đó là 3 cơ sở Thư viện:
Cơ sở 1: Phố Triều khúc, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
Cơ sở 2: Phường Đồng Tâm, Thị Xã Vĩnh Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc
Cơ sở 3: Phường Tân Thịnh, TP. Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên
Từ năm 2011 – 2012, Trung tâm bắt đầu xây dựng theo xu hướng hiện đại
đáp ứng nhu cầu giáo dục và đào tạo của Nhà trường. Trung tâm mở rộng diện tích

nước đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao
công nghệ của Nhà trường; Thu nhận các tài liệu do Nhà trường biên soạn; Xuất
bản các công trính nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khòa
luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên,
học sinh trong Trường; Chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng, thu thập và
bảo quản các sách, tạp chí, băng đĩa, các tài liệu lưu trữ và các dạng tài liệu khác
của Nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện.
- Tổ chức xử lý, sắp xếp lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; Xây dựng hệ
thống tra cứu thích hợp; Thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự
động hóa; Xây dựng các cơ sở dữ liệu; Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin
theo quy định của pháp luật.

K56 – Thông tin – Thư viện

6


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

- Phát hành sách, các ấn phẩm do giảng viên Nhà trường biên soạn, các kỷ
yếu khoa học.
- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu
quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin – thư viện thông qua các hình
thức phục vụ của Trung tâm phù hợp với quy định của pháp luật và quy định của
Nhà trường.
- Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công
nghệ thông tin vào công tác thư viện.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch tổ chức, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ,

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
1.3. Người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm
1.3.1. Người dùng tin
Người dùng tin (NDT): Là một cá nhân, một nhóm, một cơ quan hay tập thể
sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thư viện nhằm mục đích công tác, học tập, nghên
cứu, giải trí,… có thể nói là tất cả các đối tượng có nhu cầu và sử dụng các sản
phẩm và dich vụ của thư viện.
NDT là 1 trong 4 yếu tố cấu thành hoạt động thư viện, là đối tượng phục vụ
của các cơ quan thông tin – thư viện. Đáp ứng nhu cầu tin của NDT là Thư viện đã
khẳng định được vai trò của mình. Và có thể khẳng định rằng: nếu không có NDT
thì Thư viện cũng mất đi mục đích tồn tại của mình và không còn tồn tại như một
thể chế nữa.
Theo điều 6 “Quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện Trường Đại học
Công nghệ Giao thông Vận tải” quy định đối tượng phục vụ của Trung tâm như
sau:
“ Đối tượng chính của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học
Công nghệ Giao thông Vận tải là cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên, nghiên cứu
sinh, học viên, sinh viên, học sinh thuộc Nhà trường. Trung tâm không những phục
vụ NDT trong Trường mà còn được phép phục vụ NDT ở bên ngoài nếu có nhu
cầu và được phép thu phí dịch vụ theo quy định.
Để phục vụ tốt nhu cầu của NDT, Trung tâm chia NDT làm 3 nhóm chính
như sau:
K56 – Thông tin – Thư viện

8


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

động, cơ cấu tổ chức, những thông tin khái quát về tình hình chính trị, các văn bản
pháp luật liên quan đến chính sách giáo dục và đào tạo,…
Yêu cầu về thông tin: thông tin cần có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự
báo, dự đoán trên các lĩnh vực, đảm bảo tính logic, chính xác và kịp thời phục vụ
cho quá trình ra quyết định. Do đặc điểm nghề nghiệp, cường độ lao động cao nên
họ cần những thông tin cô đọng, xúc tích như các bản tin nhanh, tin vắn, tổng
quan, tổng luận và phục vụ từ xa.
Ngoài ra một số cán bộ quản lý còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên
cứu nên NCT của họ cũng một phần giống với NCT của các cán bộ giảng dạy
khác trong trường.
Đối với nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
Đây là nhóm NDT có hoạt động thông tin năng động và tích cực nhất. Họ là
chủ thể của hoạt động thông tin, thường xuyên cung cấp thông tin qua các bài
giảng, các bài nghiên cứu, báo cáo, dự án, đề tài, tạp chí, ...Đồng thời họ cũng là
NDT thường xuyên cho hoạt động cung cấp thông tin của thư viện.
NCT mang tính chuyên sâu, chuyên ngành, có tính lý luận và thực tiễn cao.
Thông tin có tính thời sự liên quan đến các lĩnh vực nhà trường đào tạo, các thành
tựu khoa học kỹ thuật mới. Hình thức thông tin thường sử dụng như: thông tin
chọn lọc, thông tin chuyên đề, thông báo tài liệu mới,...
Tài liệu chủ yếu là: giáo trình, sách tham khảo, sách ngoại văn, tạp chí khoa
học,…
Nhóm đối tượng người dùng tin là sinh viên
Đây là nhóm NDT tiềm năng của thư viện. Họ là chủ thể đông đảo và biến
động nhất của thư viện. Do quy mô đào tạo lớn với nhiều chuyên ngành và bậc học
khác nhau như: Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, liên thông, …do vậy nhu cầu của
NDT đến trung tâm càng lớn. NCT của họ chủ yếu phục vụ học tập, thi cử, nghiên

K56 – Thông tin – Thư viện

10



Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

ngoại ngữ. Trong khi đó tài liệu ngoại văn ở đây một phần là các sách tiếng Nga,
tiếng Trung, … trước đây và đa phần NDT không có khả năng sử dụng.
Báo – tạp chí: Trung tâm còn có khoảng 50 đầu báo và 20 đầu tạp chí trong
và ngoài nước với hơn 3000 bản. Ngoài ra thư viện còn có các tài liệu công báo,
chủ yếu là lưu lại để phục vụ cán bộ lãnh đạo quản lý.
• Tài liệu không công bố
Đến năm 2013, thư viện đã tiến hành lưu chiểu các loại tài liệu nội sinh như
các luận án, luận văn, các sách báo do cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường
viết. Hiện nay đã có 15 cuốn luận án và 60 cuốn luận văn được lưu tại thư viện.
Đây là nguồn tài tiệu xám, có giá trị khoa học cao, tuy nhiên vẫn chưa được đưa ra
phục vụ bạn đọc do Trung tâm.
 Tài liệu điện tử

Thư

viện đã xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử với 2045 tài liệu tham
khảo trên hệ thống và thường xuyên được cập nhật, bổ sung các tài liệu điện tử
mới, cho phép NDT download miễn phí.
Ngoài ra, Thư viện đang tiếp tục xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu (tài liệu,
băng, đĩa) về các luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học…của cán bộ, giảng viên,
học sinh sinh viên trong Nhà trường. Thư viện cũng liên tục bổ sung thêm số lượng
giáo trình, sách tham khảo theo yêu cầu của các khoa về sách giáo trình và tài liệu
tham khảo giảng viên cần cho sinh viên học và nghiên cứu.
1.4.2. Cơ sở vật chất - kỹ thuật

Hiện tại thư viện đang bắt tay vào tổ chức hình thức kho mở, dự kiến học kỳ
mới của năm 2015 sẽ chính thức phục vụ ban đọc. Chính vì vậy, Thư viện mới
được trang bị thêm 1 cổng từ, 8 camera quan sát.
1.5.

Ý nghĩa của công tác tổ chức quản lý đối với sự phát triển của Trung
tâm Thông tin – Thư viện

K56 – Thông tin – Thư viện

13


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

- Tổ chức lao động khoa học, sắp xếp cán bộ phù hợp sẽ giúp làm tăng năng
suất lao động , tiết kiện chi phí, thời gian, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động
của thư viện.
- Giúp thư viện bảo quản tốt vốn tài liệu và trang thiết bị của cơ quan mình.
-Tổ chức phục vụ NDT một cách nhanh chóng, phát huy tối đa vai trò xã hội
của thư viện. Trước sự nghiệp đổi mới giáo dục và đào tạo của nhà trường, đòi hỏi
thư viện phải đẩy nhanh và hoàn thiện mọi mặt để thúc đẩy nhiệm cụ chính trị mà
Đảng và Nhà nước giao cho là ngày càng đáp ứng nhu cầu thông tin cho sinh viên,
học viên cao học và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy của nhà trường.
- Góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh
viên trong Trường. Xây dựng văn hóa đọc, nếp sống văn minh, giáo dục văn hóa
đọc, xây dựng thói quen tự học, tự nghiên cứu cho giảng viên và sinh viên.
- Góp phần khuyến khích sự đam mê hiểu biết của sinh viên, hoàn thiện kỹ

cao nhất trong Thư viện.
Phòng nghiệp vụ: Gồm 3 cán bộ, có nhiệm vụ phụ trách việc bổ sung, phát
triển vốn tài liệu (xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu phù hợp với nhu cầu nghiên
cứu, đào tạo của Nhà trường, thực hiện việc trao đổi, nhân biếu tài liệu với các thư
viện, các cơ quan, các nhà xuất bản, các cá nhân và các quỹ khác,... nhằm tăng
cường nguồn lực thông tin cho thư viện cho thư viện mình); Xử lý tài liệu (tài liệu

K56 – Thông tin – Thư viện

15


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

nhập về sẽ được xử lý về cả hình thức và nội dung tại đây như: đóng dấu, dán mã
vạch, phân loại, biên mục,…)
Phòng Mutimedia: Gồm 3 cán bộ, có vai trò quản lý hệ thống mạng
internet, mạng cục bộ của thư viện, xủ lý và quản lý các tài liệu điện tử.
Phòng đọc: Gồm 2 cán bộ, phục vụ NDT đọc tài liệu tại chỗ.
Phòng mượn: Gồm 2 cán bộ, có nhiệm vụ phục vụ NDT trong việc mượn
tài liệu về nhà, quản lý NDT, giải quyết các câu hỏi của sinh viên về vấn đề làm
thẻ, tiền phạt, các thủ tục xác nhận không mượn tài liệu để sinh viên ra trường.
Mỗi phòng có chức năng, nhiệm vụ riêng xong luôn có sự phối hợp chặt chẽ
với nhau trong quá trình hoạt động nhằm mục đích đáp ứng tốt nhất NCT của
NDT.

PHÒNG GIÁM ĐÓC


Trong cuốn cẩm nang nghề thư viện thì vai trò của Người CBTV được
khẳng định như sau:
• Trong quan hệ với tài liệu: CBTV là người lựa chọn và bảo quản tài liệu, sắp
xếp chúng có chuyên môn và theo một trật tự nhất định.
• Trong quan hệ với cơ sở vật chất: CBTV tiến hành trang bị chuyên biệt cho
các diện tích và giữ cho các cơ sở vật chất – kỹ thuật ở tình trạng tốt nhất.
• Trong quan hê vứi bạn đọc: CBTV không chỉ tuyên truyền tích cực cho các
tài liệu hợp với nhu cầu của họ, hướng dẫn đọc, nghiên cứu nhu cầu đọc mà còn
tạo ra dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu đó,...
 Vì thế không thể chỉ coi CBTV là cầu nối giữa sách với bạn đọc, họ còn làm
trung gian giữa bạn đọc với bạn đọc, giữa tài liệu với tài liệu, giữa tài liệu với cơ
cở vật chất kỹ thuật, giữa các yếu tố cơ sở vật chất với nhau, giữa cơ sở vật chất
với bạn đọc,...
Hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường ĐHCNGTVT có tất cả 11
cán bộ (Trong đó có 3 Thạc sỹ, 6 cử nhân và 2 kỹ sư), bao gồm 3 nam,và 8 nữ. Các
cán bộ tại Trung tâm ban đầu được đào tạo từ nhiều lĩnh vực khác nhau như: Thư
viện, công nghệ thông tin, ngân hàng,… (chỉ có 1 cán bô đã qua lớp đào tạo thạc sĩ
Thư viện tại Ấn Độ, 5 cán bộ có trình độ cử nhân ngành Thư viện).
Thư viện có đội ngũ cán bộ của thư viện đa phần là người trẻ. Độ tuổi trung
bình là khoảng 35 tuổi. Đây là độ tuổi chín chắn và có kinh nghiệm trong công

K56 – Thông tin – Thư viện

17


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga