VIỆC TỔ CHỨC, GIẢI QUYẾT, XỬ LÝ "VĂN BẢN ĐI" VÀ "VĂN
BẢN ĐẾN" TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG - THỰC TRẠNG
VÀ GIẢI PHÁP
. Kết quả ngiên cứu
1. Thực tiễn, đặc điểm, yêu cầu của việc quản lý văn bản quản lý Nhà
nước:
Hàng ngày trong các cơ quan nhà nước thường tiếp nhận, xử lý và ban
hành nhiều văn bản khác nhau. Cơ quan có vị trí, trách nhiệm càng cao thì
khối lượng văn bản càng nhiều. Vì vậy mỗi cơ quan phải có quy chế chặt chẽ
từ khâu tiếp nhận, phân loại chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành,
lưu trữ, đảm bảo yêu cầu chung là: kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn.
- Các cơ quan nhà nước thường thực hiện quản lý văn bản trên các
khâu sau đây:
+ Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu đến cơ quan gọi chung là văn bản đến.
+ Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu do cơ quan ban hành gọi chung là
văn bản đi.
+ Quản lý hồ sơ, tài liệu, sổ sách, con dấu dùng trong cơ quan và tài
liệu lưu trữ.
- Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức, quản lý văn bản được biểu
hiện qua những mặt sau:
+ Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn bản quản lý nhà nước sẽ giúp cho
việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng
đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước.
+ Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn bản quản lý nhà nước giúp cho lãnh
đạo chỉ huy kịp thời nắm bắt tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình
qua đó kiểm tra, quản lý chặt chẽ hơn.
+ Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn bản quản lý nhà nước bảo đảm giữ
gìn bí mật nhà nước, trật tự an toàn xã hội và an ninh Quốc gia.
1





Những người có trách nhiệm phân phối công văn là: thủ trưởng, phó
thủ trưởng cơ quan (đối với cơ quan không có văn phòng); chánh hoặc phó
văn phòng (đối với cơ quan có văn phòng).
Trong phân phối công văn, nếu là điện mật, công điện, công văn có độ
khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì phải chuyển ngay đến thủ trưởng
cơ quan với thời hạn nhanh nhất.
Thông thường công văn được chuyển đến một địa chỉ xử lý, tức là
người có trách nhiệm chính.
Trong trường hợp công văn có nội dung chứa đựng nhiều vấn đề, do
nhiều bộ phận hoặc cá nhân liên quan giải quyết, thì chuyển cho bộ phận hoặc
cá nhân chính yếu nhất để chủ trì, chịu trách nhiệm phối hợp với các bộ phận,
cá nhân có liên quan để xử lý. Công văn đến cơ quan ngày nào thì chuyển
ngay trong ngày đó.
Những công văn phân phối đi các bộ phận công tác đều phải có sổ
chuyển giao, có ghi ngày chuyển, người nhận phải ký vào sổ giao nhận.
- Xử lý văn bản
Sau khi tiếp nhận văn bản, người được giao nhiệm vụ xử lý (cán bộ,
công chức, người được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ) phải kịp thời
nghiên cứu, đề xuất, nếu cần phải soạn thảo văn bản trình thủ trưởng cơ
quan quyết định.
Việc soạn thảo văn bản phải theo một quy trình chặt chẽ, đặc biệt đối
với các văn bản có tầm quan trọng như các văn bản vi phạm pháp luật, các
văn bản trình lên cơ quan cấp trên, nhất thiết phải có sự tham gia góp ý của
cán bộ pháp chế.
Tùy thuộc vào mức độ, nội dung vấn đề của các loại văn bản mà có sự
phân công người soạn thảo cho phù hợp.
Thời gian xử lý văn bản kể từ khi tiếp nhận (ngày đăng ký công văn
đến) đến khi trình lãnh đạo cơ quan ký, ban hành phải có quy định cụ thể để

công an.
d. Lập hồ sơ các văn bản
Hồ sơ là một tập công văn, tài liệu có liên quan với nhau về một sự
việc, một vấn đề (hoặc một người), hình thành trong quá trình giải quyết công
việc và được tập trung bảo quản ở một chỗ (trong một bìa hay một cặp). Hồ
4


sơ cũng có thể hiểu chỉ một tập văn bản kết hợp với nhau theo đặc điểm hình
thức như: tập biên bản, tập chỉ thị.
Một hồ sơ có thể dày hay mỏng tuỳ theo số lượng công văn giấy tờ
hình thành trong quá trình giải quyết công việc nhiều hay ít, hồ sơ cũng có thể
chia thành nhiều tập.
Lập hồ sơ là công tác có vị trí rất quan trọng trong công tác văn thư,
lưu trữ, vì nó là công tác cuối cùng của công tác văn thư, là nguồn bổ sung
không bao giờ cạn cho công tác lưu trữ, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng,
hiệu quả công tác lữu trữ.
e. Lựa chọn hồ sơ chuyển vào bảo quản tài liệu lưu trữ
Để làm tốt việc đánh giá và lựa chọn hồ sơ tài liệu, cần nắm vững quá
trình hình thành văn bản và việc sử dụng chúng trong hoạt động của cơ quan,
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cơ cấu tổ chức, mối quan hệ giữa cơ quan
này với cơ quan khác. Những yếu tố đó sẽ giúp việc lựa chọn văn bản được
thực hiện chính xác.
Lựa chọn văn bản để quản lý hoặc tiêu huỷ là một công tác phức tạp,
đòi hỏi phải thận trọng tỷ mỷ, nhưng phải được làm tốt. Hiện nay nhiều cơ
quan đã chú ý giải quyết tốt nhiệm vụ này, do đó đã tạo được những phòng
lưu trữ có giá trị, cung cấp được nhiều thông tin cho hoạt động quản lý của
cơ quan.
f. Sử dụng văn bản
Trong các cơ quan, cần phải nghiên cứu tìm ra phương pháp thích hợp

đúng hướng dẫn trình bày văn bản, thể hiện tính tùy tiện, cảm tính.
- Sử dụng ngôn ngữ văn phong trong soạn thảo văn bản còn chưa chính
xác, diễn tả ý tưởng chưa dứt khoát, còn lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, sắp
xếp bố cục văn bản rườm rà, khó nhớ.
- Công tác quản lý văn bản quản lý nhà nước chưa được quan tâm đúng
mức, hiện tượng để thất lạc, hư hỏng, mất mát văn bản còn xảy ra.
- Việc giải quyết văn bản đến, văn bản đi còn có lúc mang tính hình
thức, do đó còn hiện tượng văn bản không được phổ biến, triển khai thực
hiện.
- Chưa chú ý khai thác văn bản đã có, sắp xếp hệ thống văn bản chưa
khoa học hợp lý, khó tìm, khó tra cứu.
6


- Thực tế hiện nay ở nhiều cơ quan, đơn vị, việc sử dụng văn bản còn
chưa thật quan tâm đến tính hệ thống. Ở nhiều cơ quan nếu nghiên cứu văn
bản riêng lẻ thì có thể thấy chất lượng của chúng tương đối tốt. Nhưng khi
xem xét toàn bộ các văn bản trong hệ thống và sử dụng chúng như một chỉnh
thể để giải quyết một vấn đề nào đó thì vẫn rất khó khăn, vì các văn kiện còn
mâu thuẫn với nhau về nội dung, các quy định được đưa ra trong đó cho một
vấn đề còn thiếu tính hệ thống.
4. Kinh nghiệm rút ra.
Một là, văn bản của cơ quan ban hành phải do chính bộ phận cán bộ,
chuyên viên dự thảo, bộ phận đánh máy, in ấn của chính cơ quan đó thực
hiện. Hai là, cần tránh một số trường hợp thường gặp, không đúng quy định
về thể thức văn bản như: đóng dấu cơ quan áp vào chữ ký của người có thẩm
quyền ghi bên lề công văn để đem đi liên hệ, giải quyết công việc; sao chụp
(phôtôcopy) để gửi đi thay bản chính; nhận văn bản trực tiếp (cá nhân) đem
sao chụp, nhân bản để sử dụng mà cơ quan nơi nhận lại chưa nhận được văn
bản, gây thất thoát thông tin, lộ bí mật.

mang tính đặc trưng của văn bản, đúng thẩm quyền ban hành, đúng thủ tục, đúng
mẫu quy định. Bảo đảm tính thống nhất và chính xác theo quy định của pháp luật,
đúng, đủ các căn cứ pháp lý. Bảo đảm tính đại chúng, phù hợp với trình độ dân trí,
dễ hiểu, dễ nhớ, phản ánh đầy đủ nguyện vọng, lợi ích chính đáng của nhân dân.
* Thứ sáu: Thể thức văn bản phải phù hợp với nội dung văn bản. Bố
cục chặt chẽ, cân đối, hài hoà đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định
trong Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật năm 2008.
* Thứ bảy: Đánh máy, in, sao, sạch sẽ, rõ ràng, không tẩy xoá. Giấy có
chất lượng tốt, đúng kích thước, để cho bảo quản, lưu giữ lâu dài.
Nhà nước thực hiện chức năng quản lý thông qua việc hoạch định, ra
quyết định, tổ chức, điều hành và kiểm soát, đương nhiên không thể thiếu
được công cụ hữu hiệu là hệ thống văn bản quản lý. Văn bản quản lý nhà
nước là phương tiện quan trọng thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà
nước đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân thuộc quyền; là phương tiện để
8


ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, hình thức để cụ thể hoá pháp luật,
phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của
Nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm tất
yếu của hoạt động quản lý nhà nước. Do vậy, khi nghiên cứu vấn đề này thấy
rằng nó rất thiết thực trong tình hình hiện nay, và nó sát với công tác quản lý
hành chính hàng ngày của bản thân. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước hiện
nay bên cạnh nhưng mặt ưu điểm như phần kết quả nghiên cứu đã trình bày ở
trên thì vẫn còn rất nhiều những hạn chế cần phải khắc phục để nâng cao hiệu
lực quản lý nhà nước thông qua văn bản quản lý nhà nước, bởi vì nó là
phương tiện quan trọng thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước.