ngô nhật thăng

Bộ GIáO DụC Và ĐàO TạO
TRƯờNG ĐạI HọC BáCH KHOA Hà NộI
------YYZZ------

ấ

ngô nhật thăng
LUậN VĂN THạC Sĩ QTKD

ứng dụng công nghệ thông tin nhằm
hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ
tại cục thuế TỉNH nam định

ấ

LUậN VĂN THạC Sĩ KHOA HọC
Ngành Quản trị kinh doanh

Hà NộI - 2012

Hà NộI - 2012


Bộ GIáO DụC Và ĐàO TạO
TRƯờNG ĐạI HọC BáCH KHOA Hà NộI
------YYZZ------

ngô nhật thăng


MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 1
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ............................................................................. 3
1.1 Công tác quản lý hồ sơ thuế. ........................................................................... 3 
1.1.1 Khái niệm hồ sơ và quản lý hồ sơ. ........................................................... 3 
1.1.2. Hồ sơ thuế. .............................................................................................. 3 
1.1.3. Phân loại hồ sơ thuế. ............................................................................... 5 
1.1.4. Tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ thuế. ................................... 7 
1.1.4. Vai trò của việc quản lý hồ sơ thuế ......................................................... 9 
1.1.5. Công tác lưu trữ hồ sơ. .......................................................................... 10 
1.1.6. Một số nguyên tắc của công tác quản lý hồ sơ ...................................... 11 
1.2. Hệ thống thông tin quản lý. .......................................................................... 13 
1.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý ................................................... 13 
1.2.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý .................................... 19 
1.2.3. Ứng dụng CNTT trong ngành thuế. ...................................................... 23 
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNNT TRONG CÔNG TÁC QUẢN
LÝ HỒ SƠ TẠI CỤC THUẾ NAM ĐỊNH............................................................... 27
2.1. Giới thiệu về Cục thuế Nam Định. ............................................................... 27
2.1.1. Đặc điểm kinh tế xã hội tỉnh Nam Định .................................................27
2.1.2. Khái quát về Cục thuế Nam Định ..........................................................27
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức. ..........................................................................28
2.1.4. Một số nét khái quát về các doanh nghiệp do Văn phòng Cục thuế tỉnh
Nam Định quản lý. ...........................................................................................31
2.1.5. Nguồn nhân lực công nghệ thông tin tại Cục thuế Nam Định ...............33
2.2. Ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý hồ sơ tại Cục thuế Nam Định ...37
2.2.1. Hệ thống hạ tầng truyền thông ...............................................................37
2.2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ........................................................................39
2.2.3. Hệ thống máy trạm .................................................................................39
2.2.4. Quy trình quản lý hồ sơ ..........................................................................39
2.2.5. Ứng dụng CNTT trong lập hồ sơ thuế...................................................44


CNTT

Công nghệ thông tin

GTGT

Giá trị gia tăng

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

TNCN

Thu nhập cá nhân

TTHC

Thủ tục hành chính

CSDL

Cơ sở dữ liệu

CQT

Cơ quan thuế

HTKK

Hình 2.5
Hình 2.6
Hình 2.7
Hình 2.8
Hình 2.9
Hình 2.10
Hình 2.11
Hình 2.12
Hình 3.1
Hình 3.2
Hình 3.3
Hình 3.4
Hình 3.5
Hình 3.6
Hình 3.7
Hình 3.8
Hình 3.9

Tên hình

Trang

Các thành phần chính của hệ thống thông tin
Các thành phần của một hệ thống máy tính
Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức Cục thuế Nam Định
Sơ đồ tổ chức của Phòng Tin học Cục thuế
Mô hình hệ thống hạ tầng truyền thông tại Cục thuế Nam
Định
Quy trình quản lý hồ sơ
Quy trình nhận trả hồ sơ

58
59
61
72
73
75
75
76
92
95
96
98


DANH MỤC BẢNG BIỂU

Số hiệu
bảng
Bảng 2.1
Bảng 2.2
Bảng 2.3
Bảng 2.4
Bảng 2.5
Bảng 2.6
Bảng 2.7
Bảng 3.1
Bảng 3.2
Bảng 3.3
Bảng 3.4




Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS tại Cục thuế Nam Định
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu:
Hồ sơ thuế là cơ sở, là xuất phát điểm cho mọi hoạt động quản lí thuế của cơ
quan quản lí thuế. Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về hồ sơ của người nộp thuế
được khai thác sử dụng trong hầu hết các nghiệp vụ quản lí thuế như: công tác đăng
kí thuế; công tác xử lí tờ khai thuế, kế toán thuế, hoàn thuế; công tác quản lí thu nợ
và cưỡng chế thuế; công tác kiểm tra, thanh tra thuế; công tác phân tích dự báo thu
ngân sách nhà nước; thông tin báo cáo phục vụ chỉ đạo điều hành và xây dựng chiến
lược kế hoạch hoạt động của ngành thuế; cung cấp thông tin báo cáo cho Bộ tài
chính và các cơ quan nhà nước có liên quan. Chính vì vậy việc tiếp nhận hồ sơ thuế,
trả kết quả xử lý cho người nộp thuế, bàn giao xử lý giữa các bộ phân chức năng,
lưu trữ hồ sơ thuế của người nộp thuế phải được thực hiện một cách khoa học,
nhanh chóng, kịp thời nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác cao để tránh gây phiền hà,
thiệt hại cho người nộp thuế cũng như tạo điều kiện thuận lợi để các bộ phận chức
năng giải quyết hồ sơ. Ý thức được tầm quan trọng của hoạt động quản lý hồ sơ
thuế, ngành thuế đã không ngừng thực hiện cải cách các thủ tục hành chính thuế và
tập trung đặc biệt vào phát triển các phần mềm hỗ trợ việc quản lý hồ sơ ngay từ
khâu lập hồ sơ thuế, theo dõi nhận trả hồ sơ thuế, xử lý hồ sơ thuế nhằm nâng cao
hiệu quả quản lý thuế.
Từ thực tiễn về công tác quản lý hồ sơ tại Cục Thuế tỉnh Nam Định và vận
dụng lý thuyết hệ thống thông tin quản lý làm cơ sở để thực hiện đề tài luận văn.
Học viên đã quyết định chọn đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin nhằm hoàn
thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại Cục thuế tỉnh Nam Định” làm luận văn thạc sỹ
với mong muốn có thể đóng góp một số các ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả của
hoạt động quản lý hồ sơ thuế tại Cục thuế Nam Định.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài:
Mục đích chủ yếu của luận văn là nghiên cứu làm rõ cơ sở lý luận và thực

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ và hệ thống thông tin
quản lý.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý
hồ sơ tại Cục thuế Nam Định
Chương 3: Hoàn thiện hoạt động quản lý hồ sơ tại Cục thuế Nam Định.

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009

Trang 2


Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS tại Cục thuế Nam Định
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.1 Công tác quảnlýhồsơ thuế.
1.1.1 Khái niệm hồ sơ và quảnlýhồsơ.
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự
việc, một con người hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm tính chất chung được hình
thành trong quá trình giải quyết công việc đó.
Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành trong
quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các tập. Hồ sơ có
nhiều loại, căn cứ theo đặc điểm và nội dung của văn bản, tài liệu, mà người ta chia
thành hồ sơ công việc, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc…
Quản lý hồ sơ bao gồm các việc thiết kế, phân loại, xử lý, sắp xếp, bảo quản
và tiêu hủy hồ sơ.
1.1.2. Hồsơthuế.
1.1.2.1. Thuếvànộidung quảnlýthuế.
Khái niệm về thuế
Thuế là một khoản nộp bằng tiền mà các thể nhân và pháp nhân có nghĩa vụ
bắt buộc phải thực hiện theo luật đối với nhà nước; không mang tính chất đối

lãnh thổ.
+ Thông qua thuế suất, khuyến khích hoặc hạn chế hoạt động kinh doanh. Xác
lập quan hệ cân đối giữa cung cầu và hàng hóa.
+ Góp phần thực hiện chính sách kinh tế đối ngoại của Nhà nước (xây dựng
lội trình giảm thuế khi gia nhập WTO).
- Công cụ điều hòa thu nhập, thực hiện công bằng xã hội trong phân phối: Do
các khiếm khuyết của thị trường, các nguồn lực của xã hội có thể không được phân
bố hiệu quả. Các chính sách thuế tác động đến cung cầu nguyên vật liệu hàng hóa,..
điều chỉnh quá trình phân phối của thị trường, điều chỉnh quá trình sản xuất.
Nội dung quản lý thuế:
- Đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế, ấn định thuế;
- Thủ tục hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế;
- Xóa nợ tiền thuế, tiền phát;
- Quản lý thông tin về NNT;
- Kiểm tra thuế, thanh tra thuế;
- Cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế;
- Xử lý vi phạm pháp luật về thuế.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế
Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009

Trang 4


Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS tại Cục thuế Nam Định
Nguyên tắc quản lý thuế:
- Thuế là nguồn thu chủ yếu của nhà nước. Nộp thuế theo quy định của pháp
luật là nghĩa vụ và quyền lợi của mọi tổ chức, các nhân. Cơ quan, tổ chức, các nhân
có trách nhiệm tham gia quản lý thuế.
- Việc quản lý thuế được thực hiện theo quy định tại Luật quản lý thuế và các
quy định khác của pháp luật có liên quan.

loại giấy tờ trong hồ sơ thuế mà Bộ Tài chính không ban hành mẫu thì thực hiện
theo quy định của pháp luật có liên quan.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế:
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế tháng chậm nhất là ngày thứ hai mươi của
tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quý chậm nhất là ngày thứ ba mươi của quý
tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế cả năm chậm nhất là ngày thứ ba mươi của
tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm
nhất là ngày thứ mười, kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày thứ chín mươi,
kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
- Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động,
chấm dứt hợp đồng, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp hoặc tổ chức lại
doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ bốn mươi lăm, kể từ ngày phát sinh các trường
hợp đó.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thu khác liên quan đến sử dụng đất theo cơ chế
một cửa liên thông thì thực hiện theo thời hạn quy định tại văn bản hướng dẫn liên
ngành về cơ chế một cửa liên thông đó.
1.1.3.3. Hồ sơ miễn thuế, giảm thuế.
Cơ quan quản lý thuế thực hiễn miễn thuế, giảm thuế đối với các trường hợp
thuộc diện miễn thuế, giảm thuế được quy định tại các văn bản pháp luật về thuế.
Hồ sơ miễn giảm thuế gồm có: Văn bản đề nghị miễn thuế, giảm thuế; Tài liệu liên
quan đến đến việc xác định số thuế được miễn giảm. Tờ khai thuế; Quyết định miễn
thuế, giảm thuế của cơ quan thuế…
1.1.3.4. Hồ sơ hoàn thuế.
Hoàn thuế là hoàn trả số tiền mà NNT đã nộp vào ngân sách nhà nước. Có
các loại hồ sơ hoàn thuế như: Hồ sơ hoàn thuế GTGT; Hồ sơ hoàn thuế TNCN; Hồ
sơ hoàn các loại thuế, phí khác; Hồ sơ hoàn thuế theo hiệp định tránh đánh thuế 2

Công tác quản lý hồ sơ là một mặt công tác gắn liền với bộ máy quản lý và là
nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vật, công tác quản lý hồ sơ
có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước của cơ quan.
Công tác quản lý hồ sơ đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung. Thông tin phục vụ quản lý
được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,
Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009

Trang 7


Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS tại Cục thuế Nam Định
chính xác nhất là thông tin bằng hồ sơ. Về mặt nội cung công việc có thể xếp công
tác quản lý hồ sơ vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà hồ sơ
chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính
pháp lý.
Thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ, gữ gìn bảo mật các hồ sơ, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt
giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý hồ sơ để làm những việc
trái pháp luật.
Công tác quản lý hồ sơ đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan. Nội dung của các hồ sơ phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như
hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá
trình hoạt động của cơ quan, các hồ sơ được giữ lại đầy đủ, nội dung hồ sơ chính
xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các hồ sơ sẽ là
bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ hồ sơ. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ
quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Nếu chất

chấp hành tốt pháp luật thuế, không thấy có dấu hiệu vi phạm, cơ quan thuế khuyến
khích tuyên dương. Đối tượng nộp thuế có vi phạm nhỏ, cơ quan quản lí thuế nhắc
nhở, yêu cầu sửa chữa, bổ sung, nếu thấy có nghi ngờ hoặc có sự bất hợp lí trong
các thông tin, yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc yêu cầu người nộp thuế và
người có liên quan cung cấp thêm thông tin để làm rõ. Nếu người nộp thuế không
giải trình, không cung cấp thông tin hoặc không chứng minh được tính đúng đắn,
chính xác của các số liệu trong hồ sơ khai thuế thì cơ quan thuế sẽ thực hiện việc ấn
định thuế hoặc ra quyết định kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế để làm rõ
vấn đề cơ quan thuế nghi ngờ từ đó định ra hướng xử lí. Đối với đối tượng nộp thuế,
qua xem xét và xử lí các nguồn thông tin, cơ quan thuế thấy có dấu hiệu vi phạm
lớn hoặc có bằng chứng xác định người nộp thuế cố tình gian lận, trốn lậu thuế thì
cơ quan thuế sẽ quyết định thanh tra thuế đối với đối tượng này để có đủ cơ sở kết
luận và tiến hành xử lí.
1.1.4. Vai trò của việc quản lý hồ sơ thuế
- Giảm chi phí mua sắm thiết bị.
- Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ công tác quản lý thuế
- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi công chức bệnh, nghỉ việc riêng.
Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009

Trang 9


Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS tại Cục thuế Nam Định
- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi công chức chuyển bộ
phận, nghỉ việc…
1.1.5. Công tác lưu trữ hồ sơ.
1.5.1.1. Một số khái niệm.
Công tác lưu trữ hồ sơ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ
nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả hồ sơ lưu trữ.

nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nên độ ẩm và nhiệt độ thường xuyên cao.
Điều kiện khí hậu này tác động rất xấu đến tài liệu lưu trữ và gây khó khăn cho việc
bảo quản chúng. Vì vậy kỹ thuật bảo quản lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để
tránh những tác động xấu làm giảm tuổi thọ của hồ sơ lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng hồ sơ lưu trữ:
Tổ chức sử dụng hồ sơ lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin hồ sơ
phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan tổ
chức lưu trữ. Về nguyên tắc, hồ sơ lưu trữ không phải chỉ đóng kín, mà chúng chỉ
có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Tổ chức sử dụng hồ sơ lưu
trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ.
1.1.6. Một số nguyên tắc của công tác quản lý hồ sơ
Hồ sơ phải được lập theo đúng các mẫu được cơ quan quản lý nhà nước ban
hành. Đảm bảo đúng, đầy đủ các thủ tục do hồ sơ yêu cầu. Chỉ đưa vào hồ sơ những
văn bản, tài liệu thuộc công việc đang giải quyết của mỗi người, mỗi đơn vị, mỗi cơ
quan. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng công việc đang giải quyết. Như vậy, trong
khi lập hồ sơ, nếu có những văn bản không liên quan đến công việc của mình,
không thuộc phạ vi quản lý của hồ sơ, thì khồn đưa vào hồ sơ.
Văn bản, tài liệu trong một hồ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết với
nhau phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc.
Theo nguyên tắc này văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải được thu thập đầy đủ
nhất là những văn bản, tài liệu có tính bắt buộc. Tên hồ sơ phải phù hợp với nội
dụng những văn bản, tài liệu trong hồ sơ, đúng với tên công việc cần giải quyết và
thường được ghi trong danh mục hồ sơ.
Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể thức.
Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc. Trước hết văn bản phải hình
thành từ thực tế giải quyết công việc, Chỉ đưa vào hồ sơ những bản chính hoặc bản
sao hợp pháp. Không đưa vào hồ sơ những công văn nhắc nhở giao dịch mang tính
chất sự vụ không liên quan đến công việc.
Một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ:
- Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.

loại hồ sơ khác nhau.
- Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với
một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó.
- Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau
cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.

Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009

Trang 12


Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS tại Cục thuế Nam Định
- Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn
được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp
sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu
thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại
hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ
kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên
tránh dùng từ đồng nghĩa.
- Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài
liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ
A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu
lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác
1.2. Hệ thống thông tin quản lý.
1.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
1.2.1.1. Khái niệm hệ thống.
Hệ thống là một tập hợp các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt
được cùng một mục đích nào đó. Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng
ta trong đời sống xã hội: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông....
Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của

dụng.
Về chức năng, hệ thống thông tin quản lý thường có những chức năng chủ yếu
như sau:
- Nhập dữ liệu: Hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ trong một tổ chức hoặc
từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin.
- Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài
thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng.
- Xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc
những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó.
- Lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được xử lý để sử dụng ngay tại
thời điều tổ chức, doanh nghiệp thu thập được nó, hơn thế trong tương lai khi tiến
hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ
thống, các thông tin này vẫn cần để xử dụng. Vì vậy việc lưu trữ thông tin cũng là
một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin, Các thông tin được lưu
trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo và các cơ sở dữ
liệu.
- Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua
các thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bản thân
Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009

Trang 14


Ứng dụng CNTT nhằm hoàn thiện hoạt động QLHS tại Cục thuế Nam Định
những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá
trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện.
1.2.1.3. Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin được hình thành với năm thành phần cơ bản: (1) Cơ sở hạ
tầng (phần cững và hạ tầng truyền thông), (2) Phần mềm, (3) Cơ sở dữ liệu, (4) Quy
trình, (5) Nhân sự. Năm thành phần cơ bản này xuất hiện với tất cả các dạng hệ


Bộ xử lý
trung tâm

Thiết bị vào:
- Máy in.
- Máy vẽ
- Màn hình.
- Vi phim

Bộ nhớ sơ cấp

Thiết bị truyền thông

Hình 1.2: Các thành phần của một hệ thống máy tính
Bộ xử lý trung tâm có nhiệm vụ xử lý dữ liệu thô thành dạng có ích hơn đồng
thời điều khiển các bộ phận khác của hệ thống máy tính. Bộ nhớ sơ cấp lưu trữ tạm
thời dữ liệu và các chỉ lệnh trong quá trình xử lý, còn các phương tiện thứ cấp lưu
trữ dữ liệu và chương trình khi chưa được dùng tới trong quá trình xử lý. Thiết bị
vào như bàn phím hoặc con chuột chuyển đổi dữ liệu và các chỉ lệnh thành dạng
điện tử để làm đầu vào cho máy tính. Thiết bị đầu ra như máy in, thiết bị hiển thị
video, biến đổi dữ liệu điện tử lấy từ hệ thống máy tính và hiển thị chúng dưới dạng
con người có thể hiểu được. Thiết bị liên lạc cung cấp các kết nối giữa máy tính và
các mạng liên lạc.
- Hệ thống truyền thông: là một hệ thống cho phép tạo, truyền và nhận tin tức
điện tử. Hệ thống truyền thông được gọi là hệ thống viễn thông hay mạng truyền
thông, một tập hợp các thiết bị nối với nhau bằng các kênh. Các thiết bị này có thể
gửi các tín hiệu, nhận tín hiệu hoặc vừa gửi vừa nhận tín hiệu. Để thực hiện điều đó
mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất 3 yếu tố: thiết bị phát tin, kênh truyền và
thiết bị nhận tin.

mệnh lệnh quản lý.
+ Mạng Internet
Các mạng chuyển mạch gói và chuyển mạch gói diện rộng cho phép người sử
dụng truy cập vào các nguồn tài nguyên trong một mạng duy nhất. Tuy nhiên một
mạng đơn lẻ sẽ không còn đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, do đó cần phải liên
kết mạng lại với nhau. Nhưng các mạng lẻ lại có cách tổ chức khác nhau, vì vậy cần
có một cách thức nào đó để truy nhập liên thông giữa các mạng. Nhu cầu này đã
làm nảy sinh và phát triển kỹ thuật mạng Internet.
Ngô Nhật Thăng -Lớp: Cao học QTKD NĐ 2009

Trang 17