MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................3
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................4
DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................................5
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ.....................................................................................6
MỞ ĐẦU ...................................................................................................................10
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG........................................................................13
1.1
Giới thiệu .....................................................................................................13
1.2
Nhu cầu quản lý tài liệu trong doanh nghiệp ...............................................14
1.3
Quy trình nghiệp vụ .....................................................................................14
CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI
LIỆU THEO MÔ HÌNH CHO THUÊ PHẦN MỀM SAAS.....................................23
2.1
SAAS là gì ...................................................................................................23
2.2
Những thuận lợi của mô hình cho thuê phần mềm SAAS: .........................23
2.3
Kiến trúc hệ thống .......................................................................................86
3.3
Thiết kế hệ thống .........................................................................................88
3.3.1 Các dịch vụ nền tảng trên OpenShift mà hệ thống quản lý tài liệu sử
dụng: .................................................................................................................88
3.3.2
Thiết kế các thành phần của hệ thống phần mềm.................................89
3.3.3
Thiết kế cơ sở dữ liệu ..........................................................................100
CHƢƠNG 4: TRIỂN KHAI VÀ THỬ NGHIỆM ..................................................106
4.1 Triển khai và thử nghiệm hệ thống đối với Nhà cung cấp: ..........................106
4.1.1
Trang giới thiệu sản phẩm ..................................................................106
4.1.2 Quản trị của nhà cung cấp .....................................................................107
4.2 Triển khai và thử nghiệm hệ thống đối với ngƣời dùng dịch vụ .................110
4.2.1 Quản trị của khách hàng (người dùng)..................................................110
4.2.2 Trang người dùng...................................................................................113
CHƢƠNG 5: KẾT LUẬN ......................................................................................123
5.1 Các kết quả đạt đƣợc.....................................................................................123
5.2
các thầy cô đã dạy tôi trong khóa học Thạc sỹ, đã
tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khóa
học.
Ngoài ra tôi xin gửi lời cảm ơn tới các
anh/chị, bạn bè trong khóa học Thạc sỹ - những
ngƣời đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
4
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đến .......................................................15
Bảng 2: Quy trình quản lý văn bản đi .......................................................................17
Bảng 3: Xử lý hồ sơ công việc ..................................................................................19
Bảng 4: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu .............................................................20
Bảng 5: Quy trình nghiệp vụ thêm mới tài liệu ........................................................21
Bảng 6: Quy trình nghiệp vụ chỉnh sửa tài liệu ........................................................21
Bảng 7: Quy trình nghiệp vụ xóa tài liệu ..................................................................22
Bảng 8: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu qua email ............................................22
Bảng 9: Bảng so sánh giữa các plan trên OpenShift .................................................84
Bảng 10: Chi tiết Gear Size .......................................................................................85
Bảng 11: Bảng Frontend.Models ..............................................................................92
Bảng 12: Bảng Frontend.Views ................................................................................93
Bảng 13: Bảng Frontend.Controller ..........................................................................94
Bảng 14: Bảng Homeadmin3.Models .......................................................................95
Bảng 15: Bảng Homeadmin3.Views .........................................................................96
Bảng 16: Bảng Homeadmin3.Controller ..................................................................96
Bảng 17: Bảng Backend3.Models .............................................................................97
Bảng 18: Bảng Backend3.Views...............................................................................99
Hình 25: UC19 - Quản lý dịch vụ của khách hàng ...................................................53
Hình 26: UC 20 - Quản lý tài liệu thuộc module ......................................................55
Hình 27: UC21 - Quản lý module .............................................................................56
Hình 28: Biểu đồ trình tự đăng nhập hệ thống ..........................................................58
6
Hình 29: Biểu đồ trình tự cập nhật văn bản dến .......................................................59
Hình 30: Duyệt, hủy duyệt và bút phê văn bản đến ..................................................61
Hình 31: Giao, xem xử lý văn bản ............................................................................62
Hình 32: Sơ đồ xử lý văn bản ...................................................................................63
Hình 33: Quản lý văn bản đi .....................................................................................64
Hình 34: Tìm kiếm văn bản ......................................................................................65
Hình 35: Chia sẻ văn bản ..........................................................................................66
Hình 36: Đăng nhập hệ thống ...................................................................................67
Hình 37: Quản lý ngƣời dùng ...................................................................................68
Hình 38: Quản lý phòng ban .....................................................................................69
Hình 39: Phân quyền cho phòng ban ........................................................................70
Hình 40: Phân quyền cho ngƣời dùng .......................................................................71
Hình 41: Quản lý khách hàng....................................................................................72
Hình 42: Sửa giá dịch vụ ...........................................................................................74
Hình 43: Quản lý dịch vụ của khách hàng ................................................................76
Hình 44: Quản lý module ..........................................................................................78
Hình 45: Quản lý tài liệu liên quan đến module .......................................................80
Hình 46: Kiến trúc hệ thống ......................................................................................86
Hình 47: Các Thành phần của hệ thống quản lý tài liệu ...........................................89
Hình 48: Mối liên hệ giữa các thành phần MVC ......................................................90
Hình 49: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu .............................................100
Hình 50: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý tài khoản ngƣời dùng .....................102
Hình 76: Thêm mới loại văn bản ............................................................................117
Hình 77: Quản lý thƣ mục .......................................................................................118
Hình 78: Thêm mới thƣ mục ...................................................................................118
Hình 79: Thêm mới sổ văn bản ...............................................................................119
Hình 80: Danh sách tài liệu đã bị xóa .....................................................................119
Hình 81: Quản lý văn bản đến.................................................................................119
Hình 82: Duyệt văn bản đến....................................................................................120
Hình 83: Chọn nhóm( xử lý) và cá nhân xử lý .......................................................120
Hình 84: Xem tình trạng xử lý văn bản..................................................................120
Hình 85: Xem xử lý văn bản của ngƣời xử lý. ........................................................121
8
Hình 86: Xử lý văn bản ...........................................................................................121
Hình 87: Nhập thông tin xử lý văn bản ...................................................................121
Hình 88: Nhập mới văn bản đi ................................................................................122
9
MỞ ĐẦU
1. Đánh giá hiện trạng
Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu là một nghiệp vụ cần thiết hàng ngày của
các tổ chức và doanh nghiệp. Thông thƣờng, trong một tổ chức, hoạt động này đƣợc
điều phối bởi một phòng hành chính, tuy nhiên việc nhận, gửi, lƣu trữ công văn giấy
tờ có liên quan tới hầu hết các bộ phận khác của tổ chức.
Một cách truyền thống, việc quản lý công văn, tài liệu đƣợc chuẩn hóa thành
các quy trình làm việc để công văn, giấy tờ có thể đến đƣợc tay những đối tƣợng
cần thiết một cách kịp thời, đồng thời cũng đảm bảo đƣợc việc lƣu trữ và tìm kiếm
lựa chọn các phƣơng án cho thuê khác nhau, phù hợp với hiện trạng của doanh
nghiệp, để có thể tối ƣu đƣợc về mặt chi phí.
Với nhà cung cấp dịch vụ, họ cần xây dựng một hệ thống có khả năng đáp
ứng cho cùng một lúc nhiều doanh nghiệp. Với sự phát triển của các loại hình dịch
vụ đám mây khác nhƣ dịch vụ hạ tầng (IaaS) và dịch vụ nền tảng (PaaS), việc xây
dựng một dịch vụ phần mềm cho thuê nhƣ vậy cũng trở nên đơn giản hơn nhiều.
Trong khuôn khổ của luận văn, hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo mô hình
cho thuê phần mềm đƣợc xây dựng dựa trên một dịch vụ nền tảng cho thuê là
OpenShift, giúp cho công việc thiết lập nền tảng phát triển ứng dụng trở nên đơn
giản.
3. Cấu trúc của luận văn
Luận văn đƣợc chia ra làm 5 chƣơng, với những nội dung chính đƣợc tóm
lƣợc nhƣ sau:
Chương 1: Giới thiệu chung. Chƣơng này trình bày về về bài toán quản lý tài
liệu với các nhu cầu thực tế và quy trình nghiệp vụ liên quan.
Chương 2: Phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình
cho thuê phần mềm SAAS. Chƣơng này tìm hiểu về mô hình SAAS và thực hiện
11
phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho thuê phần mềm
SAAS.
Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu. Chƣơng này trình bày việc
thiết kế hệ thống Quản lý tài liệu dựa trên nền tảng đám mây OpenShift. Trƣớc tiên,
trong chƣơng sẽ giới thiệu khái quát về dịch vụ nền tảng đám mây OpenShift và
kiến trúc của hệ thống, sau đó sẽ thực hiện thiết kế hệ thống (thiết kế các thành phần
của hệ thống và cơ sở dữ liệu).
Chương 4: Triển khai và thử nghiệm. Chƣơng này trình bày kết quả các thực
nghiệm của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình SAAS trên nền tảng đám mây
cho phép:
Quản lý và lấy ra nhiều tài liệu trong tích tắc;
Chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp trong khi vẫn bảo mật thông tin cá nhân;
Email và fax tài liệu một cách tiện lợi ;
Truy cập tài liệu khi đi công tác, du lịch, …
Sao lƣu đề phòng sự cố.
13
1.2
Nhu cầu quản lý tài liệu trong doanh nghiệp
Trong bất cứ một tổ chức hay doanh nghiệp nào đang hoạt động thì tài liệu
luôn là một là công cụ hữu ích để ghi nhận, lƣu trữ, chuyển tải thông tin giữa các
thành viên với nhau, giữa tổ chức, doanh nghiệp với nhau trong tất cả các hoạt động
hàng ngày. Nếu không có ứng dụng quản lý tài liệu, các tài liệu đƣợc lƣu trữ với
nhiều định dạng khác nhau, dữ liệu đang đƣợc lƣu trữ phân tán trên các máy chủ,
máy trạm, máy tính cá nhân và các thiết bị di động một cách phân tán qua thời gian
sẽ trở nên khó kiểm soát và dần dần mất đi tính chính xác của tài liệu.
Sẽ rất khó khăn cho một tổ chức khi mà tài liệu đƣợc lƣu trữ dƣới dạng các
file video, các file hình ảnh, các file bảng tính, các file văn bản, các file nén, các file
hồ sơ, file trình diễn, file vector ... để rải rác khắp nơi trên các thƣ mục, các thiết bị
cá nhân mà không thể tìm kiếm nổi, không kiểm soát đƣợc các thông tin kèm theo,
không đƣợc phân loại, nghi chú, nhận xét và có nhiều phiên bản chồng chéo ...
Trên thực tế đã có rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ tuy
nhiên đến cuối năm backup lại hàng trăm GB dữ liệu mà lãnh đạo tổ chức đó không
biết đƣợc thực tế đống dữ liệu đó là gì, sử dụng ra sao.
Xuất phát từ nhu cầu trên, việc xây dựng phần mềm quản lý tài liệu là một
Cán bộ văn thƣ
Đóng dấu văn bản đến
vào sổ văn bản
Cán bộ văn thƣ
Trình ngƣời đứng đầu
Ngƣời đứng đầu
Phê duyệt văn bản đến
Giao việc cho các phòng
Cán bộ văn thƣ
Nhận văn bản, giao cho các phòng thực
hiện
Cán bộ văn thƣ
Chuyển văn bản
Cán bộ văn thƣ
Phòng chuyên
môn
Lƣu hồ sơ
16
- Chuyển giao công văn đến cho các cá nhân, phòng chuyên môn để đọc hoặc
xử lý.
- Văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó. CÁN BỘ VĂN
THƢ không để ngƣời không có trách nhiệm xem văn bản của ngƣời khác, đơn vị,
phòng ban khác.
Quy trình quản lý văn bản đi
Trách nhiệm
Các phòng,
cá nhân
Trình tự thực hiện
Các phòng, cá nhân
soạn thảo
Lãnh đạo
phòng
Kiểm tra nội
dung thể thức VB
Ngƣời
đứng đầu
Duyệt
Văn thƣ chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ ký
của Ngƣời đứng đầu (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) chữ ký nháy của các trƣởng
phòng chuyên môn trƣớc khi đóng dấu và phát hành. Nếu văn bản không đúng với
quy định văn thƣ không đóng dấu phát hành mà chuyển trả lại ngƣời dự thảo.
CÁN BỘ VĂN THƢ phối hợp với cán bộ, chuyên viên đƣợc giao trực tiếp
xử lý hồ sơ/công văn thực hiện việc gửi văn bản, quyết định.
Cán bộ, chuyên viên đƣợc giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn và CÁN BỘ
VĂN THƢ có trách nhiệm lƣu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành.
Quy trình nghiệp vụ xử lý hồ sơ công việc
18
Trách nhiệm
Trình tự thực hiện
Cá nhân có
trách nhiệm
xử lý
Nhập nội dung xử lý
Cá nhân có
trách nhiệm
xử lý
Đính kèm
Tài liệu liên quan
Cá nhân
Chọn tài liệu cần chia
sẻ
Cá nhân
Chọn ngƣời hoặc nhóm ngƣời
cần chia sẻ
Cá nhân
Chia sẻ
Bảng 4: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu
Cá nhân chọn tài liệu cần chia sẻ, sau đó chọn nhóm ngƣời hoặc phòng ban cần chia
sẻ, sau đó tiến hành chia sẻ tài liệu.
20
Quy trình thêm mới tài liệu
Trách nhiệm
Trình tự thực hiện
Cá nhân
Chọn thêm mới tài
Lƣu thông tin
Bảng 6: Quy trình nghiệp vụ chỉnh sửa tài liệu
21
Cá nhân chọn tài liệu cần chỉnh sửa, sau đó thực hiện chỉnh sửa tài liệu, nhập thông
tin tài liệu cần thêm mới và lƣu thông tin chỉnh sửa.
Quy trình xóa tài liệu
Trách nhiệm
Trình tự thực hiện
Chọn tài liệu cần xóa
Cá nhân
Cá nhân
Xóa tài liệu
Bảng 7: Quy trình nghiệp vụ xóa tài liệu
Cá nhân chọn tài liệu cần xóa, sau đó thực hiện xóa tài liệu.
Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu qua email
Trách nhiệm
Cá nhân
Cá nhân
Khái niệm phần mềm SaaS rất đơn giản: thay vì phải cấp phép sử dụng vĩnh
viễn cho một phần mềm thì giờ đây các nhà cung cấp phần mềm cho phép khách
hàng sử dụng phần mềm theo cách đóng phí định kì. Tất cả những vấn đề khác nhƣ
bảo mật, nâng cấp tính năng đều do phía nhà cung cấp phần mềm SaaS thực hiện,
ngƣời sử dụng sẽ đƣợc hƣởng lợi từ những nâng cấp này mà không phải trả thêm
bất kì một khoản phí nào.
Thông thƣờng, một ứng dụng SaaS thƣờng có những đặc điểm nhƣ sau:
Sử dụng phần mềm qua môi trƣờng web thay vì sử dụng trên máy tính của
khách hàng nhƣ trƣớc đây.
Phần mềm đƣợc lƣu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ.
Thay vì phải trả tiền một lần để sở hữu phần mềm vĩnh viễn thì khách hàng
có thể trả phí định kì hàng tháng để sử dụng phần mềm.
Các tính năng cải tiến đƣợc thực hiện bởi nhà cung cấp phần mềm và ngƣời
sử dụng hoàn toàn không phải trả thêm phí cho những cải tiến này.
2.2
Những thuận lợi của mô hình cho thuê phần mềm SAAS:
Chi phí thấp
23
Chi phí khởi tạo thấp, tùy thuộc và tính năng yêu cầu và số lƣợng ngƣời dùng mà có
cách tính phí khác nhau. Đây chính là lợi điểm dễ thấy nhất của ứng dụng SaaS.
Chi phí hỗ trợ kĩ thuật thấp
Thay vì phải bỏ tiền để thuê nhân viên kĩ thuật duy trì hệ thống của mình thì bây giờ
các nhà cung cấp ứng dụng SaaS đã làm thay tất cả. Ngƣời dùng hầu nhƣ không
phải quan tâm đến vấn đề kĩ thuật. Chính vì thế chi phí thuê nhân viên kĩ thuật sẽ
giảm đáng kể.
Nâng cấp chƣơng trình mà không tốn chi phí
thuê phần mềm SAAS
2.4.1. Các đối tác:
Hệ thống quản lý tài liệu sẽ bao gồm: bên cho thuê phần mềm (nhà cung cấp
dịch vụ phần mềm quản lý tài liệu) và bên thuê phần mềm (các doanh nghiệp, tổ
chức sử dụng ứng dụng quản lý tài liệu đƣợc thuê từ nhà cung cấp dịch vụ). Trong
đó, các đối tƣợng của phía thuê phần mềm (ngƣời sử dụng trong các tổ chức thuê
phần mềm) sẽ bao gồm: ngƣời quản trị (admin) của bên sử dụng dịch vụ quản lý tài
liệu và ngƣời sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu.
2.4.2. Sơ đồ ca sử dụng:
Sơ đồ ca sử dụng tổng quát của phần mềm quản lý tài liệu đƣợc mô tả nhƣ sau:
25
Copyright: Tài liệu đại học ©