MỤC LỤC
1. Mở đầu…………………………………………………………………...... 1
1.1. Lý do chọn đề tài………………………………………………………. 1
1.2. Mục đích nghiên cứu………………………………………………….. 1
1.3. Đối tượng nghiên cứu………………………………………………….. 2
1.4. Phương pháp nghiên cứu………………………………………………. 2
2. Nội dung Sáng kiến kinh nghiệm………………………………………….. 2
2.1. Cơ sở lý luận…………………………………………………………... 2
2.2 Thực trạng việc cập nhật và xử lý số liệu PCGD-XMC .……………….. 2
2.2.1. Thuận lợi ……………………………………………………………… 2
2.2.2. Khó khăn ……………………………………………………………… 3
2.3. Các giải pháp …………………………………………………………... 4
2.3.1. Công tác tổ chức chỉ đạo ……………………………………………… 4
2.3.2. Lấy lại dữ liệu từ năm học trước …………………………………….. 4
2.3.3. Kiểm tra, rà soát số liệu trên Excel 2003, 2010 ……………………… 5
2.3.4. Kiểm tra kết quả, điều chỉnh thông tin trên phần mềm ……………….. 6
2.4. Hiệu quả của Sáng kiến ………………………………………………… 6
3. Kết luận, kiến nghị………………………………………………………… 7
3.1. Kết luận…………………………………………………………………. 7
3.2. Kiến nghị………………………………………………………………… 8
Tài liệu tham khảo…………………………………………………………… 9


1. Mở đầu
1.1. Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết, Phổ cập giáo dục là công tác quan trọng của Bộ
GD&ĐT trong những năm vừa qua, với mục tiêu hoàn thành phổ cập cho 3 bậc
học: Mầm non, tiểu học, trung học cơ sở và tiến tới phổ cập bậc trung học phổ
thông. Trong công tác Phổ cập giáo dục, việc thống kê, tổng hợp các số liệu là
rất quan trọng và là một trong những căn cứ để công nhận mức độ đạt chuẩn của
các đơn vị; những năm trước việc tổng hợp số liệu được thực hiện thủ công bằng


mềm PCGD–XMC cấp phòng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao và giải
quyết, khắc phục những khó khăn mà các đơn vị đang gặp, do đó tôi đã chọn đề
tài nghiên cứu cho mình là “Một số biện pháp chỉ đạo các trường tiểu học cập
nhập và xử lý dữ liệu trên phần mềm PCGD–XMC”.
1.2. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này nhằm mục đích giúp giáo viên phụ trách công tác
phổ cập giáo dục, xóa mù chữ ở các nhà trường nắm rõ một số cách xử lý kỹ
thuật về CNTT trong việc cập nhật dữ liệu vào phần mềm PCGD-XMC được
kịp thời và chính xác nhất.
1.3. Đối tượng nghiên cứu
- Dữ liệu PCGD trên phần mềm trực tuyến PCGD - XMC, bảng tính
Microsoft Excel.
1.4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp tiếp cận vấn đề: Thông qua việc tiếp xúc, trao đổi với Ban
chỉ đạo PCGD các xã, giáo viên trực tiếp tham gia điều tra, cập nhật dữ liệu, đối
tượng PCGD, từ đó tôi đưa ra được giải pháp dễ tiếp cận nhất.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trước khi đi vào những giải pháp cụ
thể, tôi thường đưa ra những phân tích về những hoạt động thực tiễn giúp tìm ra
giải pháp tối ưu nhất.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tôi sử dụng các nguồn tài liệu của Sở,
Bộ GD&ĐT và trên mạng internet.
- Phương pháp thống kê, xử lí số liệu: Tôi thường xuyên thống kê số liệu
của các đơn vị qua đó tìm ra những vấn đề chung nhất mà các đơn vị gặp phải.
2. Nội Dung
2.1. Cơ sở lý luận
Căn cứ Nghị định số 20/2014/NĐ-CP, ngày 24 tháng 3 năm 2014 của Thủ
tướng Chính phủ về phổ cập giáo dục, xóa mù chữ; Thông tư số 07/2016/TTBGDĐT ngày 22/3/2016 của Bộ GD&ĐT quy định về điều kiện đảm bảo và nội
dung, quy trình, thủ tục kiểm tra công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục, xóa mù
chữ; Công văn số 1973/SGDĐT-GDTH ngày 20/10/2014 của Sở GD&ĐT về

bộ, giáo viên làm công tác phổ cập giáo dục ở các trường MN, TH, THCS luôn
được củng cố và là lực lượng nòng cốt trong việc tham mưu, thực hiện các mục
tiêu phổ cập giáo dục.
Các đơn vị trường đã phân công cán bộ, giáo viên cập nhập dữ liệu lên
phần mềm và đầu tư thiết bị máy móc cũng như hệ thống mạng Internet cáp
quang… để phục vụ cho công tác cập nhật, thống kê, báo cáo số liệu PCGD trên
phần mềm trực tuyến, cũng như các công tác khác.
2.1.2 Khó khăn
Phần mềm PCGD-XMC là một phần mềm mới được Bộ Giáo dục và Đào
tạo triển khai năm 2013. Là phần mềm quản lí PCGD-XMC trực tuyến 3 cấp
trên trang website , dữ liệu của phần mềm được làm trên
file Excel, sau khi được bảng tính Excel kiểm tra chính xác thì mới đưa được dữ
liệu lên hệ thống phần mềm PCGD-XMC[5].
Công tác PCGD là nhiệm vụ tương đối khó, số liệu nhiều, khi cập nhật dữ
liệu đòi hỏi phải có những cán bộ, giáo viên sử dụng thành thạo bảng tính

3


Microsoft Excel và phần mềm PCGD - XMC, hiểu được thông tin của từng số
liệu, mới hoàn thành tốt được công việc.
Một số giáo viên được phân công làm công tác PCGD do lớn tuổi, ít tiếp
cận với công nghệ thông tin nên gặp không ít khó khăn trong việc cập nhật dữ
liệu.
Trong quá trình sử dụng, cập nhật dữ liệu lên phần mềm ở các xã, phường
trong tỉnh Thanh Hóa nói chung và ở huyện Quảng Xương nói riêng đã gặp phải
một số vấn đề sau đây:
- Cách thức tổ chức và sự phối hợp của 3 nhà trường (3 cấp học) trên cùng
địa bàn triển khai điều tra và cập nhật dữ liệu vào phần mềm còn nhiều bất cập.
Việc điều chỉnh số liệu trên phần mềm của các nhà trường trên cùng địa bàn còn

của 3 nhà trường (MN, TH, THCS) để điều tra nhằm không bỏ sót các đối tượng
PGCD mà trường mình phụ trách; mỗi tổ chịu trách nhiệm điều tra số liệu 01
thôn.
- Sau khi tiến hành điều tra thực tế xong các tổ nhập danh sách hộ gia
đình trong thôn vào file Excel (tải từ phần mềm), đối với các thôn đã có danh
sách nhập từ năm học trước, thực hiện đối soát thông tin với thời điểm điều tra
và điều chỉnh các đối tượng: Chuyển đi, chuyển đến, mới sinh, chết…
- Giao cho trường THCS nhiệm vụ kiểm tra, rà soát thông tin trên file
Excel các tổ điều tra đã thực hiện, cập nhập số liệu vào phần mềm.
- Sau khi cập nhật dữ liệu vào phần mềm các nhà trường căn cứ vào các
tiêu chí đạt chuẩn PCGD kiểm tra, rà soát, điều chỉnh trực tiếp trên phần mềm số
liệu các đối tượng PCGD mà đơn vị quản lý.
2.3.2. Lấy lại dữ liệu từ năm học trước
Năm học 2013-2014, sau khi triển khai phần mềm PCGD-CMC các đơn
vị xã, thị trấn đã thực hiện nhập thông tin đối tượng vào phần mềm tương đối
đầy đủ bằng cả hai phương thức: Nhập trực tiếp vào phần mềm hoặc nhập vào
file Excel rồi cập nhật lên phần mềm. Tuy nhiên đến năm học 2014-2015, khi bộ
phận quản trị hệ thống phần mềm chuyển năm học từ năm học 2013-2014 sang
năm học 2014-2015, những đơn vị chưa thực hiện thao tác "lên lớp" trên phần
mềm (do không đọc thông báo của hệ thống) thì dữ liệu của năm học 2014-2015
là dữ liệu trắng. Trước việc phải nhập lại thông tin của khoảng 8 nghìn đối
tượng, có những xã lên đến 15 nghìn đối tượng; một số cán bộ, giáo viên phụ
trách công tác PCGD tại các đơn vị gọi điện tổng đài hỗ trợ đề nghị lấy lại dữ
liệu năm học trước, tuy nhiên bộ phận hỗ trợ trả lời là không thực hiện được.
Thấy việc phải nhập lại dữ liệu là việc mất rất nhiều thời gian và công
sức, tôi đã nghiên cứu và tìm ra cách lấy lại dữ liệu thông tin các đối tượng
PCGD của từng thôn, xã qua đó tôi viết thành một bài hướng dẫn trên file Word
gửi cho các đơn vị trong huyện; do vậy những đơn vị bị mất dữ liệu đã rất nhanh
chóng có được lại dữ liệu của năm học trước (Hướng dẫn này đính kèm tại Phụ
lục 1).

được cài phần mềm Microsoft Excel các phiên bản khác nhau (2003, 2007,
2010, …). Do vậy tôi lại tiếp tục viết bài hướng dẫn kiểm tra, rà soát, điều chỉnh
thông tin trên Excel 2003 và Excel 2010 (Phụ lục 3, 4). Qua các bài hướng dẫn
này các đồng chí làm nhiệm vụ PCGD có thể căn cứ vào phần mềm được cài
trên máy của mình để áp dụng; đối với hướng dẫn Excel 2010 có thể áp dụng
cho Excel 2007 và các phiên bản sau.
2.3.4. Kiểm tra kết quả, điều chỉnh thông tin trên phần mềm
Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin lên hệ thống thì việc tiếp theo là thống
kê số liệu. Tuy nhiên, thống kê số học sinh của nhà trường có thể vẫn còn thiếu
mặc dù trên phần mềm Excel không báo lỗi. Lỗi này do khi nhập mã trường,
người nhập đã nhập không chính xác mã trường. Lúc này nếu các nhà trường
6


chỉnh sửa thông tin trên file Excel rồi cập nhật lại lên phần mềm sẽ dẫn đến 2
trường hợp có thể xảy ra: Thứ nhất dữ liệu có thể bị lặp lại tăng gấp đôi dân số
do không xóa dữ liệu cũ trước khi cập nhật dữ liệu mới; thứ hai làm ảnh hưởng
đến bậc học khác trên cùng địa bàn xã. Do vậy, tôi đã tham mưu chỉ đạo các đơn
vị thống nhất là sau khi trường THCS thực hiện nhiệm vụ cập nhật dữ liệu của
toàn xã lên phần mềm từ file Excel, các nhà trường trên cùng địa bàn xã chỉ thực
hiện việc rà soát, kiểm tra số liệu liên quan đến bậc học trên phần mềm PCGDXMC trực tuyến.
Phần kiểm tra trên phần mềm PCGD-XMC cũng giúp ích rất nhiều trong
việc kiểm tra, rà soát số liệu của các đơn vị; bên cạnh đó chúng ta có thể sử dụng
phần tìm kiếm để rà soát, chỉnh sửa số liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Nếu số học sinh một khối lớp của nhà trường trên phần mềm bị thiếu so với thực
tế, lúc này phải vào mục "tìm kiếm" trên phần mềm và tìm theo các trường
thông tin: năm sinh, thôn xóm, khối lớp, họ tên…. nếu đối tượng đã có mà sai
thông tin cập nhập vào đầy đủ thì hệ thống sẽ thống kê chính xác, nếu chưa có
đối tượng thì nhập bổ sung trên phần mềm.
Phần hướng dẫn kiểm tra kết quả, điều chỉnh thông tin trên phần mềm

- Giáo dục mầm non: 30/30 đơn vị duy trì vững chắc đạt chuẩn PCGD
mầm non cho trẻ 5 tuổi.
- Giáo dục tiểu học: 29/30 đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học mức độ 3;
1/30 đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học mức độ 2;
- Giáo dục THCS: 14/30 đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học mức độ 3;
14/30 đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học mức độ 2; 2/30 đạt chuẩn phổ cập
giáo dục tiểu học mức độ 1;
- Xóa mù chữ: 30/30 đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học mức độ 2;
3. Kết luận, kiến nghị
3.1. Kết luận
Ban chỉ đạo PCGD cấp xã, cấp huyện tham mưu cho cấp ủy Đảng, chính
quyền địa phương trong việc thực hiện nhiệm vụ PCGD tại địa phương với vai
trò nòng cốt là các trường MN, TH, THCS đóng trên địa bàn.
Mọi sự biến động chuyển đi, chuyển đến các trường phải nắm bắt thông
tin chuyển đi đến đâu, học tại trường nào, xã nào, huyện nào, tỉnh nào… để việc
cập nhập thống kê trên hệ thống được chính xác, thuận lợi.
Với đề tài này, nếu được thực hiện nghiêm túc và có bổ sung, điều chỉnh
hợp lý khi có vấn đề phát sinh mới chắc chắn huyện Quảng Xương nói riêng và
tỉnh Thanh Hóa nói chung sẽ hoàn thành việc cập nhật dữ liệu vào phần mềm
PCGD-XMC được chính xác, kịp thời và tiết kiệm thời gian và nhân lực cho các
đơn vị, giảm thiểu những khó khăn đối với giáo viên trực tiếp tham gia công tác
PCGD. Khi hoàn thành số liệu sẽ góp phần giảm thiểu sai sót trong các báo cáo
và danh sách minh chứng cho bộ hồ sơ công nhận PCGD các cấp năm này và
những năm tiếp theo.

8


3.2. Kiến nghị
Vì là phần mềm PCGD-XMC nên các đơn vị trường học chỉ thực sự chú

của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
4. Hướng dẫn sử dụng bảng tính Microsoft Excel
5. Tham khảo một số tài liệu trên mạng internet
- Nguồn:
- Nguồn: .

10


DANH MỤC
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐÃ ĐƯỢC HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN KINH
NGHIỆM NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN, TỈNH VÀ CÁC
CẤP CAO HƠN XẾP LOẠI TỪ C TRỞ LÊN
Họ và tên tác giả: Nguyễn Công Long
Chức vụ và đơn vị công tác: Chuyên viên Phòng GD&ĐT Quảng Xương

TT

1.
2.

3.

Tên đề tài SKKN
Sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tư
duy ImindMap trong công tác
giảng dạy ở trường THCS
Sử dụng phần mềm PowerPoint
2010 để thiết kế bài giảng điện
tử cho giáo viên mầm non


2015-2016

Ngành GD huyện
Quảng Xương

A

2016-2017

4.
5.
...

11