CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:
Khái niệm:
Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh về sự phát sinh và đã hoàn thành của
các nghiệp vụ kinh tế trong một hoàn cảnh (không gian, thời gian) nhất định. Bản chứng từ
kế toán là phương tiện chứng minh tính hợp pháp và phương tiện thông tin về kết quả các
nghiệp vụ kinh tế.
Theo Luật Kế toán Việt Nam: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin
phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế
toán”.
Chứng từ kế toán có 2 nội dung là: yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung.
Yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộc phải có trong bất cứ một chứng từ kế toán
nào, nhằm làm căn cứ chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Cơ sở về độ
chính xác của thông tin được phản ánh trong nghiệp vụ. Các yếu tố cơ bản bao gồm:
-Tên chứng từ: Khái quát về tên của nghiệp vụ kinh tế.
-Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan tới nghiệp vụ kinh tế: nhằm làm căn
cứ để theo dõi và kiểm tra làm rõ trách nhiệm thuộc về ai.
-Ngày và số chứng từ: làm căn cứ về thời gian của các nghiệp vụ kinh tế để vào sổ
kế toán, thời gian lưu trữ chứng từ và đem đi hủy sau khi hết hạn. Số chứng từ là ký hiệu
số thứ tự của chứng từ.
-Nội dung phản ánh về các nghiệp vụ kinh tế phái ngắn gọn, đơn giản nhưng phải
dễ hiểu, thông dụng.
-Qui mô chứng từ phải thể hiện cả về số lượng, giá trị: phải ghi bằng số và chữ.
-Chữ kí họ và tên của người lập chứng từ kế toán, người duyệt và những người có
liên quan. Trên một chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ kí. Chữ kí phải được kí bằng
bút mực, không được kí tên bằng mực đỏ hay con dấu có khắc tên liên quan, phải kí trực
tiếp trên chứng từ, không được kí qua giấy than. Đối với công ty khi lập chứng từ cần tư
cách pháp nhân, chứng từ đó phải có chữ kí của người đại diện công ty, người có và quyền
và phải chịu trách nhiệm về pháp lý.
Yếu tố bổ sung là những yếu tố được thêm vào nhằm làm rõ một đặc điểm đặc biệt
nào đó trên chứng từ hoặc bổ sung, chú thích thêm về chứng từ như:
-Quan hệ về nội dung chứng từ ghi trên sổ kế toán, tìa khoản.

Căn cứ vào hình thức thể hiện:
_Chứng từ bằng giấy:
Chứng từ bằng giấy được coi là chứng từ kế toán nếu có các nội dung qui định của
pháp luật về kế toán và được thể hiện dưới dạng giấy tờ theo những mẫu biểu qui định bắt
buộc hoặc hướng dẫn.
Theo Công văn số 3453/TCT-TTr ngày 23-8-2007 của Tổng Cục Thuế về việc lập
chứng từ kế toán. Căn cứ Điều 17, Luật Kế Toán số 03/2003/QHV ngày 17-6-2003 qui
định về nội dung chứng từ kế toán thì chứng từ kế toán phải có nội dụng chủ yếu sau:
c)Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ kế toán.
d)Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân nhận chứng từ kế toán.
g) Chữ kí, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan.
Căn cứ điểm 3, phần III, mục A Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002
của Bộ Tài Chính hướng dẫn về nội dung hóa đơn thì: “ Nội dung hóa đơn phải có đủ các
chỉ tiêu sau đây thì mới có giá trị pháp lí: Họ và tên, địa chỉ, mã số thuế(nếu có), tài khoản
thanh toán(nếu có) của người mua và người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số
lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có), tổng số tiền thanh
toán, chữ kí của người bán và người mua.
Căn cứ vào hướng dẫn nêu trên thì các hóa đơn, chứng từ đơn vị cung cấp cho cơ quan
thuế thiếu các chỉ tiêu cần thiết nêu trên không được coi là chứng từ hợp pháp và không
được chấp nhận hạch toán chi phí và khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Ví dụ :
+Phiếu thu, Phiêú chi
+Phiếu nhập, Phiếu xuất
+Hóa đơn giá trị gia tăng
-Chứng từ điện tử:
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quui định của pháp luật
về kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi
trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các
loại thẻ thanh toán.
Ví dụ:

(*)
A/CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY
I/Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công 01a-ĐTL x
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01bLĐTL x
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x
5 Giấy đi đường 04-LĐTL x
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL x
7 Bảng thanh toán tiền làm them giờ 06-LĐTL x
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x
9 Hợp đồng giao khoản 08-LĐTL x
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL x
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL x
12 Bảng phân bổ tiên lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x
II/Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT x
2 Phiếu xuất kho 02-VT x
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 03-VT x
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì 04-VT x
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 05-VT x
6 Bảng kê mua hang 06-VT x
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT x
III/Bán hang
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, kí gửi 01-BH x
2 Thẻ quầy hang 02-BH x
IV/Tiền tệ
1 Phiếu thu 01-TT x
2 Phiếu chi 02-TT x
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x