LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô ở Khoa Quản
trị Văn phòng – Trường Đại Học Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và
tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt
thời gian bắt đầu cho tới khi khết thúc học phần. đã tận tâm hướng dẫn chúng em
qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận về lĩnh vực
ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác Văn phòng nếu không có những
lời hướng dẫn, dạy bảo của thầy, cô thì bài tập lớn này của em rất khó có thể hoàn
thiện được. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy cô
Đề tài này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các cô, chú, các anh, chị
đang công tác tại Văn phòng Thành ủy Lạng Sơn, bạn bè đã sát cánh trong thời
gian cùng nhau học tập. Tôi xin chân thành cảm ơn.
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn
hạn chế nên Đề tài sẽ còn rất nhiều điều thiếu sót. Nhưng với sự nghiên cứu
nghiêm túc, niềm đam mê học hỏi, Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình
của quý thầy cô.
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do em thực hiện.
Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong đề tài Chưa từng được
công bố ở các nghiên cứu khác.
Em xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Sinh viên
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
2.4.4. Công văn đi trên môi trường mạng...................................................20
2.4.1. Nội dung xử lý công văn đi:..............................................................21
2.4.5. Công văn nội bộ trên môi trường mạng............................................24
2.4.5.1. Nội dung.........................................................................................25
2.4.6. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư :......................25
2.4.6.1. Quản lý con dấu.............................................................................25
2.4.6.2. Sử dụng con dấu.............................................................................26
2.4.6.3. Quy định về đóng dấu....................................................................26
2.4.7. Quy trình xử lý các cuộc họp...........................................................27
2.4.7.1. Mục đích........................................................................................27
2.4.7.2. Phạm vi áp dụng............................................................................27
2.4.7.3. Định nghĩa.....................................................................................27
2.4.7.4. NỘI DUNG....................................................................................29
2.4.7.4.1. Họp giao ban và họp chuyên môn..............................................29
2.4.7.4.2. Mô tả quy trình............................................................................29
Chương 3. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ỨNG UNG................31
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG TỈNH UỶ VÀ MỘT SỐ
ĐỀ XUẤT...........................................................................................................31
3.1. Thuận lợi:.............................................................................................31
3.2. Khó khăn:.............................................................................................32
3.3. Một số kết quả đạt được:......................................................................32
3.4. Kiến nghị:.............................................................................................33
KẾT LUẬN........................................................................................................35
DANH MỤC TIỀU LIỆU THAM KHẢO.......................................................36
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Đánh giá thực trạng và đưa ra một số kiến nghị nhăm nâng cao hiệu quả
ứng dựng ISO 9001:2008
3.2. Phạm vi nghiên cứu.
+ Phạm vi không gian: Bài luận chủ yếu tìm hiểu về việc ứng dụng ISO
9001: 2008 trong công tác Văn phòng tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn.
+ Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu về việc ứng dụng ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng tại tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn từ năm 2013 và
đã có những bước tiến nhất định trong việc thực hiện và áp dụng.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008
trong công tác Văn thư - lưu trữ tại Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và đồ chơi
Hà Thành. Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải
quyết các vấn đề còn tồn đọng.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của
người đi trước.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được được vận
dụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:
+ Nêu ra được các nôi dung quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
trong công tác văn phòng.
+ Nêu ra được thực trạng và những đề xuất trong đề tài có thể giải quyết
các vấn đề còn tồn đọng
+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho mọi
người.
2
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lẩn đẩu
vào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, nãm 2000 năm 2008. ISO 9000 là
bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong
lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệ
thống quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phấm. Và được áp
dụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau.
ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng trong các tổ
chức do ISO ban hành vào năm 1987. Mục đích cùa ISO 9000 là giúp tổ chức
hoạt động có hiệu quà, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trinh trao
đổi thương mại được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú
trọng nhiều tới các vân đê kv thuật. Gia đinh tiêu cnuẩn ISO 9000 bao gồm
những tiêu chuẩn sau:
ISO 9000:2005 Hệ thống quàn lý chất lượng - cơ sở và từvựng ISO 9001:2008
Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu ISO 9004:2009 Quản trị sự thành
công bền vững của một tổ chức ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ
thống quản lý Hiện nay đã có thêm phicn bản ISO mới nhất năm 2015.
Phương châm của gia dinh tiêu chuẩn ISO 9000 là “Nếu một tổ chức có hệ
4
thống quàn trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch
vụ mả tổ chức này cung úng cũng sẽ cỏ chẳt lượng tốt nhất”. ISO 9000 có thể áp
dụng cho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực. Kể từ khi ban hành cho đến
nay,
1.3 Nội dung ISO 9001: 2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Quy định các
yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tồ chức cần chứng tỏ năng
lực cùa mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và
các yêu cầu chế định tưcmg ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng.
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
mãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Hiện nay, công tác văn phòng ở một số
cơ quan, doanh nghiệp đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với
các nghiệp vụ:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản;
+ Quản lý văn bản đến;
+ Quản lý nhân sự;
+ Tổ chức sự kiện;
+ Kiêm soát tài liệu;
+ Kiêm soát công việc.
Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác văn
phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong xử lý công nợ; tiếp thị sản phẩm; theo dõi và xử lý phản hồi
cùa khách hàng; đấu thầu...
Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong văn phòng các cơ quan, tổ chức đã
góp phần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành các quy trình giải quyết
công việc một cách khoa học, môi trường, điều kiện làm việc được cải tiến và
hoàn thiện. Điều đó đã tạo điều kiện để đơn giản hóa quy trình và rút ngắn thời
gian giải quyết công việc, giảm các tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụ
của cán bộ, công chức. Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ được thực hiện một
cách nền nếp, quy củ. Công tác bảo mật các tài liệu quan trọng được chú trọng,
cơ chế mượn trả tài liệu hồ sơ được thiết lập rõ ràng. Ngoài ra, việc thực hiện hệ
thống quản lý chất lượng còn góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnh
đạo, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Lãnh đạo đơn vị điều hành công việc
6
có hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống
nhất và hạn chế sai sót trong quá trình tham mưu, giải quyết các văn bản hồ sơ
đảm bảo yêu cầu sớm và đúng hẹn tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, công
chức và các tổ chức, cá nhân.
đơn vị; văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao
8
dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tỉnh uỷ
Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh uỷ: gồm Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh
Văn phòng. ( Phó Chánh Văn phòng phụ trách Tổng hợp và Phó Chánh phụ
trách Tài Chính)
Các đơn vị trực thuộc:
- Phòng Tổng hợp.
- Phòng Hành chính, tiếp dân.
- Phòng Lưu trữ.
- Phòng Quản trị.
- Phòng Tài chính đảng.
- Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin.
Biên chế
Biên chế của Văn phòng Tỉnh uỷ: Tối đa là 55 người (không bao gồm
Thường trực Tỉnh uỷ).
Về cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức
Văn phòng Tỉnh uỷ: Bố trí cán bộ, công chức hợp lý, phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng. Trong đó, phải có tối thiểu 60% biên chế trở lên
làm công tác tham mưu, tổng hợp.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh ủy Lạng Sơn
2.2.1. Chức năng:
Tham mưu, tổng hợp của cấp ủy, giúp cấp ủy tổ chức, điều hành công
việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy; phối hợp hoạt động của các cơ quan tham
mưu phục vụ cấp ủy.
Tham mưu nghiên cứu, đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực
tài sản của Đảng ở các tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh ủy và văn phòng cấp uỷ cấp
dưới; thực hiện kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ tài chính - kế toán ở các đảng bộ
và tổ chức trực thuộc Tỉnh ủy.
Thẩm định, thẩm tra:
10
Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Tỉnh uỷ, Ban
Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy về: Yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền
ban hành và thể thức văn bản.
Nội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại trước
khi trình Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy (nếu có khả năng hoặc được Ban
Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ giao).
Phối hợp:
Với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, đề xuất một số chủ trương của
Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy về cơ chế, chính sách kinh tế - xã hội, quốc
phòng, an ninh, đối ngoại; tham gia với các cơ quan có liên quan nghiên cứu, đề
xuất một số chủ trương về công tác tư pháp; tham gia ý kiến với cơ quan nhà
nước trong việc cụ thể hóa chủ trương, chính sách phát triển kinh tế - xã hội ở
địa bàn tỉnh
Với các cơ quan liên quan xây dựng một số đề án, văn bản, chương trình
hành động do Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ giao; biên tập hoặc thẩm
định văn bản trước khi Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy ban hành.
Với Ban Tổ chức Tỉnh uỷ trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và
thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao
động của Văn phòng Tỉnh ủy và văn phòng cấp ủy trực thuộc theo phân cấp.
Với các ban đảng, đảng đoàn, ban cán sự đảng, đảng uỷ trực thuộc tỉnh
uỷ để tham mưu giúp Tỉnh ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ chỉ đạo,
kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quy định,
quy chế, quyết định, kết luận của Trung ương và của Tỉnh uỷ về công tác xây
sản, chi tiêu ngân sách đảng. Thực hiện thẩm tra, quyết toán tài chính ngân sách
đảng của các tổ chức đảng và đảng bộ trực thuộc. Bảo đảm điều kiện vật chất và
các trang thiết bị phục vụ hoạt động của Tỉnh ủy; đồng thời bảo đảm tài chính và
cơ sở vật chất khác cho các cơ quan trực thuộc Tỉnh uỷ theo phân công, phân
cấp.
Tổ chức quản lý, khai thác, ứng dụng, bảo vệ mạng thông tin diện rộng
của đảng bộ; hướng dẫn công nghệ thông tin, nghiệp vụ công tác cơ yếu cho văn
phòng cấp uỷ cấp dưới và các cơ quan đảng thuộc Tỉnh uỷ.
12
Tham gia tổ chức, phục vụ Đại hội Đảng bộ tỉnh; hội nghị Tỉnh ủy, Ban
Thường vụ Tỉnh uỷ; các hội nghị do Thường trực Tỉnh uỷ triệu tập; các cuộc làm
việc của Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh uỷ.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Ban Thường vụ, Thường trực
Tỉnh uỷ giao.
2.3. Sơ lược về hệ thống tiêu chuẩn chất lương ISO 9001: 2008 áp
dụng tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng Sơn
Căn cứ và chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Tỉnh uỷ là cơ quan đầu
mối hàng ngày phải tiệp nhận và xử lý một khối lượng lớn văn bản; lưu lượng
văn bản chuyển, giải quyết, tham mưu, trình ký nhiều nên để công việc được
giải quyết một cách khoa học, hiệu suất công việc cao, giải quyết các khâu tồn
đọng văn bản. Văn phòng Tỉnh uỷ đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào
công tác văn phòng nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc
hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2001. Đồng thời
cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công
việc trong nội bộ cơ quan, cũng như vận hành của toàn khối Đảng thông qua đó
từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực
hiện các nghiệp vụ Văn phòng.
Hiện nay Văn phòng Tỉnh uỷ áp dụng ISO 9001: 2008 trong các quy
khép kín, phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị. gửi nhận văn bản toàn bộ trên hệ
thống mạng tiến tới một Văn phòng hiện đại, phong cách chuyên nghiệp.
2.4. Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Văn phòng Tỉnh uỷ Lạng
Sơn.
2.4.1. Mục đích
Từng bước nâng cao hiểu biết và khả năng sử dụng công cụ kỹ thuật
thông tin hiện đại (máy tính, mạng máy tính) của các cán bộ trong cơ quan,
trước hết là các cán bộ tại bộ phận Văn thư, bảo mật thuộc văn phòng hành ngày
Là Cơ sở dữ liệu chung thống nhất trong hoạt động “Lưu trữ và khai
thác”. Tất cả các loại văn bản, công văn được lưu trữ trong một Cơ sở dữ liệu,
tiến hành thống nhất tổ chức nhập số liệu và khai thác.
Tổ chức liên kết với mục đích tạo được liên kết giữa các công văn, các
văn bản có liên quan với nhau trong sử lý nhằm thể hiện “qui trình xử lý, mượn
trả công văn, tài liệu” của Văn phòng Tỉnh uỷ
14
2.4.2. Nguyên tắc chung trong công tác quản lý văn bản:
Đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu:
tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành và nộp
lưu
Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của Văn phòng đều phải được đăng ký
vào sổ văn thư cơ quan và phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ
quan;
Văn bản đi, văn bản đến chưa vào sổ đăng ký tại Văn thư, các phòng
chuyên môn và cá nhân công chức có trách nhiệm chuyển văn bản cho văn thư
vào sổ theo quy định;
Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn khải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
Kết thúc
Cho ý kiến giải quyết
Có
Chuyển
xử lý ?
Không
Hình 1 : Lưu đồ xử lý công văn đến
16
2.4.3.1. Nội dung
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến:
Công văn đến có thể đi theo 2 con đường: công văn đến trên giấy tờ và
công văn đến nhận được từ mạng.
Công văn đến trên giấy tờ là các công văn được gửi theo đường bưu điện
từ các cơ quan khác đến văn phòng.
Công văn đến nhận từ mạng là các công văn từ các cơ quan khác được gửi
theo đường mạng thông tin mà mạng của văn phòng đã kết nối. Các công văn
đến từ cả 2 đường sẽ được nhận tại văn thư. Văn thư có nhiệm vụ sau :
+ Đối với công văn đến trên giấy tờ:
Văn thư xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng văn bản gửi cho
Văn phòng Tỉnh uỷ hay không, nếu không đúng chuyển tra cho cá nhân, tổ chức
gửi văn bản đến.
tới lãnh đạo văn phòng. Lãnh đạo văn phòng sẽ là ngưới xử lý toàn bộ các văn
bản đến trên hệ thống mạng ( hoàn toàn không sử dụng bản giấy).
Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết.
Có thể chuyển công văn cho chuyên viên, lãnh đạo phòng khác xử lý.
Được quyền đánh dấu công văn đó có hoặc không có ý kiến của cấp uỷ.
Hoặc đối với những văn bản khống chuyển giao giải quyết lãnh đạo có thể
xử lý: quyền đánh dấu “kết thúc xử lý”. Việc đánh dấu “kết thúc xử lý” sẽ tạo ra
trạng thái “kết thúc xử lý” của công văn. Công văn sẽ được lưu lại và sau đó
không ai được quyền sửa nội dung hoặc thêm ý kiến. Khi đó người chủ trì xử lý
phải chịu toàn bộ trách nhiệm về ý kiến giải quyết của mình.
Bước 5. Đối với chuyên viên, lãnh đạo phòng khi được chuyển chủ trì xử
lý:
Xử lý công văn bằng cách đọc và đưa ra các ý kiến giải quyết.
Có thể chuyển công văn cho chuyên viên khác xử lý.
Các công văn đến có thể nằm ở 1 trong 3 trạng thái xử lý. Các trạng thái
này thể hiện qui trình xử lý công văn của các chuyên viên và giúp cho lãnh đạo
theo dõi được tình trạng xử lý trong cơ quan :
Đang xử lý
Kết thúc xử lý
Không cần xử lý
Trạng thái “kết thúc xử lý” và “không cần xử lý” tương tự như nhau và chỉ
ra rằng công văn đó đã được giải quyết xong. Khi đó công văn sẽ được lưu lại để
tham khảo và hệ thống không cho phép thay đổi nội dung của công văn kể cả
việc sửa đổi hoặc thêm bớt các ý kiến giải quyết. Các thông tin trạng thái xử lý
của công văn và thời hạn giải quyết sẽ tạo ra báo cáo các công văn quá hạn xử
lý.
18
Bảng 1 : Nội dung Quy trình xử lý công văn đến trên môi trường
∗ Tạo các ý kiến đôn đốc và chuyển
cho chuyên viên.
∗ Quyết định công văn có xin ý
kiến của cấp uỷ hay không.
5
6
Người thực hiện / người phối
hợp
Văn thư
7
Lãnh đạo văn phòng,
Lãnh đạo văn phòng, Lãnh đạo
phòng,
Chuyên viên xử lý
Chuyên viên xử lý
, Lãnh đạo văn phòng
Kết thúc xử lý của chuyên viên
chủ trì xử lý công văn.
∗ Có thể tạo dự thảo công văn
phát hành.
∗ Chuyển dự thảo công văn
phát hành (bản sao) cho lãnh
đạo duyệt và ký.
Đúng
Chưa duyệt
là người
ký công
văn
Sai
xem xét nội dung dự thảo
Xem các ý kiến đã có
Cấp số phát hành và ghi sổ liệu
Ghi ý kiến giải quyết
Phát hành
Lưu hồ sơ điện tử
Chuyển
xử lý ?
Kết thúc
Có
Hình 2: Lưu đồ xử lý công văn đi
20
chịu trách nhiệm soạn dự thảo công văn đi. Đồng chí lãnh đạo ký duyệt cho
phép phát hành có nhiệm vụ :
Đọc, duyệt bản dự thảo và có thể bổ sung chỉnh lý thêm.
21
Copyright: Tài liệu đại học ©