TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI ……………………………………………………
……………………………………………………………….
BÀI TẬP CÁ NHÂN / BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần:…………………………………………..
Giảng viên giảng dạy:……………………………..
Mã phách:………………………………….(Để trống)


Hà Nội – 2016


PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) của cán bộ

Điểm thống nhất của bài

Chữ kí

chấm thi

thi

xác nhận

CB chấm thi số 1

CB chấm thi số 2

……

lớn:………………………………………………………
……

…

…………...

……………………………………………………………………………………………….
Học

phần:

………………………………………………………………………………………………
…..
Giảng

viên

phụ

trách:

…………………………………………………………………………………….
Sinh viên kí tên

LỜI CẢM ƠN



thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom” để làm
đề tài cho bài tiểu luận của mình. Mong muốn được dùng vốn kiến thức được
học và tích luỹ cung cấp cho mọi người hiểu thêm về hệ thống Quản lý chất
lượng và có cái nhìn đúng hơn về nó.
.2. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài về ISO 9001:2008 thu hút rất nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên
cứu. Một số các công trình nghiên cứu về ISO 9001:2008 như:
- Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học.
- Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ.
- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà
xuất bản Hà Nội.
- GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê.
- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 .
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu.


Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Ứng dụng ISO 9001: 2008 trong Công
tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom
3.2. Phạm vi nghiên cứu.
+ Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về việc ứng dụng
ISO 9001: 2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ
phần đồ chơi Mykingdom
+ Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu về việc ứng dụng ISO 9001:2008
vào công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi
Mykingdom từ năm 2014 và đã đưa đến những thay đổi nhất định.
4. Mục đích nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008
trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi
Mykingdom. Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải

ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty Cổ
phần trò chơi Mykingdom.
Chương 2: Thực trạng

về việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO

9001:2008 tại công ty Cổ phần trò chơi Mykingdom.
Chương 3: Phương hướng và giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu
quả việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Cổ phần trò chơi
Mykingdom.

9


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN

ISO 9001:2008

VÀO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN TRÒ CHƠI MYKINGDOM .

1. Giới thiệu tổng quan về công ty
Tên công ty : Công ty cổ phần đồ chơi Mykingdom
Giám đốc: Lê Đình Minh
Ngày thành lập : Ngày 12/10/2002
Mã số thuế: 0102283653
Địa chỉ : Trụ sở chính tại Số 335 Cầu Giấy, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Sản phẩm chính : Đồ chơi thông minh cho trẻ em

ban:
 Phòng Tổ chức hành chính
- Phòng tổ chức hành chính có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty
thực hiện quản lý về các lĩnh vực, công tác tổ với người lao động theo các qui
định của Công ty và của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đào tạo, lao động tiền
lương, Hành chính quản trị, thi đua khen thưởng, thực hiện chế độ đối với người
lao động trong công ty.
- Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản,
hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận
và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,…
- Nhân sự
Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ của toàn công ty, sắp xếp, bố trí nhân lực,
tuyển dụng và lập hồ sơ cán bộ công nhân viên, theo dõi hợp đồng lao động
trong công ty, giải quyết các chế độ lao động, bảo hiểm xã hội, sức khỏe, tiền
lương, tiền thưởng theo quyết định của nhà nước và công ty. Lập bảng báo cáo
hàng tháng về tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý
nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa
thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ
các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có
liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,
….Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền

11


thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã
hội thành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty.
*Phòng kế hoạch – tài chính
Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty
thực hiện quản lý về các lĩnh vực tài chính,kế toán, thống kê của Công ty theo

Tổ chức điều động kế hoạch sản xuấtphân tích kết quả thực hiện kế hoạch
của Công ty. Đề xuất với lãnh đạo Công ty những vấn đề cần giải quyết và giúp
lãnh đạo Công ty đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ Giám đốc giao
cho các đơn vị cá nhân.
Tổ chức hệ thống kho hàng gọn gàng ngăn nắp, sạch sẽ dễ lấy kiểm tra,
bảo quản, đảm bảo an toàn,nắm chắc số lượng vùng cấp, chủng loại vật tư, phụ
tùng cung cấp mọi số liệu kịp thời khi có yêu cầu.
Cấp phát kịp thời đầy đủ, đúng chất lượng các loại vật tư thiết bị bảo hộ
lao động cho sản xuất theo định mức kinh tế kỹ thuật và lệnh của giám đốc.
*Xưởng sản xuất
Các phân xưởng có chức năng trực tiếp sản xuất ra sản phẩm hoặc phục
vụ sản xuất.
Tổ chức sản xuất, phục vụ theo tiến độ kế hoạch nhà máy giao cho về sản
lượng, quy cách sản phẩm, khối lượng công việc.
Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế, kỷ luật lao động, quy trình
công nghệ, chất lượng sản phẩm và các quy định khác của Công ty.
Quản lý chặt chẽ, sử dụng tiết kiệm vật tư, nguyên liệu… theo các quy
định về quản lý vật tư.
Thực hiện quản lý máy móc thiết bị và các tài sản của Công ty giao cho
đơn vị.
Chấp hành tốt quy định về an toàn lao động, công tác Phòng cháy chữa
cháy, vệ sinh công nghiệp, trang bị Bảo hộ lao động, bố trí sắp xếp phân xưởng
gọn gàng sạch sẽ
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, ghi chép chính xác số liệu ban đầu
theo quy định, phân tích hoạt động kinh tế nội bộ đơn vị.

13


Tạo điều kiện để khách hàng đến tham quan khi có yêu cầu của Công ty,

nhất định phải có một hệ thống quản lý khoa học chặc chẽ như ISO 9001:2008
để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệ
thống quản lý chất lượng”.

14


ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm
2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức
tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản
xuất, kinh doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động.
ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không
phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm. Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp đã
tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa
các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn
thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong
công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ
công nhân viên nâng lên rõ rệt.
Chính nhờ những tác dụng ấy mà ISO 9001 hiện nay được xem là một
trong những giải pháp căn bản nhất, là nền tản đầu tiên để nâng cao năng lực của
bộ máy quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy hầu hết các doanh nghiệp khi muốn
cải tổ bộ máy, nâng cao năng lực cạnh tranh đều chọn áp dụng ISO 9001:2008
cho doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là quyển tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO
9001:2008:2008 (ISO 9001:2008:2008 series).
ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO
9001:2008) để biết được những yêu cầu gì mà hệ thống quản lý của Doanh
nghiệp mình cần phải đáp ứng.

phải ban hành và áp dụng tối thiểu các tài liệu sau:
1. Chính sách chất lượng.
2. Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp
phòng ban chức năng.
3. Sổ tay chất lượng.
4. Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ
- Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ

16


- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục.
- Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa.
Tóm lại: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
không thể bảo đảm rằng các quá trình và sản phẩm không có lỗi Nhưng chắc
chắn rằng hệ thống này tạo nên sức mạnh và sự tin cậy của tổ chức, nhờ vào :
- Có được chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của
Lãnh đạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống.
- Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiện
từng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn
- Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc sẽ
được thực hiện thích hợp và khoa học.
- Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các sai lỗi, sai sót ở
tất cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại sai lỗi, sai sót với
nguyên nhân cũ đã từng xảy ra.
- Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiến
toàn bộ hệ thống.

Để xây dựng một quy trình một nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản
chính xác và hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của
cơ quan, chúng ta cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:
- Xác định tên gọi chính xác và tiêu chuẩn
- Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu trong việc xây dựng tiêu
chuẩn.
- Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính, trách
nhiệm các phòng, ban, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện tiêu chuẩn.

18


Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
2.1. Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.1. Mục đích
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào trong công
tác soạn thảo và ban hành văn bản là nhằm xừy dựng và thực hiện các quy trình xử
lý công việc thuộc nội dung công tác soạn thảo và ban hành văn bản một cách khoa
học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ
dàng.
2.1.2. Yêu cầu
Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào
trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản đạt hiệu quả cần phải đáp ứng các
yêu cầu sau:
- Quy trình xử lý công việc phải cụ thể hoá được các quá trình hoạt động
thành từng bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế
phù hợp.


Nhằm thống nhất quá trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đảm
bảo văn bản được ban hành theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, phục
vụ công việc quản lý nhà nước và công cuộc cải cách hành chính trên địa bàn
huyện.
 Phạm vi áp dụng

- Quy trình này áp dụng cho việc ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật do Lãnh đạo công ty thực hiện.
- Các phòng ban, đơn vị thuộc Công ty áp dụng quy trình này trong quá
trình tham mưu xây dựng và ban hành các văn bản QPPL liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của phòng mình.
 Tài liệu liên quan

- Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 về kiểm tra và xử lý
văn bản quy phạm pháp luật;

20


- Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản;
- Công văn số 63/VTLTNN-TTNC ngày 06/10/2003 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc vận dụng TCVN 5700:2002 trong quản lý và giảng
dạy;
- Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục, phòng
ngừa QT.HT.03;
- Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ QT.HT.01;
- Quy trình quản lý văn bản đến - đi QT.VP.02;

Cán bộ được phân công

Phê
duyệt
Phân công
xây dựng văn bản
Lập kế hoạch tiến độ chi
tiết

21

2.2.1.4

2.2.1.5
BM.TP.01.02


Trách nhiệm

Tiến trình thực hiện

Cán bộ được phân công

Thu thập tài liệu liên
quan

Cán bộ được phân công
Cơ quan chủ trì,
các đơn vị liên quan


2.2.1.11
2.2.1.12

Theo dõi thực
hiện và đánh giá
hiệu lực

2.2.1.1. Xác định nhu cầu
Hằng năm, cùng với việc xây dựng kế hoạch hoạt động cho năm kế
hoạch tiếp theo, các phòng thuộc Công ty nếu có nhu cầu thì xây dựng
kế hoạch ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo biểu mẫu
BM.TP.01.01gửi Văn phòng công ty, căn cứ để xây dựng kế hoạch là
thực tiễn công tác quản lý ... thời gian qua, định hướng phát triển ...
những năm tiếp theo, yêu cầu của các cơ quan cấp trên, sự ra đời của
các văn bản cấp cao hơn (luật, nghị định, thông tư,…) nay cần có văn
bản cấp trên để triển khai thực hiện.
Cần xác định rõ nhu cầu cần ban hành loại văn bản gì, tên văn bản, phòng
chủ trì soạn thảo, phòng phối hợp, thời gian ban hành.
Lãnh đạo các phòng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của
các loại văn bản cần tham mưu trước khi gửi Văn phòng Công ty

22


Ngoài ra, còn có các nhu cầu ban hành văn bản quy phạm pháp luật đột
xuất.
2.2.1.2. Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo công ty
Văn phòng tổng hợp nhu cầu trình Lãnh đạo công ty phê duyệt kếhoạch
xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Bộ phận tổng hợp thuộc Văn phòng công ty tổng hợp nhu cầu từ các đơn

đề cương chi tiết và thảo luận trong nội bộ nhóm chuyên viên cùng chức năng
(nếu cần), trình Trưởng phòng thông qua trước khi xây dựng dự thảo.
Dự thảo văn bản pháp quy phải tuân thủ các quy định hiện hành về nội
dung và hình thức văn bản, đáp ứng yêu cầu thực tế và định hướng phát triển
của vấn đề.
Sau khi dự thảo xong, người được phân công báo cáo với lãnh đạo Phòng
và tổ chức lấy ý kiến góp ý.
2.2.1.8. Tổ chức lấy ý kiến góp ý
• Phòng được giao xây dựng dự thảo chủ trì thảo luận, góp ý
trong nội bộ phòng. Trưởng phòng quyết định những nội dung
cần điều chỉnh trước khi tổ chức lấy ý kiến góp ý của các
phòng liên quan khác.
• Các phòng được gửi lấy ý kiến góp ý lập biên bản/phiếu góp ý
theo biểu mẫu BM.TP.01.04 và gửi về phòng chủ trì.
• Phòng chủ trì hoàn chỉnh dự thảo sau khi nhận được góp ý từ
các phòng
• Phòng chủ trì gửi dự thảo đến phòng pháp chế thẩm định.
Phòng tư pháp thẩm định và trả kết quả theo biểu mẫu
BM.TP.01.05
• Phòng chủ trì trình lãnh đạo xem xét và thông qua. Nếu lãnh
đạo không thông qua thì phòng chủ trì thực hiện lại từ bước 2.
2.2.1.9. Chỉnh sửa
Trên cơ sở các Biên bản góp ý, người/bộ phận được phân công xây dựng
văn bản chỉnh sửa để hoàn chỉnh bản dự thảo. Nếu có vấn đề chưa thống nhất,
người được phân công lập văn bản báo cáo và xin ý kiến lãnh đạo công ty để
giải quyết. Khi cần thiết, để đảm bảo sự phù hợp của dự thảo trước khi trình
duyệt, các bộ phận liên quan xây dựng văn bản lặp lại bước 2.2.1.8 nêu trên.
2.2.1.10. Trình Lãnh đạo duyệt nội dung

24

Tên hồ sơ
Kế hoạch xây dựng và
ban hành văn bản quy
phạm pháp luật
Kế hoạch tiến độ chi
tiết xây dựng văn bản
quy phạm pháp luật
Danh mục tài liệu liên
quan
Biên bản góp ý
Báo cáo thẩm định

Mã hiệu

Nơi lưu

Thời gian lưu PP huỷ
Đến khi văn
Văn phòng, đơn vị
BM.TP.01.01
bản chính thức Đốt
được phân công
được duyệt
BM.TP.01.02

Bộ phận/đơn vị
được phân công

BM.TP.01.03
BM.TP.01.04


25