LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp là do chính tôi thực hiện, số liệu và
kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo
vệ một học vị nào. Nhờ sự giúp đỡ của Ủy Ban Nhân Dân phường Thắng Lợi và thầy
cô hướng dẫn tôi chỉ tham khảo và không hề sao chép bài báo cáo nào dưới mọi hình
thức, các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và được
phép công bố.

Thái Nguyên, ngày….tháng…..năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập khóa luận, bản thân em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt
tình của các thầy, cô giáo đặc biệt là thầy Lê Triệu Tuấn và cô Phan Thị Thanh Huyền.
Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, em đã gặp không ít khó khăn về kiến thức
liên quan đến các nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cũng như các khó khăn trong
phân tích, xây dựng chương trình hoàn thiện. Vậy em mong các thầy, cô góp ý cho bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, em chân thành cảm ơn đến các thầy cô giáo khác trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế – Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông, cùng
các bạn đã giúp đỡ em trong đợt báo cáo này để em có thể hoàn thiện đề tài thực tập
khóa luận tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên

Trần Thị Thanh Tú


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..........................................................................................................
LỜI CẢM ƠN ...............................................................................................................

Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN - CÔNG VĂN ĐỂ
NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND
PHƯỜNG THẮNG LỢI – SÔNG CÔNG – THÁI NGUYÊN ................................... 45
3.1. Bài toán của việc quản lý văn bản ................................................................... 45
3.1.1. Giới thiệu một số tính năng của phần mềm quản lý văn bản – công văn ... 45
3.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản - công văn vào công tác quản lý văn bản
tại UBND phường Thắng Lợi – Sông Công – Thái Nguyên ................................... 49
3.3. Các chức năng của hệ thống ............................................................................ 50
3.4. Kết quả đạt được khi ứng dụng phần mềm ...................................................... 59
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 61


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ

Ý nghĩa

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

BNV


Hình 3.4. Giao diện sau khi nhấn lưu ......................................................................... 51
Hình 3.5. Giao diện quản lý văn bản cá nhân ............................................................. 51
Hình 3.6. Giao diện sau khi nhấn lưu ......................................................................... 52
Hình 3.7. Giao diện về chức năng cập nhật thông tin ăn bản đi .................................. 52
Hình 3.8. Giao diện sau khi nhấn lưu ......................................................................... 53
Hình 3.9. Giao diện chức năng tìm kiếm văn bản đến ................................................ 53
Hình 3.10. Giao diện chức năng tìm kiếm văn bản đi ................................................. 54
Hình 3.11. Giao diện chức năng thiết lập loại văn bản ............................................... 55
Hình 3.12. Giao diện thiết lập chức năng nơi ban hành văn bản ................................. 56
Hình 3.13. Giao diện quản lý thông tin phần mềm ..................................................... 57


Hình 3.14. Giao diện kiểm tra thông tin người sử dụng phần mềm............................. 57
Hình 3.15. Giao diện thiết lập người ký/duyệt của cơ quan ........................................ 58
Hình 3.16. Hình ảnh khi chọn chức năng in danh sách ............................................... 59


LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế do đó cũng không tránh khỏi
những xu hướng toàn cầu. Tin học hóa trong mọi lĩnh vực đang là mối quan tâm và là
mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc biệt là các nước đang phát triển như
Việt Nam.
Hiện nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng mang
tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại. Đã có rất nhiều bộ
phần mềm nổi tiếng như Microsoft Office, Excel, Access…vv. Đã trở nên không thể
thiếu trong các văn phòng hiện đại. Nhưng trong thực tế đặt ra là phải có những phần
mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng tiếng việt làm cho người
dùng dễ thao tác, đem lại hiệu quả công việc cao, công tác văn thư không nằm ngoài
thực tế đó. Các nghiệp vụ văn thư ở đây nói chung là vẫn còn nhiều khâu mang tính
thủ công nhất là trong công tác quản lý và lưu trữ văn thư và tìm kiếm công văn theo

đây cũng chính là lý do và mục tiêu em chọn đề tài: “Ứng dụng Công nghệ thông tin
trong công tác quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân phường Thắng Lợi – Thành
phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên” làm khóa luận tốt nghiệp.
 Phương pháp nghiên cứu:
Một là, phương pháp quan sát: Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối
chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá hoạt động quản lý văn bản tại UBND phường
Thắng Lợi.
Hai là, phương pháp so sánh: Dựa vào và công văn 425 để làm căn cứ đối chiếu
với tình hình thực tế tại cơ quan.
Ba là, phương pháp phân tích, thống kê: Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo
tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những giải pháp mang tính khả thi.
Bốn là, phương pháp khai thác: Sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để
khai thác thêm thông tin cho đề tài này.
 Mục đích nghiên cứu:
Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức
quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi.Từ đó chỉ ra những ưu điểm, nhược
điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản cho
cán bộ văn thư trong cơ quan.
 Đối tượng nghiên cứu:
Ứng dụng phần mềm trong việc quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi.
 Phạm vi nghiên cứu:

2


Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi – đến
tại cơ quan.
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:
Chương trình quản lý văn bản giúp cho người cán bộ văn thư hoặc người sử
dụng trong việc xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và

Văn bản là các tài liệu, giấy tờ… được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức). Bao gồm các chỉ thị, thông tư, Nghị
quyết, nghị định, đề án công tác, báo cáo , đơn từ…
 Nghĩa rộng:
- Văn bản là một vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, ví dụ
bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỷ thuật,
công văn giấy tờ, khẩ hiệu, băng ghi âm… ở các cơ quan doanh nghiệp.
- Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký
hiệu ) nhất định . Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội
mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.
- Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các
chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày, là một
trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác.
- Phân loại văn bản
+ Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung
được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa.
+ Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử
sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng , nhiệm vụ
của mình. Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị
phát động phong trào thi dua…
4


+ Văn bản hành chính

5


+ Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ
cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định.
+ Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ
và lề lối làm việc của một tổ chức.
+ Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ
chức của một bộ phận trong tổ chức thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau
một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất.
 Các văn bản hành chính thông thường:
- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính
chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để
giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công
việc của cơ quan.
- Phân loại: Văn bản hành chính thông thường gồm:
+ Văn bản không có tên loại: Công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải
thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công
văn phúc đáp,…)
+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên
bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,…
- Một số văn bản hành chính thông thường
+ Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết
định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức
khác mà người có liên quan cần biết.
+ Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn
bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một việc
cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.
+ Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm
vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân

- Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công văn
giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
1.2.2. Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý
Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý văn bản là công tác nhằm đảm bảo
thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội
dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản
và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện
hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công
7


tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn,
lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử
dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập,
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó
là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn
cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn
thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban
hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu
không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được
tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt
hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực
hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan
trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu
nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết
kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó

văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
1.2.3. Yêu cầu của việc quản lý văn bản
- Thống nhất: có nghĩ là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự thủ tục
tiếp nhận chuyển giao văn bản đi đến, về mẫu các loai sổ đăng ký văn bản và các ghi
chép về quản lý văn bản tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung của cơ
quan có thẩm quyền không được tùy tiện làm theo cách riêng của ḿnh.
- Chính xác: Yêu cầu được thể hiện trong việc tiếp nhận chuyển giao vào sổ văn
bản đi đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thưc hiện chuẩn xác, không thể sai xót
nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả số ký hiệu và ngày tháng của
văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành đây là một
yêu cầu có nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung việc quản lý văn bản
đi đến nói riêng.
- Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi mọi
lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng trong đó có hoạt động
quản lý cần được tiến hành đồng bộ khẩn chương và đạt hiệu quả cao, có nghĩa là phải
9


chạy đua với thời gian tranh thủ từng giờ từng phut không để lãng phí. Công văn giấy
tờ là giấy tờ quan trọng trong hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết
nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Đặc biệt
đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhât định, nếu không được
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ công việc sẽ gây nen tổn thất cho
nhà nước đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của các bộ, công dân. Thực hiện yêu
cầu này đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh
chóng làm các thủ tục chuyển giao, không dược để chậm trễ, nhât là đối với các văn
bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc, đối với văn bản đến việc chu chuyển văn bản trong
cơ quan phải được thực hiện theo con dường ngắn và hợp lý nhất.
- An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí

- Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn
bản quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn …), khi trình cho thủ trưởng ký
nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký để
người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
 Xem xét thể thức, ghi số, ngày tháng
Ghi số văn bản đi theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư
thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn
bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập, bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01
đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Văn bản mật đi được đăng ký vào
một số và một hệ thống số riêng. Ngày, tháng, năm văn bản phải được viết đầy đủ, các
số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1, tháng 2
đều phải thêm số 0 trước. Ngày tháng của văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu.
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ
quan, tổ chức do Văn thư thông nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

BỘ NỘI VỤ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:01/2011/TT-BNV

Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011

Hình 1.1. Mẫu trình bày số, ngày tháng văn bản tại Thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ

11


 Đóng dấu văn bản đi.

tháng

và trích

ký

nhận

văn

văn

yếu nội

văn

văn bản

bản

bản

dung

bản

lưu

(1)



Thủ tục văn bản
 Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì.
Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước. Không nhìn thấu
qua được và có định lượng ít nhất từ 80 gram/m2 trở lên. Tùy số lương văn bản gửi đi
nhiều hay ít, kích thước của văn bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp.

TÊN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC (1)
(8)ĐC: Số XX phố …, quận …, Hà Nội (2)
ĐT: (84 4) … Fax: (84 4) …… (3)
E-Mail: ……………………
Website: ……………………. (4)
Số: ………………………………………… (5)
Kính gửi: …………………………………. (6)
………………………………….. (7)
Hình 1.4. Mẫu trình bày bìa phong bì
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(6): Địa chỉ cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)
Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi.
 Lưu văn bản đi
 Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và
sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

tháng

yếu nội

dụng

văn

dung

bản

văn bản

(3)

(4)

tháng tên

(1)

(2)

Hồ

Ký

Ngày Người


thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhận soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện để kiểm tra, Xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
1.2.4.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ
quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công. Nội dung
quản lí văn bản đến bao gồm các công đoạn sau:
Tiếp nhận văn bản
 Tiếp nhận văn bản đến:
14


Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ các nguồn, văn thư hoặc người được
giao nhiệm vụ có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận văn bản đến và không được để thất
lạc.Trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải
kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối
với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo
ngay người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển
văn bản.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản
được chuyển đến muộn hơn so với thời gian ghi trên b́ ì (đối với bì văn bản có đóng dấu
“Hoả tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải
báo cáo ngay cho người có trách nhiệm xem xét, giải quyết biết, trong trường hợp cần
thiết, phải lập biên bản với người đưa (chuyển) văn bản tới cơ quan, tổ chức, cá nhân để
làm bằng chứng cho quá trình theo dõi.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư

Số: …………………………
Ngày: ………………………

Chuyển: ……………………………….
Lưu hồ sơ số: ………………………
 Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
 Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
- Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
(hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2
thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm.
- Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả
“Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận.
- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
- Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ
cơ quan.

16


 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
 Bìa và trang đầu:
………….(1)…………..
………….(2)…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20… (3)…
Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ



Tác Số, ký Ngày

đến

đến

giả

hiệu

Tên loại và trích

hoặc

Ký

yếu nội dung

người

nhận

tháng

Ghi chú

nhận
(1)


thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
- Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối,
ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
- Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
- Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có).
Phân phối và chuyển giao văn bản đến
 Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến. Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết
văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi
rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của
mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được
18