ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ KIM BÌNH

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ VIỆT NAM

LUẬN ÁN TIẾN SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC

HÀ NỘI - 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ KIM BÌNH

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ VIỆT NAM
Chuyên ngành: Lƣu trữ học
Mã số: 62.32.24.01
LUẬN ÁN TIẾN SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC

Chủ tịch Hội đồng

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học

PGS.TS. Vũ Thị Phụng

1. GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm


Hội đồng thẩm tra – Đánh giá trung ương

KHKT

Khoa học kỹ thuật

LBN

Liên bang Nga

PAC

Trung tâm Lưu trữ Dầu khí

PNVTW

Phòng Nghiệp vụ Trung ương

PVN

Tập đoàn Dầu khí Việt Nam

TĐ

Tập đoàn

TĐKT

Tập đoàn kinh tế


Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam

VINACHEM

Tập đoàn Hóa chất Việt Nam

VINATEX

Tập đoàn Dệt may Việt Nam

VINASHIN

Tập đoàn Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam


DANH MỤC CÁC BẢNG

Tên bảng

Trang

Bảng 2a: Số liệu thống kê tỷ lệ vốn nhà nước/ loại hình công ty con của

41

các TĐKTNN
Bảng 2b: Khối lượng tài liệu hiện được bảo quản tại kho lưu trữ của các

46

1. Tính cấp thiết của đề tài
2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
3. Giả thuyết nghiên cứu
4. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
5. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
8. Những đóng góp của luận án
9. Bố cục của đề tài
Chƣơng 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ NHỮNG
VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN
1.1. Tổng quan các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện ở nƣớc
ngoài liên quan đến đề tài luận án
1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện ở Việt
Nam liên quan đến đề tài luận án
1.3. Những vấn đề luận án cần tập trung giải quyết
Chƣơng 2. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ
NHÀ NƢỚC VIỆT NAM
2.1. Các khái niệm cơ bản
2.1.1. Khái niệm TĐKT và TĐKTNN
2.1.2. Khái niệm tổ chức, quản lý, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
2.2. Tổng quan về TĐKTNN Việt Nam
2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của các TĐKTNN Việt Nam
2.2.2. Đặc điểm của TĐKTNN Việt Nam
2.2.3. Vai trò của các TĐKTNN đối với nền kinh tế đất nước
2.3. Thành phần, nội dung, tính đặc thù vagiá
̀ trị của TLLT các TĐKTNN
2.3.1. Thành phần, nội dung của TLLT
1

đoàn
3.2. Tình hình quản lý công tác lƣu trữ của các TĐKTNN
3.2.1. Quản lý Nhà nước công tác lưu trữ của các TĐKTNN
3.2.1.1. Ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ
3.2.1.2. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ
3.2.1.3. Chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ
3.2.1.4. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ
3.2.2. Tình hình quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN
3.2.2.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ
3.2.2.2. Triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
3.2.2.3. Kiểm tra, hướng dẫn và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ
3.3. Đánh giá chung về tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các
TĐKTNN
3.3.1. Những kết quả đạt được
3.3.2. Những hạn chế
3.4. Lƣu trữ doanh nghiệp, TĐKT một số nƣớc trên thế giới và
kinh nghiệm cho Việt Nam
3.4.1. Lưu trữ TĐKT của Liên bang Nga
3.4.2. Lưu trữ doanh nghiệp, TĐKT của một số nước khác
3.4.3. Một số kinh nghiệm cho Việt Nam
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3
Chƣơng 4. GIẢI PHÁP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC
LƢU TRỮ CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƢỚC VIỆT NAM
4.1. Nguyên tắc tổ chức và quản lý công tác lƣu trữ của các
TĐKTNN
4.1.1. Phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động và xu hướng phát triển
2

61
61

4.2.1. Hoàn thiện cơ sở lý luận về công tác lưu trữ trong nền kinh tế thị
trường
4.2.1.1. Nghiên cứu xác định rõ nội hàm một số khái niệm về lưu trữ học
4.2.1.2.Nghiên cứu và vận dụng phù hợp lý luận về xác định giá
trị tài liệu theo yêu cầu mới
4.2.2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ
4.2.2.1. Điều chỉnh một số khái niệm trong Luật Lưu trữ, giới hạn quy định
về chỉnh lý tài liệu lưu trữ và bổ sung quy định về ký gửi tài liệu lưu trữ
4.2.2.2. Đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật trong
lĩnh vực lưu trữ
4.2.2.3. Xây dựng chế tài xử lý hành vi vi phạm pháp luật về công tác lưu
trữ
4.2.3. Đổi mới cơ chế tổ chức thẩm tra – đánh giá TLLT trong cơ quan
quản lý nhà nước về lưu trữ
4.2.4. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của các TĐKTNN trong giai đoạn
hiện nay
4.2.4.1. Quản lý TLLT của các doanh nghiệp thuộc TĐKTNN đang và sẽ
cổ phần hóa
4.2.4.2. Quản lý TLLT của các Công ty mẹ và doanh nghiệp thành viên
thuộc sở hữu 100% vốn nhà nước
4.2.4.3. Quản lý tài liệu của các doanh nghiệp thành viên còn lại
4.2.4.4. Quản lý TLLT của các đơn vị sự nghiệp hạch toán độc lập và
đơn vị sự nghiệp trực thuộc Công ty mẹ
4.2.4.5. Ban hành chính sách của nhà nước để quản lý tài liệu của các
TĐKTNN hiện nay
4.2.5. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của các TĐKTNN trong
tương lai - khi hoàn thành tái cơ cấu
4.2.6. Đổi mới tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN
TIỂU KẾT
KẾT LUẬN



MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngay từ năm 2005, hội nghị lần thứ tư Ban chấp hành Trung ương Đảng (khóa
VIII) đã xác định nhiệm vụ: “Tổng kết mô hình tổng công ty nhà nước, trên cơ sở đó xây
dựng các tổng công ty thực sự trở thành những tập đoàn kinh tế mạnh, có hiệu quả và sức
cạnh tranh cao, thực sự là xương sống của nền kinh tế” [47,71]. Hiện thực hóa chủ trương
trên, ngày 23/3/2005 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 58/2005/QĐ-TTg
phê duyệt đề án thí điểm hình thành Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam (gọi tắt
là VNPT). Đây cũng chính là thời điểm khởi đầu cho sự ra đời hàng loạt các Tập đoàn
kinh tế Nhà nước (TĐKTNN) sau một thời gian dài các doanh nghiệp nhà nước (DNNN)
hoạt động theo mô hình Tổng công ty (TCT). Ngoài 10 TĐKTNN (không tính Tập đoàn
Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam - VINASHIN đã phá sản), Việt Nam còn có nhiều Tập
đoàn kinh tế (TĐKT) thuộc các thành phần kinh tế phi nhà nước. Trong đó, phần lớn các
TĐKTNN Việt Nam (7/10) được hình thành trên cơ sở tổ chức, sắp xếp lại các TCT 91
được thành lập theo Quyết định số 91/TTg ngày 07/3/1994 của Thủ tướng Chính phủ về
việc thí điểm thành lập các tập đoàn kinh doanh. Tất cả các TĐKT Việt Nam đều hoạt
động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các TĐKT đã sản sinh khối lượng
lớn tài liệu lưu trữ (TLLT). Những tài liệu này cần được tổ chức khoa học theo lý luận
công tác lưu trữ và pháp luật của nhà nước để phục vụ tốt hơn cho hoạt động của các Tập
đoàn. Việc tổ chức công tác lưu trữ của các TĐKT đang đặt ra cho cơ quan quản lý, các
nhà nghiên cứu và chính các Tập đoàn nhiều câu hỏi: TLLT của các TĐKT có giá trị và ý
nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp và đối với quốc gia? tình hình công tác lưu trữ của
các Tập đoàn hiện nay như thế nào? tổ chức và quản lý như thế nào để có thể phục vụ khai
thác sử dụng hiệu quả? có cần thiết tập trung TLLT của các Tập đoàn để bảo quản tại
Trung tâm lưu trữ quốc gia hay lựa chọn hình thức lưu trữ nào khác cho phù hợp thực tiễn
của Tập đoàn và đặc điểm của tài liệu? …Trả lời được những câu hỏi trên là điều hết sức
có ý nghĩa trong tình hình hiện nay bởi các lý do sau:

- Thứ ba, thực tiễn công tác lưu trữ là tấm gương phản chiếu trung thực sự tuân thủ,
vận dụng những quy định của pháp luật vào thực tế đời sống. Vì vậy, nghiên cứu vấn đề tổ
chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKT còn để tổng kết, đánh giá lại hệ thống các
văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ. Trên cơ sở đó mới có thể nghiên cứu các biện pháp để
hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ, giúp các TĐKT thực hiện tốt hoạt động này.
Những phân tích trên đã khẳng định ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn đề tài: “Tổ
chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam” mà chúng tôi chọn
nghiên cứu để làm luận án tiến sĩ của mình.
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Về đối tượng và khách thể nghiên cứu: Hiện nay, có nhiều TĐKT thuộc các thành
phần kinh tế khác nhau đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Tuy nhiên, đề tài của
chúng tôi chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của
một số TĐKTNN được hình thành trên cở sở tổ chức, sắp xếp lại các TCT 91 như: Tập
đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Quốc gia Việt Nam,
Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam, Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt
5


Nam, Tập đoàn Dệt - May Việt Nam..... Mặc khác, do cơ cấu tổ chức và phạm vi hoạt động
của các TĐKTNN lớn và rộng nên tác giả tập trung khảo sát sâu ở các Tập đoàn hoạt động
trong các lĩnh vực: Dầu khí, Điện lực, Than - Khoáng sản, Bưu chính - Viễn thông
- Về thời gian nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức và quản lý
công tác lưu trữ của các TĐKTNN từ khi được chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình
TĐKT (từ năm 2005) cho đến hiện nay. Tuy nhiên, đề tài có nghiên cứu, đưa ra giải pháp
quản lý khối tài liệu hình thành từ khi các TĐ còn hoạt động dưới tên gọi TCT 91, đồng
thời dự báo xu hướng phát triển và đề xuất giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
của các TĐKTNN sau khi tái cơ cấu
- Về nội dung nghiên cứu: Do điều kiện thời gian và một số điều kiện khác, đề tài
nghiên cứu chỉ tập trung giải quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức và quản lý công tác
lưu trữ của các TĐKTNN. Việc đi sâu nghiên cứu các vấn đề mang tính nghiệp vụ công tác

- Thứ hai, khảo sát và mô tả thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của một
số TĐKTNN; phân tích các nguyên nhân của những bất cập trong tổ chức và quản lý công
tác lưu trữ của các Tập đoàn hiện nay.
- Thứ ba, từ thực tiễn công tác lưu trữ của các TĐKTNN, trên cơ sở lý luận lưu
trữ học, cơ sở pháp luật về lưu trữ và các pháp luật có liên quan, đề tài nghiên cứu xây
dựng các nguyên tắc, đề xuất các giải pháp để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ phù
hợp đặc điểm tổ chức, hoạt động, xu hướng phát triển của các Tập đoàn. Các giải pháp
được đề xuất không chỉ đáp ứng mục đích bảo quản an toàn TLLT, đảm bảo sự toàn
vẹn, thống nhất Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam mà quan trọng hơn là khai thác được
các giá trị thực tiễn cao của TLLT phục vụ cho hoạt động của các doanh nghiệp một
cách thuận tiện, hiệu quả.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận án được hoàn thành trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện
chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử và các phương pháp luận của lưu trữ học là nguyên tắc
chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp. Những phương pháp này giúp
tác giả luận án định hướng rõ quá trình nhận thức và giải quyết các vấn đề thực tiễn công
tác lưu trữ của các TĐKTNN một cách khoa học.
Bên cạnh đó, các phương pháp cụ thể khác cũng đã được sử dụng trong quá trình thực
hiện luận án là phương pháp lịch sử; phương pháp hệ thống; phương pháp logich; phương
pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp so sánh; phương pháp toàn diện; phương pháp khảo
sát; phương pháp phỏng vấn, lấy ý kiến chuyên gia và phương pháp dự báo. Cụ thể:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp được chúng tôi sử dụng thường xuyên trong suốt
quá trình nghiên cứu đề tài. Trong chương tổng quan những công trình liên quan đến đề tài
luận án đã được nghiên cứu trong nước và nước ngoài, phương pháp phân tích, tổng hợp
được sử dụng để tìm hiểu các vấn đề được các tác giả quan tâm nghiên cứu dưới các góc độ
khác nhau; nắm bắt được ý tưởng, quan điểm về các vấn đề được nghiên cứu. Các phương
pháp này còn được sử dụng để phân tích vai trò, thành tựu và những hạn chế trong tổ chức,
điều hành và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các Tập đoàn; phân tích vai trò và
các đặc điểm của các Tập đoàn; đặc điểm và giá trị TLLT của các Tập đoàn; thực tiễn công
tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN từ góc độ trách nhiệm của doanh

tin đa dạng về tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN từ cả hai
phía: Tập đoàn và cơ quan quản lý có thẩm quyền. Bên cạnh đó, chúng tôi còn khảo sát
thực tế tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III (TTLTQG III) để nắm rõ tình hình giao nộp và
bảo quản tài liệu của các TĐKTNN tại đây. Kết quả khảo sát đã cho phép chúng tôi đưa ra
những kết luận, nhận xét xác đáng về công tác lưu trữ của các TĐKTNN.
Phương pháp phỏng vấn cũng đã cung cấp cho chúng tôi nhiều thông tin quan trọng
phục vụ cho việc hoàn thành đề tài nghiên cứu. Đối tượng phỏng vấn của chúng tôi bao
gồm: cán bộ của phòng Nghiệp vụ Trung ương (PNVTW) thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước, cán bộ phòng Thu thập của TTLTQG III, các cán bộ phụ trách phòng Văn thư –
8


Lưu trữ và cán bộ lưu trữ của một số TĐKTNN. Thông qua phương pháp phỏng vấn,
chúng tôi thu thập được nhiều thông tin mang tính khách quan của những người có liên
quan trực tiếp đến công tác lưu trữ của các Tập đoàn. Ví dụ: về những thuận lợi, khó khăn
của cơ quan có thẩm quyền, của chính cán bộ PNVTW khi triển khai các nghiệp vụ quản lý
công tác lưu trữ của các TĐKTNN; đánh giá của người chịu trách nhiệm về công tác lưu
trữ của Tập đoàn về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ Tập đoàn của cơ quan có thẩm
quyền, của chính Tập đoàn; quan điểm của giới chuyên môn về việc giao nộp TLLT của
các TĐKTNN vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (TTLTQG), về hình thức tổ chức và quản
lý công tác lưu trữ mới do tác giả dự kiến đề xuất trong phần giải pháp.....
Một phần kết quả của việc sử dụng phương pháp khảo sát được dùng để so sánh,
đối chiếu với những thông tin thu được từ các phương pháp khác như: nghiên cứu tài
liệu, phỏng vấn nhằm đảm bảo độ xác thực của thông tin được nêu trong luận án. Quan
trọng hơn, kết quả khảo sát đã cho chúng tôi nhiều ví dụ mình họa thực tế về công tác
lưu trữ của các TĐKTNN.
- Phương pháp hệ thống cũng có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu của chúng
tôi. Xem xét công tác lưu trữ trong hệ thống của Tập đoàn và của ngành lưu trữ nói
chung cho thấy vai trò quan trọng của việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các
Tập đoàn trong tổng thể các vấn đề của xã hội. Cụ thể hơn, chúng tôi đã vận dụng khái

TLLT phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh khi phải cạnh tranh lành mạnh trên thị
trường… Từ kết quả của việc sử dụng phương pháp dự bảo, có thể khẳng định rằng, mô
hình tổ chức và hoạt động của các TĐKTNN luôn hướng tới sự hoàn thiện, phù hợp với
môi trường kinh doanh trong nước và quốc tế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì vậy, các giải pháp đề xuất trong luận án không chỉ cho hiện tại mà còn phải đáp ứng với
xu thế phát triển của các Tập đoàn trong tương lai.
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng nhiều nguồn tài liệu tham khảo khác nhau,
bao gồm:
- Các công trình nghiên cứu được trình bày trong chương Tổng quan tình hình
nghiên cứu là nguồn tư liệu quý giá để chúng tôi tham khảo có tính kế thừa phục vụ cho
việc nghiên cứu đề tài.
- Sách tham khảo về mô hình TĐKT các nước trên thế giới và mô hình TĐKTNN
Việt Nam, các kỷ yếu hội thảo trong nước về lý luận và thực tiễn TĐKTNN; các bài viết
liên quan đến TĐKTNN;
- Các sách về lý thuyết tổ chức
- Các sách về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác
lưu trữ , Lưu trữ học, Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của lưu trữ cơ quan, Lưu
trữ học: Lý luận và phương pháp…. Bằng tiếng Việt và tiếng Nga
- Các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp như các Văn
kiện đại hội và các Nghị quyết của Đảng, Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán; các Quyết
định của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập, phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động
của các TĐKTNN và hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Tất
cả những văn bản pháp luật này được tác giả luận án khai thác từ các nguồn tin cậy như:
10


Trang thông tin Chính phủ điện tử ( Cơ sở dữ liệu văn bản quy
phạm pháp luật của Bộ Tư pháp ( website của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước (www.archives.gov.vn/), ….

- Về thực tiễn
11


+ Đánh giá một cách toàn diện thực tế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các
TĐKTNN để có hướng khắc phục, hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, của
xã hội trong bối cảnh hiện đại.
+ Thông qua việc đề xuất một số giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của
các TĐKTNN, tác giả mong muốn kết quả nghiên cứu của luận án có thể trở thành tài
liệu tham khảo cho các Tập đoàn và các cơ quan chức năng, đặc biệt là Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước. Nếu các giải pháp được triển khai thực hiện đồng bộ sẽ có thể giúp cơ
quan quản lý trong quá trình giải quyết các nhiệm vụ liên quan đến lưu trữ doanh nghiệp
và công tác lưu trữ nói chung. Đồng thời, giúp các TĐKTNN bảo quản an toàn và khai
thác sử dụng có hiệu quả TLLT phục vụ cho hoạt động của chính doanh nghiệp. Luận án
còn có giá trị tham khảo phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy của các trường đại
học có đào tạo chuyên ngành lưu trữ học; các lớp bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ của
các cơ quan quản lý ngành và của các TĐKTNN.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung chính của luận án được chia
thành 4 chương
Chƣơng 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu và những vấn đề liên quan đến đề
tài luận án
Nội dung chương 1 là kết quả tìm kiếm, nghiên cứu và hệ thống tư liệu liên quan
đến đề tài luận án. Cụ thể, chúng tôi phân tích một số công trình nghiên cứu đề cập đến lưu
trữ của các TĐKT một số nước trên thế giới để có thể so sánh, đối chiếu và học tập kinh
nghiệm trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN Việt Nam. Ngoài ra,
chúng tôi khái quát kết quả nghiên cứu của nhiều công trình khoa học về TĐKTNN, về
công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung và các TĐKTNN nói riêng đã được công
bố dưới nhiều loại hình khác nhau.
Chƣơng 2. Tổ chức bộ máy và tài liệu hình thành trong hoạt động của các

tắc và giải pháp được đề xuất phải đáp ứng yêu cầu thực tiễn và phù hợp với quy mô,
đặc điểm tổ chức, hoạt động của các chủ thể sản sinh ra tài liệu. Chương 4 được xem là
đóng góp quan trọng nhất của luận án.
Để thực hiện nghiên cứu đề tài của luận án, tác giả đã gặp không ít khó khăn khi tiến
hành khảo sát tại một số TĐKTNN. Đây cũng là trở ngại chung của nhiều đối tượng khi
muốn tiếp cận với tài liệu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của
một số lãnh đạo Văn phòng, cán bộ phụ trách công tác Văn thư Lưu trữ , cán bộ lưu trữ của
các Tập đoàn như: VNPT, PVN, VINACOMIN, EVN .... và Phòng Nghiệp vụ Trung ương
thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, chúng tôi đã có những thông tin, số liệu, tài liệu
quý báu để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Do trình độ và kinh nghiệm bản thân tác giả còn
nhiều hạn chế, nên mặc dù đã rất cố gắng nhưng chắc chắn luận án còn có nhiều thiếu sót.
Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, của bạn bè và
những ai quan tâm đến vấn đề này với hy vọng các công trình nghiên cứu tiếp theo sẽ đạt
được chất lượng cao hơn.
Luận án được thực hiện với sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của GS.TSKH.
Nguyễn Văn Thâm và TS. Nguyễn Liên Hương, sự giúp đỡ tận tình của một số Thầy/Cô
cùng nhiều cá nhân khác. Nhân đây, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Thầy, cô và các cá
nhân đã giúp đỡ tôi hoàn thành nhiệm vụ.

13


Chƣơng 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ
LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN
1.1. Tổng quan các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện ở nƣớc ngoài liên
quan đến đề tài luận án
Việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá các công trình nghiên cứu của các nước trên
thế giới liên quan đến đề tài luận án tiến sĩ là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả những
người nghiên cứu để mở rộng tư duy, học tập kinh nghiệm, từ đó có cơ sở vận dụng, đề
xuất hoàn thiện vấn đề nghiên cứu cho phù hợp với thực tiễn của ngành, lĩnh vực và của

nước” của tác giả Lojos Kormendy do Phạm Bích Hải dịch và công bố trên Tạp chí Lưu
trữ Việt Nam, số 1/ 2000. Báo cáo được tác giả - Phó tổng giám đốc Lưu trữ quốc gia
Hungari trình bày tại hội thảo quốc tế về các vấn đề pháp luật trong lưu trữ do Cục Lưu
trữ quốc gia Trung Quốc phối hợp với Ủy ban về những vấn đề pháp quy trong lưu trữ
của Hội đồng Lưu trữ quốc tế tổ chức tại Trung Quốc tháng 11/1999. Nội dung bài viết
trình bày quan điểm của một số nước về cách giải quyết đối với TLLT khi tư nhân hóa
các doanh nghiệp nhà nước. Việc chuyển đổi hình thức sở hữu DNNN của Việt Nam
một phần giống việc tư nhân hóa DNNN của nhiều nước trên thế giới, dẫn đến số phận
của TLLT bị tác động trực tiếp và kết quả/hậu quả khác nhau phụ thuộc vào nhận thức
và hành động của ngành lưu trữ mỗi nước. Điều chúng ta cần nghiên cứu, tham khảo là
một số nước phân biệt rất rõ giữa sở hữu công và sở hữu tư đối với TLLT. Pháp luật
thừa nhận và bảo vệ quyền sở hữu tư nhân đối với TLLT. Lưu trữ nhà nước sẽ đăng ký
thống kê, sao chụp và sử dụng, đóng góp tài chính để bảo quản tài liệu khi cần thiết
(Hungari, Italia, Nga).
- Bài: “500 doanh nghiệp lớn trên thế giới quản lý tài liệu lưu trữ của mình như thế
nào?” do Vũ Thị Thu Hiền dịch từ nguồn “Báo Lưu trữ Trung Quốc” ngày 10 tháng 3
năm 2011, kỳ thứ 2125 được công bố trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
có giá trị tham khảo quan trọng đối với tác giả nghiên cứu đề tài luận án. Nội dung bài
viết giới thiệu mô hình lưu trữ của hai Tập đoàn kinh doanh thực phẩm có thương hiệu
nổi tiếng của Mỹ là Mc Donald’s và Kraft. Không chỉ giới thiệu mô hình lưu trữ độc đáo,
bài viết còn cho chúng ta thấy tư duy khoa học của những chủ sở hữu Tập đoàn, của
những lãnh đạo các chi nhánh và của những người làm công tác lưu trữ của Tập đoàn Mc
Donald’s và Kraft. Đối với Mc Donald’s, kho lưu trữ không chỉ là nơi đơn thuần bảo
quản an toàn TLLT mà là còn nơi trưng bày hiện vật, tài liệu góp phần khuếch trương
biểu tượng, biểu hiện niềm tự hào của một thương hiệu nổi tiếng với kiến trúc độc đáo,
với cách bày trí thân thiện trong một không gian văn hóa gồm “các tài liệu lưu trữ, các
biểu tượng may mắn, quà tặng liên quan đến lịch sử hình thành, văn hóa, các sự kiện lịch
sử chính yếu, các hoạt động trọng đại của công ty …”.

Bài viết còn cho thấy vị trí,

đến đầu tư.
+ Kho lưu trữ tài liệu điều hành chiếm 20% khối lượng còn lại.
Bài viết không chỉ cho thấy mô hình lưu trữ năng động, hiệu quả của một số Tập đoàn
kinh doanh của Pháp mà còn cho thấy nhận thức và sự đánh giá rất cao vai trò của lưu trữ
đối với hoạt động của các doanh nghiệp.
- Về vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ của các doanh nghiệp
thuộc Liên bang Nga (LBN) được đề cập trong hai bài viết. Đó là bài: “Công nghệ thông
tin cho phép giảm chi phí trong bảo quản, trao đổi và quản trị thông tin” của Marina
Poliakova – Giám đốc bộ phận thông tin của công ty “Truyền thông Nga” (“Ростелеком”)
đăng trên website và bài “Lưu trữ của Tập đoàn công nghiệp Dầu
khí”(Газпрома) đăng trên website: Tác giả bài báo thứ nhất cho
16


rằng, ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ là rất cần thiết, bởi trong quá trình hoạt
động, nhiều TLLT như: tài chính, khoa học kỹ thuật… cần cung cấp phục vụ cho công tác
không chỉ cho chính bộ phận đã sản sinh ra tài liệu mà còn cho các bộ phận liên quan trong
doanh nghiệp. Với công ty “Truyền thông Nga” (“Ростелеком”) hoạt động trên địa bàn vô
cùng rộng, giám sát 800 cơ quan, hàng tháng sản sinh hơn 1 triệu tài liệu tài chính kế toán
thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ là lựa chọn tối ưu. Cùng kinh nghiệm
về ứng đụng công nghệ thông tin trong lưu trữ còn có Tập đoàn công nghiệp Dầu khí
(Газпрома). Là Tập đoàn kinh tế lớn của Nga, Tập đoàn công nghiệp Dầu khí (Газпрома)
chuyên khai thác, vận chuyển, bảo quản, chế biến dầu khí và ga. Bài viết thứ hai giới thiệu
cách Tập đoàn công nghiệp Dầu khí lưu trữ khối tài liệu xây dựng hình thành rất lớn - hàng
trăm công trình mỗi năm. Song song với lưu trữ truyền thống, tài liệu xây dựng sau khi tiến
hành xác định giá trị tài liệu được lưu dưới dạng điện tử. Lưu trữ điện tử tài liệu xây dựng
đảm bảo bảo quản tập trung và sử dụng dưới dạng điện tử các bản thiết kế, các tài liệu khoa
học kỹ thuật để tái thiết, hiện đại hóa hoặc nâng cấp các công trình.
- Lưu trữ doanh nghiệp là đề tài được các nhà nghiên cứu Trung Quốc quan tâm.
Tiêu biểu có hai bài viết: “Xác định và phân tích nhận định về quyền sở hữu tài sản tài liệu

ngành lưu trữ phát triển ổn định mặc nhiên được xem là sự tất yếu, không có sự khác
biệt so với các đối tượng khác trong xã hội. Thực trạng công tác này không đặt ra vấn
đề cấp thiết cho việc nghiên cứu hoàn thiện. Kết quả nghiên cứu những công trình công
bố của nước ngoài đã cho tác giả luận án hiểu được quan điểm của chính quyền một số
nước về TLLT của doanh nghiệp thuộc các quyền sở hữu khác nhau; về sự đồng bộ,
thống nhất của hệ thống pháp luật điều chỉnh công tác lưu trữ, về chế tài xử lý vi phạm
trong lĩnh vực lưu trữ; tham khảo được mô hình tổ chức, công tác ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ, kết quả công tác lưu trữ… một số TĐKT của một số
nước trên thế giới. Đây cũng chính là những kinh nghiệm giúp chúng tôi nghiên cứu
vận dụng trong việc xây dựng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN
Việt Nam phù hợp với điều kiện thực tiễn của các Tập đoàn và của quốc gia.
1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện ở Việt Nam liên
quan đến đề tài luận án
Nghiên cứu về công tác công văn giấy tờ của doanh nghiệp Việt Nam nói chung, về
tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các TĐKTNN nói riêng là lĩnh vực được các nhà
nghiên cứu về lưu trữ học quan tâm. Các công trình nghiên cứu đã được công bố dưới
nhiều hình thức khác nhau như đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, luận văn thạc sĩ, khóa
luận tốt nghiệp, các bài báo đăng trên tạp chí chuyên ngành. Tuy nhiên, do nhiều lý do khác
nhau, việc nghiên cứu thuộc phạm vi hẹp này gặp một số khó khăn nhất định, đặc biệt là
điều kiện tiếp cận doanh nghiệp để khảo sát. Vì vậy, so với các công trình nghiên cứu về
công tác lưu trữ các cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan Đảng, số lượng công trình
nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ của các doanh nghiệp không nhiều, chưa có tính
hệ thống, toàn diện. Dưới đây sẽ là tổng quan các công trình đã được thực hiện để chúng ta
có cái nhìn toàn diện về tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận án.
18


- Được xem là công cụ quan trọng phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống
văn bản được ban hành trong quá trình hoạt động có liên hệ mật thiết với hiệu sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, hệ thống văn bản này là sản phẩm tất yếu, phản ánh

hóa thể thức văn bản của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh” để hoàn thành luận văn
19


Thạc sĩ của mình. Ưu điểm nổi bật của công trình nghiên cứu là làm rõ được sự khác biệt
trong việc thể hiện một số yếu tố thể thức của văn bản doanh nghiệp phi nhà nước so với
cách trình bày truyền thống theo quy định của nhà nước Việt Nam. Đặc biệt, tác giả đã lý
giải được nguyên nhân của sự khác biệt đó. Đề tài nghiên cứu đã tìm thấy được những mặt
tích cực, tính phù hợp trong sự khác biệt về thể thức văn bản nếu đặt chúng trong môi
trường, bối cảnh và điều kiện hoạt động cụ thể của các doanh nghiệp này. Ví dụ: việc đưa
logo, địa chỉ liên lạc (cả địa chỉ Email và địa chỉ Website) vào văn bản; một số văn bản
không cần đưa quốc hiệu hoặc không cần đóng dấu…
Kết quả nghiên cứu của các đề tài đã giúp chúng ta nhìn nhận sự khác biệt dưới một
vài góc độ của hệ thống văn bản quản lý của các doanh nghiệp so với hệ thống văn bản của
các cơ quan quản lý nhà nước như: về loại hình, về thể thức, về quy trình soạn thảo…. Do
công tác văn thư có mối quan hệ chặt chẽ với công tác lưu trữ nên kết quả nghiên cứu của
các đề tài trên có thể gợi mở ra nhiều hướng nghiên cứu thuộc lĩnh vực lưu trữ của các
doanh nghiệp.
- Công tác lưu trữ các DNNN đã được các nhà khoa học và sinh viên ngành Lưu
trữ học - Quản trị văn phòng quan tâm nghiên cứu trong thời gian gần đây. Tiêu biểu
cho nhóm nghiên cứu này có hai luận văn đã được bảo vệ tại Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội (trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN).
Đó là luận văn: “Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của
các Tổng công ty 100% vốn nhà nước” của tác giả Lã Thị Hồng do PGS.TSKH.
Nguyễn văn Thâm hướng dẫn, bảo vệ năm 2002 và luận văn: “Tổ chức quản lý công tác
lưu trữ của các Tổng công ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình do PGS.TSKH.
Nguyễn Văn Thâm hướng dẫn, bảo vệ năm 2005. Các công trình nghiên cứu trên đề cập
trực tiếp đến công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, trong đó có công tác lưu
trữ của tiền thân các TĐKTNN - các TCT 91. Đối tượng nghiên cứu chung của các đề
tài là công tác lưu trữ của các TCT 100% vốn nhà nước. Theo quy định của nhà nước,