ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA
CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ
Chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60.32.24

Hà Nội - 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CỦA CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60.32.24

Người hướng dẫn khoa học:

4

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

05

5

Nhiệm vụ nghiên cứu

06

6

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

07

7

Các nguồn tài liệu tham khảo

08

8

Phương pháp nghiên cứu

09


Về thành phần dân cư thành phố Hồ Chí Minh

12

1.1.3

Về kinh tế thành phố Hồ Chí Minh

13

1.1.4

Về tổ chức đơn vị hành chính ở thành phố Hồ Chí Minh

13

1.1

1.2

Tổ chức bộ máy chính quyền cấp phường, xã nói chung và
chính quyền phường, xã ở thành phố Hồ Chí Minh

14

1.2.1

Vai trò của chính quyền cấp phường, xã

14


Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm và ý nghĩa của tài
1.4

liệu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND phường, xã

25

thành phố Hồ Chí Minh
Thành phần, nội dung tài liệu

25

1.4.1.1

Tài liệu của Hội đồng nhân dân cấp xã

25

1.4.1.2

Tài liệu của Ủy ban nhân dân phường, xã

26

1.4.1.3

Khối lượng tài liệu

31


39
40

Khái niệm tổ chức và quản lý

40

2.1.1

Khái niệm về tổ chức

40

2.1.2

Khái niệm về quản lý

41

2.1

2.2

Quy định của Nhà nước và thành phố Hồ Chí Minh về tổ chức,
quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã

42

2.2.1

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

49

2.3.2.1

2


2.3.2.2

Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ

51

2.3.2.3

Công tác chỉnh lý tài liệu

52

2.3.2.4
2.3.2.5

Bảo quản tài liệu và cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tiểu kết chương 2

57

3.2.2.1

Tổ chức cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ

63

3.2.2.2

Đảm bảo chất lượng đội ngũ cán bộ

64

Giải pháp triển khai các khâu nghiệp vụ trọng tâm

66

3.2.3.1

Giải pháp về lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu

66

3.2.3.2

Giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu

66

3.2.3.3


1. Lý do chọn đề tài
Kể từ khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia cho đến nay, công tác lưu
trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh đã có những chuyển
biến tích cực, các biện pháp nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ đã và đang được triển khai. Tuy nhiên, qua khảo
sát thực tế tại một số Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã trên địa bàn Thành
phố cho thấy, công tác này vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Việc tổ chức
khoa học, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu phục vụ công tác quản
lý của chính quyền địa phương và các nhu cầu xã hội vẫn còn nhiều hạn chế;
quản lý nhà nước về công tác lưu trữ còn nhiều nội dung chưa thống nhất; trang
thiết bị cho công tác lưu trữ lạc hậu, chưa đáp ứng yêu cầu về thực hiện các khâu
nghiệp vụ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn nhiều bất
cập; hầu hết UBND các phường, xã chưa có phòng, kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu
bảo quản tài liệu; hàng năm không tổ chức thu nộp hồ sơ, tài liệu, dẫn đến hồ sơ,
tài liệu thuộc diện thu nộp bị thất lạc, mất mát hoặc trong tình trạng bó gói, tích
đống, bảo quản dàn trải và tự phát.
Những hạn chế nêu trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của UBND
các phường, xã thành phố Hồ Chí Minh; ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn,
bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu, kể cả tài liệu có giá trị thực tiễn cũng
như tài liệu có giá trị lịch sử, gây khó khăn cho công cuộc cải cách hành chính ở
phường, xã và hoạt động quản lý nói chung.
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên, song trước hết
chính là việc tổ chức, quản lý đối với công tác lưu trữ tại UBND các phường, xã
còn nhiều hạn chế. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ tại UBND các phường, xã
trên địa bàn Thành phố, trước hết cần hoàn thiện công tác tổ chức và quản lý nói
chung, đặc biệt là thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học và bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ.
Vì vậy, việc khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
tại các phường, xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, rút ra những ưu điểm và
hạn chế, tìm ra nguyên nhân và đề ra các giải pháp tích cực để khắc phục là việc

nhanh về đô thị); xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc B (huyện Bình Chánh-huyện gia
tăng dân số cơ học lớn nhất cả nước); xã Hòa Phú, xã Bình Mỹ, xã Trung An
(huyện Củ Chi- phát triển nhanh về kinh tế nông nghiệp); xã Bà Điểm, xã Tân
Hiệp, xã Nhị Bình (huyện Hóc Môn- kinh tế nông nghiệp)
- Về nội dung, Khoản 2, điều 111 Hiến pháp năm 2013 quy định cấp
chính quyền địa phương bao gồm: Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, tuy
nhiên, theo Nghị quyết số: 275/2009/NQ-UBTVQH ngày 16/01/2009 của Ủy
Ban Thường vụ Quốc hội về thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân
dân tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các quận, huyện, phường
5


tại một số địa phương, trong đó có thành phố Hồ Chí Minh. Vì vậy, trong đề tài
này, khi đề cập tới hoạt động của chính quyền địa phương được hiểu là: hoạt
động của UBND đối với cấp phường và hoạt động của HĐND và UBND đối với
cấp xã.
Hoạt động của chính quyền phường, xã cả nước nói chung và thành phố
Hồ Chí Minh nói riêng là hoạt hoạt động quản lý hành chính nhà nước ở địa
phương nên rất đa dạng, phong phú và phức tạp, trong phạm vi của đề tài này,
chúng tôi tập trung vào các nội dung sau:
+ Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyền
cấp phường, xã phục vụ công tác quản lý, tổ chức và điều hành chính quyền của
UBND các phường, xã và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh;
+ Về công tác lưu trữ, theo Điều 14 của Luật Lưu trữ thì “Tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND, các tổ chức xã hội, tổ chức xã
hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại văn
phòng UBND xã, phường, thị trấn” {Điều 14, Luật Lưu trữ, năm 2011}, thế
nhưng đề tài không nghiên cứu tài liệu lưu trữ của các tổ chức chính trị-xã hội,
tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp...tại các phường, xã trên địa bàn

nước về công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức các khâu nghiệp vụ về công tác này
tại Ủy ban nhân dân các phường của thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn đã phân
tích, đánh giá thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ; lý giải nguyên nhân và đề
xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Ủy ban nhân dân
phường nói chung. Luận văn chủ yếu tập trung làm rõ cơ sở lý luận chung về
quản lý. Tác giả chưa phân tích, đánh giá về thực trạng công tác tổ chức, quản lý
tài liệu lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã, cũng chưa đề cập tới việc phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý chính quyền địa
phương trong phát triển kinh tế-xã hội.
- Tháng 8/2012 Hội thảo khoa học với chủ đề: Cải cách hành chính nhà
nước - Giai đoạn 2012-2020, cơ hội và thách thức, đối với chính quyền cấp xã
được tổ chức tại Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh.
Hội thảo có sự tham gia của đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên, sinh viên và
những người quan tâm đến chính quyền cấp xã của các tỉnh, thành phía Nam.
Các đề tài của Hội thảo tập trung bàn luận một số vấn đề về hoàn thiện cơ chế
pháp lý tổ chức và hoạt động của bộ máy hành chính; chế độ chính sách đối với
đội ngũ cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách ở cấp
xã; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã; chế độ tiền lương đối
với cán bộ, công chức chính quyền cấp xã của các tỉnh phía Nam nói chung và
thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Một số tham luận bàn luận đến công tác quản
lý hồ sơ, tài liệu và công tác lưu trữ; chế độ, chính sách đối với cán bộ, công
chức và người hoạt động không chuyên trách trong công tác văn thư, lưu trữ tại

7


Ủy ban nhân dân các phường, xã, thị trấn của thành phố Hồ Chí Minh. Phần lớn
các ý kiến đều khẳng định chế độ đãi ngộ, số lượng công chức hạn chế là
nguyên nhân dẫn đến những bất cập trong công tác quản lý hồ sơ, lưu trữ hồ sơ
của chính quyền cấp phường, xã hiện nay; {Báo cáo Hội thảo khoa học về cải

8


Vương Đình Quyền chủ biên, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB
Khoa học xã hội, Hà Nội, 1990.
Vũ Dương Hoan chủ biên, Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã
hội, Hà Nội, 1987.
- Các chuyên luận, bài viết, luận văn:
Vương Đình Quyền, Vấn đề tổ chức, bảo quản tài liệu hình thành ở cấp
xã, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, năm 1990.
Phạm Văn Năm: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND
phường tại thành phố Hồ Chí Minh” luận văn Thạc sỹ quản lý hành chính công.
Ngoài ra chúng tôi còn tham khảo một số văn bản của Đảng và Nhà nước
về tổ chức bộ máy nhà nước, thủ tục hành chính, công tác văn thư, lưu trữ; công
tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ công chức, viên chức nhà nước cấp
phường, xã; các trang thông tin điện tử và một số đề tài nghiên cứu của giảng
viên, sinh viên, học viên Học Viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ
Chí Minh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học khoa học
Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Các báo cáo chuyên môn: Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi thường
xuyên sử dụng các báo cáo chuyên đề, báo cáo tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo
cáo đột xuất liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ do chính quyền địa phương
các cấp của thành phố Hồ Chí Minh xây dựng và ban hành. (trình bày cụ thể
trong Danh mục tài liệu tham khảo)
7. Phương pháp nghiên cứu: Để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên
cứu đã đặt ra, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:
Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác Lê nin: giúp chúng tôi có
cách nhìn và nhận thức đúng đắn khi phân tích, lý giải các vấn đề về thực tiễn
của công tác văn thư, lưu trữ phường, xã.
Phương pháp điều tra xã hội học: trên cơ sở các phương pháp của điều tra

thành phố Hồ Chí Minh;
- Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho các cơ sở đào tạo văn thư, lưu
trữ, hành chính văn phòng tham khảo nhằm cải tiến chương trình và phương
pháp đào tạo, từng bước nâng cao chất lượng đào tạo theo hướng hiện đại, phù
hợp với yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ, hành chính văn
phòng cho chính quyền cấp cơ sở.
9. Bố cục của đề tài:
Chương 1.Tổ chức, hoạt động, thành phần, nội dung tài liệu của chính
quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
Chương 2. Thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền
phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
Chương 3. Giải pháp tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

10


Đây là đề tài nhận được sự quan tâm của chính quyền địa phương. Đề tài
liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn và hoạt động quản lý nhà nước của
chính quyền phường, xã ... Do vậy, trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực
hiện đề tài, tác giả gặp một số khó khăn do hạn chế bởi thời gian và năng lực
nghiên cứu nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi thiếu sót. Tác giả rất mong
nhận được các ý kiến đóng góp của Thầy, Cô và các đồng môn, đồng nghiệp.
Qua đây, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS, Nhà giáo ưu tú Vương Đình
Quyền, người đã định hướng nghiên cứu và động viên tác giả thực hiện đề tài
này. Xin cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
- Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã
nhiệt tình giúp đỡ và động viên tác giả hoàn thành luận văn này.
Đặng Trọng Cường