ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA
CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ
Chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60.32.24

Hà Nội - 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CỦA CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60.32.24

Người hướng dẫn khoa học:

4

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

05

5

Nhiệm vụ nghiên cứu

06

6

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

07

7

Các nguồn tài liệu tham khảo

08

8

Phương pháp nghiên cứu

09


1.1.2

Về thành phần dân cư thành phố Hồ Chí Minh

12

1.1.3

Về kinh tế thành phố Hồ Chí Minh

13

1.1.4

Về tổ chức đơn vị hành chính ở thành phố Hồ Chí Minh

13

1.2

Tổ chức bộ máy chính quyền cấp phường, xã nói chung và
chính quyền phường, xã ở thành phố Hồ Chí Minh

14

1.2.1

Vai trò của chính quyền cấp phường, xã

14

Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm và ý nghĩa của tài
liệu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND phường, xã

23

25

thành phố Hồ Chí Minh
1.4.1

Thành phần, nội dung tài liệu

25

1.4.1.1

Tài liệu của Hội đồng nhân dân cấp xã

25

1.4.1.2

Tài liệu của Ủy ban nhân dân phường, xã

26

1.4.1.3

Khối lượng tài liệu



39
40

Khái niệm tổ chức và quản lý

40

2.1.1

Khái niệm về tổ chức

40

2.1.2

Khái niệm về quản lý

41

Quy định của Nhà nước và thành phố Hồ Chí Minh về tổ chức,
quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã

42

2.2.1

Quy định của Nhà nước

42

2.3

2.3.2.1

2


2.3.2.2

Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ

51

2.3.2.3

Công tác chỉnh lý tài liệu

52

2.3.2.4

Bảo quản tài liệu và cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ

57

2.3.2.5

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ


62

3.2.2

Giải pháp về tổ chức

63

3.2.2.1

Tổ chức cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ

63

3.2.2.2

Đảm bảo chất lượng đội ngũ cán bộ

64

Giải pháp triển khai các khâu nghiệp vụ trọng tâm

66

3.2.3.1

Giải pháp về lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu

66


81

3


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Kể từ khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia cho đến nay, công tác lưu
trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh đã có những chuyển
biến tích cực, các biện pháp nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ đã và đang được triển khai. Tuy nhiên, qua khảo
sát thực tế tại một số Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã trên địa bàn Thành
phố cho thấy, công tác này vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Việc tổ chức
khoa học, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu phục vụ công tác quản
lý của chính quyền địa phương và các nhu cầu xã hội vẫn còn nhiều hạn chế;
quản lý nhà nước về công tác lưu trữ còn nhiều nội dung chưa thống nhất; trang
thiết bị cho công tác lưu trữ lạc hậu, chưa đáp ứng yêu cầu về thực hiện các khâu
nghiệp vụ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn nhiều bất
cập; hầu hết UBND các phường, xã chưa có phòng, kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu
bảo quản tài liệu; hàng năm không tổ chức thu nộp hồ sơ, tài liệu, dẫn đến hồ sơ,
tài liệu thuộc diện thu nộp bị thất lạc, mất mát hoặc trong tình trạng bó gói, tích
đống, bảo quản dàn trải và tự phát.
Những hạn chế nêu trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của UBND
các phường, xã thành phố Hồ Chí Minh; ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn,
bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu, kể cả tài liệu có giá trị thực tiễn cũng
như tài liệu có giá trị lịch sử, gây khó khăn cho công cuộc cải cách hành chính ở
phường, xã và hoạt động quản lý nói chung.
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên, song trước hết
chính là việc tổ chức, quản lý đối với công tác lưu trữ tại UBND các phường, xã
còn nhiều hạn chế. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ tại UBND các phường, xã

bàn thành phố Hồ Chí Minh mà chỉ giới hạn nghiên cứu, khảo sát về tổ chức và
quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ ở UBND một số phường như phường
16, phường 17 (quận Gò Vấp); phường 8, phường 9 (quận 5-địa bàn cư trú của
80% người Hoa trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh); phường 7, phường 10
(quận 1-Trung tâm hành chính); phường 2, phường 4, phường 10 (quận 4)
phường Tân Chánh Hiệp, phường Tân Thới Hiệp (quận 12-quận phát triển
nhanh về đô thị); xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc B (huyện Bình Chánh-huyện gia
tăng dân số cơ học lớn nhất cả nước); xã Hòa Phú, xã Bình Mỹ, xã Trung An
(huyện Củ Chi- phát triển nhanh về kinh tế nông nghiệp); xã Bà Điểm, xã Tân
Hiệp, xã Nhị Bình (huyện Hóc Môn- kinh tế nông nghiệp)
- Về nội dung, Khoản 2, điều 111 Hiến pháp năm 2013 quy định cấp
chính quyền địa phương bao gồm: Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, tuy
nhiên, theo Nghị quyết số: 275/2009/NQ-UBTVQH ngày 16/01/2009 của Ủy
Ban Thường vụ Quốc hội về thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân
dân tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các quận, huyện, phường
5


tại một số địa phương, trong đó có thành phố Hồ Chí Minh. Vì vậy, trong đề tài
này, khi đề cập tới hoạt động của chính quyền địa phương được hiểu là: hoạt
động của UBND đối với cấp phường và hoạt động của HĐND và UBND đối với
cấp xã.
Hoạt động của chính quyền phường, xã cả nước nói chung và thành phố
Hồ Chí Minh nói riêng là hoạt hoạt động quản lý hành chính nhà nước ở địa
phương nên rất đa dạng, phong phú và phức tạp, trong phạm vi của đề tài này,
chúng tôi tập trung vào các nội dung sau:
+ Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyền
cấp phường, xã phục vụ công tác quản lý, tổ chức và điều hành chính quyền của
UBND các phường, xã và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh;

lưu trữ phường, xã nói chung hoặc phường, xã của các địa phương khác. Dưới
đây là các luận văn, bài viết chủ yếu:
- Luận văn thạc sĩ “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy
ban nhân dân phường tại thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (luận văn
thạc sĩ Hành chính công tại Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ
Chí Minh, năm 2010) đã tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận của quản lý nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức các khâu nghiệp vụ về công tác này
tại Ủy ban nhân dân các phường của thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn đã phân
tích, đánh giá thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ; lý giải nguyên nhân và đề
xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Ủy ban nhân dân
phường nói chung. Luận văn chủ yếu tập trung làm rõ cơ sở lý luận chung về
quản lý. Tác giả chưa phân tích, đánh giá về thực trạng công tác tổ chức, quản lý
tài liệu lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã, cũng chưa đề cập tới việc phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý chính quyền địa
phương trong phát triển kinh tế-xã hội.
- Tháng 8/2012 Hội thảo khoa học với chủ đề: Cải cách hành chính nhà
nước - Giai đoạn 2012-2020, cơ hội và thách thức, đối với chính quyền cấp xã
được tổ chức tại Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh.
Hội thảo có sự tham gia của đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên, sinh viên và
những người quan tâm đến chính quyền cấp xã của các tỉnh, thành phía Nam.
Các đề tài của Hội thảo tập trung bàn luận một số vấn đề về hoàn thiện cơ chế
pháp lý tổ chức và hoạt động của bộ máy hành chính; chế độ chính sách đối với
đội ngũ cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách ở cấp
xã; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã; chế độ tiền lương đối
với cán bộ, công chức chính quyền cấp xã của các tỉnh phía Nam nói chung và
thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Một số tham luận bàn luận đến công tác quản
lý hồ sơ, tài liệu và công tác lưu trữ; chế độ, chính sách đối với cán bộ, công
chức và người hoạt động không chuyên trách trong công tác văn thư, lưu trữ tại

7

Để hoàn thành luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau:
-Văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền: các văn bản quy định,
hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở
Trung ương và địa phương; (trình bày cụ thể trong Danh mục tài liệu tham khảo)
- Các giáo trình và sách chuyên khảo

8


Vương Đình Quyền chủ biên, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB
Khoa học xã hội, Hà Nội, 1990.
Vũ Dương Hoan chủ biên, Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã
hội, Hà Nội, 1987.
- Các chuyên luận, bài viết, luận văn:
Vương Đình Quyền, Vấn đề tổ chức, bảo quản tài liệu hình thành ở cấp
xã, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, năm 1990.
Phạm Văn Năm: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND
phường tại thành phố Hồ Chí Minh” luận văn Thạc sỹ quản lý hành chính công.
Ngoài ra chúng tôi còn tham khảo một số văn bản của Đảng và Nhà nước
về tổ chức bộ máy nhà nước, thủ tục hành chính, công tác văn thư, lưu trữ; công
tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ công chức, viên chức nhà nước cấp
phường, xã; các trang thông tin điện tử và một số đề tài nghiên cứu của giảng
viên, sinh viên, học viên Học Viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ
Chí Minh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học khoa học
Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Các báo cáo chuyên môn: Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi thường
xuyên sử dụng các báo cáo chuyên đề, báo cáo tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo
cáo đột xuất liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ do chính quyền địa phương
các cấp của thành phố Hồ Chí Minh xây dựng và ban hành. (trình bày cụ thể
trong Danh mục tài liệu tham khảo)

thành phố Hồ Chí Minh ban hành hoặc đề xuất cơ quan cấp trên ban hành các
quy định về tổ chức, quản lý, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, điều hành của UBND các phường, xã;
- Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
UBND các phường, xã, đề xuất các giải pháp để hoàn thiện về tổ chức và quản
lý công tác lưu trữ, phục vụ hoạt động quản lý của chính quyền phường, xã
thành phố Hồ Chí Minh;
- Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho các cơ sở đào tạo văn thư, lưu
trữ, hành chính văn phòng tham khảo nhằm cải tiến chương trình và phương
pháp đào tạo, từng bước nâng cao chất lượng đào tạo theo hướng hiện đại, phù
hợp với yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ, hành chính văn
phòng cho chính quyền cấp cơ sở.
9. Bố cục của đề tài:
Chương 1.Tổ chức, hoạt động, thành phần, nội dung tài liệu của chính
quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
Chương 2. Thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền
phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
Chương 3. Giải pháp tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

10


Đây là đề tài nhận được sự quan tâm của chính quyền địa phương. Đề tài
liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn và hoạt động quản lý nhà nước của
chính quyền phường, xã ... Do vậy, trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực
hiện đề tài, tác giả gặp một số khó khăn do hạn chế bởi thời gian và năng lực
nghiên cứu nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi thiếu sót. Tác giả rất mong
nhận được các ý kiến đóng góp của Thầy, Cô và các đồng môn, đồng nghiệp.
Qua đây, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS, Nhà giáo ưu tú Vương Đình

Nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa cận xích đạo, thành phố Hồ Chí Minh
có hai mùa rõ rệt, đó là mùa mưa và mùa khô. Mùa mưa diễn ra từ tháng 5 đến
tháng 11 với lượng mưa bình quân hàng năm là 1.979 mm và mùa khô diễn ra từ
tháng 12 đến tháng 4 năm sau với nhiệt độ trung bình là 27,55 0C. {64, tr.12}
1.1.2. Về thành phần dân cư thành phố Hồ Chí Minh
Dân số năm 1929 của Thành phố là 123.890 người trong số đó có
12.100 người Pháp. Kể từ sau năm 1975, dân số thành phố Hồ Chí Minh bắt đầu
tăng nhanh. Theo thống kê chính thức, dân số Thành phố năm 1975 là 3.498.120
người; đến năm 2011, dân số toàn Thành phố đạt 7.521.100 người, với diện
tích 20.956 km2, mật độ dân cư trung bình của Thành phố đạt 3.589 người/km².

12


Trong đó dân cư sống tại thành thị đạt gần 6.250.700 người, sống tại nông thôn
đạt 1.270.400 người. Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên của Thành phố là 7,4 %/năm.
{72, tr.35}
Sự phân bố dân cư ở thành phố Hồ Chí Minh không đồng đều. Trong khi
một số quận như quận 4, quận 5 và quận 11 có mật độ dân cư lên tới khoảng
40.000 người/km², thì huyện ngoại thành Cần Giờ có mật độ khá thấp: 980
người/km². Toàn Thành phố có 13 tôn giáo khác nhau với tổng số là: 1.983.048
tín đồ, nhiều nhất là Phật giáo có 1.164.930 phật tử, tiếp theo là Thiên Chúa
Giáo đạt 745.283 tín đồ, Đạo Cao đài có 31.633 tín đồ, đạo Tin lành có 27.016
tín đồ, đạo Hồi có 6.580 tín đồ, Phật Giáo Hòa hảo có 4.894 tín đồ, Tịnh độ cư sĩ
Phật hội Việt Nam có 1.387 tín đồ. Còn lại là các tôn giáo khác. Thành phố Hồ
Chí Minh có đủ 54 thành phần dân tộc sinh sống. Trong đó, nhiều nhất là người
Kinh, có: 6.699.124 người, còn lại là các dân tộc khác. Theo số liệu thống kê tại
Niên giám thống kê do Cục Thống kê Thành phố, xuất bản năm 2014, Thành
phố Hồ Chí Minh là nơi có nhiều người Hoa, Khơ mer, Chăm sinh sống, người
Hoa: 414.045 người, người Khmer: 24.268 người và người Chăm: 7.819 người.

Hiện nay, thành phố Hồ Chí Minh gồm 19 quận (quận: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 9, 10, 11, 12, quận Thủ Đức, quận Gò Vấp, quận Bình Thạnh, quận Phú
Nhuận, quận Tân Bình, quận Bình Tân, quận Tân Phú) và 5 huyện (huyện Bình
Chánh, huyện Cần Giờ, huyện Củ Chi, huyện Hóc Môn, huyện Nhà Bè) với tổng
số 322 đơn vị hành chính cấp xã, phường và thị trấn. Trong đó, có 259 phường,
58 xã và 05 thị trấn. {nguồn: Báo cáo công tác xây dựng chính quyền của Sở
Nội vụ Thành phố năm 2015}
Theo Nghị quyết số:724/2009/UBTVQH12 ngày 16/01/2009 của Ủy
Ban thường vụ Quốc hội về Danh sách huyện, quận, phường các tỉnh, thành phố
thuộc Trung ương thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện,
quận, phường và Nghị quyết số: 725/2009/UBTVQH12 ngày 16/01/2009 của
Ủy Ban thường vụ Quốc hội về Điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố thuộc trung ương và quy
định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân quận, huyện và
phường nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân, kể từ ngày 01/4/2009 tất cả các
huyện, quận (24 huyện, quận) và các phường (259 phường) của Thành phố
không tổ chức Hội đồng nhân dân.
1.2. Tổ chức bộ máy chính quyền cấp phường, xã nói chung và chính quyền
phường, xã ở thành phố Hồ Chí Minh
1.2.1. Vai trò của chính quyền cấp phường, xã:
Hiện nay, theo quan điểm chung nhất và được nhiều nhà khoa học thừa
nhận, thuật ngữ chính quyền địa phương và cấp chính quyền địa phương được
giải thích như sau:
14


Chính quyền địa phương là hệ thống các cơ quan thực hiện chức năng
quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội ở
địa phương, do nhân dân địa phương bầu ra hoặc do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền thành lập.



chính quyền cấp phường, xã khá phức tạp, dễ dẫn đến tình trạng hình thức, kém
hiệu quả hoặc lạm quyền...
Chính quyền cấp phường, xã là nơi trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý
hành chính nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, an ninh, quốc phòng, kinh tế,
văn hóa, xã hội, đảm bảo các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của
nhà nước đi vào cuộc sống, không ngừng nâng cao chất lượng đời sống cho
nhân dân. Do vậy, bộ máy chính quyền phường, xã hoạt động có hiệu quả là
đóng góp quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước, đồng thời cung cấp
các dịch vụ công phục vụ nhu cầu thiết yếu của nhân dân.
1.2.2. Chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND phường, xã
1.2.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ:
Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân được Quốc hội
thông qua ngày 26/11/2003, Ủy ban nhân dân phường, xã nói chung (trong đó có
UBND phường, xã của thành phố Hồ Chí Minh) có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban nhân dân
cấp trên trực tiếp phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt;
- Lập dự toán thu ngân sách và quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước trên địa
bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên
trực tiếp quyết định;
- Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu ngân
sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ
dự toán ngân sách cấp mình, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiện
ngân sách và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp về kết quả phân bổ
ngân sách được giao và dự toán ngân sách địa phương;
- Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch
đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ

các ngành, nghề mới;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư
nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và
các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông,
cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật;

17


- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp
bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình
được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ
chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ,
những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia
đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa

Lãnh đạo UBND phường, xã là Chủ tịch phụ trách chung, đồng thời phụ
trách khối nội chính, quy hoạch và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội. Một Phó
Chủ tịch phụ trách khối kinh tế - tài chính, xây dựng, đô thị (đối với phường),
nông nghiệp (đối với xã) nhà đất, tài nguyên - môi trường. Một Phó Chủ tịch
phụ trách khối văn hoá - xã hội và các lĩnh vực xã hội khác.
Ngoài Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, ủy viên Ủy ban nhân dân phường, xã
bao gồm:
- Ủy viên Công an: Ủy viên công an là Trưởng Công an phường, xã có
nhiệm vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách công tác an ninh trật tự, tham
mưu cho UBND phường về công tác nội chính và một số công tác hành chính khác
như: Quản lý nhân khẩu; đăng ký tạm trú, tạm vắng; quản lý các đối tượng hình sự
và công tác an ninh chính trị trên địa bàn.
- Ủy viên Quân sự: Ủy viên quân sự có nhiệm vụ giúp Chủ tịch Ủy ban
nhân dân phụ trách công tác quân sự địa phương; theo dõi, quản lý thanh niên trong
độ tuổi nhập ngũ; tổ chức tuyển quân hàng năm, xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ ở địa phương; huấn luyện quân sự; xây dựng kế hoạch diễn tập phòng thủ.
Trên cơ sở Quyết định số: 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã,
phường, thị trấn. Tại thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân các phường, xã đều
19


ban hành Quy chế làm việc tại đầu mỗi nhiệm kỳ, trình Ủy ban nhân dân quận,
huyện phê duyệt.
Các bộ phận giúp việc Ủy ban nhân dân phường, xã của Thành phố được tổ
chức như sau:
Bộ phận Văn phòng -Thống kê:
- Giúp Ủy ban nhân dân phường, xã dự thảo các văn bản trình cấp có thẩm
quyền;
- Quản lý sổ sách, quản lý và giải quyết các hồ sơ, giấy tờ, quản lý công tác lập

sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ thống kê, kiểm kê quy hoạch sử
dụng đất đai, đo đạc các mốc địa giới hành chính;
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân trong công tác nông nghiệp, chăn nuôi, phòng
chống thiên tai, dịch bệnh và đảm bảo môi trường trên địa bàn;
- Phối hợp với cơ quan cấp trên trong việc đo đạc, lập bản đồ địa giới, bản đồ
địa chính, giải phóng mặt bằng, xây dựng chung cư, khu công nghiệp tại địa bàn.
- Tham gia tuyên truyền, phổ biến các chính sách pháp luật đất đai.
Bộ phận Kinh tế- Ngân sách:
- Thực hiện việc quyết toán, thu - chi ngân sách, tổ chức thực hiện dự toán và
kiểm tra các hoạt động tài chính khác của Ủy ban nhân dân phường;
- Thực hiện báo cáo công tác tài chính tháng, quý, năm;
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân xã trong công tác phát triển kinh tế, giao
thông nông thôn;
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân phường, xã trong việc kiểm tra thu chi ngân
sách, lập chứng từ và quyết toán ngân sách theo quy định của nhà nước;.
Bộ phận Văn hóa - Xã hội:
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân để Ủy ban nhân dân xây dựng các quy hoạch,
đề án trong công tác phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể thao, y tế, phát
thanh trên địa bàn;
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân công tác phổ cập giáo dục, quản lý các trường
tiểu học, tổ chức các trường mầm non, các chủ trương về xã hội hóa giáo dục
trên địa bàn;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong trào về
văn hóa, hướng dẫn hoạt động các trung tâm-nhà văn hóa, thể dục thể thao, bảo
vệ và phát huy giá trị di tích lịch sử-danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

21


- Quản lý các trạm y tế, thực hiện đảm bảo sức khỏe cho nhân dân ở tuyến đầu,

phường theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân
cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật
theo quy định của pháp luật;
- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường, lập
biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy
phép, trái với quy định của giấy phép, báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền
xem xét, quyết định.
Ủy ban nhân dân xã:
- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp đưa ra;
- Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi vừa và nhỏ, thực hiện bảo vệ
rừng;
23