MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

VT – LT

Văn thư – Lưu trữ

MTTQ

Mặt trận tổ quốc

TC - KT

Tài chính kế toán


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng. Ngày
nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công
tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội

văn thư và lưu trữ sẽ được áp dụng bởi dựa trên nền móng sẵn có của UBND
phường Thụy Phương trước đây, chính công tác này khi được triển khai sẽ góp
phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực thi hành, trên địa bàn phường. Bằng việc liên
hệ thực tập tại UBND phường Thụy Phương sẽ giúp cho chúng em có điều kiện
vận dụng lý thuyết vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường mới – môi
trường làm việc trong một cơ quan,rèn luyện các tác phong làm việc; quan hệ
ứng xử,giao tiếp đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm trong quá trình làm việc.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô, trong trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến
thức vững chắc về nghiệp vụ công tác của mình, tạo điều kiện cho chúng em
được thực tập ngành nghề - là bước đệm để em tự tin hơn sau khi ra trường lập
nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!

4


B.PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ
quan, tổ chức.
1.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ của UBND phường Thụy
Phương
Phường Thụy Phương ở phía tây bắc thủ đô Hà Nội, là một trong 13
phường của phường Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội . Phía Bắc phường Thụy
Phương giáp sông Hồng và phường Hải Bối của huyện Đông Anh, có đường
quốc lộ 23 từ Hà Nội men theo đê sông Hồng lên tới phường Thượng Cát và
huyện Đan Phượng. Phía Đông giáp phường Đông Ngạc. Phía nam giáp phường
Cổ Nhuế và Minh Khai. Phía tây giáp phường Liên Mạc.


Dưới sự lãnh đạo của Quận uỷ, HĐND, UBND quận Bắc Từ Liêm,
Đảng bộ, Chính quyền và các tầng lớp nhân dân phường Thụy Phương đã chủ
động nắm bắt các nguồn lực tiềm năng của địa phương, vận dụng sáng tạo các
chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước vào điều kiện thực tế của địa
phương, khơi dậy sức dân tập trung phát triển kinh tế, xây dựng hệ thống chính
trị trong sạch vững mạnh, giữ vững an ninh trật tự an toàn phường hội. Xây
dựng thành công “Nông thôn mới giai đoạn 2015-2020”.
Tiếp tục giữ vững những thành tích đã đạt được, phường Thụy Phương
quyết tâm phấn đấu và xây dựng Đảng bộ, chính quyền phường đạt trong sạch,
vững mạnh, giữ vững an ninh chính trị trật tự an toàn phường hội, xây dựng
chính quyền thực sự là của dân do dân và vì dân, góp phần đẩy mạnh vào sự
nghiệp phát triển của phường Bắc Từ Liêm.
1.1.2 . Cơ cấu tổ chức của UBND phường Thụy Phương
Lãnh đạo đảng ủy Phường
STT

Họ và tên

Chức danh

1

Nguyễn Việt Phương

Bí Thư
7


2


STT

Họ và tên

Chức danh

1

Nguyễn Thị Bình

Chủ tịch

2

Trử Như Quỳnh

Phó Chủ tịch

Lãnh đạo UBMTTQ
STT

Họ và tên

Chức danh

1

Lê Đình Phẳng

Chủ tịch UBMTTQ

Chủ tịch Hội nông dân

Danh sách cán bộ, công chức viên chức Phường
STT

Họ và tên

Chức danh

1

Nguyễn Thanh thủy

Tài chính – Kế toán

8


2

Lê Thị Hân

Tài chính – Kế toán

3

Nguyễn Thị Đức Hạnh

CB Văn phòng- Thống kê


9

Lã Thị Hồng Chiên

CB Địa chính- xây dựng

10

Lưu Đức Chính

CB Địa chính- x ây dựng

11

Nguyễn Văn Tiến

Trưởng Ban chỉ huy quân sự

12

Nguyễn Tuấn Hoàng

Trưởng CAP

Chủ tịch UBND phường phụ trách chung và điều hành các công việc của
UBND phường và trực tiếp phụ trách các công việc thuộc các khối nội chính.
Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn
của mình và cùng tập thể UBND phường chịu trách nhiệm về hoạt động của
UBND trước HĐND và cơ quan quản lý Nhà nước cấp.
Phó chủ tịch UBND chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND và pháp luật

3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường
giao.
* Văn phòng - Thống kê
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp phường trong các lĩnh vực: Văn phòng,
10


thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo,
dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường;
b) Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
phường tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các
hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp phường;
c) Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp phường;
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”
tại Ủy ban nhân dân cấp phường; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm
quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy
ban nhân dân cấp phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp
luật;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế - phường hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình
hình phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế phường hội trên địa bàn cấp phường; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội
đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp phường.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên

vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp phường trong lĩnh vực tài chính, kế toán
12


trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách cấp phường trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp
khai thác nguồn thu trên địa bàn cấp phường;
b) Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo
hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách cấp phường và
thực hiện báo cáo tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;
c) Thực hiện công tác kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách cấp
phường, kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế
toán tiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư, tài sản,...) theo quy
định của pháp luật;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra,
quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban
nhân dân cấp phường theo quy định của pháp luật.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao.
* Tư pháp - hộ tịch
1. Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp phường trong lĩnh vực tư pháp và hộ
tịch trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2. Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ
nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn cấp
13


lao động, thương binh và phường hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chi trả
các chế độ đối với người hưởng chính sách phường hội và người có công; quản
lý nghĩa trang liệt sĩ và các công trình ghi công liệt sĩ; thực hiện các hoạt động
bảo trợ phường hội và chương trình xóa đói, giảm nghèo trên địa bàn cấp
phường;
d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác và trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân
phố xây dựng hương ước, quy ước ở thôn, tổ dân phố và thực hiện công tác giáo
dục tại địa bàn cấp phường.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao.

15


Chương 2: Tư vấn cho lãnh đạo cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý
công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Thụy Phương
2.1 Mục đích, yêu cầu:
2.1.1 Mục đích:
Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức nhận thức đúng đắn về vai trò, ý
thức trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ.
Nâng cao trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý, chỉ đạo
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Kịp thời triển khai thực hiện
các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017, góp phần phục vụ và nâng cao
hiệu quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Tăng cường hoạt động, nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về
văn thư lưu trữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ;
Đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ ở các bộ phận chuyên môn và UBND
phường thực hiện tốt hơn đáp ứng việc chỉ đạo, điều hành và các yêu cầu cải
cách hành chính trong giai đoạn hiện nay;

làm công tác văn thư và quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ:
Quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trực tiếp làm công tác văn
thư, lưu trữ, thực hiện đầy đủ các chế độ bồi dưỡng cho cán bộ làm công tác lưu
trữ theo quy định hiện hành.
c) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ
Căn cứ Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo
17


của Bộ Nội vụ, văn bản, Kế hoạch hướng dẫn của cấp trên về lĩnh vực công tác
văn thư, lưu trữ. Trình tự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể:
- Ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư , lưu trữ năm 2016 của
xã.
- Danh mục hồ sơ cơ quan;
- Bảng thời hạn bảo quản (thực hiện theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV
ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ);
- Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ hiện hành và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo Tiêu chuẩn ISO 9001-2008.
- Tổ chức thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư theo
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 14/2011/TT-BNV
ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn;
- Xây dựng nội quy kho Lưu trữ cơ quan, văn thư cơ quan; Quy định về tổ
chức sử dụng tài liệu.
d) Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ
- Văn phòng Thống kê HĐND- UBND phường xây dựng kế hoạch, tổ
chức thực hiện và hướng dẫn kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ đối với các
ban, ngành đoàn thể, bộ phận thuộc UBND các phường

19


+ Quản lý tài liệu mật.
Đối với công tác lưu trữ:
+ Việc thu thập tài liệu lưu trữ tồn đọng, kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu
vào lưu trữ theo quy định;
+ Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu tại kho lưu trữ;
+ Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định.
2.2.3 Kinh phí cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ
Căn cứ vào tình hình cụ thể, UBND phường Thụy Phương chủ động bố trí
ngân sách cho hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan. Kinh phí dành cho hoạt
động công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào những nội dung sau:
- Tổ chức hội nghị phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn
thư, lưu trữ; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ;
- Đầu tư xây dựng, cải tạo nâng cấp hệ thống kho, mua sắm trang thiết bị
bảo quản tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, bó gói;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
2.3 NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
2.3.1 Công tác quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ
Bộ phận văn phòng UBND phường đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ
biến các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn
thư, lưu trữ và nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác
văn thư, lưu trữ, nhất là tăng cường bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
20


trong giai đoạn hiện nay đối với các bộ phận chuyên môn của phường;
Quản lý văn bản đi, văn bản đến tại các bộ phận chuyên môn và văn


Đã bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách
đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ và thực hiện
chính sách theo đúng quy định của Nhà nước;
Tạo mọi điều kiện cho cán bộ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
được tham gia đầy đủ các kỳ tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do
quận và thành phố tổ chức. Thực hiện đúng chế độ tiền lương và các chế độ phụ
cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy
định hiện hành của Nhà nước.
2.3.4 Chế độ báo cáo
Các bộ phận chuyên môn của phường thực hiện chế độ báo cáo thống kê
tổng hợp theo định kỳ trước ngày mùng 10 của tháng cuối quý (báo cáo quý),
ngày 20 tháng 11 (báo cáo năm) về Văn phòng UBND phường để tổng hợp báo
cáo Quận.
2.3.5 Nhiệm vụ trong năm 2017
Tập trung chỉ đạo quyết liệt việc lập hồ sơ công việc của các cơ quan,
đơn vị trên địa bàn huyện. Khắc phục tình trạng không lập hồ sơ và tìm các biện
pháp, giải pháp hành chính bắt buộc mọi cán bộ, công chức, viên chức phải lập
hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Văn phòng Thống kê phường bố trí đủ diện tích phòng, kho lưu trữ và
các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu theo quy định.
Các Ban ngành đoàn thể phường nghiêm túc tổ chức thực hiện các hoạt
động chỉnh lý, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2.3.6 Tổ chức thực hiện
Căn cứ những nội dung định hướng chủ yếu về công tác văn thư, lưu trữ
nhà nước năm 2016 và chức năng, nhiệm vụ được giao, các bộ phận chủ động
xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 của
bộ phận mình phụ trách.
22




-Tăng cường ứng dụng khoa học côngnghệ vào công tác văn thư như sử
dụng phần mềm để quản lý văn bản đi, văn bản đến để giảm tải công việc và tiết
kiệm thời gian tại bộ phận văn thư.
-Quản lý văn bản đến theo đúng quy định: Tất cả văn bản đến của cơ
quan, đơn vị phải được quản lý tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký (trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp
luật) trước khi xử lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin của văn
bản đến vào Sổ đăng ký văn bản đến theo hướng dẫn tại Phụ lục II, Thông tư số
07/2012/TT-BNV; chuyển bản chính văn bản đến cho đơn vị, cá nhân được giao
giải quyết và thực hiện việc ký nhận văn bản đến; quy định thời gian xử lý văn
bản đến, phân công cá nhân hoặc bộ phận theo dõi, tổng hợp, đôn đốc tình hình
xử lý văn bản đến theo đúng quy định tại Khoản 2, Điều 7, Thông tư số
07/2012/TT-BNV.
-Quản lý văn bản đi chặt chẽ: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản trước khi ban hành để văn bản đảm bảo theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ và chính xác
thông tin của văn bản đi vào Sổ đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn tại Phụ lục
VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thông
qua việc sử dụng sổ chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi theo đúng quy định,
mỗi văn bản đi phải lưu hai bản (bản gốc lưu tại văn thư, được đóng dấu, sắp
xếp theo thứ tự đăng ký; bản chính lưu trong hồ sơ của người theo dõi, giải
quyết công việc).
-Công tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để
bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng quy định tại Khoản 1, Điều
25, Luật Lưu trữ. Đối với UBND các phường, xã, bố trí kho lưu trữ theo đúng
quy định tại Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011
của Bộ Nội vụ; thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu
vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài