ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VHTT&DL THANH HÓA
*

BÁO CÁO THỰC TẾ NGHỀ NGHIỆP I

Đề tài:
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN,
TỈNH THANH HÓA

Sinh viên:
Lớp:
Khoa:
GV hướng dẫn:

Vi Xuân Thắng
Đại học LT QLNN Thường Xuân
Luật & QLNN
TS. Lê Thị Thảo

THANH HÓA, 6/2017


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký
Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,
trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn

quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu không có sự
cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì chúng ta sẽ kiếm
tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trở
nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử
3


dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và
thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn,
bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế
hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh,
mất mát mà dân dân ta đã trải qua. Ngày nay, nếu chúng ta không nâng cao ý thức
bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm sao
những người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của
cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn phát triển của đất nước
nói chung.
Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không
giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng
không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi
cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập
trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử
đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Qua đó để chung ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể
chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được
những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là
cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá,
ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem
nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn

huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa
Chương 3: Những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn thư lưu trữ tại
xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa

5


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN, TỈNH THANH HÓA
1.1. Khái quát chung về xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân
1.1.1. Đặc điểm tự nhiên
1.1.1.1. Vị trí địa lý
Yên Nhân là xã thuộc vùng cao, vùng sâu, vùng xa của huyện Thường Xuân,
cách thị trấn Thường Xuân 50km về phía Bắc và cách Trung tâm thành phố Thanh
Hóa 120km.
Phía Nam giáp huyện Quế Phong, tỉnh Nghệ An; Phía Tây giáp xã Bát Mọt;
Phía Đông giáp xã Lương Sơn; Phía Bắc giáp huyện Lang Chánh.
1.1.1.2. Diện tích tựnhiên
Xã có tổng diện tích tự nhiên là 19.094,63 ha, trong đó:
- Đất sản xuất nông nghiệp: 239,37 ha chiếm 1,25 %
- Đất sản xuất lâm nghiệp : 17.607,93 ha chiếm 92,21%
- Đất nuôi trồng thủy sản: 5,26 ha chiếm 0,03 %
- Đất phi nông nghiệp: 350,17 ha chiếm 1,25 %
- Đất chưa sử dụng: 891,9 ha chiếm 4,67 %
1.1.1.3. Đặc điểmđịa hình, khí hậu
Đặc thù địa hình của xã Yên Nhân là vùng núi cao, liên kết với nhau tạo
thành những dãy núi liên hoàn, với các độ cao khác nhau tạo nên địa hình rất đa
dạng và phức tạp. Độ cao trung bình từ 300 – 800 m, độ dốc lớn trung bình từ 25o
đến 35o có nơi > 35o. Địa hình bị chia cắt bởi các con sông, suối và hợp thủy

Bốc hơi nhỏ nhất vào tháng 12 đến tháng 3 năm sau.
* Gió bão: Có 2 hướng gió chính
- Gió mùa Đông Bắc từ tháng 10 – 4 năm sau, gió mùa Đông Nam từ tháng
4 đến tháng 9 xen kẽ có gió mùa tây khô nóng (tháng 4 – 7).
- Bão: Mỗi năm xã Yên Nhân có vài cơn bão đi qua, tập trung vào tháng 8,
9, 10. Sau bão thường mưa lớn hay lũ ống, lũ quét phá hỏng nhiều cơ sở vật chất,
công trình gây tổn hại nhiều đến sản xuất nói chung và sản xuất nông nghiệp nói
riêng.
* Mưa: Tổng lượng mưa (1600 – 2000 mm) phân bố không đều thường tập
trung 60 – 80% lượng mưa vào tháng 5 – 10.
Mưa tiểu mãn vào tháng 5 hoặc đầu kỳ tháng 6 , kỳ mưa lũ tiếp theo là tháng
7 – 10 gây ra lũ lụt kéo dài đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn trong sinh hoạt
và sản xuất.
Các tháng ít mưa từ tháng 12 đến tháng 2 năm sau dễ gây ra khô hạn, một số
cây công nghiệp vùng đồi dễ bị hạn và dễ gây ra nguy cơ cháy rừng.
1.1.2. Tài nguyên
a. Thuỷvăn, nguồn nước:
+ nguồn nước mặt:
7


Trong vùng có nhiều con suối nhỏ và hợp thủy như: Suối Hón Căng, Suối
Hón Mít, Suối Hón Ken, suối hón Meo, Suối hón Hăn, Suối hón Tá, Suối Hón
Xuân, Suối hón con Ngựa, suối hón Ngoi…. Nguồn tài nguyên thiên nhiên về
nước đã được khai thác sử dụng phục vụ sản suất nông nghiệp và đời sống sinh
hoạt bằng việc xây dựng các hồ đập chưa nước. Đến nay đã đưa vào khai thác, sử
dụng 2 hồ đập nước nhỏ ở các con suối và hợp thủy lấy nước tưới cho lúa và hoa
màu, giữ ẩm cho đất.
Nguồn nước ngầm:
Xã có nguồn nước ngầm khá phong phú, thuộc hai dạng chính là nước ngầm

+ Lao động trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp thuỷ sản: 1995 người, chiếm tỷ
lệ 70%
+ Lao động trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và xây dựng:
245 người, chiếm tỷ lệ 30% ( Lao động đi làm việc ở nước ngoài: 17)
1.1.4. Đánh giá tiềm năng của xã
+ Vị trí địa lý là có tỉnh lộ Tây Thanh Hóa đi qua và thuận lợi cho giao lưu
hàng hóa, đời sống văn hoá tinh thần và phát triển kinh tế đa ngành nghề nông
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp. Trong nông nghiệp chăn nuôi là thế mạnh của xã về
nuôi gia súc, gia cầm.
+ Nguồn lao động dồi dào.
+ Là huyện vùng núi cao, đặc thù được thụ hưởng nhiều cơ chế chính sách
của Chính phủ.
+ Tiềm năng đất đai rất đa dạng, diện tích lớn, thuận lợi cho phát triển lâm
nghiệp và phát triển kinh tế trang trại nông lâm kết hợp;
+ Yên Nhân có tình hình chính trị xã hội ổn định, quốc phòng được đảm
bảo, đây cũng là điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế – Xã hội.
+ Nhân dân có truyền thống cần cù lao động, ham học hỏi và sáng tạo trong
sản xuất và kinh doanh. Đội ngũ cán bộ có trình độ, tận tụy với công việc và được
nhân dân tin cậy.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Xuân Bái
Chính quyền cấp xã là cơ quan hành chính ở địa phương. Quản lý địa phương theo
Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
1.2.1. Chức năng của Ủy ban nhân dân
Ủy ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu
trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế-xã hội và thực

- Tổ chức hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và
hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất
theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và
vật nuôi;
- Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ
đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn
chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại
địa phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
- Tổ chức, hướng dẫn việc triển khai các ngành nghề truyền thống ở địa
10


phương và tổ chức áp dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển các ngành
nghề mới.
1.2.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng và cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về
xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc kiểm tra, bảo vệ, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
1.2.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp

nước ngoài ở địa phương.
1.2.2.6. Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND xã có
nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách
tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương.
1.2.2.7. Trong việc thi hành pháp luật
- Tổ chức tuyên truyền pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật các vi
phạm nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân
theo thẩm quyền;
- Tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan chức năng nhiệm trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý
vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức
Là cơ quan hành pháp do HĐND bầu ra, là cơ quan hành pháp Nhà nước ở
địa phương giúp việc cho HĐND. Ủy ban nhân dân là cơ quan quản lý ở địa
phương chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, luật và các văn bản luật, chỉ thị của
cơ quan Nhà nước, cơ quan cấp trên và Nghị quyết của HĐND.
- Ủy ban nhân dân bao gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy ban như:
Nông lâm, tài chính, văn phòng, văn hóa xã hội. Cán bộ chuyên trách gồm:
+ Cán bộ địa chính: Cán bộ địa chính xây dựng 1 và cán bộ địa chính xây
dựng 2.
+ Cán bộ tư pháp hộ tịch: 1 cán bộ tư pháp, 1 cán bộ hộ tịch.
+ Cán bộ văn phòng – thống kê: 1 cán bộ văn phòng UBND, 1 cán bộ văn
phòng thống kê.
+ Cán bộ văn hóa – xã hội: 1 cán bộ lao động thương binh và xã hội, 1 cán
bộ văn hóa thông tin.
+ Công an xã: gồm có trưởng công an và phó công an.
12


Đảng Ủy

Hội đồng nhân dân

Ủy ban nhân dân
Bí thư

Phó Bí thư

Khối đoàn thể

Mặt
trận
Tổ
Quốc

Cựu
chiến
binh

Hội
người
cao
tuổi

Hội
phụ
nữ

Hội

xã
hội

Ban
CHQS
xã

Phó chủ tịch

Công
an xã

Văn
phòng
thống
kê

Kế
toán
tài
chính


1.3. Mô hình tổ chức văn thư, lưu trữ của xã Yên Nhân
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quan
trọng. Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động

làm việc riêng.
Với mô hình tổ chức văn thư đó của UBND xã Yên Nhân không gian còn
chật hẹp hiệu quả làm việc không cao.

16


CHƯƠNG 2
HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN, TỈNH THANH HÓA
2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo văn bản là một trong những giai đoạn của công tác văn
thư. Văn bản là một vật mang tin nó được ghi lại bằng nhiều kí hiệu ngôn ngữ và
được truyền đạt trong hoạt động quản lý của cơ quan theo đúng thể thức và thẩm
quyền quy định.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải có kỹ năng và có
các nguyên tắc tiêu chuẩn được Nhà nước đề ra.
2.1.1. Các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn
bản
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Yên Nhân thực hiện theo
quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 của Chính phủ về
công tác Văn thư và Thông tư liên tịch sô 55/2005//TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 Thông tư của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Về thẩm quyền:
Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản thuộc thẩm quyền ban
hành của UBND.
Về thể thức:
Thực hiện đúng quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Về nội dung:

về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước và của UBND, thanh lý tài
sản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân
công phụ trách.
Chủ tịch ký trực tiếp các văn bản sau:
- Ký một số loại văn bản thuộc thẩm quyền của mình.
- Ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành được phân
công, phân cấp quản lý.
Phát hành văn bản:
- Văn phòng UB có trách nhiệm phát hành văn bản của UB đến các cơ quan,
đơn vị có liên quan sau khi cấp có thẩm quyền ký.
- Văn phòng UBND tổ chức thực hiện thông báo trên hệ thống truyền thanh
của Xã theo quy định đối với các văn bản do UBND ban hành.
Việc phát hành văn bản và quản lý văn bản phát hành phải đảm bảo thực
hiện đúng quy định pháp luật về quản lý các tài liệu, thông tin thuộc danh mục bí
mật Nhà nước.
2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của UBND xã Yên Nhân
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bước cần
18


thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng
văn bản, kết quả của một bước sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.
Quy trình soạn thảo bao gồm các bước theo một trình tự nhất định nhằm
đảm bảo cho việc soạn thảo vừa chính xác, vừa thiết thực. Các bước trong quy
trình soạn thảo của UBND xã Yên Nhân gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản
Chuyên viên xác định rõ văn bản ban hành gồm có mấy mục đích, văn bản
mang tính chất gì (trao đổi hay bắt buộc, mệnh lệnh…) văn bản có tầm quan trọng
hay không và quan trọng như thế nào?
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin

Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy
trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản.
2.1.4.1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản
* Ưu điểm:
- Giảm được khối lượng do Lãnh đạo ký
- Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được
quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo.
- Biết được chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan.
Cụ thể như sau:
- Đối với các văn bản thuộc thẩm quyền ký ban hành của Lãnh đạo UBND,
theo quy chế làm việc của huyện quy định mỗi lãnh đạo có thẩm quyền ký và ban
hành văn bản cụ thể.
- Văn bản được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, Chủ tịch thay mặt
tập thể ký ban hành.
+ Văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch theo Điều 126, 127 của Luật
Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thì Chủ tịch ký trực tiếp.
+ Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch xã đối với các văn bản được phân công phụ
trách hoặc ủy quyền của Chủ tịch xã.
2.1.4.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành văn bản và cách thể hiện
các yếu tố cấu thành văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhằm
đảm bảo văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định dạng lề
trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ…được
gọi là kỹ thuật soạn thảo văn bản.
*Ưu điểm:
Đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội
Vụ và Văn phòng Chính phủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Các quy định trong văn bản được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu và

Qua thực tế UBND xã Yên Nhân chỉ tiến hành theo quy trình đối với văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, các báo cáo sơ kết, tổng kết mà chưa
áp dụng cho tất cả các loại văn bản khác.
2.1.4.4. Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản là toàn bộ những quy tắc về tổ chức và hoạt
động của các cơ quan và cán bộ, chuyên môn nghiệp vụ trong việc chuẩn bị, xây
dựng, biên soạn, thông qua, ban hành các văn bản quản lý Nhà nước đặc biệt là văn
bản quy phạm pháp luật phải được thực hiện một cách tuần tự và chuẩn xác, tuân
theo 06 nguyên tắc trong kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước.
- Kỹ thuật về mặt nội dung văn bản:
+ Về mặt chính trị: Các văn bản phản ánh đúng đường lối của Đảng, pháp
21


luật của Nhà nước, phản ánh được nguyện vọng của nhân dân trong từng phạm vi
đối tượng, từng mặt công tác và thời điểm nhất định.
+ Về mặt pháp lý: Nội dung các văn bản đúng pháp lý phù hợp với thực tiễn
cuộc sống, khi được ủy quyền cụ thể hóa bằng văn bản của cấp trên, văn bản ban
hành đúng thẩm quyền.
+ Về mặt kinh tế: Các nội dung, ý tưởng trong văn bản mang tính khả thi,
phù hợp với những quy định của pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý.
+ Mang tính khoa học: Nội dung, ý tưởng trong văn bản rõ ràng, chính xác
diễn đạt các ý theo trình tự lôgic, ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm phát triển
minh họa cho ý trước.
+ Mang tính đại chúng: Người đọc nội dung văn bản dễ hiểu, dễ kiểm tra.
+ Mang tính khuôn mẫu: Kỹ thuật soạn thảo văn bản được trình bày theo
thông tư liên tịch sô 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
+ Kết cấu nội dung văn bản: Cách sắp xếp và tổ chức các phần, các ý được

- Đóng dấu văn bản: Theo quy định tại Khoản 2,3,4; Điều 26 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác
Văn thư. Đăng ký văn bản vào sổ đúng theo quy định của cơ quan và các văn bản
của Nhà nước. Chuyển giao, ban hành là bước cuối cùng trong việc giải quyết văn
bản đi.
* Ưu điểm:
Công tác soạn thảo được phân công rõ ràng cho từng cá nhân phụ trách về
một lĩnh vực cụ thể. Do vậy, người soạn thảo có thể nắm chắc được chức năng,
nhiệm vụ trong lĩnh vực hoạt động của mình, tránh được tình trạng sai lệch nội
dung văn bản, hoặc nội dung không bám sát được công việc mình cần soạn thảo;
Chuyên viên nắm chắc về kỹ thuật soạn thảo văn bản, do đó văn bản có độ
chính xác cao;
Chuyên viên văn phòng trình văn bản và kiểm tra thể thức, nội dung văn
bản. Như vậy có thể theo dõi, giải quyết công việc nhanh và bám sát được công
việc. Nếu cần thiết có thể thuyết trình trực tiếp những vấn đề quan trọng.
Khi văn bản chưa đạt yêu cầu, thủ trưởng xử lý bằng cách truyền miệng trực
tiếp cho chuyên viên để chỉnh sửa kịp thời.
* Nhược điểm:
Do chuyên viên soạn thảo văn bản nên việc kiểm tra thể thức, nội dung văn
bản phải qua lại giữa các bước mất nhiều thời gian và tiến độ giải quyết công việc.
Chuyên viên trình ký văn bản sẽ gây khó khăn cho cán bộ văn thư không tập
chung thống nhất được các văn bản ban hành.
Tất cả các loại văn bản đều đăng ký chung trong một sổ gây khó khăn cho
việc kiểm tra số lượng các loại văn bản phát hành, đồng thời thiếu khoa học và
lôgic.
Việc đăng ký bên trong sổ của văn thư chưa đầy đủ. Do vậy khi tra tìm văn
bản mất nhiều thời gian và tính chính xác không cao.
23



trong phần ghi chú.
Văn thư ghi ý kiến xử lý văn bản vào trong sổ riêng nên khi tra tìm văn bản
biết được đơn vị nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, không thể chối bỏ công
việc.
Chuyển giao văn bản đến cũng giống như chuyển giao văn bản đi. Có ba
24


cách chuyển giao văn bản.
Văn bản được lưu theo từng cấp, từng đơn vị để khi tra tìm văn bản được
nhanh chóng và chính xác.
* Nhược điểm:
Có một số văn bản sau khi trình Lãnh đạo thì mới lấy số, ngày tháng văn
đến, do đó khó theo dõi được số lượng văn bản đến, văn bản có thể bị mất mát
hoặc thất lạc.
Việc xử lý, giải quyết văn bản đến chưa cao, còn chậm chạp và mất nhiều
thời gian. Cần phải khắc phục hơn.
2.2.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu
trữ cơ quan
Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng, có vị trí quan trọng trong quá trình
giải quyết công việc, nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của UBND xã
Yên Nhân được thực hiện theo Nghị định 110/NĐ-CP của Chính phủ.
Em có một số nhận xét về những ưu, nhược điểm của quá trình lập hồ sơ
hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:
* Ưu điểm:
- Danh mục hồ sơ do các cán bộ lập nên độ chính xác cao, nắm chắc, theo
sát từng công việc giải quyết trong 1 năm.
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào hồ sơ để dễ theo dõi, giải quyết công việc.
- Sắp xếp tài liệu, văn bản chặt chẽ, giải quyết công việc nhanh chóng;