Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
CHƯƠNG I : VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND XÃ CẨM TÚ............................4
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú...........4
1.1.1 Sự ra đời của UBND xã Cẩm Tú..............................................................4
1.1.2. Chức năng của UNBD xã Cẩm Tú..........................................................7
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú........................................7
1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc
UBND xã Cẩm Tú.............................................................................................9
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú....................................................9
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã Cẩm Tú.
...........................................................................................................................9
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM
TÚ...........................................................................................................................11
2.1 Công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú.......................................................11
2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú...............11
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú.................13
2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú.................................13
2.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan....................................................13
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu...........................................................15
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.....................................................................................18
2.2.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.........................................20
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................................21
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................23
2.2.7. Nhận xét chung về công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú...................23
CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CẨM

thức, đồng thời tạo lập dần tác phong làm việc cũng như những va chạm vào công
việc thực tế mà sau khi sinh viên ra trường sẽ đảm nhiệm.
Lưu trữ là công tác nghiệp vụ không thể thiếu trong quá trình hình thành và
phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan, tổ chức của
Đảng và Nhà nước. Là công tác quan trọng trong việc giữ gìn bảo quản thông tin
lâu dài, nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh vực
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, ……
Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây đựng và bảo vệ
Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia. Điều đó đã được chứng minh qua những
cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về phim ảnh,
qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở
để cũng cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho thế hệ
hôm nay và mai sau.
Nhận thức được tầm nhìn quan trọng của công tác Lưu trữ của Đảng và Nhà
nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Lưu trữ với các đợt
thực tập, thực tế. Mỗi năm Khoa và Nhà trường đều tổ chức cho sinh viên được đi
thực tập tại các cơ quan để hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ. Vì vậy đợt thực tập
này em xin vận dụng hết những kiến thức mà mình đã được học ở trên ghế nhà
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

1

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

trường đối chiếu với thực tế tại UBND xã Cẩm Tú, nhằm củng cố thêm kiến thức


2

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

sinh viên chúng em trước khi rời ghế nhà trường.
Để có được những thuận lợi trong quá trình thực hiện chuyên đề em xin
chân thành cảm ơn và bày tỏ sự biết ơn sâu sắc tới các thầy, cô khoa Văn thư - Lưu
trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, các đồng chí lãnh đạo, các cán bộ hướng dẫn
tại UBND xã Cẩm Tú, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Phượng công chức Văn phòng –
Thống kê và chị Cao Thị Thiện Cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ đã giúp đỡ em về
chuyên môn nghiệp vụ và tạo điều kiện cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốt
nghiệp này.
Cẩm Tú, Ngày 22 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Mai

BỐ CỤC CỦA BÁO CÁO GỒM :
Chương I: Vài nét sơ lược về UBND xã Cẩm Tú.
Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ UBND xã Cẩm Tú.
Chương III: Nội dung công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú.
Chương IV: Phần phụ lục.
Các Hình ảnh minh họa cho các nội dung nghiên cứu.


khắp trên các huyện miền núi Thanh Hóa, hưởng ứng phong trào xây dựng HTX
nông nghiệp, cuộc vận động xây dựng HTX nông nghiệp xã Cẩm Tú đã căn bản
hoàn thành, toàn xã có 14 HTX, các HTX nhỏ được thành lập theo xóm, đến tháng
8 năm 1973 thì sáp nhập HTX nông nghiệp toàn xã khi này các thôn trong xã trở
thành đội sản xuất và đến năm 1985 HTX nông nghiệp toàn xã giải thể chuyển
sang khoán 10 \, csc tổ sản xuất được đổi tên thành các thôn như hiện nay.
Năm 1964 thực hiện QĐ số: 232 ngày 04 tháng 9 năm 1964 của Bộ Nội Vụ,
Cẩm Tú được chia thành 2 xã là Xã Cẩm Tú và Xã Cẩm Quý cho tớ ngày nay.
Khhi mới chia tách xã CẨm Tú có 6 thôn là Thái Học, Thái Nguyên, Thái Bình,
Ngọc Liên, Bắc Sơn. Giai đoạn 1963 – 1965 xã tiếp nhận thêm bà con ở Thuần
Lộc, Phú Lộc, Hoa Lộc của H. Hậu Lộc lên xây dựng phát triển kinh tế văn hóa
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

4

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

miền núi đã mở thêm xóm Bông, Cẩm Hoa, và Thuần Lương. Đến năm 1976 xã lại
tiêp nhận thêm 47 hộ từ xã Hoàng Xuyên, H. Hoàng Hóa, T. Thanh Hóa lên lập
thành xóm Bình Xuyên. Xã Cẩm Tú nằm về phía đông bắc huyện Cẩm Thủy, Tỉnh
Thanh Hóa; cách trung tâm huyện lỵ khoảng 4km; phía đông giáp xã Thạch
Quảng, H. Thạch Thành, T. Thanh Hóa; phía tây giáp xã Cẩm Giang; phía nam
giáp xã Cẩm Phong, phía bắc giáp xã Cẩm Quý, thuộc H. Cẩm Thủy, T. Thanh
Hóa.
Xã Cẩm Tú có diện tích tự nhiên là 1.883ha trong đó diện tich đất canh tác :


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

các trường đại học, cao đẳng, 13 người có hàm vị cấp tá trong lực lượng vũ
trang…
Người dân Cẩm Tú cần cù, chịu thương chịu khó, hay làm, cùng nhau chung
sức chung lòng, đoàn kết vượt khó đi lên, giúp nhau phát triển kkinh tế, làm giàu
chính đáng, bằng chính trí tuệ và lao động của mình và đang chung sức xay dựng
nông thôn mới.
Đảng bộ xã Cẩm Tú, đã đạt được nhiều thành tích đáng tự hào trong công
tác lãnh đạo, chỉ đạo quần chúng nhân dân thực hiện mọi chủ trương đường lối của
Đảng, nên : nhiều năm liên tục Đảng bộ đạt danh hiệu Đảng bộ trong sạch vững
mạnh đạt được nhiều bằng khen, giấy khen.
Chính quyền và các tổ cức đoàn thể chính trị xã hội trong xã, dưới sự lãnh
đạo của Đảng làm tốt chức năng nhiệm vụ của mình, xây dựng xã Cẩm Tú thành
một xã ổn định về chính trị , trật tự an toàn xã hội, từng bước xây dựng xã Cẩm Tú
Thành một xã kinh tế phát triển , có đời sống vật chất, tinh thần phong phú nên
trong nhiều năm qua xã Cẩm Tú đã được các cấp, các ngành chức năng ghi nhận
và được tặng nhiều huân chương, bằng khen, giấy khen.
Đặc biệt trong công tác xây dựng đời sống văn hóa cơ sở - hưởng ứng cuộc
vận động “ Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” Đảng bộ và nhân dân
xã Cẩm Tú đã hăng hái thi đua sôi nổi, tổ chức tốt công tác xây dựng làng, cơ quan
văn hóa, xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hóa. Tính từ đầu năm x1999
đến nay toàn xã đã khai trương xây dựng được 13/14 làng văn hóa, 3/3 trường học
có nếp sống văn hóa. Trong đó có 1 làng đạt danh hiệu làng văn hóa cấp tỉnh, 8
làng và 2 cơ quan đạt danh hiệu làng, cơ quan văn hóa cấp huyện, 1 thôn còn lại
đang trong giai đoạn hoàn thiện các tiêu chí để chuẩn bị cho công tác khai trương
xây dựng văn hóa.
Trải qua những năm xây dựng, phát triển và trưởng thành, đặc biệt là từ năm
1964 đến nay, dưới sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, sự chỉ đạo sát sao của ban

dân. Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên. Ủy ban nhân dân chấp
hành Nghị quyết của HĐND, cùng với HĐND chuẩn bị các kỳ họp, thực hiện
quản lý hành cính Nhà nước ở địa phương theo cấp quản lý.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Cẩm Tú
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hằng năm trình HĐND xã
thông qua, trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện về kế hoạch đó.
- Tổ chức khai thác những ngành nghề truyền thống tại địa phương, ứng
dụng những tiến bộ về khoa học , công nghệ để phát triển ngành nghề mới.
- Thực hiện quản lý ngân sách xã. Thực hiện kế hoạch về phát triển sự
nghiệp giáo dục tại địa phương, tổ chức các hoạt động văn hóa thông tin, nghệ
thuật, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn minh.
- Tổ chức hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

7

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

khuyến khích phát triển nông, công nghiệp, dịch vụ theo quy định của cấp trên. Tổ
chức thực hiện các biện pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Tổ chức
xây dựng các công trình thủy lợi, lập quy hoạch sử dụng đất đai, thực hiện quản lý
nguồn nước.
- Tổ chức huấn luyện quân sự pổ thông, xây dựng quốc phòng toàn dân;


8

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc
UBND xã Cẩm Tú.
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú.
* Cơ Cấu Tổ Chức
Theo Luật HĐND và UBND quy định.
Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cẩm Tú hiện nay bao gồm:
- 01 chủ tịch
- 02 phó chủ tịch
- 03 ủy viên
Giúp việc cho UBND xã có các ban:
+ Bộ phận Văn phòng
+ Ban Tài chính
+ Ban Địa chính
+ Ban Văn hóa- Xã hội
+ Ban Tư pháp
+ Ban Công an
+ Ban Dân số, gia đình và trẻ em
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị thuộc UBND xã
Cẩm Tú.
- Bộ phận Văn Phòng:

- Ban Địa chính:
+ Tham mưu cho UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về kiến trúc
quy hoạch xây dựng, vật liệu xây dựng, nhà ở và công sở hạ tầng kỹ thuật, khảo sát
đất đai, tư vấn giải quyết các thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp về các hình thức
chuyển đổi đất đai.
- Ban Văn hóa-Xã hội:
+ Tham mưu giúp UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về: Văn hóa ,
thông tin, du lịch, bái chí, xuất bản, truyền thông. Đài truyền thanh trong xã.
- Ban Công an:
+ Tham mưu giúp cho UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về trật tự trên
địa bàn toàn xã, phòng chống các tệ nạn xã hội, phòng chống tội phạm, ngăn chặn
các hành vi vi phạm pháp luật như buôn bán trái phép các chất ma túy, cháy nổ…
can thiệp và giải quyết vào nhứng vụ án hình sự xảy ra trên địa bàn xã theo quy
định của pháp luật.
- Ban Dân số, gia đình, trẻ em:
+ Tham mưa cho UBND xã thực hiện quản lý Nhà nước về kế hoạch hóa gia
đình, kiểm soát sự gia tăng dân số trên địa bàn xã, tuyên truyền giáo dục giơi tính,
can thiệp và xử phạt những hành vi bạo lực gia đình, xâm phạm và bạo hành trẻ
em.
- Ngoài những phòng, ban thuộc UBND xã còn có những đơn vị trực thuộc
và có nhiệm vụ chịu sự quản lý chỉ đạo của UBND xã là trường mầm non, cấp I,
cấp II, trạm y tế xã.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

10

Lớp: Lưu Trữ Học K6



liệu và gửi vào lưu trữ tạm thời tại Văn phòng.
Tổ chức quản lý văn bản, giấy tờ trong cơ quan nhăm phục vụ thông tin kịp
thời, nhanh chóng, chính xác cho công tác quản lý không những chỉ ở khâu quản lý

Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

11

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

văn bản đi, đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng rất quan trọng.
Như chúng ta đã biết trong quá trình hoạt động của cơ quan, trong quá trình
giải quyết công việc sẽ sản sinh ra các văn bản, giấy tờ. Trong số đố có những loại
chỉ có giá trị tạm thời trước mắt nhưng cũng có những loại sau khi giải quyết xong
cần được lưu trữ lại nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu lâu dài, giữ bí mật nội
dung của tài liệu. Qua khảo sát công tác này tại Văn phòng của UBND xã Cẩm Tú
cho thấy: trước đây công tác lưu trữ chưa được chú trọng nhiều tài liệu có giá trị đã
được lưu trữ. Nhưng những năm gần đây đã được quan tâm nhiều hơn, lãnh đạo cơ
quan đã giao nhiệm vụ cho cán bộ VTLT có trách nhiệm đôn đốc các tổ chức, các
ban và cá nhân, sau khi giải quyết công việc xong phải lập hồ sơ hoặc những tài
liệu còn thiếu về Văn phòng UBND xã.
Theo đúng quy định của nhà nước sau khi công việc kết thúc 01 năm các cán
bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập,
bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Đối với UBND xã Cẩm Tú hiện nay thu thập, bổ sung
tài liệu vào lưu trữ là một yêu cầu cấp thiết vì trong lưu trữ còn nhiều hồ sơ còn

dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức cá nhân.
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND xã Cẩm Tú.
Hiện nay ở UBND xã Cẩm Tú có một cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ, với
trình độ Cao đẳng và đang trong quá trình hoàn thiện bậc Đại Học Tại Chức để
nâng cao hơn về chuyên môn và nghiệp vụ.
2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú.
UBND xã Cẩm Tú là đơn vị hành chính cấp cơ sở nên số lượng văn bản giấy
tờ sản sinh ra không nhiều. Số lượng nộp lưu hằng năm không lớn, do đó cũng
không tổ chức thành bộ phận VTLT riêng mà chỉ có một cán bộ Văn thư kiêm Lưu
trữ thuộc Văn phòng UBND xã Cẩm Tú.
2.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Đối với các lưu trữ hiện hành thì nguồn thu thập chủ yếu là các loại tài liệu
sản sinh ra trong quá trình hoạt đông theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Các
đơn vị chức năng trong cơ quan là đơn vị sản sinh ra tài liệu nguồn tài liệu thu thập
bổ sung và lưu trữ. Hầu hết tài liệu trong kho lưu trữ UBND cấp xã là các văn bản
về các cuộc họp và các văn bản cấp trên và các cơ quan liên quan gửi đến.Vì tài
liệu ở UBND xã chủ yếu là các văn bản giấy tờ từ các đơn vị, bộ phận trong
UBND giữ lại để phục vụ cho quá trình hoạt động của các bộ phận đơn vị đó. Các
hồ sơ bên Tư pháp về hộ tịch hộ khẩu, giấy khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn,
đăng ký nghĩa vụ quân sự, và các bộ phận khác gửi khác chủ yếu là giữ lại để giải
quyết công việc.
Lưu trữ UBND xã Cẩm Tú là Lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ như sau:
Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành đã giải quyết xong của các cán
bộ công chức trong cơ quan, Lưu trữ hiện hành căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình
hình thực tế của tài liệu để lưu chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.Lưu trữ chỉ
thu thâp, bổ sung tài liệu đã giải quyết xong và được lập hồ sơ theo quy định của
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

13


không có hiện tượng tài liệu bị ẩm hay bị các loại côn trùng cắn rách nát.
Khi các cán bộ chuyên môn hoặc đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu thì cán bộ
VTLT có trách nhiệm lập biên bản giao nộp tài liệu để làm cơ sở, đồng thời cũng
giúp cán bộ VTLT làm công tác tra cứu để lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu
còn thiếu vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu lưu trữ UBND xã Cẩm Tú không thuộc
nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chỉ bảo quản để phục vụ cho công tác quản lý và
nghiên cứu trong thời gian nhất định tại cơ quan.
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

14

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Nhìn chung công tác thu thập tài liệu để đưa vào lưu trữ tại UBND xã
Cẩm Tú cũng đã được tiến hành và thực hiện khá tốt. Tuy nhiên, vì chưa quán triệt
triệt để nên một số đơn vị cá nhân tuy đã được cán bộ VTLT ở cơ quan nhắc nhở
về tình hình giao nộp tài liệu còn thiếu cần bổ sung, nhưng việc thực hiện còn
chậm trễ thậm chí còn có những đơn vị, cá nhân không hoàn thành công việc này
dẫn đến tình trạng thu thập, bổ sung nguồn tài liệu bị hạn chế.
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp
của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt
chính trị, khoa học vầ các gí trị khác. Từ đó, lựa chọn những tài liệu để bao quản
lâu dài và vĩnh viễn, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Xác định giá trị

quan xem xét đề nghị lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy, làm cho việc xác định giá trị tài liệu được tực hiện một cách thống
nhất, chính xác và đúng với quy định của Nhà nước. Hội đồng xác định giá trị tài
liệu sau khi hoàn thành xong nhiệm vụ thì được giải thể.
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của Nhà
nước, phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt các quy phạm của lưu trữ quốc gia. Tất
cả tài liệur phải được thẩm tra và thực hiện trình tự như sau:
-Những tài liệu loại ra để tiêu hủy phải được phân loại theo đơn vị tổ chức
của đơn vị hành chính phông, lập danh sách các tài liệu tiêu hủy.
-Danh sách các tài liệu tiêu hủy được thống kê. Mỗi đơn vị tài liệu loại ra
tiêu hủy được thống kê một dòng. Cấu tạo bản danh sách này gồm các thông tin:
+ Số thứ tự;
+Tên đơn vị loại hủy tài liệu;
+ Số lượng văn bản;
+ Lý do tiêu hủy;
+ Ghi chú;
Việc ghi vào danh mục tài liệu loại là một công việc cần thiết. Khi ghi chép
đầy đủ các thông tin, đặc biệt là lý do loại, tờ danh mục này cần phải được lưu trữ
lại. Thông thường số tài liệu tại UBND xã Cẩm Tú là không nhiều. Sau khi lựa
chọn tài liệu loại lúc này UBND sẽ tiến hành gửi danh mục tài liệu lên UBND cấp
huyện để tiến hành thẩm tra xem xét tài liệu đó có hết giá trị và được phép mang ra
tiêu hủy hay không.
Danh sách tài liệu tiêu hủy được các thành viên của Hội đồng xác định giá
trị tài liệu ở UBND xã xem xét, kiểm tra cụ thể. Những tài liệu nào mà thành viên
Hội đồng xác định giá trị tài liệu còn nghi ngờ về giá trị của nó thì giữ lại để xác
minh chính xác. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu xác nhận đồng ý tiêu
hủy thì danh sách này sẽ được trình lên thủ trưởng cơ quan cùng với biên bản họp
Hội đồng xác định giá trị tài liệu, sau khi thủ trưởng cơ quan cấp trên ở đây là
UBND huyện xem xét và ký vào văn bản phê duyệt.
Sau đó lãnh đạo UBND xã Cẩm Tú làm đầy đủ các thủ tục trên thì ra quyết

Tại ……………………………………………… chúng tôi gồm:
1……………………. ……..đại diện…………………………………….
2……………………………đại diện………………….………………….
3………………….………..đại diện………………………………………
4…………….……………..đại diện………………………………………
Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc phông…………….............
Biện pháp tiêu hủy tài liệu …………………………………...........................
………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………..………………
Chúng tôi đã tiêu hủy hết số tài liệu được thống kê trong mục lục theo đúng
quy định của Nhà nước./.
Đại diện đơn vị trách nhiệm
hủy tài liệu
( ký tên)

Xác nhận của cơ quan
(ký tên, đóng dấu)

Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian lưu giữ tài liệu kể từ khi kết thúc
công việc. Thời hạn bảo quản căn cứ vào nhu cầu thực tiễn, khách quan về sử
dụng, ý nghĩa căn cứ vào công việc. Sau khi xác định được tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy thì những tài liệu còn giá trị cần phải quy định thời hạn bảo quản cho tài
liệu. ( Dựa vào Thông tư 09/2011/TT-BNV) Bảng thời hạn bảo quản là bản danh
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

17

Lớp: Lưu Trữ Học K6



lưu trữ chưa được thực hiện tốt, công tác bảo quản tài liệu còn hạn chế, vì vậy một
số tài liệu có giá trị còn bị thất lạc và mất mát. Năm 2010 UBND xã Cẩm Tú đã
tiến hành chỉnh lý khối tài liệu từ năm 1990 đến năm 2010. Căn cứ vào số tài liệu
hiện có , chức năng nhiệm vụ được giao và cơ cấu tổ chức có sự thay đổi, cơ quan
đang hoạt động. Vì vậy phương án phân loại cho phông UBND xã Cẩm Tú là
phương án “ THỜI GIAN - CƠ CẤU TỔ CHỨC”. Theo phương án này tài liệu
của UBND xã trước hết được chia về theo các năm, sau đó trong từng năm tài liệu
lại được chia về các đơn vị, tổ chức, các phòng ban.
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

18

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của UBND xã Cẩm Tú đã diễn
ra theo các bước sau:
• Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý
Vì chưa có kho lưu trữ riêng nên không thực hiện quá trình giao nhận tài liệu
mà tài liệu được vệ sinh sơ bộ và được đưa ra chỉnh lý. Sau đó tiến hành khảo sát
sơ bộ khối tài liệu để là rõ khối lượng, thời gian, thành phần và nội dung tài liệu từ
đó:
+ Xây dựng phương án phân loại
+ Thu thập, bổ sung tài liệu
+ Viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
+ Lập kế hoạch chỉnh lý

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

hành sắp xếp thứ tự các vấn đề, sau khi hoàn thành xong công tác này hồ sơ được
đưa vào các cặp, cặp được đánh số và dán nhãn.
• Kết thúc chỉnh lý
Tiến hành kiểm tra kết quả chỉnh lý bằng cách căn cứ vào: mục đích yêu
cầu của đợt chỉnh lý, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành, báo cáo kết quả
khảo sát tài liệu, kế hoạch chỉnh lý và nội dung để kiểm tra bao gồm: kiểm tra trên
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, danh mục tài liệu loại của khối tài
liệu chỉnh lý, kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.
Tiếp theo đó là ban giao tài liệu: tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao
theo mục lục hồ sơ, tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu
loại. Sau khi hoàn thành xong việc bàn giao ta thực hiện việc đưa tài liệu vào bảo
quản trong các tủ lưu trữ.
Cuối cùng viết báo tổng kết chỉnh lý trong đó trình bày tóm tắt về nhưng
kết quả đạt được nhận xét đánh giá ưu, khuyết điểmcũng như tiến đọ thực hiện
trong quá trình thực hiện chỉnh lý sau đó hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh
lý.
Như vậy: công tác chỉnh lý tài liệu của UBND xã Cẩm Tú cũng đã được
tiến hành theo một quy trình bài bản đã đợc chuẩn bị trước. Tuy nhiên qua khảo sát
tinh hình chỉnh lý em thấy, do công tác lưu trữ còn chưa được quan tâm nhiều nên
chưa lưu trữ được nhiều tài liệu đặc biệt là các tài liệu có giá trị về mặt lịch sử. Các
tài liệu sau khi chỉnh lý thì hồ sơ hoàn chỉnh lập được rất ít, phần lớn là các hồ sơ
chưa hoàn chỉnh cần được bổ sung thêm. Tuy không trực tiếp tham gia và qua trình
chỉnh lý nhưng qua tìm hiểu được qua cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ cung cấp
thông tin em thấy được việc thực hiện các bước trong các khâu ngiệp vụ chỉnh lý
đã được thực hiện theo trình tự, nhưng kết quả thu về lại rất thấp do cán bộ thực
hiện tuy nắm được nghiệp vụ nhưng trình độ nghiệp vụ về lưu trữ còn hạn chế.

nào. Ngoài ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn là phương tiện để thống kê thành
phần, số lượng thành phần trong kho lưu trữ còn là căn cứ để xây dựng kế hoạch
công tác lưu trữ được khoa học, quản lý tài liệu được chặt chẽ, khỏi mất mát, thất
lạc.Trong lưu trữ có nhiều công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ như : mục lục hồ sơ, các
bộ sách giới thiệu, phiếu phông… Mỗi loại công cụ có tác dụng riêng biệt nhưng
chúng bổ sung cho nhau, quan hệ với nhau chặt chẽ.
Nhìn chung việc thống kê tài liệu và sử dụng công cụ tra tìm tài liệu lưu
trữ tạo rất nhiều thuận lợi trong việc tra tìm, tập hợp tài liệu được nhanh chóng.
Tại UBND xã Cẩm Tú hiện nay đang sử dụng mục lục hồ sơ để làm
phương tiện thống kê và cũng là công cụ tra tìm tài liệu. Mục lục hồ sơ dùng để
giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ
của hồ sơ, thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, hướng dẫn cán bộ làm lưu
trữ sắp xếp hồ sơ lên giá theo một trật tự khoa học dùng để cố định phương án
phân loại tài liệu trong phông. Đối với những phông lưu trữ đã được chỉnh lý mục
lục hồ sơ dùng để cố định phương án phân loại trong phông. Mục lục hồ sơ giới
thiệu toàn bộ hồ sơ của phông lưu trữ.
Như vậy có thể nói, mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra tìm tài liệu, vừa là
công cụ để thống kê, quản lý tài liệu lưu trữ. Cũng là loại hình công cụ tra tìm chủ
yếu trong các lưu trữ.
Hiện nay các trang thiết bị như: máy vi tính, máy in, … đã được trang bị
trong phòng làm việc của bộ phận Văn phòng nhưng việc ứng dụng tin học và
công tác lưu trữ vẫn chưa được thực hiện.
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

21

Lớp: Lưu Trữ Học K6



cao ráo, thoáng mát không bị ánh sang chiếu trực tiếp và nên tài liệu bị ẩm mốc,
giấy bị vàng, giòn được hạn chế, hiện tượng côn trùng phà hoại tài liệu hầu như
không có.
Hàng năm cứ và cuối năm, khi công việc kết thúc, cùng với việc xác định
giá trị tài liệu cán bộ văn thư kiêm lưu trữ của UBND xã tiến hành công tác vệ sinh
tìa liệu, kiểm tra tình hình của tài liệu và thực hiện tu bổ tài liệu nếu tài liệu hư
hỏng theo Quyết định số: 69/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 của Cục Văn Thư Lưu
Trữ Nhà Nước về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ. Do điều kiện của cơ quan mà
Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

22

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chưa thể có những trang thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. và các trang thiết
bị bảo quản như : thiết bị đo độ ẩm, thiết bị đo nhiệt độ, thiết bị duy trì nhiệt độ…
Tài liệu ở UBND xã Cẩm Tú thì chủ yếu là tài liệu hành chính nên trang
thiết bị bảo quản chưa đầy đủ cũng không làm ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ
nhưng do có định kỳ kiểm tra, vệ sinh tài liệu hằng năm nên tài liệu lưu trữ của
UBND xã Cẩm Tú không có tình trạng mục nát hay bị côn trùng phá hoại. Vì vậy
tài liệu lưu trữ luôn ở trong tình trạng tốt.
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và sử dụng lưu trữ là một quá trình nghiên cứu và cung
cấp thông tin cần thiết từ các tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lợi ích chung cho cơ
quan, và các dơn vị về các mặt: kinh tế, chịnh trị, văn hóa, xã hội… thực tiễn đây

Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Nhìn chung công tác lưu trữ tại UBND xã Cẩm Tú còn gặp nhiều hạn chế,
việc thu thập tài liệu và lưu trữ cơ quan được thực hiện còn có sự lỏng lẻo, thiếu
chặt chẽ, công tác bảo quản những năm trước chưa được coi trọng vì vậy còn thất
lạc nhiều tài liệu có giá trị, từ đó nên công tác khai thác tài liệu lưu trữ cũng trở
nên khó khăn và chưa mấy hiệu quả. Trong công tác xác định giá trị tài liệu dù đã
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và việc xác định giá trị cũng được thực
hiên theo trình tự nhưng do quy mô của tài lưu trữ không lớn nên giá trị đạt được
không cao. Công tác thống kê bảo quản được thực hiện tương đối tốt, các trang bị
thiết bị bảo quản tuy chưa đa dạng nhưng cũng đã bảo quản tài liệu một cách an
toàn và thận trọng tánh được các tác nhân gây hại phá hủy tài liệu, do UBND xã
Cẩm Tú chưa có kho lưu trữ tập trung tài liệu riêng vì vậy số lượng tài liệu lưu trữ
hiện nay còn để phân tán chưa tập trung thống nhất. Trong thời gian tới UBND xã
Cẩm Tú cần có những biện pháp và những kế hoạch tích cực hơn để công tác lưu
trữ được phát triển toàn diện cũng như phát huy hết giá trị vốn có của tài liệu lưu
trữ.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Mai

24

Lớp: Lưu Trữ Học K6